Come scrivere un codice di condotta utile ai dipendenti

L'impostazione delle aspettative è importante in diverse aree della vita.

Ad esempio, quando affitti un nuovo appartamento con un coinquilino, probabilmente ti aspetterai che la porta d'ingresso rimanga sempre chiusa.

Nel mondo degli affari, stabilire le aspettative è particolarmente cruciale, in quanto ciò fornisce chiarezza a tutti i dipendenti e prepara l'azienda al successo. E il successo inizia con la stesura di un codice di condotta completo.

È comune per le aziende incorporare i propri valori fondamentali e la propria missione nel proprio codice di condotta. Il codice dovrebbe essere utilizzato come linee guida per stabilire una solida base per altre politiche aziendali. Questi dettagli sul comportamento e le interazioni dei dipendenti dovrebbero essere all'interno del manuale del dipendente di un'azienda.

Le aziende che scrivono il loro codice di condotta in genere si rivolgono a software di prevenzione delle molestie per fornire contenuti di apprendimento standard relativi a regole, principi e standard che i dipendenti dovrebbero rispettare.

Codice di condotta vs. codice etico

Un codice di condotta viene spesso confuso con un codice etico, ma i due sono diversi.

Il codice di condotta di un'azienda è un insieme di regole che guidano il comportamento. È una raccolta di principi e comportamenti che l'azienda ritiene abbiano un ruolo nel suo successo. In genere incorpora anche elementi della cultura aziendale .

Un codice etico è un insieme di principi che consente ai dipendenti di distinguere il bene dal male. In un certo senso, è più ampio di un codice di condotta e fornisce principi che influenzano la mentalità dei dipendenti e il processo decisionale.

Entrambi i componenti dovrebbero far parte del manuale del dipendente .

Perché scrivere un codice di condotta è importante

Indipendentemente dal fatto che la tua azienda abbia dieci dipendenti o 1.000, tutti i soggetti coinvolti, dall'amministratore delegato agli stagisti e persino il consiglio di amministrazione, traggono vantaggio dalla conoscenza dei dettagli di un codice di condotta. Quando la leadership mette per iscritto le proprie aspettative, crea un quadro in cui tutti sanno come fornire supporto.

Scrivendo un codice di condotta, un'azienda:

• Elabora i valori aziendali. Il codice di condotta dimostra i valori che un'azienda cerca di sostenere, evidenziando comportamenti accettabili e inaccettabili. Se si decide di condividere il codice pubblicamente, le persone interessate a candidarsi per ruoli aperti possono saperne di più sull'etica, i valori e la morale aziendale dei loro potenziali datori di lavoro prima del colloquio.
• Guida il comportamento sul posto di lavoro. Aspettative chiare semplificano la creazione di un ambiente di lavoro sano in cui tutti i dipendenti si comportino in modo professionale. Il codice di condotta dovrebbe orientare il comportamento allineando la condotta ai valori aziendali.
• Aderisce alle leggi applicabili . Poiché il codice di condotta si occupa di comportamenti inappropriati, come molestie e metodi di formazione per la prevenzione delle molestie , garantisce che i dipendenti agiscano nel rispetto della legge e che tutti si sentano al sicuro sul lavoro. Inoltre, il Sarbanes-Oxley Act del 2002 richiede alle società pubbliche di implementare codici di condotta.
• Migliora il morale dei dipendenti. I dipendenti che si trattano l'un l'altro allo stesso modo e con rispetto tendono a diventare membri migliori del team. Quando il codice di condotta rafforza questo comportamento, i dipendenti attuali hanno una spinta nel morale, che può aiutare a trattenere i migliori talenti.

Cosa includere in un codice di condotta

Le informazioni incluse in un codice di condotta descrivono in dettaglio le politiche di lavoro, i comportamenti accettabili e inaccettabili, le azioni e le conseguenze. È una guida a cui i dipendenti possono accedere durante l'onboarding e durante il loro mandato organizzativo.

Ogni azienda opera in modo diverso, quindi un codice di condotta non aderisce a un modello. Indipendentemente da ciò, le informazioni seguenti spiegano cosa può includere ciascuna sezione.

