Pianificazione di eventi aziendali 101: 5 consigli per il successo

Gli eventi aziendali possono assumere molte forme, inclusi lanci di prodotti, promozioni, team building, networking e formazione e sviluppo professionale. Qualunque sia la ragione, la pianificazione potrebbe essere opprimente, soprattutto quando si tratta di un nuovo concetto.

Inoltre, è necessario ottenere un vantaggio affinché abbia successo. Con così tanti dettagli da considerare, concedersi più tempo aiuterà a prevenire errori come tralasciare informazioni essenziali come invitare azionisti o pianificare il budget.

Potresti prendere in considerazione l'idea di lavorare con gli organizzatori di eventi nella tua zona per alleviare parte della pressione. Ad esempio, se hai intenzione di organizzare eventi a Londra, contatta organizzatori di eventi esperti per avere idee sulla pianificazione del miglior evento aziendale.

Se ti stai chiedendo come organizzare un evento aziendale di successo, questa guida fornisce nuovi spunti, suggerimenti e trucchi per aiutarti nella pianificazione:

1. Valuta i tuoi obiettivi principali

Identificare lo scopo e gli obiettivi dell'evento è un ottimo modo per iniziare a pianificare. Ti darà un quadro chiaro di quali segmenti includere nel programma, le persone da invitare e quali compiti delegare al team.

Generalmente, guida tutte le tue decisioni e ti permette di misurare il successo dell'evento. Inoltre, ti darà un'idea di ogni passaggio man mano che procede.

Per semplificare la pianificazione, ricorda di includere alcuni di questi obiettivi primari:

• Genera un reddito per l'azienda
• Aumenta la notorietà del tuo marchio
• Attira potenziali investitori e nuovi clienti
• Creare una comunità attraverso l'interazione sociale
• Introdurre concetti nuovi o stimolanti
• Celebrazione di successi o scoperte recenti
• Riconoscere i dipendenti per la loro dedizione
• Incoraggiare il lavoro di squadra e la collaborazione

Determinare i tuoi obiettivi è il trampolino di lancio verso la pianificazione, l'hosting e il completamento di un evento aziendale di successo.

2. Determina il tipo e la dimensione dell'evento

Una volta che conosci lo scopo, è più facile determinare il tipo di evento da pianificare. A seconda del tono che vorresti impostare, ogni evento potrebbe anche differire dal successivo. Per questo motivo, le aziende dovrebbero considerare attentamente la dimensione dei loro eventi.

In media, la maggior parte degli eventi aziendali rientra in una delle seguenti categorie:

• Micro: servono alle organizzazioni per organizzare eventi semplici con un massimo di 100 ospiti. La pianificazione di tali eventi è relativamente semplice, ma potrebbe dipendere dai delegati invitati. Ad esempio, se hai più dirigenti senior, potresti dover dedicare più tempo all'organizzazione della logistica e dell'alloggio a seconda del periodo di tempo.
• Piccolo: questi eventi di solito ospitano 100-250 delegati. La quantità di lavoro che svolgi dipenderà anche dai ranghi dei partecipanti. Tuttavia, come per i micro-eventi, è necessario creare un programma che consenta le pause e pianifichi il trasporto per gli ospiti dei dirigenti.
• Di medie dimensioni: si tratta di eventi più grandi per un massimo di 2000 ospiti, principalmente per il networking e le fiere quando il top management desidera incontrare i propri migliori clienti. Richiede una maggiore pianificazione in quanto potrebbe essere necessario includere anche l'intrattenimento post-riunione insieme all'alloggio e alla logistica.
• Su larga scala: questi sono gli eventi aziendali più importanti, con circa 10.000 delegati. Navigare in questi accordi può essere difficile e avrai bisogno dell'aiuto di professionisti per farcela. Puoi anche utilizzare la tecnologia aziendale per la prenotazione di voli e alloggi, la registrazione e l'allocazione del budget per l'efficienza.

