Miglior software di monitoraggio delle chiamate per avvocati (aggiornamento 2022)

Il monitoraggio delle chiamate è diventato lo standard del settore nel settore legale.

I vantaggi del monitoraggio delle chiamate includono:

• – Comprendere il percorso del cliente,
• – Ottieni informazioni su quali fonti di riferimento hanno maggiori probabilità di portare a telefonate,
• – Controllo di qualità per garantire che il tuo team risponda al telefono nel modo giusto

In questo articolo, esaminiamo i 5 servizi di monitoraggio delle chiamate più popolari:

• Chiama Rail
• Punto focale
• Invoca
• CallFire, e
• CallSource.

Ecco cosa devi sapere.

Come funziona il software di monitoraggio delle chiamate?

Il software di monitoraggio delle chiamate fornisce analisi di marketing online monitorando il viaggio di ciascun visitatore del sito Web verso e attraverso il tuo sito Web. Ricevi queste informazioni quando l'utente chiama il numero di telefono sul tuo sito web.

Il software di monitoraggio delle chiamate esegue ciò modificando il numero di contatto fornito agli utenti del sito Web.

Per comprendere più a fondo la tecnologia alla base del software di monitoraggio delle chiamate, considera due situazioni in cui un potenziale cliente contatta la tua azienda.

Assunzione senza software di monitoraggio delle chiamate

In questo scenario, il tuo sito Web elenca un numero di contatto fisso. La maggior parte delle aziende utilizza il proprio numero principale sul proprio sito web. Tuttavia, le aziende esperte di marketing pubblicano un numero di contatto diverso in modo da poter identificare le chiamate che provengono dal sito Web.

L'addetto alla reception della tua azienda risponde alla chiamata. Mentre l'addetto alla reception parla con il potenziale cliente, l'addetto alla reception potrebbe creare un record di chiamata. Questo record di solito include informazioni di contatto, come il nome e il numero di telefono del potenziale cliente.

L'addetto alla reception potrebbe anche chiedere come il potenziale cliente ha trovato l'azienda.

Le risposte a questa domanda potrebbero dirti quali potenziali clienti trovano l'azienda attraverso:

• Riferimenti
• Motori di ricerca come Google
• Profili Google My Business
• Annuari legali come l'Avvo
• Stampa annunci
• Trasmetti annunci
• Il tuo sito web

L'addetto alla reception potrebbe raccogliere le informazioni dal potenziale cliente utilizzando un modulo cartaceo o un foglio di calcolo. Il tuo dipartimento marketing o l'avvocato che sovrintende al marketing potrebbero rivedere queste informazioni periodicamente e adattare le campagne di marketing in base ai risultati.

Assunzione con il software di monitoraggio delle chiamate

Il software di monitoraggio delle chiamate cambierà il numero di contatto elencato nei tuoi contenuti online. Ad esempio, il software potrebbe ruotare tra trenta diversi numeri di telefono mentre le persone accedono al tuo sito web.

Se accedi al tuo sito Web dal tuo telefono a mezzogiorno, potresti vedere un numero di telefono di contatto diverso rispetto al tuo assistente che ha effettuato l'accesso al sito Web dal proprio computer desktop alle 16:00

Oltre al numero di contatto del tuo sito Web, il software di monitoraggio delle chiamate potrebbe anche modificare il numero di contatto utilizzato in:

• Marketing via email
• Annunci digitali
• Blog CTA

Ciò consente al software di associare un record di marketing a una persona reale che chiama il tuo ufficio. Se qualcuno chiama il tuo ufficio utilizzando il numero 555-2117, il software di monitoraggio delle chiamate assocerà il chiamante all'utente che ha ricevuto quel numero di telefono tramite il tuo sito Web, annunci o altre campagne di marketing online.

Invece di chiedere al potenziale cliente come ha trovato la tua azienda, il software di monitoraggio delle chiamate ti fornisce un record di navigazione online.

