11 migliori strumenti di collaborazione per le piccole imprese nel 2023

La collaborazione è fondamentale per le piccole imprese per raggiungere i propri obiettivi e avere successo. Pertanto, avere a portata di mano i migliori strumenti di collaborazione nel 2023 è diventato sempre più cruciale. Tuttavia, con l'enorme numero di opzioni disponibili oggi sul mercato, può essere complicato cercare di trovare il prodotto più adatto alle proprie esigenze aziendali.

Non aver paura! Comprendiamo fin troppo bene questo problema e abbiamo dedicato innumerevoli ore alla ricerca di 11 dei migliori strumenti di collaborazione specificamente progettati per aiutare le piccole imprese ad avere successo nel panorama digitale di oggi.

In questo post del blog, tratteremo queste potenti soluzioni in modo che tu sia meglio informato quando prendi una decisione su quale piattaforma funziona meglio per le tue esigenze. Continua a leggere per scoprire come la scelta di una di queste piattaforme può semplificare la collaborazione tra i team e massimizzare la produttività!

Cosa sono gli strumenti di collaborazione?

Gli strumenti di collaborazione sono software progettati per aiutare i team a comunicare, coordinare e completare le attività in modo più efficace. Queste piattaforme digitali consentono agli utenti di collaborare in remoto tra diverse funzioni in tempo reale all'interno di un'organizzazione o azienda aziendale.

Le funzionalità comuni del software di collaborazione includono condivisione di file, servizi di messaggistica, videoconferenza, sistemi di gestione delle attività e strumenti di modifica dei documenti. Forniscono spazi condivisi e comunicazioni istantanee in modo che i membri del team possano lavorare insieme su progetti in modo efficiente anche quando si trovano a livello globale l'uno dall'altro, unificando la conoscenza condivisa dei team in nuclei centrali di dati per la revisione e la discussione.

Sfruttando la potenza di queste soluzioni collaborative, i proprietari di piccole imprese possono ottenere enormi vantaggi come una maggiore produttività e prestazioni che si traducono in maggiori profitti a lungo termine!

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1. Trello: per la gestione visiva dei progetti

Trello è un popolare strumento di gestione dei progetti rinomato per la sua interfaccia intuitiva e le potenti funzionalità della scheda Kanban. Questo approccio visivo alla gestione delle attività lo rende ideale per team di tutte le dimensioni, comprese le piccole imprese, in quanto fornisce eccellenti panoramiche dei progetti con chiarezza e facilità.

Consente inoltre la collaborazione su progetti da qualsiasi luogo, anche su dispositivi mobili, semplificando il lavoro di squadra in remoto. Il formato dell'elenco delle cose da fare di Trello consente flussi di lavoro semplificati automatizzando attività noiose come il monitoraggio del budget o il monitoraggio dei risultati finali.

Il suo piano gratuito è adatto per piccoli team che vogliono immergersi nel mondo della gestione dei progetti prima di impegnare più risorse in strumenti su larga scala come Asana o Monday.com.

2. Slack: per la comunicazione in tempo reale

Slack è lo strumento di collaborazione di gruppo definitivo per le piccole imprese, che fornisce strumenti di comunicazione online e condivisione di file. Aiuta i team remoti a rimanere connessi e a lavorare insieme in tempo reale, il che aumenta la produttività.

Con canali per facilitare la conversazione, strumenti di ricerca integrati per individuare rapidamente le informazioni in base a parole chiave o frasi, integrazioni con app di terze parti come GitHub e Asana, caricamenti di file, spazi di lavoro virtuali nonché chiamate vocali e funzionalità di chat video per le riunioni: Slack ha tutte le funzionalità necessarie per ottimizzare il tuo flusso di lavoro.

A differenza di altre soluzioni come Microsoft Teams che si rivolgono maggiormente alle organizzazioni più grandi con dozzine di persone che lavorano su progetti contemporaneamente ─ Slack offre un'opzione più intelligente per le piccole imprese che hanno poco personale ma necessitano comunque di piattaforme di collaborazione efficienti per far funzionare tutto senza intoppi.

