Gestione delle crisi: come mantenere a galla la tua attività?

Ti sei mai preoccupato di commettere un errore commerciale che potrebbe distruggere il buon nome della tua azienda?

A causa di questa possibilità, molte aziende sono caute riguardo alle loro pubbliche relazioni. Fortunatamente, ci sono modi per evitare che si verifichi una crisi.

Il blog qui sotto spiega cos'è la gestione delle crisi e come implementarla.

Che cos'è la gestione delle crisi?

La gestione della crisi utilizza strategie di gestione specifiche per affrontare abilmente eventi avversi improvvisi e significativi per l'azienda.

Questi eventi possono essere diversi, risultanti dalle conseguenze delle tue azioni o da un evento imprevedibile. Tuttavia, dovresti essere pronto a prendere decisioni rapide che riducano al minimo i danni in entrambi i casi.

Ad esempio, il danno potrebbe essere arrecato alla sicurezza, alla salute dei dipendenti, alle finanze dell'organizzazione e, naturalmente, alla reputazione di un'azienda.

Pertanto, sarebbe meglio prepararsi e diventare efficaci nelle proprie azioni per queste e molte altre possibili opzioni.

Lo scopo della gestione delle crisi è sapere se è in arrivo una crisi per impedirne il verificarsi. Una volta che si verifica una crisi, attieniti alla tua strategia di gestione della crisi per spegnere rapidamente l'incendio. Vediamo come creare una tale strategia.

La gestione della crisi è un processo lungo e dovresti metterlo in atto prima che il potenziale danno sia già fatto. Naturalmente, mira a ridurre al minimo i danni post-crisi e a praticare la gestione delle crisi sia prima, durante e dopo che si è verificato un evento avverso.

La prima regola della gestione delle crisi: sapere cosa si dice di te

Quando si parla dei principali principi di gestione delle crisi, vale la pena sottolineare la propria responsabilità nei confronti del pubblico. Una crisi nascosta può danneggiare la tua reputazione e le opinioni pubbliche negative che di solito si formano quando si verifica una crisi di pubbliche relazioni possono rovinare la tua affidabilità. Ecco perché è fondamentale reagire immediatamente. Inoltre, una rapida risposta al pubblico renderà il messaggio più visibile e credibile.

Pubblicare informazioni sulla situazione sui tuoi profili sui social media e inviare un'e-mail ai tuoi clienti è eccellente per mantenere aggiornato il tuo pubblico. In questo modo, riduci il rischio di perdere la loro fiducia. E, perdere la fiducia dei tuoi clienti potrebbe significare anche che smettono di usare i tuoi prodotti o servizi, il che potrebbe essere un altro disastro che potresti subire in una crisi di pubbliche relazioni.

Per coniare una solida strategia di gestione delle crisi, è fondamentale monitorare costantemente ciò che viene detto sulla tua azienda online. Devi sapere quanto feedback negativo e positivo ottieni ogni giorno ed essere in allerta se la tua reputazione inizia a diminuire.

Inoltre, è importante coltivare competenze specifiche che ti aiuteranno ad affrontare una crisi con successo.

Importanti capacità di gestione delle crisi

Indipendentemente dalla situazione, le persone responsabili della gestione di una crisi dovrebbero dimostrare diverse abilità universali per qualsiasi potenziale problema.

Autocontrollo

Evita il panico a tutti i costi. Le decisioni emotive causeranno più caos. È essenziale mantenere una lucidità mentale, che aiuta a prendere decisioni razionali ea risolvere efficacemente qualsiasi problema.

Comunicazione

Il tempo è vitale in una crisi, quindi la persona responsabile deve comunicare in modo chiaro e diretto. In questo modo, i colleghi intraprenderanno le loro azioni più velocemente e rimarranno calmi. Una comunicazione efficace si traduce in modo potente nella qualità del lavoro di squadra.

Creatività

Una crisi non sarà mai un caso semplice e modellato. La creatività è importante quando il problema è impegnativo. Devi pensare in piedi e sviluppare un'azione rapida ed efficace.

Usare la tua creatività ti permetterà anche di guardare la questione da diverse prospettive, portando a una valutazione fattuale della situazione.