Queste informazioni possono darti molti punti dati, tra cui:

• Cerca le parole chiave utilizzate dal potenziale cliente
• Annunci offerti al potenziale cliente
• Pagine visitate dal potenziale cliente
• Dati demografici di terze parti

Questo record ti offre il percorso completo del potenziale cliente dalla ricerca della tua presenza online alla chiamata del tuo ufficio. Grazie a queste informazioni, puoi perfezionare la tua ricerca di parole chiave e la strategia di marketing dei contenuti, perseguire campagne di marketing pay-per-click (PPC) più efficaci e adattare altri sforzi di marketing che potrebbero non avere l'effetto desiderato.

I 5 migliori software di monitoraggio delle chiamate per avvocati

Ecco alcuni pacchetti software di monitoraggio delle chiamate con alcuni pro e contro di ciascuno.

CallRail può inserire numeri dinamici in post sui social media, annunci PPC ed e-mail. Può anche tenere traccia dei visitatori del sito Web in base alle parole chiave che hanno utilizzato per raggiungere il tuo sito.

Alcuni vantaggi includono:

• Prove gratuite disponibili
• Monitoraggio della pubblicità offline, come la carta stampata
• Supporto integrato per gli SMS
• Espandibile per aggiungere più funzionalità

Alcuni svantaggi includono:

• Nessuna integrazione CRM
• Il supporto tramite chat richiede un acquisto separato

CallRail fornisce un pacchetto software di base di livello base che puoi espandere per supportare funzionalità aggiuntive. Può darti un assaggio del potere del monitoraggio delle chiamate senza un impegno finanziario.

HubSpot offre un modulo di monitoraggio delle chiamate con il suo prodotto software Sales Hub. HubSpot non addebita costi aggiuntivi per il monitoraggio delle chiamate. HubSpot addebita un abbonamento mensile per Sales Hub, ma puoi provarlo gratuitamente.

I vantaggi includono:

• Integrato con gli strumenti di marketing di Sales Hub
• Integrato con Sales Hub CRM e Salesforce CRM
• Registri automatici delle chiamate disponibili

I contro includono:

• Le piccole imprese e gli studi individuali potrebbero non utilizzare tutte le funzionalità di Sales Hub
• Sales Hub non è ottimizzato per le pratiche legali e le regole sulla pubblicità degli avvocati

HubSpot offre molte funzionalità che possono aiutare gli studi legali a ottimizzare i propri budget di marketing. Ma Sales Hub non è stato progettato per gli studi legali e include molte funzionalità che non utilizzerai o non potrai utilizzare, come la registrazione delle chiamate.

Invoca è uno dei principali fornitori di software per il monitoraggio delle chiamate. Ha recentemente acquisito il suo principale concorrente Dialogtech. Di conseguenza, Invoca controlla gran parte dell'industria del software di monitoraggio delle chiamate.

Oltre al monitoraggio delle chiamate convenzionale, il suo pacchetto software utilizza l'intelligenza artificiale per analizzare le chiamate e raccogliere informazioni sulle chiamate in tempo reale.

Alcuni dei vantaggi di Invoca includono:

• Integrazione con la maggior parte delle piattaforme di marketing, inclusi Google, Microsoft e Facebook
• Instradamento intelligente delle chiamate

Lo svantaggio principale di Invoca è che è stato progettato come soluzione aziendale per le grandi aziende. La maggior parte degli studi legali non utilizzerà gli strumenti più potenti di Invoca.

CallFire offre molte funzionalità per le piccole e medie imprese. Mancano alcune delle funzionalità più robuste fornite da Invoca e altri pacchetti software aziendali.

Alcuni vantaggi includono:

• Collegamenti a Google Analytics
• Supporto integrato per i testi
• Un'interfaccia flessibile che consente avvisi personalizzati
• Prezzi per chiamata o per testo

Alcuni dei contro includono:

• Devi acquistare i numeri di telefono dal database di CallFire
• Le tariffe possono accumularsi se ricevi chiamate lunghe, molte chiamate o molti messaggi

CallFire fornisce il monitoraggio delle chiamate di base con report che puoi utilizzare per ottimizzare il tuo marketing online e offline.

