Cos'è una lettera commerciale? Come comunicare in modo professionale

La comunicazione aziendale non è la stessa della comunicazione normale.

La giornata media in un ambiente aziendale prevede la comunicazione tramite telefono, videochiamate o lettere commerciali. La comunicazione sul posto di lavoro è formale e professionale, o almeno così dovrebbe essere. Anche in una cultura rilassata, dovresti creare e registrare la corrispondenza scritta con un software per la creazione di documenti .

Le lettere commerciali sono spesso private e confidenziali e la loro natura varia a seconda dello stakeholder a cui le stai inviando. L'argomento dovrebbe essere preciso e orientato allo scopo, incoraggiando un'attenzione immediata.

Per ogni invito a relatore, testimonianza, pagamento del fornitore o follow-up del cliente, puoi scrivere una lettera commerciale.

Per redigere una lettera commerciale ideale, devi prestare particolare attenzione al destinatario. Quando scrivi a un investitore, il tuo linguaggio dovrebbe essere persuasivo e chiaro. Se stai inviando un'e-mail a un cliente che ha appena effettuato l'onboarding, elenca la sequenza temporale dell'implementazione del prodotto. Inoltre, assicurati di utilizzare la carta intestata ufficiale dell'organizzazione durante l'invio della lettera.

Alcuni esempi di lettere commerciali di cui parleremo sono le e-mail del reclutatore, le lettere di ringraziamento, le lettere di raccomandazione, le lettere di apprezzamento e le lettere di onboarding dei clienti.

Indipendentemente dal caso d'uso, una lettera commerciale dovrebbe suonare nitida, guidata dall'azione e professionale. Affina le tue capacità di scrittura e preparati a ciò che ti aspetta.

Formato di lettera commerciale di facile comprensione

Innanzitutto, parliamo di come formattare una lettera commerciale. Le specifiche di ciascuna lettera avranno un aspetto diverso, ma se devi inviare una lettera commerciale generica, devi seguire una rappresentazione strutturale.

1. Intestazione: come ogni lettera, dovresti avere un'intestazione con l'indirizzo e la data.

2. Saluto : Successivamente, dovresti scrivere il saluto. Menziona il nome. e-mail, designazione e indirizzo del mittente e del destinatario della lettera. Il formato standard è il nome del destinatario seguito dal titolo, dall'azienda e dall'indirizzo.

2. Poi arriva la riga dell'oggetto . Riassumi il motivo della lettera commerciale in una riga prima di passare alla sezione successiva.

Poi arriva il corpo della lettera. Dovrai fare riferimento al destinatario per nome. Se non conosci il loro nome, puoi indirizzare la lettera a "A chi di competenza".

Una volta che hai finito di scrivere la tua (molto importante) lettera commerciale, firmerai con una firma educata.

Mettiamo tutto insieme per creare un modello di lettera commerciale approssimativo che puoi utilizzare per valutare il successo e il miglioramento del progetto.

Best practice per le lettere commerciali

Mentre entri nel solco della scrittura di lettere, ricorda che la lettera commerciale non è un invito a una festa di compleanno. O una cena barbecue annuale con i membri del tuo team. Devi saltare i convenevoli e andare dritto al punto.

Un modo per assicurarti che il tuo messaggio venga ricevuto come previsto è attenersi alle seguenti best practice, indipendentemente dallo scopo unico della lettera.

• Correggi: assicurati di ripassare la tua lettera due o tre volte, controllando la grammatica e gli errori di ortografia. Questo ti assicurerà di sembrare più astuto nelle tue comunicazioni.
• Modifiche tra pari : se hai un amico, un collega o un mentore che conosci sarebbe disposto a modificare il documento per te, non aver paura di chiedere. Avere una mente fresca che esamina la lettera coglierà gli errori che il tuo cervello ha sorvolato.
• Formato del file: assicurati che la tua lettera sia allineata con il formato del file richiesto. Ad esempio, invia lettere di accompagnamento come PDF, ma invia lettere di vendita in base alle preferenze della tua azienda.
• Controlla l'ortografia del nome: so di aver già menzionato la correzione di bozze, ma controllare che tu abbia scritto correttamente i nomi dovrebbe essere un passaggio. Ciò è particolarmente vero per le lettere di accompagnamento e le lettere di intenti. È un segno di rispetto ottenere il nome giusto di un individuo o di un'organizzazione.
• Lunghezza della lettera: controlla la lunghezza della parola della tua lettera commerciale. Salta il gergo fiorito o l'introduzione e, se possibile, elenca il contenuto in punti elenco. Analizza le tue preoccupazioni, una per una, con tono chiaro. Non confondere il destinatario con un emailer di massa.
• Tono giusto: evita il sarcasmo mentre scrivi la lettera. Assicurati in nessun momento che il tuo destinatario si senta come se fosse obbligato o ordinato a completare un determinato compito. Sii intuitivo, empatico e gentile, poiché questi sono i capisaldi di un buon professionista.