Valori aziendali, etica e responsabilità

Questa sezione del codice di condotta descrive in dettaglio tutti gli argomenti relativi ai valori che l'organizzazione sostiene e come intende metterli in pratica.

Le informazioni sui valori possono includere:

• Etica professionale.
• Diritti dei dipendenti.
• Diversità e inclusione .
• Responsabilità sociale .
• Responsabilità ambientale.
• Impegno e responsabilità.

Comportamento e azione dei dipendenti

Nella sezione relativa al comportamento e all'azione dei dipendenti del codice di condotta, la leadership dovrebbe esaminare ciò che ci si aspetta in merito a prestazioni e comportamento. Ciò può includere elementi come il modo in cui trattare i colleghi o specifiche su come svolgere il proprio ruolo in modo professionale. Può anche descrivere argomenti sul comportamento dei dipendenti.

Esempi di comportamenti e azioni all'interno di questa sezione sono:

• Onestà per quanto riguarda gli impegni di lavoro
• Standard di professionalità
• Uso dei social media relativo all'opportunità di essere su piattaforme come Facebook, Twitter o Instagram durante l'orario di lavoro
• Utilizzo dei beni aziendali: in genere regole che delineano un'auto aziendale, un telefono o un computer.
• Regole di comunicazione.
• Relazioni romantiche con altri dipendenti.
• Azioni disciplinari.

Politiche interne

La parte delle politiche interne del codice di condotta copre le operazioni commerciali quotidiane. Questa sezione ha lo scopo di fornire ai dipendenti le informazioni necessarie per le domande che si presentano più di altre, come ad esempio quanto tempo libero ricevono o cosa fare durante un'emergenza meteorologica.

Alcune pratiche interne che questa sezione dovrebbe dettagliare sono:

• Il codice di abbigliamento aziendale.
• Ferie annuali, permessi retribuiti e ferie.
• Politica del tempo inclemente.
• Il processo di onboarding .
• Presenza, ritardo e puntualità.
• Uso di telefoni cellulari personali durante l'orario di lavoro.
• La catena di comando.
• Conformità legale e delle risorse umane .

Esempio di codice di abbigliamento: il codice di abbigliamento di [Company Name] è rilassato o casual da lavoro. I dipendenti possono indossare jeans, magliette, felpe e leggings. È appropriato anche un abbigliamento formale da lavoro, come camicie eleganti, pantaloni e blazer. Evita gli indumenti che presentano parolacce, strappi, buchi, affermazioni grossolane e sostanze illegali.

Se un cliente, un cliente o un investitore sta visitando l'ufficio, [Nome dell'azienda] fornirà un avviso anticipato appropriato laddove potrebbe essere necessario un cambio di codice di abbigliamento. Questi casi possono richiedere abiti formali, gonne, pantaloni, cachi, camicie button-down, camicette e scarpe chiuse.

Politiche esterne

D'altra parte, un codice di condotta dovrebbe avere anche politiche esterne. Questa sezione descrive in dettaglio come dovrebbero comportarsi i dipendenti quando hanno a che fare con parti esterne, come clienti, committenti o parti interessate esterne.

Questa sezione chiarisce le informazioni relative a:

• Conflitto d'interesse.
• Riservatezza.
• Riservatezza.
• Politiche di proprietà intellettuale.
• Requisiti relativi alla comunicazione con il cliente.

Cattiva condotta

Infine, è necessaria una sezione che dettaglia il comportamento qualificabile come cattiva condotta. Tecnicamente, nelle sezioni precedenti può verificarsi una cattiva condotta, ma qui devi nominare esplicitamente un comportamento inappropriato.

Questa parte deve includere le norme relative a:

• Discriminazione.
• Molestie sessuali.
• Abuso o aggressione.
• Intossicazione.
• Bullismo .
• Plagio.
• Segnalazione di cattiva condotta.

Come gestire una violazione del codice di condotta

Sapere come gestire una violazione di un codice di condotta è difficile. Se un dipendente non rispetta gli standard professionali delineati nel codice di condotta, potrebbe essere necessario intraprendere azioni appropriate.

