Consentire l'eccellenza: migrazione di HCI a HubSpot

La migrazione da un sistema all'altro può essere un compito arduo per qualsiasi azienda, ma può anche offrire opportunità di crescita e maggiore efficienza. Di recente, il nostro team ha avuto l'opportunità di lavorare con HCI, una società di gestione ambientale che cerca di passare da Quickbase a HubSpot. Nel processo, abbiamo implementato e riprogettato la loro complessa struttura di dati e processi, oltre a formare il loro team sugli strumenti HubSpot.

L'azienda e la sfida

HCI ha utilizzato Quickbase come database principale per diversi anni. Sebbene Quickbase avesse risposto bene alle loro esigenze, cercava di semplificare i processi con l'automazione e migliorare le capacità di reporting. Dopo aver interagito con Kuno Creative e aver appreso delle funzionalità di HubSpot, hanno deciso che il passaggio a HubSpot era la decisione giusta. A parte le normali sfide della migrazione dei dati a un nuovo sistema e della facilitazione di tutti i processi che ne derivano, HCI disponeva anche di un team a suo agio con i propri processi quotidiani e che avrebbe avuto bisogno di supporto durante il processo per garantire l'adozione e un livello di comfort sufficiente attraverso la gestione del cambiamento.

Informazioni sui processi di HCI

Kuno ha trascorso la maggior parte delle prime settimane a conoscere l'attività, i processi e le sfide uniche di HCI. Questo ci ha permesso di sviluppare la loro istanza HubSpot in un modo che avesse senso per loro, pur rimanendo adottabile e accessibile. Era anche importante non ripetere gli errori commessi nel CRM precedente: dopotutto, HCI si stava muovendo per un motivo e HubSpot ha fornito un'opportunità unica per ripristinare i processi difettosi e crearne di funzionanti in una soluzione CRM più personalizzata.

È stato inoltre fondamentale allinearsi alle tempistiche, alle pietre miliari e alla sequenza degli eventi. Ciò ha dato al team di HCI la fiducia necessaria per continuare a lavorare nel loro attuale CRM attraverso un piano di progetto comunicato in modo efficace che copre cinque mesi.

La nostra soluzione

Creazione di un oggetto personalizzato in HubSpot

Uno dei primi elementi affrontati nella migrazione è stata la mappatura di un oggetto personalizzato per la "pianificazione dei processi". Per fare ciò, il team di Kuno ha utilizzato Lucidchart per creare ERD ed elaborare documentazione e diagrammi di flusso, aiutando il team HCI a visualizzare i propri dati nel nuovo ambiente. Ciò ha anche fornito l'opportunità di dimostrare le capacità di HubSpot per quanto riguarda la sua funzionalità e personalizzazione CRM, qualcosa con cui hanno lottato in Quickbase. Abbiamo lavorato a stretto contatto con i partner HCI per garantire che il nuovo oggetto personalizzato soddisfi le loro esigenze e fornisca report sufficienti.

Migrazione dei dati da Quickbase a HubSpot

Una volta creato e convalidato l'oggetto personalizzato, il passaggio successivo è stato la migrazione dei dati in HubSpot. Questo è stato un processo complesso che ha richiesto un'attenta pianificazione ed esecuzione. Il nostro piano includeva la mappatura dei dati da Quickbase, l'allineamento degli oggetti, il test del processo di migrazione e l'implementazione di controlli di convalida dei dati per garantire l'accuratezza in HubSpot.

Per facilitare la migrazione, abbiamo sviluppato un'integrazione personalizzata unidirezionale da Quickbase a HubSpot. Ciò ha collegato tutti gli aspetti dei database: attività, contatti, aziende, opportunità e, altrettanto importante, le associazioni tra queste entità. Questo ci ha consentito di spostare in blocco grandi set di dati tra oggetti personalizzati e standard, rendendo la migrazione iniziale un processo agevole e, soprattutto, facilitando migrazioni delta senza soluzione di continuità. Disporre di dati per scopi di formazione e configurazione era importante, ma disporre di tutti i dati dei "sistemi intermedi" era particolarmente importante per il comfort di HCI in HubSpot al momento del lancio.

Formare il Team su HubSpot

Con la corretta migrazione dei dati su HubSpot, il passaggio successivo è stato addestrare HCI sull'utilizzo della nuova piattaforma. Abbiamo sviluppato un piano di formazione personalizzato che includeva sessioni di formazione sia di persona che virtuali, coprendo tutto, dalla navigazione di base alle funzionalità di reporting più avanzate.

Adozione

La formazione è solo una componente dell'adozione, ma l'adozione di successo va oltre: significa garantire che il team del cliente sia completamente attrezzato per avere successo e prosperare nel nuovo ambiente.

• Abbiamo iniziato con le basi, lavorando intenzionalmente verso funzioni più complesse come consentito dai dati
• Abbiamo concordato in anticipo le date di passaggio per garantire che tutti fossero a proprio agio e che non ci fossero sorprese
• Il team di Kuno si è reso disponibile per ulteriori moduli di formazione e chiamate di supporto nelle settimane successive al lancio di HubSpot per garantire adozione e comfort

Gestione del cambiamento nel progetto

La gestione del cambiamento è stata una componente fondamentale di questo progetto. Abbiamo riconosciuto che la migrazione da Quickbase a HubSpot avrebbe richiesto un cambiamento significativo nel modo in cui lavorava il team di HCI. Per aiutare a gestire questo cambiamento, abbiamo lavorato a stretto contatto con loro per sviluppare un piano di comunicazione che includesse aggiornamenti regolari sull'avanzamento del progetto, sessioni di formazione e supporto continuo.

Abbiamo anche fornito risorse, come guide per l'utente e cheat sheet, per aiutare HCI a navigare nel nuovo sistema. Infine, abbiamo condotto una revisione post-implementazione per raccogliere feedback dal team del cliente e identificare eventuali aree di miglioramento.

I risultati

Siamo stati in grado di migrare con successo HCI a HubSpot, formare il loro team sul nuovo sistema e fornire supporto continuo per garantire un'adozione duratura. La gestione del cambiamento è stata una componente fondamentale del progetto e li abbiamo aiutati sviluppando un piano di comunicazione chiaro e fornendo risorse e supporto intenzionali. Il risultato è stato un successo assoluto: il nostro cliente ora gode di un processo più snello e di una maggiore efficienza grazie a HubSpot.

L'impatto

L'automazione da sola fa risparmiare all'HCI circa 6,5 ​​ore al giorno che possono essere destinate alla vendita piuttosto che al lavoro amministrativo, con un impatto positivo sui ricavi. Attraverso una formazione approfondita e una comunicazione continua, il team HCI opera con facilità nella nuova piattaforma, godendo di generazione e rotazione automatizzate dei lead, maggiore visibilità sia sul processo di vendita che sui passaggi di consegne e report più chiari, il tutto consentendo a HCI di crescere e ridimensionarsi con una piattaforma che può crescere e scalare con loro.

Il nostro team di professionisti HubSpot ha eseguito con successo innumerevoli migrazioni HubSpot, potenziando le organizzazioni in tutto lo spettro, consentendo loro di raggiungere e superare gli obiettivi aziendali con facilità. Contattaci e insieme, vediamo come possiamo abilitare l'eccellenza per il tuo team.