Non possiamo mettere il dito su nessun tipo di lettera commerciale che abbia importanza. Una lettera commerciale non può avere lo stesso contenuto di un'altra. Quindi, seguire una bozza approssimativa e modificarla ogni volta potrebbe essere una negligenza.

Tipi di lettere commerciali

Le lettere commerciali sono suddivise in base allo scopo. Non tutte le comunicazioni mirano a inviare lo stesso messaggio. Alcune lettere mettono fine al tuo tempo in un'azienda; altri ti fanno notare da un nuovo responsabile delle assunzioni. Alcuni sono una sintesi del tuo mandato come dipendente; altri sono sondaggi per valutare la tua soddisfazione rispetto al tuo attuale spazio di lavoro.

Di seguito è riportato un elenco di diversi formati di lettere commerciali, insieme a esempi di lettere commerciali che ti aiuterebbero a digerire meglio il significato.

Per mantenere un rapporto professionale all'interno del posto di lavoro, familiarizza con i seguenti tipi di lettere e quando usarli.

1. Inviare un'e-mail al reclutatore

Quando entri nella palude del mondo aziendale, cerca modi per salvaguardare te stesso. Ogni persona in cerca di lavoro compila domande e dettagli personali e invia un curriculum. Questo non cattura l'occhio allenato. Come puoi impedirti di cadere in questo fossato di ridondanza? Inviando un'e-mail al selezionatore.

Attualmente stiamo assistendo alla fase più competitiva del secolo. Per ogni posto vacante, i candidati si mettono in fila a centinaia e persino a migliaia. La descrizione del lavoro per un ruolo di livello base include aspettative irrealistiche come "MBA di alto livello", "cinque anni di esperienza" e quant'altro. I candidati umili non hanno un posto dove andare se non conoscono la storia degli accademici. Un'e-mail ben scritta a un potenziale reclutatore può tirarti fuori da questa routine e far brillare la tua candidatura.

2. Lettera di accompagnamento

Una lettera di accompagnamento è una lettera che invii a un'azienda quando desideri essere preso in considerazione per un'opportunità di lavoro. Copre ulteriori aspetti del percorso professionale che hai percorso fino ad ora, oltre a quanto menzionato nel tuo curriculum. Puoi andare sul personale e toccare alcune stranezze per attirare i tuoi reclutatori con la tua mente. Le lettere di accompagnamento vengono generalmente inviate insieme alla domanda di lavoro e al curriculum.

Le lettere di accompagnamento mirano ad assumerti per quello che sei. Si tratta di informazioni che in genere non sarebbero in grado di ricavare dagli altri materiali professionali.

Per ulteriori informazioni su come scrivere lettere di accompagnamento, leggi tutto ciò che devi sapere sulle lettere di accompagnamento.

Dovresti scrivere una lettera di accompagnamento ogni volta che stai cercando di essere assunto per un lavoro nel mondo aziendale. Molte domande di lavoro diranno che una lettera di accompagnamento è facoltativa. Tuttavia, ti incoraggio a scriverne uno comunque.

3. Lettera di ringraziamento

Una lettera di ringraziamento è un segno di apprezzamento nei confronti del destinatario per qualsiasi aiuto o tempo che ti ha fornito. Puoi scrivere una lettera di ringraziamento a un potenziale intervistatore, manager o collega che ti ha aiutato a superare le sfide e ad emergere fiducioso. In genere, le lettere di ringraziamento professionali vengono scritte ai responsabili delle assunzioni o agli intervistatori da un candidato che è stato intervistato e considerato per un lavoro.

Le lettere di ringraziamento sono un modo per segnalare gratitudine alla tua potenziale nuova organizzazione, oltre a mostrare ai manager che non hai paura di prendere l'iniziativa.

Esempio di una lettera commerciale di ringraziamento dopo aver ottenuto una promozione

Rispettato [Sig.] o [Sig.ra] [Nome Manager]

Oggetto: Esprimo i miei più sinceri ringraziamenti per avermi promosso a [nuova posizione]

Desidero esprimervi la mia sincera gratitudine per avermi promosso all'ambito ruolo di [nome della nuova posizione]. Questa notizia è arrivata oggi come una sorpresa e mi ha lasciato in uno stato di stupore. Per ogni dipendente, non c'è regalo più grande dell'essere compreso, valutato e apprezzato per il proprio lavoro. Desidero darti il ​​​​merito credito per aver creduto in me, avermi fatto da mentore e incoraggiato a fare quel salto di fede.