Ad esempio, c'è Fleep Connect che ti consente di connettere più account in uno spazio unificato riducendo le conversazioni ridondanti e garantendo che tutti siano aggiornati sulle attività, indipendentemente dalla loro posizione o professione.

Inoltre, la messaggistica istantanea può aiutare a eliminare i colli di bottiglia creati quando i messaggi richiedono ulteriori chiarimenti, con il risultato di tempi decisionali più rapidi, risparmiando tempo e denaro e aumentando l'efficienza complessiva, particolarmente importante nell'ambiente di lavoro frenetico di oggi, dove ogni secondo conta!

3. Asana: per l'automazione del flusso di lavoro

Asana è una piattaforma di collaborazione di prim'ordine per team di tutti i settori, in particolare per le aziende. Offre funzionalità di automazione complete per aiutare a razionalizzare e semplificare i processi del flusso di lavoro.

L'interfaccia utente intuitiva di Asana consente agli utenti di visualizzare attività, assegnare responsabilità e tenere traccia dei progressi senza problemi. Con le notifiche automatiche per mantenere tutti sulla stessa pagina e le scadenze delle attività in vista, garantisce che tutti rimangano concentrati e produttivi.

Asana fornisce anche potenti strumenti per la gestione dei progetti con filtri di ricerca avanzati in modo che i professionisti impegnati possano rintracciare rapidamente i progetti di cui hanno bisogno. Tutti i file rilevanti vengono archiviati ordinatamente all'interno di un'unica piattaforma, eliminando ogni possibilità di confusione o documenti persi a causa di cartelle smarrite.

La funzione di integrazione facilita ulteriormente l'accesso durante l'integrazione di dati esterni nel tuo spazio di lavoro, tenendoti aggiornato su tutti i dettagli necessari da altre fonti pur rimanendo posizionato centralmente all'interno del formato di visualizzazione della scheda del progetto, assicurandoti che tutti gli sforzi abbiano il loro giusto posto tra il team processo di flusso di lavoro!

Con la funzione Asana Task Builder disponibile nei piani premium, è possibile utilizzare moduli specializzati per acquisire idee, requisiti e richieste che richiedono la collaborazione tra più reparti/team coinvolti contemporaneamente, come feedback dei clienti o approfondimenti da parte di determinati individui relativi a record relativi a iniziative di ricerca e sviluppo di prodotti .

Ciò consente di risparmiare tempo evitando che le e-mail vadano perse nelle caselle di posta, consentendo risposte più rapide, prevenendo così errori e tempi di consegna più lunghi, riducendo al contempo il lavoro manuale attraverso tecniche di automazione che allocano ore più produttive per una migliore promozione dell'efficienza!

4. Google Workspace: per Cloud Productivity Suite

Google Workspace è uno strumento essenziale per le piccole imprese che desiderano migliorare la collaborazione e la produttività. È una suite di prodotti progettata specificamente per gli imprenditori che lavorano con team remoti in tutto il mondo, offrendo funzionalità come Documenti, Fogli e Presentazioni Google che consentono a tutti gli utenti di modificare i documenti in tempo reale.

Google Workspace offre strumenti di produttività convenienti e capacità di collaborazione avanzate, dalla condivisione dei documenti del team all'archiviazione nel cloud, per consentirti di accedere facilmente ai tuoi dati ovunque.

Inoltre, dispone di protocolli di sicurezza che garantiscono la sicurezza delle tue informazioni in ogni fase del processo. Con interfacce utente semplici e tutorial informativi, questa piattaforma è perfetta per aziende di qualsiasi dimensione che cercano di rimanere efficienti gestendo più progetti contemporaneamente, nonostante una volta fosse una soluzione più costosa rispetto ad altre piattaforme come Microsoft 365.

Google Workspace offre convenienza e solide funzionalità che semplificano la collaborazione con personale interno o partner esterni, indipendentemente da dove si trovino nel mondo.