Gestione delle relazioni

Se una crisi significa un conflitto con un'altra azienda o una persona, la tua posizione deve essere amichevole ma ferma. La pazienza e la comprensione in una situazione del genere sono le chiavi dell'alleanza di entrambe le parti. Di conseguenza, le negoziazioni possono andare più semplici e migliori di quanto ti aspettassi.

Adattamento

Anche se hai gestito precedenti crisi di pubbliche relazioni senza alcun reclamo, le tue soluzioni potrebbero non funzionare nel caso attuale. Quindi, vale la pena accettare il parere di altri colleghi. La diversità di vedute in un team è un contributo positivo e significativo alla risoluzione dei problemi.

Una volta affinate queste abilità, sei pronto per eseguire metodi di gestione delle crisi.

Cinque metodi per gestire una crisi in modo efficace

1. Mantieni la calma

La tranquillità ti rende più razionale. Funzionerà meglio delle decisioni prese sotto l'influenza di emozioni negative e panico.

2. Agisci velocemente

Non aspettare! Rimani aggiornato con le tue segnalazioni e informa i tuoi destinatari di eventuali problemi che si presentano. Le notifiche in tempo reale di Mediatoolkit ti aiuteranno in questo.

3. Comunicare con tutte le parti interessate

Tieni conto dell'opinione degli altri, grazie alla quale eliminerai quanti più errori possibili e ulteriori conseguenze derivanti dalla crisi.

4. Assumersi la responsabilità

Sii maturo e non trovare scuse. Invece, prenditi la responsabilità delle tue spalle fornendo dati specifici. In caso contrario, il pubblico potrebbe pensare che tu voglia evitare qualsiasi conseguenza.

5. Valutare i risultati e apportare le modifiche necessarie

Valuta l'attività degli utenti su base continuativa e reagisci quando è necessario. Grazie ai Report di Mediatoolkit, formerai un quadro oggettivo della situazione per suggerire più soluzioni e azioni positive.

Passi per un piano di gestione delle crisi di successo

Una volta che hai le giuste competenze e conosci i metodi adatti per gestire una crisi, puoi iniziare a definire il tuo piano di gestione della crisi.

Un piano di gestione delle crisi è uno strumento di riferimento. Contiene un elenco di informazioni di contatto critiche. Aiuta a raccogliere informazioni e fonti a cui puoi fare riferimento. Tali attività possono farti risparmiare molto tempo quando ogni minuto conta.

Passaggio 1: formare un team di gestione della crisi

Il team di gestione della crisi dovrebbe includere persone che si occupano di pubbliche relazioni, sicurezza, risorse umane, finanza, sicurezza e aspetti legali della tua attività. Avere persone di vari team nel tuo team di gestione delle crisi arricchirà i tuoi sforzi con prospettive diverse. Ciò può aiutarti a creare una risposta razionale a molteplici crisi tenendo conto di molteplici aspetti, dal punto di vista delle risorse umane alle prospettive finanziarie della tua risposta.

Passaggio 2: valutare il potenziale di rischio

Valuta quali elementi della tua azienda potrebbero essere più esposti a una potenziale crisi. Innanzitutto, considera anche le opzioni meno evidenti quando fai la tua ricerca approfondita. Quindi, identifica tutti gli aspetti che potrebbero essere rilevanti e analizzali insieme ai membri del tuo team.

Passaggio 3: calcola l'impatto

Scopri l'impatto di ogni azione e quali conseguenze possono avere. Forse la crisi non toccherà il resto degli aspetti dell'azienda, ma la situazione porta un altro problema. Sii paziente e fai un'analisi di causa ed effetto approfondita.

Passaggio 4: crea un piano di risposta

La tua risposta a una crisi deve essere rapida. Rispondi entro le prime ore dall'inizio di una crisi. Naturalmente, questo esercita un'elevata pressione sulle persone responsabili della preparazione di un tale messaggio.

