Automazione 101: sapere come l'automazione può aiutarti nell'elaborazione delle fatture

Se gestisci un'attività, è probabile che tu abbia a che fare con molte fatture. Forse hai un reparto contabilità fornitori (AP) o contabilità clienti (AR) responsabile dell'elaborazione delle fatture. O forse gestisci tu stesso la fatturazione.

In entrambi i casi, sai che l'elaborazione delle fatture può essere un'attività lunga e noiosa. E se commetti un errore, può costare denaro alla tua azienda. È qui che entra in gioco l'automazione. L'automazione dell'elaborazione delle fatture può farti risparmiare tempo e aiutarti a evitare errori.

Un sistema automatizzato di elaborazione delle fatture è un software che automatizza le attività associate alla creazione, all'invio e alla gestione delle fatture e consente di risparmiare tempo automatizzando le attività ripetitive.

Ma cos'è esattamente l'automazione delle fatture e come può aiutarti con l'elaborazione delle fatture? Continua a leggere per esplorare questo e molto altro nella nostra guida definitiva all'automazione delle fatture. Iniziamo!

Che cos'è un sistema di elaborazione delle fatture?

La fatturazione comprende diversi passaggi:-

1. Acquisizione dati dalle fatture
2. Corrispondenza dell'ordine di acquisto
3. Invio fatture per approvazione
4. Approva le fatture per i pagamenti
5. Elabora i pagamenti e registra i dettagli per i record

I sistemi di elaborazione manuale delle fatture richiedono ai dipendenti di inserire manualmente i dati di ciascuna fattura nel sistema, un processo che richiede tempo ed è suscettibile di errore umano.

D'altra parte, i sistemi automatizzati di elaborazione delle fatture automatizzano le attività associate alla creazione, all'invio e alla gestione delle fatture. Un sistema di elaborazione delle fatture aiuta le aziende ad acquisire automaticamente i dati dalle fatture. Il sistema può aiutare ad automatizzare molte delle altre attività associate alla fatturazione, dalla creazione delle fatture all'emissione dei pagamenti.

Esistono molti diversi sistemi di elaborazione delle fatture sul mercato, alcuni dei quali sono soluzioni semiautomatiche basate su modelli, mentre altri sono soluzioni automatizzate end-to-end intelligenti basate sull'intelligenza artificiale. La scelta della soluzione dipende dal tuo caso d'uso e dall'obiettivo che stai cercando di raggiungere.

Ci sono molte funzionalità diverse che ottieni quando automatizzi il sistema di elaborazione delle fatture , ma la cosa più importante è che ti fa risparmiare tempo automatizzando le attività ripetitive. L'utilizzo di software automatizzato può consentire ai dipendenti di concentrarsi su attività più importanti e migliorare i profitti. Una soluzione di elaborazione automatizzata delle fatture aiuta a generare fatture dagli ordini di acquisto e a tenere traccia dei pagamenti ed emettere rimborsi.

In che modo l'automazione aiuta con l'elaborazione delle fatture

La gestione manuale delle fatture è un'attività noiosa e dispendiosa in termini di tempo e un rischio aziendale e può aumentare le possibilità di frodi ed errori nelle fatture con i rendiconti finanziari.

L'automazione può aiutarti a evitare questi problemi e creare ulteriori vantaggi per la tua azienda. Ecco come aiuta a rendere la tua attività più efficiente:-

Precisione migliorata

Uno dei maggiori vantaggi dell'automazione è che può aiutarti a evitare errori. Ad esempio, il software di elaborazione automatica delle fatture può generare automaticamente fatture basate sui dati degli ordini di acquisto o di altre fonti di dati, eliminando la necessità di inserimento manuale dei dati.

Velocità aumentata

L'automazione può anche aiutare ad accelerare l'elaborazione delle fatture. Inoltre, il software può automatizzare attività ripetitive, come la generazione di fatture o l'emissione di rimborsi, liberando tempo che può essere utilizzato per migliorare altre aree della tua attività.

Migliore organizzazione

L'automazione può aiutarti a organizzare le tue fatture. Il software di automazione delle fatture è in grado di tenere traccia di tutte le tue fatture in un unico posto, il che può aiutarti a evitare mancati pagamenti e penali per il ritardo. Di conseguenza, è più facile per te tenere traccia dei tuoi clienti.

Maggiore efficacia in termini di costi

L'automazione può farti risparmiare denaro eliminando la necessità di inserire manualmente i dati e altre attività manuali. Di conseguenza, la tua contabilità diventa più conveniente e snella.

Meno spazio per l'errore umano

Man mano che la tua azienda cresce, è importante evitare attività manuali e complessità non necessarie. L'automazione può aiutarti a evitare errori come pagamenti dimenticati che potrebbero portare a penali in ritardo.

Come automatizzare l'elaborazione delle fatture

Se sei interessato ad automatizzare l'elaborazione delle tue fatture, ci sono alcune cose che devi fare.

Con molte diverse opzioni software disponibili, è importante trovare il software adatto alle tue esigenze e al tuo caso d'uso. Docsumo può assistere nella configurazione con l'elaborazione automatizzata delle fatture. Utilizza un software AI con tecnologia OCR intelligente per convertire le tue fatture in dati fruibili.

Dopo aver convertito i dati, è necessario integrare il software di automazione delle fatture con il software di contabilità, che consente di generare automaticamente fatture e tenere traccia dei pagamenti.

Come passaggio finale, devi impostare i pagamenti automatici.

10 passaggi per automatizzare l'elaborazione delle fatture

1. Stabilisci linee guida: decidi quali tipi di fatture possono essere elaborate automaticamente. Avere linee guida per quali tipi di fatture possono essere aggiunti al software garantisce che vengano elaborate solo fatture specifiche, il che rende il processo più accurato.
2. Determina come vengono ricevute le fatture: comprendendo i canali attraverso i quali ricevi le tue fatture, puoi semplificare l'automazione in modo che tutte le fatture vengano ricevute in modo simile.
3. Impostare un sistema per acquisire automaticamente i dati delle fatture: un sistema automatizzato di elaborazione delle fatture elimina la necessità di inserimento manuale dei dati, che può essere soggetto a errori.
4. Convalidare l'accuratezza dei dati acquisiti: la convalida dei dati garantisce che le informazioni in fase di elaborazione siano corrette.
5. Indirizza le fatture per l'approvazione: una coda di approvazione aiuta a garantire che le fatture vengano approvate tempestivamente.
6. Genera pagamenti elettronicamente: fa risparmiare tempo e denaro!
7. Riconciliazione automatica dei pagamenti: la riconciliazione dei pagamenti aiuta a garantire che tutte le fatture siano pagate per intero e in tempo.
8. Fornire visibilità sullo stato delle fatture: questo aiuta a tenere traccia di quali fatture sono state elaborate e quali no.
9. Consenti eccezioni quando le fatture non possono essere elaborate automaticamente: disponendo di un processo di eccezione, ti assicuri che le fatture problematiche vengano comunque elaborate in tempo.
10. Migliora continuamente il sistema: una volta installato, assicurati che il sistema sia sempre aggiornato ed efficiente.

Conclusione

L'elaborazione delle fatture può essere un'attività lunga e noiosa, ma è una parte necessaria della gestione di un'impresa. L'automazione dell'elaborazione delle fatture può farti risparmiare tempo e aiutarti a evitare errori.

Esistono molte funzionalità diverse che un sistema di elaborazione automatizzato delle fatture può offrire, ma la cosa più importante è che ti consente di risparmiare tempo automatizzando le attività ripetitive. Può consentire ai dipendenti di concentrarsi su attività più critiche e migliorare i profitti.