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5. Votacall: per il sistema telefonico aziendale VoIP

Votacall è una soluzione telefonica aziendale VoIP ideale per le piccole imprese, che offre la flessibilità e la convenienza di cui hanno bisogno. Questo innovativo sistema offre funzionalità di chiamata multi-dispositivo, il che significa che i membri del team possono effettuare e ricevere chiamate tramite i loro telefoni cellulari, computer o telefoni fissi senza dover investire in più linee.

Con il ritrovato accesso a sistemi audio di alta qualità come i servizi VoIP, sempre più piccole imprese stanno iniziando a fare affidamento su soluzioni telefoniche basate su cloud e sfruttando funzionalità come la qualità del suono cristallina e il routing automatico delle chiamate.

La piattaforma cloud di Votacall è anche un'ottima opzione per gli agenti del call center che richiedono una comunicazione costante con i clienti 24 ore su 24: consente loro di gestire facilmente le chiamate in entrata fornendo tutti gli strumenti pertinenti necessari per misurare i dati sulle prestazioni come i tempi di gestione o i livelli di servizio.

Inoltre, continua a cambiare le tecnologie al suo interno, collaborando con le reti AI e 5G, consentendo alle aziende di stare al passo con le tendenze e le aspettative dei clienti.

Utilizzando questo servizio completo ma intuitivo di Votacall, le aziende più piccole possono creare rapidamente fiducia tra i clienti, assicurandosi che ogni agente funzioni sempre al massimo livello!

6. Zoom: per videoconferenze e webinar

Zoom è uno dei migliori strumenti di collaborazione per le piccole imprese. Una piattaforma moderna e di facile utilizzo, consente ai team di tenere rapidamente riunioni virtuali, indipendentemente dalla posizione. Questo rende le videoconferenze, i webinar, le telefonate, le sessioni di chat, gli eventi e le sale conferenze più facili che mai.

Lo strumento offre anche funzionalità di lavagna per le tue esigenze di collaborazione online. Zoom è un'opzione perfetta per qualsiasi organizzazione che desideri coinvolgere un pubblico da remoto o di persona in quanto offre soluzioni di comunicazione senza soluzione di continuità con funzionalità come messaggistica chat, condivisione dello schermo e registrazione di feed audio e video, rendendo la connessione più coinvolgente che mai.

La sua tecnologia di monitoraggio delle metriche leader del settore ti aiuta a rivedere ogni sessione di conversazione, mentre gli approfondimenti possono essere ricavati da sondaggi o domande e risposte durante la riunione stessa, nonché feedback individuali che aiutano a guidare le conversazioni con i tuoi clienti in generale.

Inoltre, hanno appena rilasciato la loro nuova funzionalità "Classroom" specificamente progettata per supportare iniziative di apprendimento remoto tramite discussioni in thread che consentono a scuole e università di iniziare le lezioni senza presenza fisica, garantendo che gli studenti rimangano coinvolti durante il loro percorso educativo. In una piccola impresa, i tuoi studenti possono essere i tuoi nuovi dipendenti. Usa le funzionalità della classe per formare da remoto i tuoi nuovi dipendenti al livello successivo.

Tutto questo, unito alle opzioni di webinar gratuite (ea pagamento), rende l'implementazione di Zoom in qualsiasi ambiente indolore, indipendentemente dalle dimensioni del budget o dall'ambito del progetto!

7. Microsoft Teams: per l'hub di collaborazione unificato

Microsoft Teams è un hub di collaborazione per il lavoro di squadra e la comunicazione unificati. Aiuta le piccole imprese a rimanere organizzate, a comunicare in modo efficace e a collaborare ai progetti direttamente dall'app.

Con funzionalità come l'audio spaziale nelle riunioni di Teams, gli utenti sono in grado di spazializzare le voci dei loro interlocutori senza doversi preoccupare di echi o feedback scomodi. Microsoft vanta anche solide politiche di sicurezza con integrazione aggiuntiva nella Enterprise Security Suite di Microsoft 365 Defender.

I membri del team possono facilmente connettersi e collaborare su progetti principali utilizzando strumenti come la co-creazione in tempo reale, riunioni programmate, chat audio/video, sistemi di gestione dei documenti e integrazioni di app che rendono facile per tutti lavorare insieme, indipendentemente da dove si trovino si trovano.