CallSource offre una funzione non disponibile in molti altri pacchetti software di monitoraggio delle chiamate. Quando un potenziale cliente chiama, CallSource può monitorare se il potenziale cliente pianifica o meno una consultazione.

Ciò significa che puoi scoprire quali canali di marketing forniscono lead ma anche quali canali di marketing ti offrono il miglior tasso di conversione, trasformando i potenziali clienti in clienti.

Lo svantaggio di CallSource è che richiede a te o al designer del tuo sito Web di integrare una riga di codice nel design del tuo sito Web. Per le aziende più piccole o i professionisti indipendenti, potrebbe essere necessario acquistare un sito Web personalizzato anziché un sito Web modello.

CallSource fornisce una suite completa di strumenti di marketing. Il suo software di monitoraggio delle chiamate si integra con Google, Facebook e Bing per fornire dati per tutti i canali di marketing di un'azienda.

Come faccio a scegliere il miglior software di monitoraggio delle chiamate per il mio studio legale?

Durante la valutazione del software di monitoraggio delle chiamate, dovrai bilanciare alcune considerazioni, come ad esempio:

• Costo
• Caratteristiche e
• Facilità d'uso.

Diverse aziende peseranno questi fattori in modo diverso. Ad esempio, gli studi legali con un budget limitato o quelli non iper-focalizzati su un enorme ROI potrebbero volere qualcosa che sia meno costoso e abbastanza semplice.

Altre aziende, in particolare quelle desiderose di capire cosa sta spingendo i potenziali clienti verso di loro, potrebbero essere meno preoccupate per i costi e più concentrate sull'ottenere software che includa funzionalità più sofisticate. Se le funzionalità del software aiutano a catturare più clienti e generare più entrate, l'azienda può giustificare il costo del software.

Non dovresti presumere che un pacchetto software di monitoraggio delle chiamate funzionerà per ogni situazione. Invece, dovresti considerare i tuoi obiettivi nell'utilizzo del software di monitoraggio delle chiamate e se ogni pacchetto soddisfa o supera i tuoi obiettivi.

Quanto costa il software di monitoraggio delle chiamate?

Le aziende vengono fatturate per il software di monitoraggio delle chiamate in diversi modi:

Software gratis

Il software gratuito può essere una buona opzione se hai un budget limitato o vuoi provare un nuovo software, ma dovrai tenere a mente alcune considerazioni. In primo luogo, il fornitore potrebbe fornire il software gratuito come parte di un pacchetto più ampio.

Ad esempio, un'agenzia di marketing potrebbe fornire accesso gratuito al software se assumi l'agenzia per gestire le tue campagne online.

In secondo luogo, il software gratuito potrebbe non avere l'ampiezza di funzionalità che puoi ottenere pagando un pacchetto software. Ad esempio, il software gratuito potrebbe non integrarsi con il software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) di terze parti.

Software in abbonamento

Il software in abbonamento di solito viene fatturato periodicamente. Finché si paga la quota di abbonamento, è possibile utilizzare il software. Il vantaggio di una quota di abbonamento è la prevedibilità dei costi per il software.

Gli abbonamenti ti consentono anche di scegliere un livello di funzionalità commisurato al tuo budget. Quando hai di più da spendere, puoi aggiornare il tuo abbonamento o passare a un pacchetto diverso senza un impegno a lungo termine.

Licenze utente

Le licenze utente o le licenze per postazione richiedono il pagamento in base al numero di utenti che accedono al software. Questo è spesso un buon modello per le aziende più piccole o per le aziende con un team di marketing dedicato.

Pagando un numero predeterminato di utenti, puoi controllare i tuoi costi. Ancora più importante, le licenze utente vengono generalmente pagate in base a una tariffa annuale una tantum, anziché a una quota di abbonamento continuativa.

Commissioni per chiamata

Le tariffe per chiamata possono essere allettanti perché si traducono in addebiti solo quando il software genera un record. Non ti vengono mai addebitati gli utenti che non chiamano mai.