Mentre mi preparo per la nuova posizione di [Nome della posizione], prometto di sostenere le virtù dell'integrità, dello sforzo di squadra e del miglioramento costante. Sono fortunato ad aver imparato così tanto e ad essere arrivato così lontano nel viaggio. Spero di puntare a vette ancora più grandi e stabilire nuovi standard di eccellenza.

Grazie ancora!

Migliore,

[Il tuo nome]

Dovresti scrivere una lettera di ringraziamento professionale per una serie di motivi, ma in questo scenario ci riferiamo alle lettere come un'ode al datore di lavoro. Per gli intervistati, dovrebbero ringraziare il datore di lavoro prima di organizzare un colloquio video personale.

4. Lettera di dimissioni

  Una lettera di dimissioni informa formalmente il tuo attuale datore di lavoro che non lavorerai più lì dopo un breve periodo di tempo. In casi più estremi o urgenti, una lettera di dimissioni informa il tuo datore di lavoro che ti dimetterai, con effetto immediato.

Nella maggior parte degli scenari, i dipendenti consegneranno questa lettera con un preavviso di due o tre settimane. Ciò significa che hai informato il tuo datore di lavoro che te ne andrai ma continuerai a lavorare per un periodo di tempo predeterminato per aiutare con la transizione dall'assunzione di un sostituto o dalla perdita del tutto di un dipendente.  

Per richiedere il tuo accordo completo e definitivo (FnF) dal tuo ex datore di lavoro, utilizza la seguente bozza:

Dovresti scrivere una lettera di dimissioni quando sei pronto a lasciare il tuo lavoro. La quantità di preavviso che dai dipenderà interamente dalla tua situazione. Tuttavia, non consegnare una lettera di dimissioni a meno che tu non sia pronto a dimetterti entro le prossime due o tre settimane.

5. Lettera di referenze

Una lettera di referenze è scritta da un collegamento professionale o personale che garantisce le capacità e l'esperienza di un candidato nella speranza di aiutarlo a ottenere una nuova offerta di lavoro. Le lettere di referenza sono spesso scritte da ex manager o altri dirigenti o insegnanti, professori e mentori. Le lettere di referenze a volte, ma non spesso, saranno scritte da amici o vicini.

Indipendentemente da chi li scrive, dovrebbero essere racconti positivi dell'esperienza di un professionista che lavora con o supervisiona il candidato. Dovrebbero menzionare aneddoti specifici e descrivere aspetti del carattere del candidato. Una lettera di referenze è anche nota come "lettera di raccomandazione".

Dovresti scrivere una lettera di referenze se ti è stato chiesto di scrivere una lettera di referenze. Dovresti dire di sì solo se puoi parlare onestamente e positivamente del carattere e dell'esperienza lavorativa di una persona. Se qualcuno che non conosci bene o di cui non hai un'alta stima ti chiede di scrivere una lettera di referenze, potrebbe essere meglio rifiutare educatamente.

6. Lettera di intenti

Una lettera di intenti è esattamente come sembra: è una lettera che dichiara le tue intenzioni. Le lettere di intenti vengono utilizzate per formare un accordo tra le varie parti. Possono essere utilizzati durante la stesura di una proposta, la domanda o l'accettazione di un lavoro o l'accettazione di un particolare accordo.

Una lettera di intenti mostra la tua affermazione per un determinato compito. Potresti essere assegnato a un nuovo progetto ma non sai come iniziare. Una lettera di intenti può mostrare la tua simpatia, aiutarti a cercare una guida e ravvivare le cose.

Puoi utilizzare una lettera di intenti per comunicare preoccupazioni future, nonché per annunciare o rendere pubbliche le tue preferenze. Una lettera di intenti vincola entrambe le parti in un accordo "implicito" con un comune ponte di interesse.

8. Lettera di vendita

Una lettera di vendita, forse più chiaramente intesa come e-mail di vendita, è una forma di comunicazione che esiste per coinvolgere e interessare il lettore a saperne di più su un prodotto o servizio.

Esistono molte strategie diverse su come scrivere una lettera di vendita. In definitiva, dovresti perseguire la strategia che la tua azienda espone nel suo playbook. Tutte le lettere di vendita, tuttavia, dovrebbero includere un invito all'azione, nonché un metodo per contattarti se il lettore fosse interessato.

