I 10 migliori sistemi di risposta automatica nel 2023

Quando lavori al di fuori del normale orario lavorativo, il tuo ufficio potrebbe ricevere un grande volume di telefonate da clienti e potenziali clienti. Anche se hai un receptionist in servizio, potrebbe essere inadeguato se il volume delle chiamate supera un certo limite. Tuttavia, non tutte le attività richiedono un addetto alla reception. Un servizio di risposta automatica può indirizzare efficacemente le chiamate all'operatore appropriato e può essere personalizzato per soddisfare le esigenze e i requisiti specifici della tua azienda.

Nel mondo degli affari, le seconde possibilità sono rare. Perdere una chiamata può costarti un potenziale lead, un cliente o un'importante opportunità di business. Ma con i servizi di risposta automatica a tua disposizione, puoi assicurarti di non perdere nessuna opportunità.

Tutti i portali di servizi di risposta sono intuitivi, quindi non è necessario un esperto tecnico per configurarli. Per scegliere il miglior servizio di risposta per la tua azienda, considera le tue attuali esigenze aziendali e allineale con la tua visione. Questo ti aiuterà a prendere la decisione giusta e più efficace.

Che cos'è un servizio di risposta automatica?
Fattori da considerare nella scelta di un sistema di risposta automatica
I 10 migliori sistemi di risposta automatica

1. Nextiva
2. Rispondi prima
3. PATlive
4. Nazione vocale
5. Cavalletta
6. Uhm
7. Phone.com
8. Vonage
9. 8x8
10. Chiamata aerea

Che cos'è un servizio di risposta automatica?

Alcune aziende utilizzano operatori dal vivo per gestire le telefonate e ricevere i messaggi dei clienti, ma utilizzano anche servizi di risposta automatica per gestire le chiamate quando gli operatori sono impegnati con altre attività. I servizi di risposta automatica sono utili anche per le persone che ricevono chiamate importanti ma non possono rispondere da sole a tutte le chiamate.

In termini semplici, un servizio di risposta automatica è un tipo di receptionist virtuale che gestisce le richieste e le domande dei clienti senza farli attendere in attesa. È importante notare che un servizio di risposta automatica è diverso da un servizio di chiamata automatica, in quanto gestisce principalmente le chiamate in entrata piuttosto che quelle in uscita. Inoltre, un servizio di risposta automatica include in genere un'opzione self-service che utilizza una tecnologia AI avanzata per rispondere alle domande dei clienti.

Un servizio di risposta automatica funziona generalmente in tre modi diversi

• Rispondi alle chiamate per tuo conto utilizzando il tuo numero di telefono esistente
• Riproduci un messaggio di saluto preregistrato personalizzato in base alle tue esigenze aziendali
• Guida i clienti attraverso una serie di menu e chiedi loro le loro intenzioni e raccogli tutte le informazioni pertinenti

Un servizio di risposta automatica raccoglie le informazioni dal chiamante e le indirizza al reparto appropriato. Può anche utilizzare la deviazione delle chiamate per gestire l'elevato volume di chiamate.

Fattori da considerare nella scelta di un sistema di risposta automatica

Con le informazioni fornite sui 10 migliori sistemi di risposta automatica per il 2023, ci sono anche altre considerazioni da tenere a mente quando si sceglie un sistema di risposta automatica. Tenendo conto di questi fattori, puoi prendere una decisione più informata ed efficiente.

Partecipazione alle chiamate multilivello

I sistemi di risposta automatica instradano la chiamata del tuo cliente direttamente agli operatori specificati guidando il cliente attraverso un semplice menu. Tuttavia, in caso di partecipazione alle chiamate multilivello, questo servizio aumenta di livello creando percorsi personalizzati che consentono più chiamanti.
Ad esempio, un percorso potrebbe essere riservato esclusivamente alla contabilità, mentre un altro potrebbe andare al supporto tecnico.