Tuttavia, ricorda che i media spesso colmano le tue lacune nelle informazioni con dati falsi. Devi presentare la tua versione degli eventi con dati e informazioni accurati che saranno difficili da mettere in discussione perché ci sono prove a sostegno. In questo modo renderai il tuo pubblico consapevole del fatto che tu controlli la situazione e gli farà acquisire maggiore fiducia e rispetto per te. Per avere tutte le informazioni vitali nel palmo della tua mano in pochi secondi, passa al monitoraggio dei media. Se si tratta di sicurezza informatica, potresti prendere in considerazione di tenere d'occhio anche il monitoraggio del furto di identità.

Passaggio 5: creare un sistema di monitoraggio delle crisi

Oltre ad avere le competenze sopra menzionate e persone provenienti da vari dipartimenti aziendali nel tuo team di gestione delle crisi, è anche fondamentale sapere sempre cosa pensa il pubblico della tua azienda per formare una buona risposta alla crisi.

Come accennato in precedenza, per avere un'ottima strategia di gestione delle crisi, è essenziale essere costantemente al corrente della percezione pubblica della tua azienda e delle tendenze generali nel tuo settore per rispondere a qualsiasi feedback negativo. È quasi impossibile e richiede molto tempo farlo manualmente, quindi per iniziare con il monitoraggio delle crisi, è fondamentale utilizzare un eccellente strumento di monitoraggio dei media, come Mediatoolkit.

Gli strumenti di monitoraggio dei media monitorano il Web per le menzioni delle parole chiave desiderate e dovrebbero essere i tuoi aiutanti di riferimento nella prevenzione e nella reazione a una crisi di pubbliche relazioni.

Come utilizzare Mediatoolkit per la gestione delle crisi

Imposta una query

Per raccogliere informazioni importanti sulla tua azienda, concorrenti, ecc., inizia impostando le tue domande di interesse in Mediatoolkit. Puoi cercare parole chiave come nome del marchio, hashtag o argomento.

Quindi, crea filtri rapidi, che ti permetteranno di filtrare i tuoi risultati per sentimento, influencer, fonti, autori, posizioni, portata, viralità, ecc. In questo modo, garantirai una ricerca rapida, mirata e avanzata.

Attiva Avvisi

Mediatoolkit ti consentirà di ricevere avvisi in tempo reale, comprese le notifiche sulle menzioni su portali come Facebook, Twitter, Youtube, siti Web, blog e forum. Puoi creare avvisi e scegliere quando e come vuoi ricevere i tuoi dati.

Un'altra funzionalità utile per la gestione delle crisi è Spike Alert, che ti avvisa ogni volta che c'è un aumento del numero di menzioni delle tue parole chiave tracciate.

Usa Digest

Con Mediatoolkit puoi anche creare riepiloghi giornalieri che ti aiuteranno a creare un report affidabile e valutare obiettivamente lo stato di una crisi.

Passaggio 6: preparare un piano d'azione per i social media

Uno dei più grandi errori che puoi fare è ignorare la possibilità di reagire sui tuoi profili sui social media. Al giorno d'oggi, i social media hanno un impatto significativo sul tuo pubblico ed è il modo più semplice per raggiungere il pubblico. I canali dei social media sono anche il modo più semplice per il pubblico di esprimere la propria opinione in caso di crisi. Per evitare il culmine di un feedback negativo, pubblica una dichiarazione sul tuo caso tramite i social media non appena si verifica una crisi.

Mediatoolkit ti informerà su tutto il buzz online critico che circonda le tue parole chiave di interesse sui social media.

Inizia a monitorare le tue menzioni online oggi

Per affrontare con successo una gestione efficace di una crisi, è necessario considerare molti fattori. A partire dal tuo atteggiamento, reazione rapida e comunicazione adeguata con strumenti automatizzati. Innanzitutto ricordati di:

• Valutare il livello di rischio,
• Scegli la squadra giusta,
• Avere una risposta rapida alla crisi,
• Analizza e crea report sulle tue attività

Una crisi in aumento può avere un impatto significativo sulla tua attività, quindi vale la pena prendere precauzioni. Mediatoolkit ti aiuterà a monitorare meticolosamente ciò che viene detto su di te online. Con tutte le informazioni e le analisi cruciali, sarai pronto a prevenire e risolvere possibili crisi.

Puoi provare Mediatoolkit gratuitamente oggi e vedere perché dovrebbe essere il tuo aiuto nella gestione delle crisi.