Che cos'è la gestione dei dati e perché è importante per la tua azienda?

Le aziende si affidano più che mai ai dati per migliorare i processi, aumentare i ricavi e prendere decisioni strategiche. Ma con una maggiore dipendenza arriva un rischio maggiore.

Una scarsa organizzazione dei dati, dati di bassa qualità e la mancanza di sicurezza dei dati possono sbilanciare le opportunità offerte dalla raccolta dei dati. Inoltre, non ha senso raccogliere grandi insiemi di dati se non vengono messi in atto.

Quindi, come ti assicuri che i tuoi dati funzionino per te, non contro di te?

È qui che entra in gioco la gestione dei dati.

Che cos'è la gestione dei dati?

La gestione dei dati è la gestione pratica dei dati di un'azienda, da quando vengono creati a quando vengono eliminati. Questa pratica rende e mantiene i dati accessibili, utilizzabili e sicuri seguendo le politiche di governance dei dati dell'azienda.

Gestione dei dati vs governance dei dati

La governance dei dati si riferisce alle regole che un'azienda si stabilisce per quanto riguarda l'accesso, l'utilizzo e la manipolazione dei propri dati, mentre la gestione dei dati supervisiona e impone l'applicazione pratica di tali regole. La persona responsabile della supervisione e dell'applicazione di queste regole è chiamata data steward.

Che cos'è un data steward?

Un data steward garantisce che tutti i dati siano gestiti secondo le politiche di governance dei dati dell'azienda. Controllano e documentano:

• Quali dati vengono creati o acquisiti
• Dove e come vengono archiviati tali dati
• Chi può accedervi
• Come viene utilizzato e manipolato

Essi anche:

• Identificare e affrontare i problemi di qualità dei dati
• Applicare le politiche sui dati
• Educare gli altri all'interno dell'azienda sulle best practice relative ai dati
• Individua i modi in cui un'azienda può utilizzare i propri dati per ottenere vantaggi competitivi

A causa delle loro responsabilità, i data steward spesso fungono da intermediari tra l'IT e gli altri dipartimenti. Devono essere tecnicamente esperti e devono anche essere grandi comunicatori.

Le aziende più piccole spesso non dispongono di un data steward dedicato. In questo caso, la gestione dei dati è spesso suddivisa tra più persone e/o (in parte) esternalizzata.

Al contrario, le aziende più grandi possono avere più data steward. Questi possono essere assegnati a un tipo specifico di dati (gestione verticale) oa una specifica unità aziendale o dipartimento (gestione orizzontale).

Perché la gestione dei dati è importante?

È diventato più facile che mai per le aziende raccogliere dati. Questa facilità comporta tanto la responsabilità quanto le opportunità. Affinché i dati siano utili, devono essere controllati, organizzati, analizzati, resi accessibili e mantenuti facilmente utilizzabili.

Oltre ad avere un solido piano di gestione dei dati , le aziende devono mantenere i propri dati al sicuro. La sicurezza dei dati è più importante che mai e il mancato rispetto delle leggi sui dati può mettere le aziende in guai seri.

La gestione dei dati affronta tutte queste considerazioni e altro ancora. Diamo un'occhiata.

Dati di qualità superiore

Gli steward dei dati tengono d'occhio la derivazione dei dati. Tracciano da dove proviene ogni dato, dove viene archiviato e come viene utilizzato. Ciò consente loro di risalire ai problemi relativi ai dati al momento in cui si sono originati, il che può essere utile quando sorgono problemi.

La gestione dei dati comporta anche la definizione e il monitoraggio delle metriche sulla qualità dei dati, la convalida dei dati e l'apportare correzioni ove necessario, nonché la rimozione di eventuali duplicati.

Tutte queste attività portano a dati di qualità superiore, il che significa che c'è meno rischio di decisioni sbagliate ed errori in tutta l'azienda, poiché tutti lavorano con dati migliori.

I dati CRM sono un buon esempio di dati che possono deteriorarsi rapidamente in termini di qualità. Le persone si spostano, si iscrivono con indirizzi e-mail che usano a malapena o hanno account diversi con indirizzi e-mail diversi. Una buona gestione dei dati individuerà questi problemi e li risolverà in modo che il tuo team di marketing non invii, ad esempio, la stessa campagna e-mail allo stesso cliente due volte.