Account e monitoraggio delle chiamate

Quando si sceglie un servizio di risposta automatica, è importante considerare la funzione di analisi delle chiamate. Molte aziende utilizzano una dashboard per tenere traccia delle interazioni con i clienti e questa funzione viene attivata ogni volta che un cliente chiama. Pertanto, è essenziale garantire che il dashboard sia intuitivo e aggiornato e consenta una facile gestione degli utenti, delle autorizzazioni e dei vari aspetti delle telefonate.

Funzionalità di risposta alle chiamate dal vivo

Mentre i servizi di risposta automatica possono essere utili, anche avere una persona dal vivo disponibile per rispondere alle chiamate può essere vantaggioso. Alcuni clienti preferiscono parlare con una persona reale piuttosto che avere una macchina che risponda alla loro domanda. Avere una persona in linea in linea può fornire ai clienti una maggiore soddisfazione in quanto hanno accesso diretto a qualcuno che può assisterli con le loro richieste o preoccupazioni.

Una funzione di risposta alle chiamate dal vivo è un'aggiunta preziosa a un piano telefonico. Pertanto, è importante verificare se il servizio di risposta automatica che stai considerando ha questa opzione disponibile.

Orari flessibili

Molte aziende operano 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e richiedono servizi di risposta in grado di funzionare ininterrottamente. D'altra parte, alcune aziende richiedono solo servizi di risposta automatica durante il normale orario di lavoro. Pertanto, è importante selezionare un'azienda che offra schemi operativi flessibili che si allineino con i tuoi orari di lavoro e le tue esigenze.

Oltre ai fattori menzionati in precedenza, ecco alcune funzionalità aggiuntive da considerare quando si sceglie un servizio di risposta automatica:

• Chat web/mobile
• Sondaggi post-chiamata
• Chiamata in conferenza
• Trascrizione messaggi vocali
• Registrazione delle chiamate
• Integrazione CRM
• IVR

I 10 migliori sistemi di risposta automatica

La selezione di un sistema di risposta automatica è un cambiamento significativo per le aziende di tutte le dimensioni. Quando prendi questa decisione, è importante considerare come il sistema migliorerà e semplificherà le operazioni per la tua azienda.

Per fare la scelta migliore, è necessario disporre del sistema di risposta automatica più adatto. Con molte opzioni disponibili, può essere difficile prendere una decisione. Ecco perché abbiamo compilato un elenco dei 10 migliori sistemi di risposta automatica dell'anno.

Nextiva

Nextiva è un sistema telefonico VOIP a servizio completo progettato per le aziende, ma può anche funzionare efficacemente come servizio di risposta automatica. Viene fornito con diverse funzionalità che ti consentono di creare un saluto personalizzato e impostare regole di risposta in base al tuo orario di lavoro.

Con queste funzionalità, puoi instradare le chiamate in base a fattori quali prefisso, fuso orario e altri fattori che determinano il processo di gestione delle chiamate. Nextiva funge da receptionist virtuale, eliminando la necessità di un receptionist fisico per rispondere alle chiamate prima, durante o dopo l'orario lavorativo.

Il portale amministrativo intuitivo di Nextiva lo rende ideale per le piccole imprese ed è accessibile da un computer o dall'app mobile dell'azienda, consentendoti di gestire l'intero portale amministrativo. Inoltre, Nextiva offre funzionalità scalabili man mano che la tua azienda cresce, comprese funzionalità avanzate di contatto con i clienti, VoIP, servizi di chat video, posta vocale virtuale e altro ancora. Ha anche piani disponibili che includono un operatore automatico multilivello per un instradamento delle chiamate più complesso.

RispostaPrima

Answer First offre alle aziende una presenza digitale professionale 24 ore su 24, 7 giorni su 7, dando accesso a funzionalità come la ricezione e la risposta dei messaggi, la pianificazione degli appuntamenti e l'assistenza con acquisti e ordinazioni. L'azienda dispone di un team di assistenza clienti certificato e dedicato, composto da professionisti che mettono in contatto le persone con risposte dal 1998.

