I 6 migliori strumenti di comunicazione aziendale che devi utilizzare nel 2023

Una comunicazione efficiente e su misura è la pietra angolare del successo aziendale. Questo è vero nel 2023 come non lo è mai stato. Tuttavia, negli ultimi anni si è assistito anche a una proliferazione di diversi strumenti che promettono di potenziare le prestazioni di comunicazione delle aziende. Ormai la diversità è così grande che può facilmente diventare travolgente. Quindi da dove dovresti iniziare? Quali strumenti sono effettivamente necessari per una comunicazione aziendale fluida? Ecco il riepilogo completo dei migliori strumenti di comunicazione aziendale che devi utilizzare nel 2023.

Servizi telefonici aziendali virtuali

Innanzitutto, hai bisogno di un solido servizio telefonico aziendale. Aspettare. Che cosa? I telefoni non sono un po' datati? A prima vista, sì. Ma i moderni servizi telefonici aziendali hanno poco in comune con i vecchi telefoni fissi, che raccolgono polvere nel retro dei negozi. Invece, i moderni servizi telefonici aziendali sono basati su cloud. Sono accessibili da qualsiasi luogo e offrono una varietà di canali di comunicazione molto maggiore rispetto alle loro controparti analogiche.

Oltre alle chiamate vocali, molti moderni servizi telefonici aziendali offrono anche videochiamate, messaggistica, live chat ed e-mail. Alcuni sono inoltre dotati di utili strumenti basati sull'intelligenza artificiale come posta vocale e trascrizione delle chiamate, instradamento delle chiamate basato sulla voce e riepiloghi automatici delle chiamate.

Videoconferenza asincrona

Successivamente, dovresti considerare di ottenere uno strumento di videoconferenza asincrona. Soprattutto se operi a livello internazionale e hai membri del team o clienti in fusi orari diversi. Conosciamo tutti, e spesso ne siamo stufi, strumenti di videoconferenza dal vivo come Zoom, Google Meet, Jitsi, Skype e simili. Ma la videoconferenza asincrona ha un vantaggio cruciale: non è necessario trovare un orario adatto a tutti.

Gli strumenti asincroni, come Loom, consentono di registrare una clip come durante una videoconferenza. Puoi apparire sulla fotocamera, condividere il tuo schermo, persino scrivere su una lavagna e spiegare tutto quello che vuoi. Quindi, puoi condividere questo video utilizzando un semplice collegamento. I destinatari possono quindi guardarlo a loro piacimento, modificare la velocità, scorrere la trascrizione automatica per le informazioni più importanti, lasciare commenti su diverse parti del video o rispondere con una propria clip.

Alla fine della giornata, la videoconferenza asincrona è un passo avanti sia rispetto a uno scambio di e-mail che a una videoconferenza tradizionale. Ti consente di risparmiare tempo e ridurre il numero di riunioni, ma ti consente anche di trasmettere una quantità di informazioni molto maggiore rispetto a un normale messaggio scritto.

Piattaforme di gestione dei progetti

Un altro strumento di comunicazione chiave sono le piattaforme di gestione dei progetti. Indipendentemente dalle dimensioni della tua attività, probabilmente hai un milione di progetti in corso contemporaneamente. Tenerne traccia tutti, per non parlare delle singole attività, delle scadenze e dei contributi dei vari membri del team, può essere complicato. Le piattaforme di gestione dei progetti semplificano questo processo. Esistono vari tipi di strumenti per la gestione dei progetti e la collaborazione in team. Scegline uno che corrisponda alla complessità delle attività, al numero di membri del team e alla diversità dei progetti che devi gestire.

Alcuni strumenti, come Trello, sono abbastanza semplici. Trello imita una semplice scheda Kanban. Puoi aggiungere collegamenti diversi, creare attività come schede e coordinarti con i membri del team. Altri sono complessi e potenti, come Asana. Ciò consente di assegnare ruoli, attività e scadenze ai membri del team, oltre a includere timeline e dipendenze e visualizzare progetti come diagrammi di Gantt, schede Kanban e varie altre viste. Nel complesso, una piattaforma di gestione dei progetti ben scelta aiuterà il tuo team a tenere traccia dei progressi, degli obiettivi finali e delle attività imminenti.