Il tuo evento aziendale avrà più successo quando stimi gli ospiti da pianificare. Ti consente di pianificare di conseguenza ed evitare sorprese che potrebbero smantellare l'intero programma. Immagina cosa succederebbe se avessi più di 500 delegati quando ne avevi pianificati solo 200!

3. Crea il tuo budget

Gli obiettivi e le dimensioni dell'evento influenzeranno il budget. A differenza di altri investimenti finanziari, in cui crei un budget e focalizzi le tue decisioni, la pianificazione di eventi aziendali comporta la definizione del budget in base alle dimensioni, agli obiettivi e al tipo di ospiti che inviti.

Ad esempio, quando i microseminari sono solo per i top manager, probabilmente avrai bisogno di più risorse rispetto a quando pianifichi una formazione per un piccolo staff con circa 200 membri del team.

Potrebbe essere perché l'azienda potrebbe dover provvedere al trasporto, all'alloggio e all'intrattenimento per i VIP, il che può essere un budget più costoso in genere include quanto segue:

• Locale con attrezzature e materiali
• Rinfreschi e pasti
• Regali premium
• Costi promozionali
• Le emergenze includono interruzioni di corrente impreviste in cui sono necessarie soluzioni di backup.

Considerare altri costi potenziali e di emergenza ti assicurerà di allocare risorse adeguate per l'evento, qualunque cosa accada. Non ci sarà spazio per le sorprese e avrai maggiori possibilità di un evento aziendale di successo.

4. Seleziona una sede e una data convenienti

La sede prescelta dipenderà dalla posizione e dal numero di delegati che verranno agli eventi. Tuttavia, assicurati di prenotare la sede con almeno qualche mese di anticipo per assicurarti che sia disponibile. Prima puoi assicurarti la sede, prima puoi anche inviare gli inviti.

Quando selezioni la tua sede, assicurati di considerare il tuo budget. Potresti volere qualcosa di stravagante ed elaborato per creare un ronzio, ma non vuoi nemmeno sovraccaricare le risorse dell'azienda. Se il budget non consente un luogo lussuoso, scegli una buona posizione e decorala secondo gli standard della tua azienda.

È inoltre necessario considerare la posizione della sede. Deve essere accessibile agli ospiti, con servizi essenziali come i servizi igienici. Deve essere abbastanza grande da accogliere tutti i partecipanti e consentire un layout decente senza sembrare troppo angusto. Il luogo dovrebbe anche essere sicuro e protetto, con un protocollo di emergenza e un piano di evacuazione appropriati.

5. Costruisci la tua squadra

Avrai bisogno di un team di esperti per aiutarti con la pianificazione dell'evento, dalla prenotazione di luoghi e alloggi in tempo, alla programmazione e all'invio di inviti alla creazione di materiali. Coinvolgere il tuo team in tali preparativi favorisce il coinvolgimento e aiuta a garantire che le attività siano delegate e completate in dettaglio.

Inoltre, è un'opportunità per mostrare le capacità e le conoscenze del personale attuale quando si tratta di pianificazione di eventi. Ad esempio, il team di marketing può aiutare con articoli promozionali e opuscoli, se necessario, mentre il reparto grafico si occupa della progettazione di biglietti d'invito e banner online.

Possono anche fornire preziosi spunti e idee per il successo dell'evento, come pianificare meglio il programma e altre considerazioni. Pertanto, mentre potresti avere organizzatori di eventi professionisti sulla paga, assicurati di mettere da parte anche alcune responsabilità per i tuoi colleghi.

Conclusione

La pianificazione di eventi aziendali, virtuali o fisici, può essere impegnativa e scoraggiante. Ricorda solo che le considerazioni più importanti sono le dimensioni dell'evento e gli obiettivi. Con il team giusto che comprende il meglio del personale attuale e organizzatori di eventi professionisti in outsourcing, il tuo primo evento aziendale potrebbe avere un tale successo che ti verrà affidato il compito di gestirlo di nuovo la prossima volta.