Caricamenti di dati in Salesforce e come gestirli

Sono sicuro che, se utilizzi Salesforce da un po' o se sei nuovo nell'ecosistema Salesforce, hai dovuto affrontare alcune raccolte di dati che qualcuno voleva caricare in Salesforce.

Essendo un amministratore veterano, il solo pensiero di questa situazione mi fa venire i brividi.

Tuttavia, esistono strumenti e processi che è possibile utilizzare per semplificare le cose. Esploriamone alcuni.

Il template

Se non hai ancora visto questo tipo di foglio di calcolo, molto probabilmente lo vedrai presto.

Dai un'occhiata a questo piccolo, ipotetico campione di dati incompleti.

Sono sicuro che puoi vedere alcuni problemi.

• Mancano dati in un paio di colonne
• I campi Paese e Stato non sono standardizzati
• Se alcuni dei tuoi campi sono obbligatori, il caricamento di questo file non funzionerà
• Le intestazioni potrebbero corrispondere o meno ai nomi dei campi in Salesforce, ma dovrebbero, poiché ciò semplificherà il processo di caricamento.

Quindi, lasciatemi suggerire questa come migliore pratica: fornire ai vostri partner commerciali un modello. Questa non è la soluzione ferrea che potresti sperare, ma sicuramente aiuterà.

Diamo un'occhiata a come.

Punti critici nel caricamento dei dati

Nomi diversi per lo stesso campo

Assicurati che la riga di intestazione contenga i nomi dei campi effettivi che corrispondono a quelli presenti in Salesforce. Ciò rende molto più semplice la mappatura delle righe di intestazione sui campi in Salesforce.

Ad esempio, se stai utilizzando lo strumento Caricatore dati di Salesforce, puoi "Abbinare automaticamente" i campi e funzioneranno. Ciò ti fa risparmiare tempo mappando manualmente ciascun campo.

Campi richiesti

Se stai caricando contatti, ad esempio, e uno dei campi obbligatori è l'e-mail, devi assicurarti che il tuo file contenga indirizzi e-mail in una colonna denominata "e-mail".

Altrimenti, riceverai degli errori quando proverai a eseguire effettivamente il caricamento. Quindi, questa dovrebbe essere un'altra parte del tuo modello per l'azienda. Per evitare ritardi, fornire alcuni indicatori che consentano all'utente di sapere quali campi sono obbligatori.

Formattazione dello stato e del paese

Se stai caricando un account o un contatto (o un oggetto personalizzato con indirizzi), assicurati di controllare l'oggetto su cui stai caricando e di utilizzare lo stesso formato. Se gli stati sono completamente scritti, devi fare lo stesso.

Attributi del campo

Vorrei portare l'idea del modello un ulteriore passo avanti e aggiungere una terza riga. In tal caso, il tuo modello dovrebbe assomigliare a questo:

• Riga di intestazione
• Dati di esempio
• Attributi del campo

La riga degli attributi del campo dovrebbe mostrare il tipo di dati (testo, numero, ecc.) e la dimensione del campo. Indicare questi attributi nel modello ti evita di incorrere in errori quando qualcuno ti fornisce una colonna con dati troppo grandi per il campo in Salesforce.

Strumenti per il caricamento dei dati

Ora che abbiamo esaminato alcune best practice, diamo un'occhiata agli strumenti che potresti utilizzare per completare il caricamento. Man mano che li tratteremo, penso che vedrai che risolvendo questi punti critici menzionati sopra, gli strumenti diventeranno ancora più facili da usare.

Iniziamo quindi con le opzioni “pronte all'uso” di Salesforce (Importazione guidata dati e Caricatore dati). Successivamente esamineremo una soluzione completa come DemandTools.

Importazione guidata dati

L'Importazione guidata dati si trova in Configurazione all'interno di Salesforce. Ti consente di importare dati sia in oggetti standard che personalizzati. Puoi importare fino a 50mila record alla volta. L'interfaccia utente è semplice e consente di configurare parametri, mappature dei campi e origini dati necessarie per completare l'importazione. Ecco uno sguardo all'interfaccia.

