Controllo continuo delle transazioni: perché è vantaggioso anche per le aziende

Per le aziende, il Continuous Transaction Control rappresenta un'importante novità, che non significa solo una maggiore attenzione da parte delle autorità, ma anche una serie di vantaggi significativi e un'opportunità per far evolvere il proprio business verso un modello digitale più trasparente, sicuro e aperto alle mercato internazionale.

Controllo continuo delle transazioni per le aziende : è un bene o un “onere”? La risposta non è ovvia.

A prima vista si potrebbe pensare che i sistemi di controllo continuo delle transazioni siano utili solo alle autorità governative che possono beneficiare di uno strumento aggiuntivo per monitorare le attività aziendali, evitando comportamenti scorretti o peggio fraudolenti.

Del resto, in un recente post, abbiamo elencato i principali vantaggi del Continuous Transaction Control per il sistema Paese ed è emerso un quadro molto positivo:

1. Le soluzioni CTC migliorano l' efficacia dei controlli , poiché tutte le transazioni possono essere monitorate in qualsiasi momento, essenzialmente in tempo reale;
2. Poiché il controllo delle transazioni è essenzialmente contemporaneo al momento in cui vengono concluse, le autorità hanno l'enorme vantaggio di non dover spendere risorse in lunghe attività ispettive per recuperare informazioni storiche anche da molto tempo;
3. In generale, grazie a un più efficace ed efficiente sistema di controlli, il costo delle attività di monitoraggio e verifica è notevolmente inferiore e, nel contempo, consente un aumento costante delle entrate fiscali , contrastando frodi o evasioni.

Queste ragioni da sole sarebbero più che sufficienti per spingere qualsiasi stato ad adottare le tecnologie di controllo continuo delle transazioni il prima possibile, ma si può dire lo stesso quando lo si guarda dal punto di vista del business?

Il controllo continuo delle transazioni favorisce la digitalizzazione

In risposta alla domanda precedente, la risposta è sì: il controllo continuo delle transazioni è uno strumento formidabile quando si tratta di guidare la trasformazione digitale all'interno delle aziende. Questa trasformazione non dovrebbe riguardare solo la fase di produzione o la fase di relazione con il cliente. Dovrebbe essere il più trasversale possibile, coinvolgendo tutti i settori di attività. La fatturazione è senza dubbio uno degli ambiti di applicazione più strategici , poiché non solo impatta internamente alle aziende, ma influisce anche sul contesto in cui le aziende operano e sui rapporti che instaurano con altri enti pubblici e privati. In questo modo le aziende finiscono per partecipare attivamente alla trasformazione digitale dell'intero sistema Paese, aiutando a ottenere i benefici di cui sopra.

Il controllo continuo delle transazioni incoraggia la dematerializzazione dei documenti

Nello specifico, un aspetto della trasformazione digitale che maggiormente incoraggia l'adozione dei modelli di Continuous Transaction Control è la dematerializzazione dei documenti . Del resto, la fatturazione e tutte le relative procedure richiedono tradizionalmente più documenti cartacei, sia durante la transazione vera e propria che nelle fasi di dichiarazione e accertamento. A questo bisogna poi aggiungere tutti gli altri documenti che vengono elaborati nel corso delle attività quotidiane.

Per avere un'idea di cosa stiamo parlando, basti pensare che secondo alcuni sondaggi un dipendente italiano consuma in media circa 70 chili di carta all'anno : ciò corrisponde all'abbattimento di 17 alberi, al consumo di 440.000 litri di acqua , l'utilizzo di 3 barili di petrolio e infine la produzione di 3 mq di rifiuti (Fonte: Adnkronos). E, come detto, una buona percentuale della carta utilizzata è sicuramente legata alla fatturazione e ad altre attività connesse. Inoltre, va sottolineato che l' utilizzo dei supporti cartacei rappresenta un costo notevole per le aziende , che ogni anno devono affrontare diverse voci di spesa correlate, tra cui l'acquisto di carta, toner, fotocopiatrici, manutenzione e spazio fisico di archivio.

Il Continuous Transaction Control , richiedendo la digitalizzazione dei dati delle transazioni da parte di ciascuna azienda, porta le aziende ad abbandonare i metodi di fatturazione tradizionali a favore di quelli digitali. Infatti, al di là del modello CTC che viene implementato, il modo in cui le informazioni vengono trasferite alle autorità centrali richiede l'adozione di specifiche forme dematerializzate.

