Come raccogliere il feedback dei clienti proteggendo le loro informazioni private

Se vuoi vedere prosperare la tua attività, avrai bisogno di un quadro chiaro di cosa sta andando bene, cosa no e dove puoi crescere. E questi giudizi sono impossibili da esprimere senza un feedback dei clienti di alta qualità.

La tecnologia e gli sviluppi del settore offrono più opzioni per la raccolta di feedback che mai. Recensioni, sondaggi, moduli e messaggi diretti possono essere consegnati su numerose piattaforme e sono comunemente utilizzati in quasi tutti i settori di consumo.

Ma una maggiore accessibilità ha anche portato a un aumento del rischio.

Secondo AAG, il crimine informatico ha colpito circa 53 milioni di americani durante la prima metà del 2022. Titoli come questi sono sufficienti per spaventare qualsiasi imprenditore o utente durante la navigazione nel mondo online.

Fatta questa premessa, ti starai chiedendo...

• Come posso raccogliere feedback cruciali nonostante le crescenti preoccupazioni sulla privacy?

• Che aspetto ha un solido piano per mantenere la privacy dei clienti?

• Come sono correlati la sicurezza dei dati e il feedback dei clienti?

• Come può tutto questo aiutarmi a lungo termine?

Sei arrivato nel posto giusto! Oggi risponderemo a queste e ad altre domande.

Diamo un'occhiata a cinque aspetti essenziali per rafforzare il tuo piano di privacy dei clienti, con particolare attenzione al modo in cui queste protezioni supportano i tuoi sforzi per ottenere un prezioso feedback dai tuoi clienti.

Iniziamo!

Sviluppare politiche per la sicurezza informatica

Stabilire e mantenere politiche di sicurezza informatica efficaci influirà sulla tua capacità di comunicare in modo efficace con i clienti e altro ancora.

I 15 milioni di record di dati esposti a causa di violazioni durante il terzo trimestre del 2022 mostrano che la sicurezza e la sopravvivenza della tua organizzazione potrebbero essere in pericolo.

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Ecco perché è essenziale iniziare identificando i rischi e le vulnerabilità rilevanti per la tua attività. Quali tipi di informazioni e sistemi organizzativi dovrai proteggere? Quali sono alcune insidie ​​comuni e risorse comprovate per il tuo settore?

Assicurati di considerare anche i requisiti delle leggi sulla governance dei dati che si applicano al tuo lavoro, come HIPPA, Export Administration Regulations e PCI Security Standards.

Assumersi la responsabilità di comprendere e rispettare questi regolamenti fin dall'inizio per garantire la tranquillità in seguito.

Una volta create le policy di sicurezza informatica, sviluppa un piano per testarle e adattarle secondo necessità.

Puoi farlo programmando esercitazioni "da tavolo", durante le quali viene proposta un'ipotetica situazione di sicurezza e tu e il tuo team discutete sui modi migliori per rispondere. Il tuo team può anche prepararsi rispondendo a simulazioni di violazioni e minacce alla sicurezza effettive.

Strategie come queste supportano la tua capacità di fornire feedback ai clienti poiché la prevenzione è sempre la migliore linea di difesa. Sarai in una posizione molto migliore per rispondere alle esigenze dei tuoi clienti come organizzazione con una solida storia di transazioni sicure.

Controllare l'accesso ai dati

Dalla promozione del nuovo ristorante più in voga della città alla presentazione della tua ultima recensione della carta di credito Revvi, ogni azienda ha esigenze diverse per i dati dei clienti.

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Identificare i membri del tuo team e a quali tipi di dati avranno accesso è una parte essenziale della creazione del tuo piano di sicurezza informatica. Per ogni ruolo nella tua organizzazione, decidi di quali tipi di informazioni ha bisogno quella persona.

Se il tuo team di marketing non utilizza mai le informazioni sull'account del cliente, non dovrebbe essere messo a loro disposizione. Anche il tuo personale del servizio clienti potrebbe non aver bisogno di accedere ai lead di vendita.

Dovrai anche decidere di che tipo di accesso ha bisogno ogni membro dello staff per ogni tipo di informazione. Chiediti quali dipendenti devono essere in grado di visualizzare, modificare, archiviare o eliminare diversi tipi di informazioni sensibili e regolare di conseguenza le loro autorizzazioni.

Quando i clienti notano che il loro feedback è gestito da qualcuno che comprende il loro ruolo in un sistema ben progettato, è molto più probabile che vivano un'esperienza positiva.

Stabilire un piano di governance dei dati

Un piano di governance dei dati è un insieme generale di politiche che copre alcune delle aree che abbiamo già discusso: livelli di informazioni, accesso per ruoli diversi e risposte appropriate alle minacce alla sicurezza informatica.

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Dovrebbe anche includere dettagli su come e dove verranno archiviati i dati sensibili in possesso della tua azienda. Il piano dovrebbe delineare le politiche e le procedure per l'acquisizione, la trasmissione e la rimozione dei dati.

I piani di governance dei dati meglio progettati descrivono in dettaglio gli strumenti e le risorse che saranno necessari per raggiungere i suoi obiettivi. Sii pronto a monitorare e modificare il piano man mano che scopri nuove esigenze e problemi.

Questo quadro generale per il modo in cui la tua organizzazione gestisce i dati è necessario se vuoi prepararti per il successo a lungo termine mentre raccogli il feedback dei clienti.

Dovresti presumere che il tuo pubblico sia già consapevole dei crescenti rischi per la privacy associati alla condivisione dei propri dati. Puoi creare fiducia nella tua organizzazione dimostrando di essere pronto a gestire le loro informazioni in modo sicuro.

