La guida definitiva alla scelta di un sistema di tracciamento dei candidati

Assumere e trattenere le persone giuste è il fattore più importante per realizzare con successo gli obiettivi strategici di un'azienda.

La scelta del giusto sistema di tracciamento dei candidati , noto anche come ATS, è fondamentale per assumere i dipendenti più talentuosi e influisce direttamente sulla capacità di realizzare i propri obiettivi strategici.

Jim Collins lo articolò notoriamente come:

"... Avrei una priorità su tutte le altre: acquisire quante più persone migliori possibile... il principale vincolo al successo della mia organizzazione è la capacità di ottenere e trattenere un numero sufficiente di persone giuste."

Il motivo è che i guadagni di produttività derivanti dall’avere alte performance sono enormi. Secondo McKinsey, le persone ad alte prestazioni sono fino a 8 volte più produttive delle persone con prestazioni medie.

Questa guida ti aiuterà a comprendere i diversi vantaggi offerti dai sistemi di tracciamento dei candidati. Spiegherà le caratteristiche principali comuni dei sistemi e identificherà i principali vantaggi che ciascuna funzionalità sblocca in modo che tu possa scegliere la soluzione migliore per le tue esigenze.

Quali sono i vantaggi di un sistema di tracciamento dei candidati?

I vantaggi di un sistema di tracciamento dei candidati possono generalmente essere classificati nelle tre categorie seguenti.

Di questi, una maggiore precisione nelle assunzioni diventa facilmente il vantaggio principale, poiché influisce sulla capacità di reclutare personale ad alte prestazioni, e un incredibile 82% delle aziende non crede di reclutare attualmente persone di grande talento.

Maggiore precisione nelle assunzioni

I sistemi di tracciamento dei candidati tecnologicamente più avanzati offrono funzionalità di valutazione del talento per aiutarti a prevedere le prestazioni future di un candidato. Ciò migliora significativamente la precisione delle assunzioni, consentendoti di identificare e selezionare meglio i migliori risultati.

Maggiore velocità di assunzione

I sistemi di tracciamento dei candidati automatizzano una serie di processi di reclutamento in modo da poter ridurre i tempi di assunzione, assicurando di coprire le posizioni aperte più rapidamente e che i candidati possano essere informati più rapidamente della decisione di assunzione.

Costi di assunzione inferiori

L’automazione dei processi aiuta anche a ridurre i costi complessivi di reclutamento.

Inoltre, molti sistemi di tracciamento dei candidati offrono anche la possibilità di selezionare o filtrare i candidati. Queste caratteristiche spesso escludono più del 50% dei candidati in base all'esperienza lavorativa e/o educativa. Ciò riduce significativamente il tempo impiegato nella lettura dei curriculum e, quindi, abbassa i costi di reclutamento.

Quali sono i diversi tipi di sistemi di tracciamento dei candidati?

Molti sistemi di tracciamento dei candidati offrono un lungo elenco di funzionalità che possono essere difficili da comprendere o da confrontare tra diversi fornitori di sistemi. Ciò può rendere difficile la scelta del software senza eseguire dimostrazioni dispendiose in termini di tempo di più sistemi.

Quindi, come scegliere con sicurezza il sistema migliore per la tua azienda?

Concentrati sulla precisione delle assunzioni

Questi fornitori dispongono di una propria soluzione di valutazione dei talenti appositamente creata come parte naturale del sistema di tracciamento dei candidati.

Tieni presente che questi sistemi offrono molte funzionalità di automazione dei processi, ma spesso non così tante come quelle delle due categorie seguenti.

Focus sull'automazione dei processi

Questa è la maggior parte di tutti i sistemi di tracciamento dei candidati. Questi sistemi hanno molte caratteristiche incentrate sull'aumento della velocità di assunzione e sulla riduzione dei costi di assunzione. Tuttavia, in genere le funzionalità che contribuiscono ad aumentare la precisione delle assunzioni sono poche o nessuna.

Automazione dei processi e integrazioni di valutazione dei talenti

Questi fornitori gestiscono bene anche l'automazione dei processi, ma hanno dedicato del tempo a creare integrazioni con fornitori di valutazione dei talenti di terze parti.

Se il fornitore di valutazione del talento è un fornitore di qualità, ciò può aiutare a migliorare l’accuratezza delle assunzioni. Tuttavia, trattandosi di un'integrazione di terze parti, l'esperienza dell'utente può risentirne e normalmente la valutazione del talento verrà applicata solo ai candidati selezionati al termine del processo di reclutamento.

Abbinamento dei sistemi di tracciamento dei candidati alla tua attività

La scelta di un sistema di tracciamento dei candidati dovrebbe basarsi su ciò che è più importante per aiutare la tua azienda a raggiungere i suoi obiettivi strategici.

Sebbene gli obiettivi strategici differiscano da azienda ad azienda, esistono alcuni punti in comune su ciò su cui la maggior parte delle aziende deve concentrarsi in base alle dimensioni dell’azienda.