Ad esempio, nel caso del modello di rendicontazione, diffuso in tutti gli stati membri dell'Unione Europea, vengono stabiliti specifici standard XML (come in Spagna) o il cosiddetto Standard Audit File for Tax (imposto in Portogallo e Polonia) introdotto dall'OCSE. Allo stesso modo, nel modello di clearence, vengono utilizzati alcuni modelli di comunicazione standard, come la ISO20022 Invoice Tax Report, anche se solo come modello di trasmissione, a cui fare riferimento in merito agli scambi di dati tra aziende e Pubblica Amministrazione. Da qui, è comprensibile che la dematerializzazione dei documenti abbia un senso e aiuti le aziende ad allinearsi in modo efficiente con i sistemi implementati dalle autorità di controllo.

Tuttavia, come abbiamo accennato in altri post, smaterializzare non significa solo abbandonare i supporti cartacei utilizzati in un'azienda. Si tratta anche di ripensare completamente i processi interni dei documenti, che vanno da quando un documento viene creato, fino a quando viene archiviato. Altrimenti si finisce con l'effetto opposto: invece di rendere più agili e sostenibili i processi interni, si crea inevitabilmente attrito tra l'utilizzo di documenti in formato digitale e un sistema di gestione documentale ancora legato a procedure e tempistiche analogiche, con tutte le inefficienze facilmente immaginabili.

Il controllo continuo delle transazioni protegge le aziende

Un altro vantaggio interessante dell'implementazione dei sistemi di controllo continuo delle transazioni è che rende più efficiente la gestione dei rapporti con le autorità centrali di controllo. Inoltre, dato il numero di scadenze da rispettare e le scadenze stesse, il tema della compliance è così delicato per qualsiasi azienda. Ecco perché le aziende hanno spesso team interni con il ruolo specifico di garantire l'adempimento di questi obblighi.

I sistemi di Continuous Transaction Control (CTC) aumentano la capacità delle autorità di controllare il sistema e, di conseguenza, la pressione sulle imprese, poiché anche le più piccole irregolarità vengono rilevate più facilmente. Allo stesso tempo, tuttavia, l'implementazione delle tecnologie di Continuous Transaction Control offre a tutti gli operatori di qualsiasi settore l'opportunità di scoprire e adottare una gamma di soluzioni digitali progettate per controllare e gestire tutti i processi relativi alla fatturazione e alla dichiarazione IVA in modo automatizzato modo (Fonte: The European Financial Review) .

In questo modo interi blocchi di attività possono essere efficacemente svolti da piattaforme ad hoc, che non solo migliorano l'efficienza di queste attività, ma assicurano anche un monitoraggio migliore e costante della compliance aziendale.

Controllo continuo delle transazioni e analisi dei dati interni

Il legame tra Continuous Transaction Control e compliance aziendale presenta un ulteriore vantaggio da non sottovalutare. Poiché i sistemi CTC consentono alle aziende di automatizzare la gestione di una parte significativa dei propri dati, la stessa tecnologia può essere utilizzata anche per l'analisi interna dei dati . Questo può fornire spunti molto interessanti sulla tua attività.

D'altra parte, se è vero che i sistemi di Controllo Continuativo delle Transazioni tendono ad aumentare il livello di trasparenza delle attività verso l'esterno, è altrettanto vero che la stessa trasparenza può giovare anche all'azienda stessa. Inoltre, il controllo in tempo reale delle transazioni le rende tracciabili e di conseguenza facilita la raccolta dei dati, che diventa fonte di informazioni immediatamente accessibili per ogni parte dell'organizzazione. Anche in questo caso, però, le aziende devono fare uno sforzo per sfruttare la situazione: in particolare, potrebbero dover fare un investimento per implementare soluzioni tecnologiche basate sull'Intelligenza Artificiale e in particolare sul machine learning.

Questi strumenti sono molto utili quando si tratta di gestire una grande quantità di dati, riorganizzarli, classificarli, analizzarli, archiviarli e, soprattutto, renderli intelligibili. Da questo si può passare a costruire determinate strategie e soprattutto ad organizzare i compiti legati alla compliance in modo funzionale ed efficiente, intervenendo in anticipo su eventuali criticità che potrebbero emergere.