Dovresti scrivere una lettera di vendita quando stai cercando di ottenere l'attenzione di un professionista o di un'organizzazione. In altre parole, quando si spera di interessare qualcuno a un affare oa una vendita.

9. Lettera di reclamo

Una lettera di reclamo è una lettera che scrivi quando hai un osso da scegliere con un'organizzazione o un individuo. Denuncia le tue preoccupazioni e le porta alla ribalta. Un reclamo può parlare a nome di molti altri membri del team. Supponiamo che tu abbia ricevuto un servizio clienti orrendo o che tu abbia trovato un annuncio mirato in modo inappropriato.

Scriveresti una lettera di reclamo per informare un'organizzazione della situazione e consentire loro di decidere i passi successivi.

Sebbene abbia la parola "reclamo" nel titolo, non tutte le lettere di reclamo devono essere documenti di rabbia in cui rimproveri un'azienda per qualche illecito. Potrebbero essere una semplice descrizione della tua insoddisfazione con alcune aspettative suggerite per il ricorso.

Se sei arrabbiato, però, fallo.

Dovresti scrivere una lettera di reclamo quando hai un reclamo. Certo, abbiamo molti altri metodi per lamentarci in questi giorni (fortunati rappresentanti del servizio clienti).

È più comune vedere qualcuno chiamare la hotline del servizio clienti di un'azienda o persino chattare con un rappresentante online. Una lettera è un modo più formale di comunicare, ma trasmette il messaggio che sei abbastanza serio su questo problema da scrivere.

10. Lettera di rettifica

Le lettere di rettifica sono una società o individui che rispondono a una lettera di reclamo. La lettera dovrebbe indicare chiaramente la posizione della società nel caso.

Se ti schieri dalla parte del cliente, dichiaralo immediatamente. Se non ti schieri dalla parte del cliente, assicurati di comunicarlo chiaramente pur offrendo un servizio clienti eccezionale.

Dovresti scrivere una lettera di rettifica dopo che la tua azienda ha ricevuto una lettera di reclamo da un cliente. È importante rispondere alle domande dell'assistenza per salvare la faccia e fidelizzare i clienti.

11. Lettera d'ordine

Una lettera d'ordine è un documento in cui i responsabili aziendali o i proprietari comunicano ai loro produttori le specifiche di ciò che acquisteranno. Le lettere d'ordine contengono informazioni quali quantità, dimensioni, colori, nomi di prodotti e numeri d'ordine e il prezzo previsto.

Le lettere d'ordine sono spesso formattate come un modulo piuttosto che come una lettera commerciale ufficiale. Questo perché moduli e fogli di calcolo rendono più facile comprendere il quadro più ampio di ciò che una persona desidera.

Dovresti scrivere una lettera d'ordine quando sei pronto per acquistare beni all'ingrosso per la vendita al dettaglio. Alcuni dirigenti e proprietari aziendali includeranno il pagamento per le merci nella lettera d'ordine, quindi è imperativo che tu non invii una lettera d'ordine finché non sei pronto e in grado di effettuare l'acquisto.

12. Lettere di presa visione

Le lettere di conferma sono come conferme d'ordine. Le aziende li inviano per far sapere a un cliente o a un parente di aver ricevuto in precedenza telefonate, e-mail, lettere, ecc.

Le lettere di conferma non garantiscono nulla. Inoltre, non comunicano che un'azienda ha adottato misure per migliorare una situazione. Piuttosto, dicono a un cliente che sono stati ascoltati.

Le aziende dovrebbero scrivere una lettera di conferma quando ritengono necessario che un individuo o un'organizzazione sappia di aver ricevuto la loro corrispondenza. Ciò è particolarmente necessario se la comunicazione originale riguardava qualcosa di grave, come un infortunio in negozio.

Una lettera di riconoscimento non implica che tu abbia intrapreso alcuna azione. Piuttosto, è l'equivalente commerciale di una conferma di lettura, che offre rassicurazione.

Alla lettera

Una lettera commerciale spiega la brevità della situazione e suggerisce modi per affrontarla senza danni. Pensalo come un sostituto delle conversazioni professionali da tavolino da caffè. Devi tenere la penna con cura, per non rovesciare la mancanza di professionalità.

Spero che questo ti dia un'idea delle lettere commerciali. Rendilo il tuo modo ufficiale di interazione in modo che l'altra parte abbia ben poco da dire in obiezione.

Più forte è la cultura aziendale, meno lettere commerciali negative. Incorpora le migliori pratiche della cultura aziendale e sii in prima linea nella soddisfazione dei dipendenti.