Miglioramento dei processi aziendali (BPI): cos'è e come funziona

Per stare al passo con gli scenari in evoluzione, il miglioramento dei processi aziendali (BPI) è essenziale per ogni organizzazione.

Ogni azienda ha a che fare con centinaia di processi aziendali. Nessun imprenditore può definire questi processi infallibili al 100%, poiché ci sono sempre alcuni colli di bottiglia che gli costano tempo e denaro.

L'ottimizzazione o il miglioramento di questi processi aziendali può aiutare a eliminare eventuali problemi che causano inconvenienti al team o ai clienti. Diamo un'occhiata a come funziona il miglioramento dei processi aziendali e come aiuta la tua azienda a prosperare.

Cos'è il miglioramento dei processi aziendali?

I processi aziendali sono le attività che svolgi per gestire la tua attività. Devi migliorare questi processi per rimanere forte in questo mondo competitivo. Pertanto, il miglioramento dei processi aziendali significa ottimizzare continuamente i processi aziendali per una maggiore produttività ed efficacia.

I processi aziendali di un'impresa comprendono tre tipi di attività:

• Compito operativo: le attività ripetitive che le aziende devono svolgere ogni giorno, come produzione, logistica e reportistica.
• Compiti manageriali: questi compiti includono il budget, l'amministrazione e lo sviluppo delle risorse umane.
• Compiti di supporto: i restanti compiti rientrano in questa categoria, come supporto tecnico, reclutamento, contabilità, ecc.

Tutti i compiti appartenenti a queste categorie devono essere sottoposti a valutazione e correzione regolari per evitare inefficienze. Attraverso BPI, le aziende possono continuamente apportare modifiche positive a queste operazioni in base al contributo degli stakeholder interni ed esterni.

Questi miglioramenti introducono nuovi modi di fare le cose o rimuovono i difetti dai processi attuali. In entrambi i casi, l'obiettivo è quello di snellire il processo.

Importanza del miglioramento dei processi aziendali

Indipendentemente dal settore a cui appartiene la tua organizzazione, devi adattarti ai cambiamenti per sopravvivere alla concorrenza. Il miglioramento dei processi aziendali consente di apportare tale modifica.

Durante questo processo, le aziende possono determinare le aree che necessitano di miglioramento e individuare eventuali inefficienze che devono essere rimosse. Aiuta le organizzazioni a comprendere il sistema e ad evolversi secondo gli attuali standard del settore.

Inoltre, offre una nuova prospettiva sul processo aziendale per migliorare la produttività, la qualità, il rapporto con i clienti e lo sviluppo delle competenze.

Come funziona il miglioramento dei processi aziendali?

#1. Seleziona un processo

Innanzitutto, è necessario determinare le aree o i processi che necessitano di miglioramenti. Mentre in un'azienda si svolgono numerosi processi aziendali, è possibile dare la priorità ai processi ripetitivi per il miglioramento.

#2. Problemi relativi al processo di mappatura

Concentrati sul processo scelto per identificare i problemi che devono essere eliminati. Mappare significa visualizzare l'intera operazione e scoprire i colli di bottiglia.

#3. Analizzare i processi aziendali

Ora, devi analizzare i punti deboli per trovare i problemi che possono essere migliorati. È possibile porre le relative domande alle persone responsabili per ottenere le risposte.

#4. Ridisegnare il Processo

In questa fase, è necessario riprogettare il processo per renderlo migliore. Usa la metodologia più adatta per eliminare i problemi identificati e rendere i tuoi processi più efficienti.

#5. Acquisisci risorse

Per qualsiasi tipo di miglioramento del processo aziendale, le aziende devono garantire le risorse necessarie. Potrebbe essere ottenere nuovo software, hardware o manodopera. Per tutti questi, ottenere l'approvazione dalla direzione.

#6. Prova il nuovo processo

Prima di applicare il sistema BPI nella tua organizzazione, il test è un processo obbligatorio. Controlla ogni passaggio del flusso di lavoro in modo da non perdere nulla di critico. Se hai bisogno di modifiche, questo è il passaggio per farlo.