Lavorare insieme non è mai stato così facile o più efficiente grazie alle diverse funzionalità di collaborazione offerte all'interno di Microsoft Teams che consentono ai membri dell'organizzazione di creare gruppi basati su argomenti di progetto o attività specifiche, quindi tutte le conversazioni relative a tali attività rimangono in un unico posto riducendo il disordine nelle cassette postali ovunque.

Inoltre, le chiamate di gruppo possono essere avviate in qualsiasi momento assicurandosi che tutti siano presenti per decisioni importanti, mentre le opzioni di ricerca lungo i documenti aiutano a trovare rapidamente i contenuti e le raccolte consentono ai team di accedere rapidamente ai file utilizzati e condivisi nel tempo, aiutandoli a rimanere produttivi anche quando si tratta di progetti complessi .

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8. Monday.com: per la gestione del flusso di lavoro

Poiché le piccole imprese continuano ad espandersi e diventano sempre più complesse, trovare gli strumenti di collaborazione giusti può essere una sfida. Monday.com è una scelta eccellente per la gestione del flusso di lavoro.

Questo software collaborativo offre un'ampia personalizzazione, funzionalità di collaborazione e funzionalità automatizzate che aiutano i team a rimanere in linea con i progetti, indipendentemente da quanto grandi o piccoli siano!

La versatile piattaforma di Monday.com è stata utilizzata da utenti di grandi aziende e startup che cercano un modo efficiente di gestire i loro progetti attraverso team interfunzionali. Lo strumento consente facili personalizzazioni in modo che i proprietari del progetto possano adattarlo a qualsiasi dimensione e complessità; fornisce opzioni di automazione per l'aggiornamento dei progressi mentre tiene traccia di attività, scadenze e aggiornamenti delle attività in modo efficiente insieme a funzionalità di gestione del processo di reclutamento come il sistema di tracciamento dei candidati (ATS).

Offre agli utenti la possibilità di condividere facilmente collegamenti e file di documenti, il che rende la comunicazione del team più fluida che mai! Inoltre, le funzionalità di gestione del marketing di Monday, comprese le integrazioni, rendono più facile che mai raggiungere potenziali clienti e semplificare i processi di reporting utilizzando l'opzione di report personalizzati.

Ulteriori relazioni con i clienti sono migliorate grazie al suo sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) dedicato. La facile integrazione di app di terze parti aggiunge ulteriori vantaggi rendendo questa potente suite un must per aziende di tutte le dimensioni.

9. Miro: per la lavagna online e la collaborazione

Miro è uno strumento essenziale per le piccole imprese. È una piattaforma di collaborazione visiva che semplifica la trasformazione delle idee in attività e progetti per i team che collaborano da remoto.

Con Miro, i membri del team possono comunicare in tempo reale utilizzando potenti strumenti visivi come lavagne, note adesive e thread di commenti che scorrono lungo il lato della tela. La piattaforma è altamente sicura, quindi tutti i dati rimangono al sicuro, è disponibile su più dispositivi come PC e Mac, nonché su piattaforme mobili iOS e Android e funziona su server di livello aziendale in modo che le tue informazioni non vengano compromesse.

Miro porta il lavoro di squadra a un livello superiore trasformando il modo in cui le persone lavorano insieme in modo collaborativo su compiti grandi o piccoli mentre comunicano virtualmente le loro idee visivamente tra loro, indipendentemente da dove si trovino in tutto il mondo.

Non solo fornisce elementi visivi, ma consente anche agli utenti di creare liste di controllo all'interno di note adesive allegate insieme a immagini o diagrammi che aiutano a scomporre concetti complicati in passaggi gestibili assicurandosi che tutti capiscano cosa deve essere fatto durante processi specifici, dalle sessioni di brainstorming alla formazione del servizio clienti fino alle procedure di lancio del prodotto con gestione del portafoglio inclusa in ogni fase della produzione, risparmiando tempo e denaro alle aziende! Infine, le aziende apprezzano la capacità di revisione di Miro che garantisce l'eccellenza nei risultati raggiunti grazie all'esecuzione attentamente pianificata di tutti i compiti assegnati, dando loro la certezza di massimizzare le proprie risorse pur ottenendo i risultati desiderati!