Le aziende utilizzano spesso questa struttura tariffaria per testare il software di monitoraggio delle chiamate. Ma attenzione: la tariffa potrebbe finire per essere molto alta se ricevi molte chiamate, anche se i lead non vengono convertiti in clienti.

Funzionalità del software di monitoraggio delle chiamate

Ricorda che l'obiettivo del software di monitoraggio delle chiamate è ottimizzare i tuoi dollari di marketing. Più informazioni può fornire il tuo software di monitoraggio delle chiamate, meglio capirai l'efficacia dei tuoi sforzi di marketing.

Alcune funzionalità che potresti cercare includono:

Monitoraggio in tempo reale

Il monitoraggio in tempo reale ti fornisce le informazioni sul chiamante quando chiama. Il tuo receptionist può personalizzare la discussione per garantire un incontro con il cliente.

Tuttavia, se non desideri fornire un'esperienza di chiamata personalizzata, probabilmente puoi cercare pacchetti senza questa funzione.

Integrazione CRM

L'integrazione con il CRM è utile perché la directory dei tuoi clienti verrà aggiornata ogni volta che ricevi una chiamata tramite il software di monitoraggio delle chiamate. Questa funzione è meno utile per gli avvocati rispetto ai venditori, ma può comunque eliminare l'onere per il personale di creare un registro delle chiamate e un record di contatto con i clienti per ciascun potenziale cliente.

VoIP (VoIP)

Il software di tracciamento delle chiamate può sfruttare il VoIP per liberare le linee fisse o integrarsi con il servizio VoIP esistente.

Instradamento intelligente delle chiamate

L'instradamento intelligente delle chiamate analizza il modo in cui il potenziale cliente ha raggiunto la tua azienda e instrada la chiamata di conseguenza.

Ad esempio, se il potenziale cliente ti ha raggiunto attraverso una campagna che promuove la pratica fallimentare della tua azienda, il software può indirizzare la chiamata a un segretario legale del dipartimento fallimentare.

Facilità d'uso

Il software dovrebbe essere facile da usare e avere una dashboard intuitiva. Ma la "facilità" dipende dalla tua azienda.

Se gestisci uno studio da solista, hai bisogno di qualcosa che puoi usare senza sottrarre tempo alle tue responsabilità legali. Tutto ciò che richiede addestramento o ti obbliga a cercare informazioni probabilmente non funzionerà per la tua pratica.

Ma se lavori per un'azienda con un team di marketing dedicato all'interno o all'esterno della tua azienda, potresti avere maggiore flessibilità nel software che scegli. I tuoi professionisti del marketing hanno sia il tempo che le competenze per utilizzare pacchetti software più complessi.

Valutazione del software di monitoraggio delle chiamate per avvocati

La maggior parte dei fornitori di software per il monitoraggio delle chiamate fornisce dimostrazioni o consulenze con un rappresentante di vendita. Anche se questi incontri probabilmente includeranno una presentazione di vendita, puoi vedere il software in azione e discutere le esigenze del tuo studio legale.

Puoi anche utilizzare alcuni di questi pacchetti software gratuitamente durante un periodo di prova. Questo ti aiuterà a determinare se il software di tracciamento delle chiamate ti aiuterà a commercializzare la tua azienda. Ti darà anche la possibilità di testare il software per valutarne la facilità d'uso.

Il software di monitoraggio delle chiamate può aiutarti a ottimizzare i tuoi sforzi di marketing. Aggiungendo il monitoraggio delle chiamate alle analisi di marketing della tua azienda, puoi vedere esattamente cosa funziona per la tua azienda e concentrare i tuoi sforzi lì.

La scelta di un software di monitoraggio delle chiamate è un passo importante per ottimizzare i tuoi sforzi di marketing digitale, convertire i lead in clienti firmati e, infine, far crescere il tuo studio legale. LawRank può aiutare. Contattaci oggi per saperne di più sul monitoraggio delle chiamate, sulla SEO per il tuo studio legale e su come i nostri sforzi di marketing digitale possono aiutarti a dominare il tuo mercato.