#7. Implementa il metodo

Dopo il successo dei test e l'approvazione della direzione, è il momento di implementare la metodologia per il miglioramento dei processi aziendali. Puoi iniziare su piccola scala ed estendere l'ambito per ottenere risultati migliori.

#8. Rivedi e perfeziona

Il tuo lavoro non termina con la fase di implementazione. Devi monitorare costantemente se i nuovi metodi migliorano o meno il tuo processo. A volte potrebbe essere necessario un perfezionamento e devi implementarlo di conseguenza.

Metodi di miglioramento dei processi aziendali

A seconda del processo aziendale e del settore, è possibile scegliere le seguenti metodologie per BPI.

#1. Metodologia Agile

Questa metodologia libera un progetto dall'avere una scadenza rigorosa e ti consente di incorporare più iterazioni. Sulla base del feedback del team e del cliente, Agile consente di risolvere i problemi evidenziati. Migliora anche la comunicazione e la collaborazione tra tutte le parti.

#2. Produzione snella

L'obiettivo di questa metodologia è eliminare gli sprechi e quindi ridurre i costi. Oltre all'industria manifatturiera, anche altri possono implementare i suoi principi fondamentali. Qui, i team devono comprendere la percezione dell'acquirente per eliminare sprechi e ridondanza.

#3. Sei Sigma

Questo approccio popolare può ridurre la variabilità e gli errori sfruttando dati e statistiche massimizzando al contempo il valore. Six Sigma prevede l'utilizzo di DMAIC e DMADV per ottenere un processo semplificato e un aumento del ROI.

#4. Gestione totale della qualità (TQM)

Le aziende che utilizzano questa metodologia devono coinvolgere l'intero team per migliorare la soddisfazione del cliente. Offre ai dipendenti un ambiente e una cultura del lavoro in cui le esperienze sono apprezzate e sono incoraggiati ad avere un obiettivo aziendale condiviso.

#5. Teoria dei Vincoli

La metodologia della Teoria dei Vincoli è comunemente usata ogni volta che c'è bisogno di un miglioramento istantaneo. Può determinare i colli di bottiglia del processo e migliorarli finché non vengono eliminati.

#6. Kaizen

Questa metodologia di miglioramento dei processi aziendali si concentra su pratiche snelle e agili. Modifica leggermente il tuo lavoro e la cultura aziendale per migliorare la qualità e la produttività dei processi.

#7. Kanban

Kanban è una tecnica di flusso di lavoro visivo che consente di identificare i problemi ed eliminare i colli di bottiglia. Di conseguenza, puoi aumentare l'efficienza e monitorare lo stato di avanzamento della tua iniziativa.

#8. Appena in tempo

Questo metodo è ideale per le aziende manifatturiere che desiderano ridurre al minimo i costi di inventario producendo beni in base alla domanda. Nella maggior parte dei casi, viene utilizzato con la metodologia Kanban per previsioni accurate ed evitare sovraccapacità di lavoro.

#9. Mappatura dei processi

Le aziende possono tracciare un piano di miglioramento del processo utilizzando questa tecnica di visualizzazione del flusso di lavoro. Puoi anche usarlo per sviluppare mappe per ruoli o obiettivi aziendali specifici.

#10. PDCA

Questo modello sta per pianificare, fare, controllare e agire. Facendo parte della metodologia Kaizen, aiuta le organizzazioni a individuare i processi inefficienti.

Vantaggi del miglioramento dei processi aziendali

Agilità aziendale

Attraverso il miglioramento dei processi aziendali, le aziende possono diventare più capaci di affrontare le esigenze in continua evoluzione dei clienti. Possono rispondere rapidamente alle richieste e perfezionare i progetti di conseguenza.

Migliore visibilità nei processi

Per implementare il BPI, le aziende devono visualizzare l'intero flusso di lavoro. Consente loro di monitorare i processi aziendali e misurare l'efficacia di ogni fase.

Conveniente

L'obiettivo del miglioramento dei processi aziendali è rimuovere i colli di bottiglia e le inefficienze. Poiché ti consente di identificare ed eliminare le spese non necessarie, la spesa complessiva si ridurrà automaticamente.

