Software di gestione del ciclo di vita dei contratti: niente più grattacapi

Ogni dollaro in entrata e in uscita da un'azienda è legato a un contratto.

I contratti sono un male necessario per la maggior parte delle aziende e farli passare attraverso l'ufficio legale impedisce la conclusione di accordi. Ma mentre le vendite, l'approvvigionamento e altri team aziendali dispongono di strumenti specializzati per automatizzare i loro processi, l'ufficio legale è stato impantanato per decenni con il semplice vecchio Word, i thread di posta elettronica e le unità di backup (sia online che offline).

Questo è il problema che risolve il software di gestione del ciclo di vita del contratto (CLM). Uno strumento CLM ti aiuta a trasformare il caos contrattuale in coesione, riunendo tutti gli aspetti del processo contrattuale su un'unica piattaforma e colmando il divario tra legge e business.

Un sistema di gestione del ciclo di vita del contratto aiuta le aziende ad automatizzare e semplificare questo processo. Garantisce che tutti coloro che sono coinvolti in un determinato contratto o affare, dal legale all'azienda, siano connessi dall'inizio alla fine e possano accedere facilmente alle informazioni correlate.

Sebbene la gestione del ciclo di vita dei contratti non richieda necessariamente un software dedicato, la complessità e l'ambiente frenetico delle aziende moderne richiedono più di fogli di calcolo, cartelle e catene di e-mail per gestire in modo efficace le diverse parti in movimento.

Il ciclo di vita di un contratto include una serie diversificata e complessa di attività, che in genere si verificano nelle seguenti fasi:

1. Creazione o creazione di contratti
2. Collaborazione contrattuale e negoziazione
3. Approvazione del contratto
4. Esecuzione del contratto
5. Tracciamento, audit e reporting dei contratti
6. Rinnovo o scadenza del contratto

Le tradizionali insidie ​​della gestione dei contratti

Tradizionalmente, i team legali lavorano in un ambiente isolato, separato dagli altri dipartimenti ma ancora profondamente coinvolto in tutti gli aspetti aziendali. Ciò crea colli di bottiglia dovuti alla collaborazione a più livelli e all'interruzione del flusso di informazioni tra le funzioni, con conseguenti inefficienze di processo.

Un team legale che lavora con modelli obsoleti potrebbe dover affrontare le seguenti sfide.

Mancanza di standardizzazione

Senza processi e modelli standardizzati per la creazione e la gestione dei contratti, regna il caos, con il risultato che i team devono lottare con formati e linguaggi diversi. Questo non solo rende il tracciamento dei contratti un incubo, ma complica anche l'applicazione accurata e tempestiva dei termini contrattuali.

Cose che cadono attraverso le fessure

Il più grande segno di un team legale oberato di lavoro e di un processo contrattuale disorganizzato è quando si perdono importanti rinnovi o date di scadenza del contratto o si fa fatica a tenere traccia dei contratti eseguiti, portando a errori costosi e mancanza di conformità.

Mancanza di allineamento tra priorità aziendali e legali

Una scarsa comunicazione tra i team aziendali e legali porta a un disallineamento con le priorità aziendali. Possono finire per lavorare in modo indipendente senza una collaborazione produttiva. Ciò può causare incomprensioni e ritardi che frustrano entrambi i team e hanno un impatto negativo sul business.

Visibilità e documentazione inadeguate

A chi ti rivolgeresti se cercassi un contratto specifico o volessi saperne di più? Queste informazioni sono prontamente disponibili? La mancata conservazione dei documenti contrattuali rende difficile trovare e fare riferimento a termini e condizioni specifici quando necessario, soprattutto quando la tua attività cresce.

Percezione negativa all'interno dell'organizzazione

Poiché l'ufficio legale può ostacolare un accordo o una partnership quando necessario, i team che non hanno visibilità sulla chiusura degli affari o sui canali di comunicazione adeguati con l'ufficio legale possono sentirsi frustrati, creando distanze tra di loro. Tutti i team devono lavorare insieme per concludere affari e garantire il successo aziendale, quindi una percezione negativa dell'ufficio legale causerebbe solo più problemi alle aziende.

Automatizzare i processi contrattuali tradizionali con la tecnologia

Il modo più semplice per iniziare con la gestione del ciclo di vita del contratto è utilizzare prima applicazioni online come bacheche kanban, software di gestione dei progetti, soluzioni di archiviazione online e fogli di calcolo per portare una parvenza di organizzazione al repository del contratto. Molti team stanno inoltre adottando strumenti di firma elettronica per automatizzare la raccolta delle firme.