Come puoi vedere, sono necessarie alcune corrispondenze e dovrai caricare il file in questione. Nella schermata successiva, assocerai i tuoi campi ai campi in Salesforce. Si conclude con la pressione del pulsante di avvio e l'inizio dell'importazione.

Caricatore dati Salesforce

Data Loader è diverso dall'Importazione guidata dati in quanto non è interno a Salesforce. È una "app" che devi installare sul tuo PC e alla quale puoi accedere dal desktop. Puoi aggiornare, inserire, eliminare, esportare e aggiornare i dati in un ambiente di produzione o sandbox.

Per brevità, diciamo solo che se stai eseguendo un aggiornamento, i passaggi sono piuttosto semplici e l'interfaccia è facile da usare. Inizi scegliendo il tuo oggetto. Successivamente, carichi il tuo file. Infine, mappi i campi Salesforce alle colonne di intestazione corrispondenti nel tuo file.

Dopo un paio di altre impostazioni predefinite, avviene il caricamento. Sta a te controllare manualmente i record per assicurarti che tutto sia stato caricato correttamente. Ottieni un file di successo e di errore in modo da poter convalidare anche il tuo caricamento in questo modo.

Tuttavia, Data Loader non offre molte funzionalità oltre a questo.

Strumenti di richiesta

Ora diamo un'occhiata a Validity DemandTools. Questa è una soluzione completa che fornisce funzionalità di inserimento, aggiornamento, upsert, esportazione ed eliminazione sugli steroidi. DemandTools è ricco di funzionalità per risparmiare tempo e per la pulizia dei dati. I record importati possono essere confrontati con i record Salesforce esistenti supiùoggetti (in un unico processo) corrispondenti su qualsiasi campo o insieme di campi per garantire un'importazione priva di duplicati.

Gli amministratori apprezzano anche le funzionalità "trasforma formule" e "aggiungi costanti", poiché fanno risparmiare tempo all'amministratore nella preparazione dei dati in un foglio di calcolo applicando la formattazione predefinita ai valori dei campi durante l'importazione e consentendo agli utenti di impostare un valore comune per i campi non rappresentati nei file di input .

Ma questo graffia appena la superficie.

Ecco alcune altre funzionalità che consentono di risparmiare tempo integrate nel prodotto in modo che gli amministratori, i professionisti delle operazioni di marketing e delle operazioni di vendita abbiano ciò di cui hanno bisogno per gestire i propri dati:

• Richiamare le regole di assegnazione di Salesforce per gestire la proprietà dei record.
• Crea e assegna attività a qualsiasi record durante l'importazione.
• Assegna contatti e lead a una campagna utilizzando l'elenco di selezione della campagna attiva o l'ID campagna.
• Salva le mappature dei campi e la logica di corrispondenza per garantire la coerenza delle importazioni tra i team e l'automazione.
• Affidati ai file di ripristino generati automaticamente per annullare le modifiche indesiderate.
• Utilizza i tipi di file .xlsx e .csv.
• Specifica quali righe elaborare nel file di input, ad esempio, inizia dalla riga 50 e termina alla riga 200.
• Esporta file reali da Salesforce Content.

L'edizione gratuita di DemandTools (le funzionalità variano rispetto a quanto menzionato sopra) è un ottimo modo per utilizzare uno strumento di caricamento dati più sofisticato a basso costo.

Non aver paura dei carichi di dati. Devi solo entrare e prendere il controllo dei tuoi dati, così come del tuo processo. Inizia a lavorare su questi modelli: ti aiuterà!

Bill Hareè un blogger ospite per Validity.Ha ottenuto la doppia certificazione Salesforce.Nel corso dei suoi 10 anni di esperienza applicativa e operativa, ha ricoperto numerosi ruoli che gli hanno permesso di vedere molti lati diversi del mondo Salesforce.