Quali sono le spese aziendali? Come alimentare risparmi fiscali intelligenti

Non puoi gestire un'impresa senza sapere cosa ti fa guadagnare denaro e cosa lo prosciuga.

Ogni azienda ha delle spese, sia che tu operi da casa o da un ufficio aziendale. Tenere traccia di queste spese è incredibilmente importante per un imprenditore, grande o piccolo che sia. Queste spese possono essere spese in conto capitale o operative, che compaiono come deduzioni nel conto economico.

Puoi calcolare il reddito netto imponibile della tua azienda sottraendo queste detrazioni dal reddito totale. Le aziende generalmente tengono traccia e gestiscono le spese aziendali utilizzando software di contabilità.

La pubblicazione 535 dell'Internal Revenue Service (IRS) ti dà un'idea chiara delle spese aziendali deducibili e non deducibili. Si afferma che una spesa aziendale deve essere sia necessaria che ordinaria per essere fiscalmente deducibile. Tali spese possono essere totalmente o parzialmente deducibili.

Le spese ordinarie sono spese comuni relative alle attività commerciali come le spese di installazione della linea telefonica. Le spese necessarie sono quelle che ti aiutano a fare trading in modo efficiente. Le spese non devono essere indispensabili per essere considerate necessarie. Esempi comuni includono l'affitto, il libro paga e l'inventario.

È importante essere in grado di distinguere tra spese aziendali e personali. Un pranzo con il tuo collega è davvero utile per la tua attività? Che ne dici di quella lampada lava sulla tua scrivania? Sfortunatamente, nessuna di queste cose rientra nelle spese aziendali deducibili.

Spese aziendali vs. spese personali

Le spese aziendali sono ciò che spendi per motivi di lavoro o durante l'esecuzione di operazioni commerciali. Le spese aziendali comuni si verificano quando si acquistano attrezzature per semplificare la produzione o si affittano spazi per uffici. Puoi detrarre queste spese dal tuo reddito per ridurre le passività fiscali. Assicurati che i documenti per queste spese indichino chiaramente l'importo della spesa, il nome del commerciante e la data.

Le spese personali sono quelle che non sono necessarie per le operazioni commerciali. Ecco perché è consigliabile utilizzare i conti bancari aziendali per le spese relative all'attività. In questo modo, puoi tenere separate le spese personali ai fini fiscali.

Segnalazione conto economico

Un conto economico è il rendiconto finanziario principale che le aziende utilizzano per registrare le spese e determinare il reddito imponibile. I conti economici ti offrono una visione a 360° di spese, costi diretti, costi indiretti e ricavi.

Costi diretti

I costi diretti sono le spese sostenute direttamente durante la produzione di beni o servizi. Questo costo dei beni venduti (COGS), noto anche come costo dei prodotti fabbricati o acquistati venduti, contribuisce in larga misura alle spese dirette di un'azienda.

COGS equivale alla differenza tra le scorte disponibili all'inizio e alla fine di un anno fiscale. Questa differenza è anche nota come valore dell'inventario. È possibile detrarre il COGS o il valore dell'inventario dalle entrate totali per trovare l'utile lordo dell'anno.

Costi indiretti

I costi indiretti sono le spese operative sostenute dalla tua azienda per le attività amministrative e di manutenzione quotidiana. Esempi comuni includono le spese generali, gli stipendi dei dirigenti, i costi di marketing e l'ammortamento.

Questi costi operativi possono essere fissi, variabili o semi-variabili in quanto non fluttuano con la produzione o le vendite. Deducendo i costi indiretti dall'utile lordo si ottengono i guadagni prima degli interessi e delle tasse (EBIT).

Ammortamento

L'ammortamento è il processo di allocazione o detrazione del costo di un bene aziendale fisico per un lungo periodo di tempo invece di un anno. Le spese di ammortamento si applicano a beni come immobili, mobili, computer, ecc.

È possibile visualizzare l'ammortamento come spesa indiretta fiscalmente deducibile nel conto economico. Secondo i principi contabili generalmente accettati (GAAP), le società devono utilizzare metodi di ammortamento standard e piani di ammortamento specifici.

L'ammortamento è simile all'ammortamento ma si applica al costo di un'attività immateriale. Le imprese possono anche mostrare gli interessi passivi o gli interessi pagati sui prestiti dal loro reddito imponibile.

Spese aziendali deducibili per imposte

Tornando alla definizione dell'IRS, le spese aziendali sono deducibili se ritenute ordinarie (anche altre aziende come la tua hanno questa spesa) e necessarie (la spesa è utile alla tua attività).

Posizione

La maggior parte delle aziende ha bisogno di un luogo fisico da cui operare: mattoni e malta, spazi per uffici e così via. Con quegli spazi arrivano mutui, locazioni, affitti e utenze, che sono tutte spese aziendali deducibili. E questo include anche le spese telefoniche e del computer.

Se sei un piccolo imprenditore autonomo che opera da casa tua, potresti avere diritto a una detrazione parziale sulle tasse sulla proprietà, sugli interessi ipotecari e sullo spazio dell'home office che è la sede principale dell'attività.

La pubblicazione IRS 587 ha alcune regole molto rigide sulle detrazioni dell'home office.

Non sei sicuro di cosa sia deducibile? Prendi in considerazione l'utilizzo di un software fiscale per piccole imprese per semplificare la dichiarazione dei redditi.

