I migliori strumenti di pulizia dei dati per migliorare la qualità dei dati dei clienti

Il tuo software CRM (Customer Relationship Management) può contenere migliaia di contatti. Ma quelle informazioni non ti aiuteranno a guidare le vendite e i lead di marketing se non puoi fidarti. Ogni e-mail respinta, chiamata senza risposta e messaggio con indirizzo errato danneggia i tuoi sforzi di sensibilizzazione e, in definitiva, i tuoi profitti.

Tenendo presente questo, non sorprende che alcune aziende stimino di perdere oltre il 10% del loro fatturato annuo a causa della scarsa qualità dei dati, e questo non tiene conto dello stress che i dati errati causano al loro team. I tuoi dati CRM necessitano di controlli regolari e la pulizia dei dati è un processo necessario per garantire che i dati dei tuoi clienti siano accurati, coerenti e utilizzabili. Ma questo diventa un passaggio sempre più pesante man mano che la tua lista di contatti cresce e i tuoi rappresentanti faticano a destreggiarsi tra tutto nelle loro liste di cose da fare.

In poche parole: i tuoi team di marketing e vendita non possono gestire efficacemente la manutenzione dei dati da soli. Hanno bisogno di uno strumento per aiutare. Fortunatamente, ci sono molte soluzioni di pulizia dei dati convenienti o gratuite che semplificano il processo e mantengono il tuo team concentrato sul coinvolgimento di clienti e potenziali clienti.

Esploriamo le esigenze comuni di pulizia dei dati e alcuni dei migliori strumenti di pulizia dei dati disponibili per aiutarti a semplificare la tua ricerca.

Come puoi pulire i tuoi dati?

L'igiene dei dati è importante in ogni fase del ciclo di vita del cliente, da quando un cliente condivide per la prima volta le proprie informazioni tramite un modulo Web, a quando i tuoi rappresentanti aggiornano quel profilo in base alle loro continue interazioni con il cliente. Il problema con tutti i dati dei clienti è che si deteriorano rapidamente in termini di qualità.

Questi sono solo alcuni dei motivi per cui i dati dei tuoi clienti diventano obsoleti:

• Le persone si muovono
• I clienti cambiano gli indirizzi e-mail, in particolare quando cambiano lavoro
• Qualcuno ti dà accidentalmente le informazioni sbagliate in primo luogo
• Il tuo team inserisce le informazioni sui clienti nel tuo CRM in modo errato (oops!)

Troppo spesso, i tuoi rappresentanti non sanno se i dati sono errati o obsoleti fino a quando non tentano di contattarli. Se sono fortunati, riceveranno un contraccolpo o una conferma che non sono riusciti a raggiungere il destinatario previsto. Ma spesso, i tuoi rappresentanti non sapranno che il contatto è obsoleto e continueranno a contattare la vecchia e-mail o il numero di telefono senza risposta.

I leader esperti di marketing e vendite cercano di instillare l'importanza della qualità dei dati in tutti all'interno dell'organizzazione e consentono ai rappresentanti di rilevare i dati errati prima che portino a decisioni sbagliate. Ma è più facile a dirsi che a farsi.

Come funziona la pulizia dei dati?

Fondamentalmente, la pulizia dei dati consiste nel mantenere i dati accurati e pronti per l'uso per le vendite e il marketing.

La pulizia dei dati richiede al tuo team di rivedere continuamente i record dei clienti, aggiungere campi mancanti, identificare dati potenzialmente imprecisi, unire record duplicati e una manciata di altre attività che esploreremo di seguito.

Indipendentemente dal numero di record contenuti nel tuo CRM, ci sono due modi principali per pulire i tuoi dati:

1. Sforzi manuali e umani
2. Strumenti per la pulizia dei dati

Le revisioni manuali possono essere sufficienti quando la tua azienda è piccola e il tuo CRM contiene record limitati, ma qualsiasi cosa più grande diventa troppo da gestire in modo efficace.

La maggior parte dei team ha bisogno della tecnologia giusta per mantenere efficacemente la qualità dei propri dati. Esploriamo perché.

Cosa fanno esattamente gli strumenti di pulizia dei dati?

Gli strumenti di pulizia dei dati, chiamati anche strumenti di pulizia dei dati o strumenti di pulizia dei dati, esaminano i set di dati, identificano i problemi di qualità dei dati e segnalano i problemi per la revisione o li correggono automaticamente. Questi strumenti possono analizzare enormi volumi di dati molto più velocemente di quanto possa fare un essere umano.