Sicurezza e privacy dei dati

Garantire la qualità dei dati è una cosa. Tenerlo al sicuro è un altro. È raro che qualcuno richieda l'accesso all'intero database di un'azienda. Quindi, una delle responsabilità della gestione dei dati è controllare l'accesso ai dati.

Ciò non solo mantiene i dati il ​​più confidenziali possibile, ma limita anche il rischio che i dati vengano gestiti in modo improprio e corrotto.

Infine, i data steward controllano se tutte le procedure necessarie sono in atto e seguite per mantenere i dati all'interno dell'azienda. In questo modo, possono prevenire violazioni della sicurezza ed evitare incidenti in cui i dati vengono rubati o, meno gravi ma comunque indesiderati, condivisi con le persone sbagliate.

Supponiamo che il tuo responsabile marketing assuma uno specialista di email marketing freelance per migliorare le tue canalizzazioni di posta elettronica. Quel libero professionista dovrà accedere alle tue canalizzazioni di marketing esistenti, ma non dovrebbe essere in grado di esportare l'intero elenco di email e tutti i dati di lead identificabili in esso contenuti.

Conformità legale

Ci sono rischi legali legati al possesso dei dati. Una buona gestione dei dati protegge da tali rischi. Gli steward dei dati non solo si assicurano che la loro azienda rispetti tutte le leggi pertinenti relative ai dati, come GDPR e CCPA , ma addestrano anche altri all'interno dell'azienda a fare lo stesso.

Inoltre, la gestione dei dati può aiutare a guidare le conversazioni sulla conformità comunicando apertamente con le autorità di regolamentazione sulle pratiche e le sfide dei dati.

Processi e processi decisionali migliorati

Poiché i data steward hanno sia una visione tecnica della creazione, archiviazione e manipolazione dei dati, sia una solida comprensione del funzionamento dell'azienda, possono aiutare diversi reparti a ottenere il massimo dai dati disponibili.

Ciò include aiutare i team a semplificare i processi, migliorare i flussi di lavoro e prendere decisioni strategiche migliori. Spesso, le informazioni acquisite dalla gestione dei dati possono persino portare a un vantaggio competitivo poiché le aziende acquisiscono una conoscenza più approfondita dei loro mercati e del pubblico target attraverso l'analisi dei dati.

Supponiamo che tu gestisca un'attività SaaS e che il tuo team di marketing conduca regolarmente sondaggi per valutare la soddisfazione dei tuoi clienti con le funzionalità del tuo prodotto su una scala da 1 a 10. Queste informazioni sono molto preziose anche per il tuo team di sviluppo, in quanto possono aiutarli determinare a cosa dare la priorità. Tuttavia, il tuo team di sviluppo potrebbe non prestare attenzione ai sondaggi che stanno conducendo i tuoi esperti di marketing.

In questo caso, un data steward può creare un ponte tra i due dipartimenti e suggerire agli sviluppatori di includere questo nuovo tipo di dati come parte del processo di definizione delle priorità delle attività.

Gestione dei dati, non negoziabile

L'importanza della gestione dei dati non può essere sopravvalutata. Questa pratica supervisiona tutti i modi in cui i dati vengono gestiti all'interno della tua azienda (incluso il tuo CRM) e garantisce che i dati siano della massima qualità possibile.

Ciò consente alle aziende di evitare errori, ottimizzare i processi, essere innovativi e ottenere vantaggi competitivi. Aiuta inoltre le aziende a migliorare le proprie decisioni strategiche, prevenire problemi di sicurezza dei dati e rimanere dalla parte giusta della legge.

Indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda e dalle divisioni di ruolo, è fondamentale che la gestione dei dati non sia solo una funzione, ma un valore aziendale che sia compreso e supportato da tutti. Gestire, monitorare e salvaguardare i dati diventa molto più semplice quando tutti seguono le migliori pratiche.

La protezione dell'igiene dei dati è un elemento chiave per una gestione dei dati di successo. Per una guida passo passo alla pulizia dei dati del CRM, consulta il nostro eBook: " The Dirt on Data Quality ".