10. Dropbox: per la condivisione e l'archiviazione di file nel cloud

Con Dropbox, le piccole imprese possono usufruire di soluzioni di condivisione e archiviazione di file basate su cloud che consentono una collaborazione remota sicura. Questo strumento memorizza tutti i documenti condivisi nel cloud in modo sicuro con accesso disponibile per il personale autorizzato sempre e ovunque.

Supporta la sincronizzazione in tempo reale dei file su più dispositivi in ​​modo che i colleghi siano sempre sulla stessa pagina e qualsiasi modifica apportata si rifletterà istantaneamente per garantire che tutti stiano lavorando da una versione aggiornata.

Questo strumento potente ma semplice fornisce anche il controllo su chi può visualizzare o modificare file specifici. Le autorizzazioni di condivisione consentono agli amministratori di configurare ruoli esatti come proprietario, editore, visualizzatore ecc., impedendo di fatto a determinate persone di intraprendere determinate azioni e garantendo la sicurezza dei dati in ogni momento.

Senza la necessità di preoccuparsi di complessi processi di configurazione o requisiti di installazione del software, Dropbox semplifica l'avvio rapido della collaborazione con i partner senza problemi online, semplificando ulteriormente i flussi di lavoro esistenti ed eliminando le attività ridondanti, aumentando così notevolmente la produttività!

11. ClickUp: per una gestione completa del progetto

ClickUp è uno strumento completo di gestione dei progetti che aiuta le piccole imprese a pianificare, organizzare e collaborare in modo efficiente al lavoro. Con visualizzazioni personalizzabili e funzionalità di reportistica in tempo reale, ClickUp consente ai team di rimanere aggiornati sui loro progetti in modo rapido e preciso.

Inoltre, offre un'interfaccia utente intuitiva per una facile navigazione unita a funzionalità avanzate come promemoria automatici, dipendenze tra attività, sottoprogetti e sottoattività. Non solo questo, ma aiuta anche le piccole imprese a mantenere i documenti organizzati in modo sicuro nel cloud offrendo soluzioni integrate per la gestione delle attività con percentuali di completamento riuscite attraverso la sua funzione di automazione del flusso di lavoro.

Inoltre, garantisce un posto per ogni chiamata o conversazione in chat con tutti i membri del tuo team che gestiscono progetti collegandoli tramite VoIP Business Phone System o videoconferenza senza distrazioni, creando così un hub di collaborazione unificato che ti offre una maggiore visibilità sui progetti che mai.

Infine, fornire agli utenti un'ottima esperienza quando si lavora in modo collaborativo da luoghi diversi, semplificando la collaborazione utilizzando gli strumenti di lavagna che aiutano a scomporre visivamente processi complessi; quindi semplificando la comunicazione tra i membri del team con risultati efficienti che possono essere condivisi facilmente all'interno dello spazio di lavoro di tutti, indipendentemente dalla barriera della distanza fisica, portando a maggiori livelli di produttività riducendo i carichi di lavoro in modo efficace in qualsiasi dominio!

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Conclusione

Gli strumenti di collaborazione oggi disponibili sono una risorsa inestimabile per le piccole imprese. La scelta dello strumento o degli strumenti giusti dall'ampia gamma di opzioni può migliorare notevolmente la produttività, la comunicazione e la gestione dei progetti.

Le piccole imprese devono valutare le loro esigenze specifiche, il budget e il modo in cui i membri del team preferiscono lavorare quando decidono quale strumento di collaborazione si adatta meglio alle loro esigenze. Con così tante opzioni sul mercato, su misura per diversi livelli di utilizzo e con funzionalità intuitive come la messaggistica in tempo reale e le funzionalità di condivisione di file nel cloud, esiste sicuramente uno strumento di collaborazione che funziona per aziende di qualsiasi dimensione.