Ecco alcuni dei servizi disponibili quando ti iscrivi a Answer First: invio 24 ore su 24, 7 giorni su 7, gestione dei sistemi e della sicurezza, trasferimento in tempo reale, ricezione dei messaggi, programmazione e prenotazioni, receptionist virtuale e servizi di posta vocale.

Answer First è un servizio di risposta automatica avanzato che offre un servizio clienti eccezionale a tutti i clienti. Offre una vasta gamma di integrazioni di terze parti e piani tariffari personalizzabili su misura per le tue esigenze e requisiti specifici. Con Answer First, puoi assicurarti di non perdere mai un potenziale lead, cliente o opportunità di business e di poter sempre fare un'impressione positiva sui tuoi clienti. La disponibilità del servizio 24 ore su 24, 7 giorni su 7, il trasferimento dal vivo e la funzione di ricezione dei messaggi, la pianificazione e le prenotazioni, l'addetto alla reception virtuale e il servizio di segreteria telefonica assicurano che tu sia sempre raggiungibile e in grado di fornire un servizio clienti professionale ed efficiente.

PATlive

In qualità di imprenditore, sei costantemente alla ricerca di soluzioni in grado di soddisfare tutte le tue esigenze aziendali, compresa la copertura 24 ore su 24, 7 giorni su 7. I receptionist digitali di PATlive forniscono un servizio clienti professionale 24 ore su 24, che può migliorare significativamente le relazioni con i clienti e rafforzare le relazioni con i clienti attuali. Con il loro aiuto, puoi assicurarti che i tuoi clienti abbiano un'esperienza positiva con la tua azienda in ogni momento, anche quando non sei disponibile.

Inoltre, il servizio di receptionist digitale ti garantisce di non perdere mai un potenziale vantaggio o opportunità di business, che può aiutarti a far crescere la tua attività. PATlive offre una funzione di prova gratuita di 14 giorni che ti consente di acquisire una comprensione completa del prodotto prima di prendere una decisione. Inoltre, la funzione di servizio bilingue ti consente di comunicare efficacemente con persone che parlano una lingua diversa dalla tua.

Con gli agenti digitali di PATlive, puoi facilmente prenotare, gestire e tenere traccia dei tuoi appuntamenti utilizzando il servizio di calendario basato sul web del software. Questa funzione consente di pianificare, riprogrammare e annullare gli appuntamenti, nonché visualizzare gli appuntamenti imminenti in un formato di calendario. Questa funzionalità può aiutarti a gestire il tuo tempo in modo più efficiente e produttivo.

Nazione vocale

Voice Nation offre servizi di risposta automatica di alta qualità disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7 per la tua comodità. Iscrivendoti a Voice Nation, ottieni l'accesso a un receptionist virtuale bilingue che risponderà alle tue chiamate e risponderà ai messaggi per tuo conto. Questa funzione ti assicura di non perdere mai una chiamata o un messaggio importante e può fornire un servizio clienti professionale ed efficiente ai tuoi clienti.

Inoltre, quando ti iscrivi a Voice Nation, ottieni anche l'accesso a servizi aggiuntivi come l'elaborazione degli ordini, la consegna dei messaggi, rapporti dettagliati e un account manager dedicato incluso in ogni piano. Con questo servizio di risposta automatica, non dovrai mai più inviare i tuoi clienti alla segreteria telefonica, poiché puoi occuparti personalmente di ogni cliente in qualsiasi momento della giornata. Questo può aiutarti a migliorare il servizio clienti e rafforzare le tue relazioni con i tuoi clienti.

Con Voice Nation, puoi personalizzare il tuo script di chiamata in base al tipo di attività e ai clienti che hai. Il servizio offre anche un'applicazione mobile compatibile con dispositivi iOS e Android, offrendoti flessibilità e praticità.

Cavalletta

Ogni azienda ha una proposta di vendita unica (USP) che la distingue dalla concorrenza ed è importante comunicare efficacemente tale USP ai clienti. Il software di Grasshopper include una funzione di assistente automatico che consente di utilizzare script preregistrati dal database del software.