Controllo continuo delle transazioni e commercio internazionale

Non sorprende che la maggior parte delle aziende miri ad espandere il più possibile il proprio business, varcando i confini nazionali. Infatti, una delle conseguenze dell'iperdigitalizzazione dell'economia e della società è quella di ridurre le distanze e ampliare il mercato di riferimento per ogni azienda. Tuttavia, le transazioni internazionali comportano spesso alcune difficoltà in termini di fatturazione e adempimenti fiscali. Da questo punto di vista, il Continuous Transaction Control rappresenta uno strumento di straordinaria semplificazione, poiché, in teoria, ogni azienda che si adegua a un sistema CTC entra a far parte di un circuito di organizzazioni che condividono moduli, piattaforme, standard di sicurezza e modelli di fatturazione.

Dal punto di vista delle autorità centrali i vantaggi sono evidenti, ma lo stesso vale anche per le aziende che possono interagire più facilmente con gli altri attori, riducendo gli eventuali rischi di compliance. E la semplificazione è sempre amica del business.

Va notato, tuttavia, che affinché ciò avvenga, tutti i paesi devono adottare sistemi di controllo continuo delle transazioni in modo uniforme e coerente al fine di evitare una moltitudine di modelli e processi diversi. Purtroppo, l'uniformità di attuazione è ancora un obiettivo di medio livello, dal momento che finora i paesi hanno agito in larga misura in modo indipendente, mancando (a livello europeo e non solo) direttive vincolanti o un modello “ufficialmente preferito”.

La Camera di Commercio Internazionale o ICC è un'organizzazione privata che lavora per "promuovere gli investimenti, l'apertura dei mercati di beni e servizi e la libera circolazione dei capitali". L'ICC ha cercato di risolvere la questione delineando un elenco di principi e valori che dovrebbero ispirare l'implementazione di qualsiasi sistema di controllo continuo delle transazioni. Tra i tanti valori di Continuous Transaction Control individuati c'è la cooperazione, la comprensibilità, il rispetto della privacy, oltre al principio di minor impatto e non discriminazione: tutti questi sono molto importanti e rilevanti, ma poco stringenti dal punto di vista di attuazione pratica quando si tratta di un volume elevato di transazioni giornaliere.

Tuttavia, la creazione di una tale rete di transazioni sicure e tracciabili, sia nazionali che internazionali, dovrebbe essere un obiettivo da perseguire per stati e aziende, al fine di ampliare sempre più lo spazio di mercato disponibile in cui operano senza ostacoli fiscali o rischi di conformità. Per questo, anche le aziende devono impegnarsi al massimo per svolgere attività di lobbying positiva, esercitando pressioni su istituzioni e organismi nazionali e internazionali al fine di mettere in atto tutte le misure necessarie che portino alla costruzione di modelli e piattaforme di Continuous Transaction Control omogenei e condivisi.

Il controllo continuo delle transazioni cambia anche la burocrazia

Una conseguenza molto positiva dell'adozione dei sistemi di controllo continuo delle transazioni è quindi sistematica e può essere colta sommando quanto detto sopra. Grazie alla dematerializzazione, all'introduzione di piattaforme di interfaccia ea controlli sostanzialmente contemporanei alla conclusione delle varie transazioni, si prevede che, laddove sono presenti sistemi di CTC, l'onere della burocrazia possa essere ridotto nel tempo.

La gestione digitale, infatti, dovrebbe semplificare le procedure e, quindi, consentire alle imprese di spendere meno risorse (sia umane che finanziarie) per svolgere tutti i compiti richiesti, a condizione che le imprese continuino ad investire in tecnologia per stare al passo con l'evoluzione dei sistemi di controllo. È chiaro che l'implementazione di tali sistemi non è una conclusione scontata e non è priva di difficoltà. Allo stesso tempo, è altrettanto innegabile che questo è dove è diretto il futuro. Inoltre, secondo molti esperti, le principali economie emergenti e i paesi maggiormente industrializzati saranno coinvolti in questo processo almeno fino al 2030, quando si prevede che il livello di maturità e consapevolezza nell'uso di questi strumenti sarà tale che la Transazione Continua I sistemi di controllo diventeranno la principale modalità di accertamento fiscale sia a livello nazionale che internazionale (Fonte: Fintech Direct) .

Ogni azienda, quindi, è chiamata a fare la sua parte per non essere esclusa da questa tendenza e, soprattutto, per sfruttare appieno i vantaggi che le soluzioni CTC apportano all'intero sistema Paese. La sfida è aperta e la posta in gioco è molto, ma è anche vero che la digitalizzazione è ormai una realtà accettata in molti settori e deve essere così anche quando si parla di controllo delle transazioni.