Suite di collaborazione ai documenti

Uno dei prerequisiti fondamentali per un'efficiente collaborazione in team è disporre di un modo centrale per condividere, modificare e co-creare documenti. Anche se questo sembra semplice, è ancora uno dei punti di maggior attrito per molte aziende. Alcune persone lavorano su Mac, con Pages, Keynote e Numbers. Altri aderiscono a Microsoft Office, nella versione offline o basata su cloud. Poi ci sono LibreOffice e OpenOffice e, ovviamente, Google Workspace (precedentemente G Suite).

La condivisione e possibilmente la conversione di documenti tra queste piattaforme può assorbire notevoli quantità di tempo. Invece, scegline una, preferibilmente una soluzione basata su cloud come Google Workspace o Microsoft 365. Ciò consente ai membri del tuo team di condividere documenti, lavorarci contemporaneamente, lasciare commenti, modificare e tenere traccia di tutti i cambiamenti e le modifiche.

Software per la gestione dei social media

Nel 2023, i social media sono una parte imprescindibile delle comunicazioni aziendali. I clienti si aspettano soprattutto che le aziende mantengano una presenza su piattaforme come Facebook, Instagram, Twitter e TikTok. Quali piattaforme di social media sono cruciali per la tua attività dipende dal tuo pubblico e dalla tua nicchia. I dati mostrano che la Gen X preferisce Facebook, i Millennial hanno un debole per Instagram e la Gen Z è venduta su TikTok. Allo stesso modo, se la tua attività rientra nella nicchia creativa, potresti voler concentrarti maggiormente su Instagram e aggiungere altre piattaforme ricche di immagini come Snapchat e Pinterest.

Indipendentemente dalla piattaforma di social media, in particolare, scegli, tuttavia, uno strumento di comunicazione aziendale centrale nel tuo arsenale dovrebbe essere una piattaforma di gestione dei social media (SMM). Questi ti consentono di collegare tutti i tuoi account di social media a un dashboard centrale. Invece di dover accedere a quattro diverse app per programmare post, rispondere ai commenti e controllare le analisi, puoi fare tutto in un unico posto. Questo non solo ti farà risparmiare tempo e nervi. Può anche darti informazioni preziose sul comportamento del tuo pubblico e su quali contenuti funzionano meglio su tutte le piattaforme.

Piattaforme di email marketing

Infine, uno strumento di comunicazione aziendale essenziale che devi utilizzare nel 2023 è una piattaforma di email marketing. L'e-mail rimane uno dei canali di comunicazione con i clienti più efficaci. L'invio di aggiornamenti, promozioni e messaggi personalizzati direttamente alla posta in arrivo di qualcuno aumenta significativamente le tue possibilità di convertirli in clienti fedeli.

Le piattaforme di email marketing possono aiutarti a raggiungere questo obiettivo. Non solo i loro modelli e i builder drag-and-drop ti consentono di dare alle tue e-mail un tocco visivo in più. Ti consentono inoltre di tenere traccia di chi apre le tue e-mail e di chi fa clic su quali collegamenti, nonché di testare diverse varianti dello stesso contenuto per individuare quella più efficace.

Strumenti di comunicazione aziendale – Conclusione

La scelta degli strumenti di comunicazione giusti per soddisfare le tue esigenze aziendali è fondamentale. Sopra, troverai le ampie categorie di strumenti che dovresti considerare di integrare nei tuoi flussi di lavoro. Ma individuare il fornitore che si adatta al tuo budget e ai tuoi requisiti unici richiederà tempo e lavoro. Alla fine, però, vale la pena investire questo sforzo, e il budget corrispondente, per trovare gli strumenti di comunicazione giusti. Ti aiuta a stare al passo con i tempi, a superare i tuoi concorrenti e ad aumentare la soddisfazione complessiva del cliente e la produttività del team. La linea di fondo? La comunicazione è fondamentale. Trova gli strumenti giusti per trasformarlo.