Questo ti aiuterà ad allontanarti da:

• Processi obsoleti come contratti archiviati su singoli dischi rigidi
• Spulciare i thread di posta elettronica alla ricerca di indizi contestuali
• Mancanza di visibilità sui contratti eseguiti che possono essere rinnovati o in scadenza
• Firma e scansione manuali degli accordi per risolvere l'esecuzione

Puoi anche utilizzare un software CLM dedicato per semplificare la gestione del ciclo di vita dei contratti e rimuovere i blocchi stradali. Uno strumento di gestione dei contratti specializzato aiuta il tuo team legale ad automatizzare le attività manuali ripetitive, fornisce informazioni dettagliate sulle diverse fasi del ciclo di vita del contratto e aiuta a identificare le aree di miglioramento nei processi correnti.

Come riconoscere se il tuo team ha bisogno di una soluzione CLM

Prima di investire nell'organizzazione del processo contrattuale, esamina il caso d'uso di un CLM nella tua azienda. Hai anche bisogno del software CLM?

L'adozione di una soluzione CLM può essere la soluzione migliore se il tuo team legale ha difficoltà con le tradizionali sfide di gestione dei contratti. Ecco un semplice esercizio per fare il punto sui processi attuali e identificare le esigenze di automazione.

Fonte: SpotDraft

Questo esercizio ti aiuterà anche a creare un caso aziendale durante la valutazione delle diverse soluzioni CLM e convincere le parti interessate a ottenere finanziamenti.

CLM non è solo per i team legali

Sebbene il software di gestione del ciclo di vita del contratto sia principalmente un abilitatore legale, funge anche da abilitatore aziendale. L'intera organizzazione beneficia di un'efficiente gestione dei contratti. Diversi team e parti interessate possono utilizzare il software CLM in vari modi per semplificare le attività legali e aziendali, dalla creazione di contratti utilizzando modelli pre-approvati al monitoraggio dei dati e degli approfondimenti contrattuali.

Il team di vendita chiude le trattative più velocemente

Uno strumento CLM fornisce alle vendite documenti standardizzati e pre-approvati per creare e personalizzare i contratti in modo indipendente. Si integra inoltre con la soluzione CRM (Customer Relationship Management) per consentire un processo di creazione del contratto più efficiente e trasparente.

Con un CLM, il team di vendita può chiudere le trattative più rapidamente, concentrarsi sulla proposta di valore e negoziare condizioni specifiche invece di dover affrontare la struttura e il linguaggio complessivi di un contratto. Risparmia tempo e fatica altrimenti spesi per redigere e negoziare i termini del contratto da zero. I modelli pre-approvati riducono il rischio di errori o omissioni che possono ritardare il completamento del contratto.

Il software di gestione dei contratti aiuta anche i team di vendita a semplificare il processo di negoziazione dei contratti, tenere traccia delle attività, accelerare il processo di revisione, monitorare lo stato dei contratti, identificare le opportunità di upselling o cross-selling e molto altro.

La finanza ottiene visibilità e approfondimenti cruciali

I contratti sono l'origine dati meno utilizzata, in genere perché monitorarli e gestirli su larga scala è una sfida. Tuttavia, attraverso i sistemi CLM, i team finanziari possono utilizzare i dati contrattuali per migliorare il flusso di cassa, aumentare l'efficienza, ridurre i rischi e prendere decisioni più informate.

Una corretta gestione dei contratti garantisce pagamenti puntuali in linea con i termini contrattuali, migliora il flusso di cassa e riduce il rischio di interruzioni finanziarie. Inoltre, apre la strada a processi più efficienti, facendo risparmiare tempo e fatica ai team finanziari in attività manuali come la ricerca di contratti e il monitoraggio dei pagamenti.

Con una migliore gestione dei contratti, i team finanziari hanno una visione più completa e accurata del loro portafoglio contratti per prendere decisioni aziendali migliori e migliorare la pianificazione finanziaria.

I CFO, in particolare, possono trarre incredibili vantaggi dagli strumenti CLM, dall'utilizzo dell'intelligence contrattuale per creare previsioni finanziarie accurate alla garanzia della conformità e all'attenuazione del rischio finanziario.

Fonte: SpotDraft

L'approvvigionamento tiene sotto controllo i contratti dei fornitori

I team di approvvigionamento si occupano regolarmente di molti fornitori e contratti. Gestiscono inoltre i processi, le relazioni con i fornitori, la salute finanziaria e tengono traccia dei rinnovi e delle scadenze.