In definitiva, il modo in cui viene gestita questa violazione dipende da quale elemento del codice di condotta è stato violato. Ad esempio, i procedimenti disciplinari per chi utilizza i social media durante l'orario di lavoro e per chi si presenta al lavoro sotto l'effetto di droghe non saranno gli stessi.

Detto questo, è saggio delineare nel codice di condotta che potrebbe essere necessaria un'azione disciplinare, incluso il licenziamento, per violazione di un codice di condotta.

Suggerimenti per scrivere un codice di condotta

Quando si scrive una politica del codice di condotta, i team delle risorse umane dovrebbero ricordare questi sei suggerimenti per assicurarsi che sia il più completo e chiaro possibile.

• Considera il tuo settore. Ad esempio, un codice di condotta differirà per le aziende con dipendenti in una scuola rispetto a quelli in una fabbrica.
• Evita il gergo legale. Il codice di condotta dovrebbe essere scritto utilizzando un linguaggio chiaro e comprensibile a chiunque. Il gergo legale può essere poco chiaro a seconda di chi lo sta leggendo.
• Rendilo accessibile. Una volta completato, il codice deve essere memorizzato all'interno di un sistema informativo delle risorse umane (HRIS) in modo che i dipendenti possano accedervi in ​​qualsiasi momento.
• Coinvolgi l'intero team delle risorse umane. Tutti all'interno del dipartimento delle risorse umane dovrebbero essere inclusi nella creazione del codice di condotta. L'intero team dovrebbe approvare i dettagli chiave per garantire che nulla cada nelle fessure.
• Includi un buy-in da parte della dirigenza senior. Prendi in considerazione l'idea di iniziare il codice di condotta con una nota o un messaggio del CEO, che mostri il supporto della dirigenza senior in merito ai dettagli enunciati nelle pagine seguenti.
• Assicurati che sia completo e pieno di esempi. Il codice di condotta dovrebbe contenere esempi chiari che i dipendenti possono sperimentare e una sezione FAQ che risponda a domande importanti.

Esempi di codice di condotta

A volte è meglio imparare dagli esempi. Di seguito sono riportati alcuni codici di condotta scritti da marchi noti e affidabili.

• Coca-Cola : il marchio di bevande analcoliche rende semplice per i dipendenti trovare risposte esattamente a ciò che stanno cercando con un indice chiaro. Da lì, i membri del team possono cercare dettagli riguardanti il ​​marchio, proteggere le risorse, evitare conflitti di interesse e lavorare in squadra.
• Google : Da cose che ti aspetti, come integrità, principi e dettagli sulla discriminazione, a cose che potresti non fare, come la politica sui cani, il codice di condotta di Google è informativo e diretto in quanto delinea i dettagli chiave che i dipendenti dovrebbero conoscere.
• IBM : Il loro codice di condotta è incentrato sulla fiducia e i dipendenti vedono che questo è il tema comune in tutto questo documento. IBM dà il via alle cose con un sommario di facile lettura, un messaggio del CEO e poi si tuffa direttamente nelle loro linee guida.
• Apple : Questo codice di condotta inizia con "Il modo in cui facciamo affari", che dà subito il tono ai dettagli chiave sui comportamenti sul posto di lavoro, la protezione del marchio, la responsabilità individuale e l'integrità aziendale.
• Mastercard : È facile capire subito che il codice di condotta di Mastercard mette a fuoco il marchio, il tema ei colori. Inizia con un messaggio dell'amministratore delegato e prosegue con una nota del consiglio di amministrazione. Offre anche un sommario in modo che i dipendenti possano saltare avanti alle risposte che stanno cercando.

È bello avere standard elevati

Soprattutto quando si tratta del codice di condotta sostenuto dalla tua azienda. Dai dettagli sull'etica aziendale e l'utilizzo dei social media al codice di abbigliamento e alle molestie, fornire queste informazioni ai dipendenti garantisce un ambiente di lavoro sicuro e produttivo.

Scopri di più su cosa può fare la tua azienda per evitare un ambiente di lavoro ostile .