Più produttività

Per rendere efficienti i tuoi processi, BPI rimuove tutte le attività ripetitive e non necessarie dal flusso di lavoro. Di conseguenza, la produttività dei dipendenti aumenta molteplici.

Conformità e sicurezza

Implementare il miglioramento dei processi aziendali significa disporre di un ambiente di lavoro adeguatamente regolamentato e gestito. Pertanto, queste aziende possono essere conformi alle normative e alle necessarie misure di sicurezza in atto.

Soddisfazione dei clienti e dei dipendenti

Qualsiasi processo improvvisato aggiungerà valore ai clienti. Con clienti soddisfatti, puoi avere un'attività fiorente. Inoltre, rende il tuo team efficiente e produttivo eliminando le attività non necessarie.

Sfide del miglioramento dei processi aziendali

#1. Resistenze da parte dei dipendenti

La più grande sfida che deve affrontare BPI è la resistenza dei dipendenti. La maggior parte delle persone è contraria a qualsiasi cambiamento e ama continuare a lavorare in modo tradizionale. Pertanto, le aziende devono far comprendere ai dipendenti i vantaggi di questo miglioramento. Altrimenti, l'iniziativa si trasformerà in un fallimento totale.

#2. Incapacità di fissare obiettivi

Durante questo processo, la leadership dovrebbe avere obiettivi chiari e specifici. Senza obiettivi chiari, non saranno in grado di ottenere un quadro completo della direzione dell'azienda. Mentre gli obiettivi ti permetteranno di sapere dove mettere il tuo tempo e le tue risorse, la loro mancanza causerà difficoltà nel migliorare i processi aziendali.

#3. Regolazione del tempo️

Per far funzionare le cose, devi dargli un po' di tempo. Molte aziende pensano che il miglioramento dei processi sia impossibile a causa delle loro attività quotidiane. Tuttavia, è spesso possibile semplificare i flussi di lavoro e assegnare una persona per implementare questo processo. Tuttavia, le aziende possono persino assumere un appaltatore o un libero professionista per analizzare il processo.

#4. Presentazione di nuove tecnologie

La maggior parte dei miglioramenti dei processi aziendali richiede l'addio alle applicazioni legacy e l'adozione di nuove tecnologie. La maggior parte delle aziende ritiene che questo sia molto impegnativo. Oltre ad essere costoso, devi anche far familiarizzare i tuoi dipendenti con le tecnologie innovative.

Risorse di apprendimento

Fondamenti del miglioramento dei processi aziendali: Udemy

Questo corso sui fondamenti del miglioramento dei processi aziendali ti insegna la struttura e i passaggi necessari per BPI. In questo corso sono inclusi anche l'allineamento dei processi aziendali con gli obiettivi e la ricerca di soluzioni pratiche di miglioramento.

Puoi anche imparare a utilizzare diversi strumenti per creare nuovi processi e tecniche aziendali per misurare i tuoi obiettivi da questa risorsa.

Miglioramento efficace dei processi aziendali: Udemy

Questo corso sul miglioramento dei processi aziendali efficaci ti insegna l'impatto del miglioramento dei processi aziendali in modo da poter riprogettare i tuoi processi organizzativi.

In questo corso vengono insegnati lo sviluppo del modello BPI, la sua implementazione nel progetto e la misurazione dei progressi. Include 2,5 ore di video on demand e un certificato al termine del corso.

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Parole finali

Senza il miglioramento dei processi aziendali, è impossibile rimanere competitivi. Ti consente di scoprire i tuoi punti deboli e le tue inefficienze in modo da poter implementare nuovi metodi per migliorarli.

Qui, abbiamo discusso di come il mondo del miglioramento dei processi aziendali insieme ad alcuni corsi e libri utili per apprenderlo. Una volta acquisite conoscenze sufficienti, inizia ad apportare i miglioramenti necessari per portare la tua attività al livello successivo.

Puoi anche conoscere il software di gestione dei processi aziendali.