Puoi assegnare diversi script per diversi percorsi client per aiutarti a rispondere alle tue chiamate in arrivo in modo più professionale. A un costo aggiuntivo, il software offre anche uno studio vocale professionale. Il software di Grasshopper ti consente di passare da operatori dal vivo a centralinisti digitali a seconda delle tue preferenze, offrendoti la flessibilità di scegliere chi gestisce le tue chiamate. Grasshopper offre un semplice processo in 4 passaggi per aggiungere un numero aziendale e integrare il tuo smartphone con un sistema telefonico virtuale, permettendoti di non perdere mai una chiamata e di presentare un'immagine professionale ai tuoi clienti.

Uhm

Ooma è specificamente progettato per le piccole imprese e include una funzione di assistente automatico durante la configurazione di un account. Ha una funzione di sintesi vocale abilitata e i chiamanti vengono accolti da un assistente virtuale ogni volta che chiamano. È possibile selezionare e assegnare un annuncio personalizzato che verrà letto da una voce generata dal computer al chiamante. Inoltre, la dashboard del software include un pannello di controllo che ti consente di registrare file audio, un'opzione utile se stai considerando un receptionist virtuale.

Ooma è ricco di numerose funzionalità come audio HD, tariffe telefoniche internazionali basse, un sistema fax virtuale, integrazione di app mobili, un numero verde gratuito e numeri di telefono locali gratuiti. Queste funzionalità hanno lo scopo di migliorare il servizio clienti, aumentare la produttività e migliorare la comunicazione aziendale complessiva.

Questo servizio di risposta automatica offre anche un'applicazione mobile compatibile sia con Android che con iOS, che ti consente di controllare i messaggi vocali sul tuo telefono sempre e ovunque. In qualità di proprietario di una piccola impresa, l'economicità è una priorità e Ooma offre piani intelligenti per ogni utente. Man mano che la tua attività cresce, Ooma farà in modo che la tua bolletta telefonica rimanga bassa. Pertanto, non solo la tua attività avanza, ma hai anche la possibilità di ottenere risparmi significativi sulla bolletta telefonica.

Phone.com

Se stai cercando una soluzione per gestire i tuoi abbonamenti a consumo, phone.com è un servizio di risposta automatica progettato specificamente per le aziende con un volume di chiamate inferiore o fluttuante. Il software offre piani di abbonamento a consumo e non a consumo. Ciò ti consente di personalizzare e integrare i tuoi piani in base alle tue esigenze e requisiti specifici. Inoltre, phone.com fornisce l'accesso a varie funzionalità aggiuntive come receptionist dal vivo, numerazione internazionale e composizione.

I numeri globali e la funzione di chiamata internazionale saranno particolarmente vantaggiosi per le aziende con più campagne di marketing. Inoltre, phone.com offre un'ampia gamma di funzionalità come voce, video, testo, gestione delle chiamate e altre funzionalità di collaborazione che si trovano comunemente nei sistemi telefonici aziendali.

Inoltre, questo servizio di risposta è estremamente versatile e può passare senza problemi dal computer al telefono. Offre una varietà di opzioni come numeri locali, verdi e vanity.

Vonage

Indipendentemente dal tipo e dalle dimensioni della tua attività, è importante disporre di un piano aziendale flessibile ed economico che possa aiutare la tua azienda a crescere senza incorrere in bollette telefoniche elevate. Un piano ideale ti fornirebbe gli strumenti di comunicazione necessari mantenendo bassi i costi.

Ciò può includere funzionalità come numeri di telefono virtuali, inoltro di chiamata, segreteria telefonica e assistente automatico, che possono contribuire a migliorare il servizio clienti e aumentare la produttività. Inoltre, molte soluzioni di comunicazione aziendale offrono piani tariffari convenienti con diverse funzionalità, quindi puoi scegliere quella che meglio si adatta alle tue esigenze e al tuo budget aziendale.