Inoltre, le funzionalità di apprendimento automatico li rendono più potenti quanto più a lungo analizzano e aggiornano i tuoi dati.

La maggior parte delle soluzioni di pulizia dei dati fornisce funzionalità come profilazione, standardizzazione, deduplicazione, verifica e automazione e monitoraggio continui. Le soluzioni avanzate possono persino accedere a set di dati di terze parti per convalidare indirizzi e-mail o indirizzi di casa per te.

Diamo un'occhiata ad alcune attività comuni di pulizia dei dati e come aiuta uno strumento di pulizia dei dati:

• La profilazione dei dati è il primo passo nella pulizia dei dati. Il tuo strumento o il tuo team analizzerà il tuo set di dati per riconoscere modelli e ricavare approfondimenti. Questa profilazione serve come base per capire quali lacune esistono nei tuoi dati e dove i dati potrebbero essere incoerenti. Le soluzioni basate sull'intelligenza artificiale possono scansionare migliaia di contatti in pochi secondi, invece dei giorni o delle settimane che impiegherebbero un essere umano.
• La standardizzazione è un altro passo pesante per la pulizia dei dati. Questo è quando applichi un formato coerente ai tuoi dati. Ad esempio, se stai standardizzando i compleanni dei clienti, il tuo strumento di pulizia dei dati potrebbe applicare un formato MM/GG/AA coerente. Oppure puoi standardizzare i codici postali statunitensi in un formato a cinque o nove cifre. Ancora una volta, una soluzione software può rendere questo compito semplice per il tuo team, invece di richiedere loro di riformattare manualmente i dati (e potenzialmente introdurre nuovi errori mentre lo fanno).
• La deduplicazione dei dati è uno dei principali punti di forza degli strumenti di pulizia dei dati perché invece di richiedere agli utenti di cercare e unire manualmente i duplicati, questi strumenti avvisano i tuoi rappresentanti all'interno dei loro flussi di lavoro quando un profilo cliente potrebbe essere duplicato. La maggior parte degli strumenti di pulizia dei dati ti consentirà anche di creare regole che guidano il modo in cui i record vengono uniti, assicurando che il tuo team non contatti accidentalmente lo stesso contatto più volte.
• Le funzionalità di verifica si collegano a set di dati di terze parti per confermare se gli indirizzi e-mail, i numeri di telefono e gli indirizzi di casa dei clienti sono corretti. Le funzionalità di verifica integrate fanno risparmiare al tuo team una notevole quantità di tempo nel raggiungere indirizzi non validi.

Quanto costano gli strumenti di pulizia dei dati?

Gli strumenti di pulizia dei dati di alta qualità possono costare da diverse centinaia a migliaia di dollari all'anno, ma si ripagano rapidamente da soli. I costi di una scarsa qualità dei dati sono del tutto evitabili e uno strumento basato sull'intelligenza artificiale può correggere i tuoi set di dati molto più velocemente di quanto possa fare un essere umano. Ricorda: ogni errore rilevato significa tempo risparmiato per il tuo team.

Le funzionalità di automazione sono una caratteristica particolarmente potente della maggior parte degli strumenti di pulizia dei dati, il che significa che il tuo team può smettere di perdere tempo in attività di routine che richiedono molto tempo e concentrarsi su ciò che conta: aiutare i tuoi rappresentanti ad attrarre nuovi clienti e fornire un servizio migliore a quelli attuali.

I migliori modi in cui gli strumenti di pulizia dei dati migliorano i processi aziendali

Trovare il miglior strumento di pulizia dei dati per le tue esigenze aziendali può fornire vantaggi immediati e aiutare in modo significativo il tuo team a raggiungere i propri obiettivi. Mentre valuti il ​​tuo caso aziendale per l'adozione di una soluzione di pulizia dei dati, considera questi vantaggi specifici del team:

Servizio Clienti

Quando i tuoi clienti hanno bisogno dell'aiuto del tuo team, è fondamentale coinvolgerli in modi altamente personalizzati e accurati.

Il tuo team di assistenza clienti deve comprendere la storia di un cliente con il tuo marchio, se ha cercato aiuto per problemi simili in passato e qualsiasi informazione che possa aiutarlo a trasformare un'interazione potenzialmente blanda in un'opportunità di costruzione di relazioni.