Il software di gestione del ciclo di vita dei contratti semplifica la vita fornendo un archivio centrale per tutti i contratti dei fornitori e una migliore visibilità e monitoraggio del ciclo di vita del contratto. Automatizza attività come il monitoraggio dei pagamenti o la ricezione di promemoria per i rinnovi automatici dei contratti.

Un CLM aiuta anche i team di approvvigionamento a collaborare in modo più efficiente con altri team dell'organizzazione, come quelli finanziari e legali. Può aiutare ad automatizzare il processo di approvazione e impostare la logica condizionale.

È possibile impostare sequenze che attivano le approvazioni automatiche per i contratti al di sotto di un determinato valore e la revisione delle richieste delle parti interessate per i contratti al di sopra di una determinata soglia. Ciò garantisce che i contratti siano adeguatamente rivisti e negoziati e che tutte le parti interessate siano tenute informate durante tutto il processo.

Inoltre, gli strumenti di gestione del ciclo di vita del contratto aiutano i team di approvvigionamento a prendere decisioni più informate sul proprio portafoglio di contratti, migliorare la pianificazione strategica e identificare opportunità di risparmio sui costi o altri miglioramenti nel processo di approvvigionamento.

Tutti i team dell'organizzazione godono di una maggiore efficienza

Oltre a supportare i team legali, di vendita, finanziari e di approvvigionamento, il sistema CLM di un'organizzazione risolve le sfide aziendali per tutti coloro che si occupano di contratti e dati.

Fonte: SpotDraft

Ciò comprende:

• I team delle risorse umane utilizzano il software CLM per organizzare e semplificare le lettere di offerta e gli accordi dei dipendenti
• I team operativi lo utilizzano per una migliore visibilità e per tenere traccia dei contratti relativi a progetti specifici
• Team IT responsabili della sicurezza dei dati all'interno dell'organizzazione e che garantiscono che tutti i dati sensibili dei contratti risiedano in un unico repository di contratti sicuro

In che modo il software CLM automatizza il ciclo di vita del contratto?

Il software di gestione dei contratti ti fornisce gli strumenti e le funzionalità necessarie per ogni fase del ciclo di vita del contratto, dall'inserimento delle richieste di contratto dal software CRM o dalla creazione di contratti direttamente sulla piattaforma al monitoraggio dello stato del contratto e alla generazione di report.

Creazione di contratti con modelli o editor online

Sono finiti i giorni in cui MS Word era sufficiente per il lavoro legale. Le aziende oggi hanno bisogno di una soluzione migliore per creare e modificare i contratti. Le moderne soluzioni CLM offrono alle aziende due modi per semplificare la creazione dei contratti:

• Attraverso modelli di contratto pre-approvati che consentono agli utenti di inserire facilmente dettagli come nomi, date e valori del contratto
• Attraverso editor di contratti in-app che migliorano il tradizionale software di elaborazione testi per fornire una soluzione appositamente progettata per semplificare le pratiche legali

Collaborazione contrattuale e negoziazione

Molti software CLM includono funzionalità che consentono una collaborazione più efficiente con i membri del team e le parti interessate di altre funzioni aziendali. Alcune di queste caratteristiche sono:

• Spazi di lavoro condivisi
• Condivisione documenti con controllo accessi
• Strumenti di annotazione che consentono una maggiore flessibilità
• Gestione e automazione della richiesta di revisione o approvazione

Alcuni strumenti di tracciamento dei contratti forniscono anche soluzioni per condurre trattative contrattuali all'interno della piattaforma, consentendo la collaborazione delle controparti attraverso strumenti di redlining e tracciamento delle attività.

Esecuzione del contratto e firma elettronica

Sebbene esistano soluzioni di firma elettronica specializzate, molti team preferiscono eseguire l'intero processo di contrattazione su un'unica piattaforma. Le soluzioni CLM consentono l'esecuzione del contratto fornendo una soluzione di firma elettronica nativa o integrata all'interno della piattaforma.

Gli utenti possono contrassegnare i contratti per l'esecuzione, raccogliere le firme in ordine, inviare promemoria e tenere traccia dello stato su un'unica piattaforma.

Gestione del repository di contratti

Una delle maggiori sfide che un CLM risolve per i team legali è la creazione di un archivio centrale di tutti i contratti e i relativi documenti e dati e la fornitura di un registro delle attività per maggiore contesto e trasparenza.

Reportistica e analisi

Molte moderne soluzioni CLM offrono dashboard di analisi e funzionalità di reporting per tenere traccia degli indicatori chiave di prestazione (KPI) e delle prestazioni contrattuali. Queste funzionalità aiutano le parti interessate a ottenere maggiore trasparenza e comprensione del processo di approvvigionamento, trovare aree di miglioramento, ottenere maggiori efficienze e presentare in modo tangibile il proprio lavoro.