Vonage offre una varietà di opzioni flessibili, tra cui oltre 50 funzioni del telefono con la possibilità di aggiungere funzionalità avanzate a un costo aggiuntivo. Il piano di base include 18 funzionalità standard come registrazione delle chiamate, fax Internet, bridge per conferenze, numeri virtuali e altro ancora.

Inoltre, è disponibile un'applicazione mobile self-service compatibile sia con Android che con iOS, che consente di distribuire app di terze parti senza bisogno di servizi professionali. Vonage offre una vasta gamma di servizi come contact center, coinvolgimento dei clienti, mobilità, lavoro a distanza e altro ancora.

8x8

8x8 è un servizio di assistente telefonico automatizzato che opera in oltre 48 paesi ed è ideale per le aziende con un gran numero di clienti internazionali. Inoltre, il software ha un piano di abbonamento economico che ti consente di risparmiare sulle chiamate internazionali.

Il software dell'assistente automatico ha la flessibilità del supporto del numero di telefono in oltre 100 paesi, consentendo alla tua azienda di espandersi virtualmente in aree in cui non hai una presenza fisica. Tuttavia, le funzionalità di collaborazione del software sono attualmente limitate alla condivisione di file e alle riunioni video.

Inoltre, il software utilizza l'intelligenza artificiale per assisterti nel monitoraggio e nella gestione delle tue interazioni vocali, aiutando i tuoi team leader e manager. Il software ha anche un'app compatibile sia con Android che con iOS, che ti consente di accedere a tutte le tue comunicazioni aziendali come chat, messaggi video, chiamate vocali e altro ancora.

Chiamata aerea

Aircall è un software di assistente automatico basato su cloud perfetto per le aziende di e-commerce, che consente loro di rendere il loro call center più remoto ed efficiente. È una soluzione basata su cloud approvata dall'IT, ideale per i team di vendita e marketing.

Questo software è anche facile da configurare e ti consente di comunicare con chiunque, in qualsiasi parte del mondo. Aircall è inoltre dotato di funzionalità CRM, soluzioni di helpdesk e altre app essenziali che forniscono tutte le informazioni necessarie ai clienti quando chiamano.

Aircall ti consente di gestire e monitorare il tuo lavoro, analizzare le chiamate e misurare le metriche delle chiamate per apportare miglioramenti misurabili. Include anche funzionalità come un menu IVR basato su cloud, opzioni di routing basate sulle competenze e altro ancora.

Conclusione

Indipendentemente dal tipo di attività che gestisci, un servizio di risposta automatica può apportare grandi vantaggi alla tua attività e contribuire alla sua crescita. Un servizio di risposta automatica consente di personalizzarlo per fornire tutte le informazioni necessarie ai chiamanti. In questo modo, è possibile ridurre notevolmente i costi operativi, il tempo e le risorse del personale. Un servizio clienti di alta qualità dipende fortemente dal tuo sistema telefonico e la soddisfazione del cliente migliora quando viene fornito un servizio clienti eccezionale.

FAQ

Qual è il miglior sistema telefonico per le aziende?

I migliori sistemi telefonici aziendali sono i seguenti

• PATlive
• Nextiva
• Voce Nazione
• Cavalletta
• 8x8
• Vonage
• Chiamata aerea

Come si chiama il sistema di risposta automatica al telefono?

La risposta vocale interattiva (IVR) è un sistema di telefonia automatizzato che interagisce con i chiamanti, raccoglie informazioni e indirizza le chiamate ai destinatari appropriati.

Che cos'è un combinatore IVR?

Un dialer IVR è un dialer automatico che compone numeri da un determinato database e riproduce messaggi IVR (Interactive Voice Response) quando è connesso.

Quali sono i limiti delle segreterie telefoniche?

Gli svantaggi dell'utilizzo di un sistema di risposta telefonica automatizzata

• I sistemi telefonici automatizzati possono alienare i clienti.
• I sistemi telefonici automatizzati possono confondere i clienti.
• I sistemi telefonici automatizzati possono funzionare male
• I sistemi telefonici automatizzati possono essere inefficienti