Tutto, da come ti rivolgi al cliente a quando e come lo raggiungi, è un'informazione importante da conservare nel tuo CRM. Tuttavia, i profili duplicati possono rendere difficile ottenere questa visione completa di un cliente quando conta di più.

Marketing

Un database clienti pulito aiuterà il tuo team di marketing a segmentare accuratamente gli elenchi di clienti e a comprendere meglio l'efficacia delle tue campagne di marketing.

Garantendo che il profilo di ogni singolo cliente sia completo e corretto, i tuoi rappresentanti possono rivolgersi con sicurezza ai contatti con offerte pertinenti e monitorare con precisione il successo di tali sforzi.

Se il tuo database è invaso da duplicati o indirizzi errati, il tuo team potrebbe pensare che la tua strategia sia meno efficace di quanto non sia in realtà, il che renderà molto più difficile impostare la tua strategia di marketing.

I saldi

Il tuo CRM è uno strumento essenziale per i tuoi team di vendita per tenere traccia dei lead e capire dove si trovano i tuoi clienti all'interno della tua canalizzazione. Ad esempio, stanno solo ora conoscendo il tuo marchio? Stanno pensando di fare un acquisto? O sono un fan fedele che fa acquisti regolarmente?

Dati puliti e affidabili assicurano che i tuoi rappresentanti di vendita raggiungano sempre il messaggio giusto nel modo giusto, il che è fondamentale per preservare le relazioni con i clienti. L'utilizzo di uno strumento di pulizia dei dati semplificherà anche il tuo lavoro e assicurerà che i tuoi rappresentanti non stiano lavorando allo stesso vantaggio in tandem, un grande spreco di risorse del team che potrebbe dissuadere qualcuno dall'acquistare con il tuo marchio.

Reddito

I team delle entrate analizzano il tuo lavoro nelle vendite, nel marketing e nel successo dei clienti per identificare i modi per incrementare le vendite e aumentare la redditività.

Proprio come un CRM pulito aiuterà i tuoi team di vendita e marketing a raggiungere in modo più accurato i potenziali clienti e a convertirli in clienti, i tuoi team di revenue possono eseguire report nel tuo CRM per comprendere le tendenze della pipeline dei clienti e i modi in cui puoi ottimizzare i risultati.

Con tutti che lavorano da una serie coerente di dati, puoi testare nuove strategie e adattare il tuo approccio molto più rapidamente e con maggiore sicurezza.

Come ricercare strumenti per la pulizia dei dati

Ora che hai una solida comprensione di cosa può fare uno strumento di pulizia dei dati, è il momento di esplorare le tue opzioni e fare la tua scelta.

Sono disponibili molti strumenti per la pulizia dei dati, ognuno dei quali offre diverse funzionalità o opzioni di prezzo che fanno appello a esigenze specifiche. Ti consigliamo di ricercare le opzioni di pulizia dei dati e di richiedere una demo, se possibile, per vedere ogni strumento in azione.

Mentre ti prepari a ricercare le tue opzioni, ti consigliamo di porre le seguenti domande:

• A quali fonti di dati (come il tuo CRM) hai bisogno di uno strumento di pulizia dei dati per accedere?
• Sai quanto tempo viene impiegato dal rappresentante per gestire dati imprecisi? (Questo può aiutarti a giustificare il costo di una nuova piattaforma.)
• Quali sono i tuoi principali problemi di qualità dei dati che vuoi che la tua soluzione risolva?

Siamo di parte, ma crediamo che la nostra soluzione per la pulizia dei dati, Validity DemandTools , sia uno dei modi più versatili e sicuri per pulire e mantenere i tuoi dati CRM. DemandTools è utilizzato da oltre 16.000 organizzazioni Salesforce che si affidano a funzionalità come la verifica in blocco e su richiesta delle e-mail, l'automazione ricorrente delle routine di qualità dei dati, la prevenzione della duplicazione in tempo reale e le funzionalità di gestione dei dati su larga scala.

I dati di alta qualità aiutano le aziende ad avere successo

Lavorare con dati attendibili è il modo più efficiente per la tua azienda di raggiungere nuovi acquirenti e offrire un'esperienza straordinaria ai tuoi clienti esistenti. Sebbene la maggior parte delle soluzioni di dati costerà migliaia di dollari all'anno, si ripagano facilmente grazie al tempo risparmiato, a una maggiore precisione con il tuo raggio d'azione e a un'esperienza dei dipendenti più arricchente.

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