Fornire una formazione approfondita

Nessuno di questi piani e politiche ti aiuterà a meno che tu non li abbia comunicati in modo efficace al tuo team.

Sviluppa e pianifica materiali ed eventi di formazione che aiuteranno ogni membro della tua organizzazione a comprendere il proprio ruolo nella sicurezza informatica, nella governance dei dati e nella protezione della privacy dei clienti.

Considera come monitorerai e adeguerai questi corsi di formazione per la massima efficacia. Ad esempio, prendi in considerazione l'utilizzo di uno dei migliori widget Notion per creare dashboard giornalieri e rapporti di formazione.

L'analisi delle risposte alle esercitazioni sopra menzionate può anche fornire preziose informazioni su quanto bene il tuo personale comprende e implementa queste politiche. Utilizzare queste informazioni per regolare la rotta, quando necessario.

Durante la formazione, assicurati che tutti i membri del team abbiano accesso a tutti gli strumenti necessari e che sappiano come utilizzarli in modo efficace.

I membri del personale fiduciosi e competenti dovrebbero essere preparati a ricevere feedback e rispondere in modo professionale e costruttivo dopo aver ricevuto una formazione adeguata.

Sii trasparente

Sviluppare ruoli e politiche per la sicurezza informatica e la governance dei dati non significa solo prepararsi al peggio. Investire tempo ed energia in queste attività può aiutarti a salvare la faccia e creare più fiducia sia con i potenziali clienti che con i clienti.

Quindi, una volta che il tuo piano è stato sviluppato, ottimizzato e testato, pubblicizzalo! Assicurati che sia disponibile sui siti Web interni ed esterni della tua azienda. Crea copie digitali e fisiche facili da leggere e pronte per la distribuzione.

Ad esempio, nell'esempio seguente, VShojo, un'agenzia di talenti di video blogger, ha rivisto alcuni dei suoi protocolli di sicurezza informatica dopo un'ondata di attacchi informatici.

Dopo aver finalizzato le modifiche, VShojo ha pubblicato un collegamento e le immagini delle sue nuove politiche su Twitter, complete di una grafica dedicata.

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Fare uno sforzo in più in questo modo può ispirare fiducia nel tuo marchio, anche dopo un incidente negativo.

Assicurati di includere anche le domande frequenti nella formazione del tuo personale in modo che i clienti che mettono in dubbio la tua capacità di proteggere i loro dati ricevano una risposta soddisfacente.

Se si verificano disavventure, assumiti la responsabilità e pianifica come reagire.

La tua disponibilità a comunicare con il tuo pubblico su questi problemi può migliorare la tua capacità di ottenere utili feedback dai clienti.

Suggerimenti aggiuntivi

Ecco alcuni suggerimenti bonus per aiutarti a proteggere le informazioni sui clienti durante la raccolta di feedback.

Offri l'anonimato

Un modo garantito per proteggere la privacy dei tuoi clienti è evitare di chiedere loro di identificarsi. Esaminare i metodi di raccolta dei dati che si stanno utilizzando o prendere in considerazione e identificare quelli che sarebbero ancora efficaci senza l'identificazione personale.

Recensioni, reclami e suggerimenti possono ancora offrire molte informazioni e valore se inviati in modo anonimo.

Raccogliere feedback in questo modo ha l'ulteriore vantaggio di far sentire alcuni intervistati più a loro agio nel condividere le loro opinioni oneste.

Aggiorna software

Molte delle funzionalità più importanti che supportano la tua strategia di protezione della privacy si basano su software che devono essere aggiornati regolarmente.

Questi aggiornamenti consentono ai dispositivi e ai programmi di funzionare senza problemi, di utilizzare le ultime funzionalità del programma e di rimanere compatibili con gli altri sistemi.

Sviluppare e comunicare un piano per chi manterrà gli aggiornamenti su quali sistemi. Comunica la frequenza con cui devono essere eseguiti questi aggiornamenti.

Molti di questi aggiornamenti verranno avviati automaticamente, ma avere alcuni membri del tuo staff che supervisionano questo è una buona pratica.

Comunicare le modifiche alle politiche

Man mano che le tue esigenze e circostanze evolvono nel tempo, potresti dover aggiornare alcune delle tue politiche sulla privacy e sulla sicurezza. Assicurati di comunicarlo ai tuoi clienti.

Assicurati di farlo in modo conforme alle normative locali e promuovendo un'immagine positiva per il tuo marchio.

Pensa al futuro

Prendere impegni come questi può aiutare gli imprenditori in ogni fase del loro viaggio.

Se tu e la tua azienda siete appena agli inizi, potete stabilire buone abitudini e iniziare a raccogliere i vantaggi di aver sviluppato misure sulla privacy dei clienti fin dall'inizio.

Gli imprenditori esperti possono basarsi sul successo passato o riparare i danni apportando miglioramenti in queste aree.

E se un giorno decidi di trovare acquirenti per la tua attività, la sicurezza dei dati avrà un impatto sulla sua valutazione, soprattutto se gestisci molte informazioni personali.

In altre parole, continua a guardare avanti e a perfezionare le tue misure sulla privacy.

Incartare

Il pericolo che può comportare una cattiva gestione della protezione della sicurezza e della privacy della tua azienda è evidente. Ma non dovresti lasciare che questo ti impedisca di cercare l'input del cliente di cui la tua organizzazione ha bisogno per crescere!

Le buone notizie?

Con il giusto framework in atto, puoi proteggere te stesso e i tuoi clienti ricevendo un flusso costante di feedback utili dai tuoi clienti.

Accidenti.

Per oggi è tutto, amici.

Al tuo successo.