Attrezzatura

I beni acquistati per uso aziendale (ad esempio, stampanti, mobili per ufficio, scaffalature, ecc.) rientrano nelle spese aziendali deducibili.

Il costo di questi beni è un po' complicato perché si deprezzano nel tempo. Pensa al valore di un'auto quando esce dal parcheggio; il costo delle attività a lungo termine fa qualcosa di simile in cui il valore dell'attività si riduce nel tempo. Il software di gestione delle risorse aziendali (EAM) può aiutare le aziende più grandi a tenere sotto controllo il valore delle proprie risorse. Valutare la possibilità di calcolare l'ammortamento prima di detrarre l'importo appropriato.

Forniture per ufficio

Cose come graffette, carta per stampanti, foglietti adesivi, evidenziatori e altri articoli per ufficio possono sembrare minuscoli. Ma quando li rifornisci ogni mese, possono davvero sommarsi. Tenere un inventario di queste piccole cose può essere estremamente utile quando le si presenta come spese aziendali deducibili.

Software

L'aiuto che alcuni software possono fornire a un'azienda non ha eguali rispetto a qualsiasi altra cosa, rendendolo essenziale per i liberi professionisti e le aziende grandi e piccole. Sarà importante tenere traccia di tutto quel software in modo da poter detrarre l'essenziale dalle tasse.

Tenere d'occhio i contratti che la tua azienda ha con i fornitori, fino alle singole postazioni per i tuoi dipendenti, può aiutarti a gestire la quantità di denaro che stai spendendo in primo luogo. Con G2 Track, puoi fare tutto questo e altro ancora.

Ci sono alcune circostanze speciali in cui il software non è deducibile. Per sicurezza, controlla la Sezione 179.

Pubblicità e Marketing

Possono essere detratti i costi della pubblicità su carta stampata e digitale, nonché i costi di eventuali materiali di marketing e materiali promozionali. I costi per la stampa o la digitalizzazione di questi potrebbero essere molti, ma considera quanto stai pagando il tuo grafico freelance per elaborare un nuovo concetto, oltre a quanto stai pagando per la consegna. Anche questi costi possono essere detratti.

Spese aziendali parzialmente deducibili

L'elenco sopra rende abbastanza chiaro che le spese aziendali deducibili sono proprio questo: spese aziendali. Ci sono, tuttavia, momenti in cui il confine tra spese aziendali e personali diventa un po' confuso.

Ad esempio, regali, spese di rappresentanza e alcune spese di viaggio sono solo parzialmente deducibili, secondo l'IRS. Potresti voler approfondire i dettagli della pubblicazione IRS 535 con un contabile professionista per assicurarti di registrare tutto nel modo più accurato possibile.

Spese aziendali non deducibili

Infine, ci sono alcune spese aziendali che l'IRS non dedurrà. Innanzitutto, l'IRS non dedurrà nulla di cui non fornisci la prova. Se non hai i record, non preoccuparti di inviarli. Ma anche con le registrazioni, non saranno mai deducibili:

• Quote del club
• Abbigliamento da lavoro
• Donazioni politiche
• Multe e sanzioni
• Costi del pendolarismo
• Imposte sul reddito federali o statali e altre imposte

Suggerimenti per la gestione delle spese aziendali

Le spese aziendali possono essere difficili da gestire, ma possono anche aiutarti a ridurre al minimo le passività fiscali complessive. Prova questi suggerimenti per semplificare la gestione delle spese aziendali.

• Mantenere registri meticolosi per le detrazioni fiscali e gli audit IRS. L'IRS richiede di conservare ricevute, documenti di lavoro e dichiarazioni dei redditi per un massimo di quattro anni. Se stai cancellando crediti inesigibili, considera di conservare i documenti pertinenti per sette anni.
• Conservare le ricevute per le spese di viaggio d'affari deducibili dalle tasse , inclusi trasporto, alloggio e pranzi di lavoro.
• Separa le spese personali e aziendali perché puoi cancellare le spese aziendali per ridurre la responsabilità fiscale.
• Tieniti aggiornato sulle spese deducibili dalle tasse. Sebbene non tutte le spese siano deducibili dalle tasse, la maggior parte di esse può beneficiare di detrazioni fiscali. Ad esempio, potresti non essere in grado di cancellare le spese in conto capitale di una grande attrezzatura in un anno. Ma puoi cancellare i suoi costi operativi e il valore di ammortamento.
• Rivedere periodicamente le spese. Implementa solide politiche di gestione delle spese e contabilità a partita doppia per tenere traccia delle spese e prevenire errori contabili.

Software di contabilità per le spese aziendali

Le soluzioni software di contabilità garantiscono un'accurata tenuta dei registri automatizzando i processi di gestione finanziaria. A seconda del software scelto, sarai anche in grado di gestire la fatturazione, la rendicontazione finanziaria, l'elaborazione delle buste paga e la riconciliazione.

Mantieni la responsabilità con una contabilità migliore

In realtà, la definizione di detrazioni aziendali ha perfettamente senso. La parte difficile è tenere traccia delle entrate e delle spese aziendali e sapere cosa è deducibile e cosa no.

Se hai il tempo di documentarti tu stesso, sentiti libero. Ma sappi che ci sono anche professionisti fiscali o commercialisti certificati (CPA) che sarebbero più che felici di aiutarti con la contabilità aziendale.

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Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel 2019. È stato aggiornato con nuove informazioni.