Integrazione con altri strumenti

Molti sistemi di gestione dei contratti offrono integrazioni con altri strumenti aziendali come CRM come Salesforce o Hubspot, strumenti di collaborazione come Slack o Microsoft Teams, soluzioni di cloud storage e così via. Le integrazioni forniscono efficienza lavorativa quando si lavora con più piattaforme e una visione più completa dei dati relativi al contratto.

Come selezionare il software CLM giusto per te

Una volta identificata la necessità del software CLM nella tua azienda, esamina attentamente le diverse soluzioni sul mercato per scegliere quella giusta. Uno strumento CLM è un investimento significativo. Per ottenere un ritorno sull'investimento (ROI) e garantire che i contratti non falliscano completamente, la soluzione scelta dovrebbe essere in linea con le esigenze della tua azienda e con il modo in cui lavora il tuo team.

Fonte: SpotDraft

Ecco alcune cose da considerare quando si valutano le soluzioni di gestione dei contratti.

• Fai il punto sui tuoi processi attuali e identifica i problemi che desideri risolvere.
• Parla con gli stakeholder interni dei problemi che devono affrontare.
• Elencare i requisiti di funzionalità e integrazione in ordine di necessità.
• Imposta il tuo budget e determina il ROI previsto.
• Raccogli consigli da persone interne ed esterne che hanno familiarità con i sistemi CLM.
• Esamina attentamente le soluzioni della concorrenza, partecipa a demo dal vivo e partecipa a prove gratuite ove possibile.
• Ricerca i processi di assistenza clienti e di implementazione del software e confrontali con il livello di supporto necessario per implementare e utilizzare il software.

Aiuta a essere il più completo possibile e a coinvolgere le parti interessate interne che alla fine utilizzeranno la piattaforma nel processo di valutazione.

Garantire il successo del CLM

La maggior parte delle implementazioni CLM fallisce a causa di una pianificazione insufficiente e della mancanza di accettazione all'interno dell'organizzazione. Le aziende spesso trovano una disconnessione tra i processi di diversi team e individui. Alcuni utilizzano il software come previsto e altri preferiscono i flussi di lavoro manuali o non sono a conoscenza delle soluzioni a loro disposizione.

Imparare una nuova soluzione può essere noioso. I tuoi dipendenti potrebbero essere riluttanti a utilizzare il software CLM, con conseguente riduzione dei tassi di adozione e errori di implementazione. La chiave per il successo dell'adozione del CLM e per il raggiungimento del ROI risiede in una pianificazione ponderata e in un'implementazione ben organizzata.

Fonte: SpotDraft

Inizia creando un piano appropriato che consideri attentamente tutte le parti interessate coinvolte, gli obiettivi che desideri raggiungere, i processi che desideri semplificare e le tue aspettative per la tempistica di implementazione. Quindi, segui questi suggerimenti per implementare correttamente la tua nuova soluzione:

• Assegna un POC per occuparsi dell'intero processo di implementazione dall'inizio alla fine e coordinarsi con il tuo fornitore CLM.
• Investi nella formazione dei team che utilizzano il CLM per garantire una rapida adozione.
• Cerca di integrare gli strumenti che diversi team possono utilizzare per garantire processi fluidi ed evitare ridondanze.
• Pianifica l'implementazione in più fasi e fissa le scadenze.
• Apri i canali di comunicazione e accetta il feedback. Allo stesso modo, comunica con il team di implementazione per comprendere le migliori pratiche.
• Ridurre i ritardi per garantire un'implementazione tempestiva.

Fai del tuo meglio; lascia il software CLM al resto

Il ciclo di vita della gestione dei contratti è un aspetto essenziale di un'azienda. Influisce su costi, conformità, operazioni e crescita. Semplificare i processi contrattuali e migliorare la comunicazione interfunzionale attraverso il software di gestione dei contratti è il modo migliore per garantire trasparenza, ridurre i tempi di elaborazione e liberare il team legale per un lavoro più strategico.

Sia che tu abbia individuato colli di bottiglia nelle tue operazioni contrattuali, che tu sia alla guida di un team legale snello alle prese con le esigenze di un'organizzazione in scalabilità, o semplicemente desideri fare spazio per una maggiore efficienza nei tuoi processi attuali, una soluzione di gestione del ciclo di vita del contratto (CLM) ti aiuta a semplificare lavori su commissione in base alle vostre esigenze aziendali.

Rinnovare i contratti software non è un'impresa facile. Scopri di più su quando rinnovare un contratto software e quando dire addio.