Start-up

Le start-up in genere ampliano la propria base di personale in modo relativamente più rapido rispetto alle aziende più grandi. Tutti i membri del personale (compresi i nuovi assunti) devono esibirsi ed essere altamente motivati, poiché il team è piccolo e agile e le risorse sono limitate.

Inoltre, possono o meno avere un dipartimento delle risorse umane. Pertanto, i vantaggi derivanti dall’automazione dei processi sono relativamente pochi e l’aumento della precisione delle assunzioni è di gran lunga il vantaggio strategico di maggior impatto.

Piccole e medie imprese (PMI)

Anche le PMI aumentano rapidamente la propria base di personale, anche se non così velocemente come le start-up. Queste aziende normalmente hanno una parte del loro team HR dedicata al reclutamento.

La precisione delle assunzioni è normalmente ancora il vantaggio di maggior impatto per il raggiungimento degli obiettivi strategici, ma anche i risparmi sui costi derivanti dall’automazione iniziano a diventare significativi.

Imprese

Le grandi aziende normalmente crescono a un ritmo molto inferiore rispetto alle aziende più piccole. Inoltre, a causa delle grandi dimensioni delle organizzazioni complessive, anche i loro team di reclutamento tendono ad essere grandi e i risparmi derivanti dall’automazione dei processi possono essere significativi.

Pertanto, queste aziende sono quelle che trarranno maggiori vantaggi dall’automazione dei processi e dal risparmio sui costi. Tuttavia, aumentare la precisione delle assunzioni è ancora di fondamentale importanza per queste aziende.  

Funzionalità di un sistema di tracciamento dei candidati per ogni fase del ciclo di assunzione

Le numerose funzionalità offerte dai sistemi di tracciamento dei candidati possono essere classificate in base alla parte del ciclo di assunzione a cui si rivolgono. Di seguito, abbiamo delineato i vantaggi offerti da ciascuna categoria di funzionalità.

Strumenti di approvvigionamento

I sistemi di tracciamento dei candidati offrono una gamma di diverse funzionalità di sourcing. Tuttavia, il denominatore comune di tutte le funzionalità è che aiutano ad attrarre e reperire più candidati più rapidamente.

In altre parole, aumenta il numero di candidati e consente di coprire più velocemente le posizioni aperte. Ciò accorcia il ciclo di reclutamento e quindi riduce il costo del reclutamento complessivo.

Ciò non porta necessariamente a decisioni di assunzione migliori senza essere combinato con strumenti adeguati per identificare e selezionare i migliori risultati tra i candidati reperiti.

Le caratteristiche comuni di approvvigionamento includono:

1. Integrazione della bacheca di lavoro

Questa funzionalità ti consente di pubblicare un'offerta di lavoro su più bacheche di lavoro direttamente tramite il tuo sistema di tracciamento dei candidati.

Ciò significa che non devi inserire manualmente i dettagli del lavoro su ciascuna bacheca di lavoro e che il tuo lavoro viene facilmente mostrato a un gran numero di potenziali candidati. È essenzialmente un modo rapido per aumentare il pool di candidati.

2. Pagine di carriera

Le pagine Carriere possono essere offerte come servizio affinché le aziende che ne sono sprovviste possano beneficiare di due vantaggi significativi:

• Employer branding: le pagine carriera sono uno degli strumenti principali per portare il tuo branding del datore di lavoro a un livello superiore e apparire più professionali nei confronti di potenziali candidati di alta qualità.
• Integrazione automatica: dato che il tuo sistema di tracciamento dei candidati crea la pagina carriera, tutte le funzionalità saranno automaticamente disponibili per tracciare e gestire i candidati provenienti dalla pagina carriera.

3. Funzionalità di ricerca dei candidati migliorata

Le funzionalità ti consentono di cercare i candidati idonei direttamente dal tuo sistema di tracciamento dei candidati. Ci sono due vantaggi principali:

• Cerca tutti i candidati pubblici: il sistema di tracciamento dei candidati ti consentirà di cercare milioni di profili di candidati pubblici combinando i dati provenienti da più database di candidati pubblici e gratuiti.
• Ricerca e classificazione migliorate: il sistema può offrire funzionalità di ricerca e classificazione migliori rispetto a quelle disponibili nei database originali. Inoltre, alcuni software si integrano con l’intelligenza artificiale per fornire un’interfaccia facile da usare per classificare e filtrare i candidati.    

Screening e classificazione automatizzati dei curriculum

La maggior parte dei sistemi di tracciamento dei candidati filtra o esclude i candidati in base a criteri di screening predefiniti. Normalmente il sistema esclude più del 50% dei candidati.

Ciò avviene combinando la funzionalità di screening con l'analisi del curriculum o altre funzionalità che consentono di identificare il lavoro e l'esperienza formativa di un candidato.

I vantaggi sono la velocità e costi di reclutamento inferiori, poiché i reclutatori devono solo leggere i CV dei candidati che soddisfano i criteri.

Tuttavia, i reclutatori dovrebbero prestare attenzione ai criteri che utilizzano per selezionare i candidati. Ad esempio, i criteri di screening basati sul background formativo spesso non sono correlati alle prestazioni del candidato. Se utilizzati in modo improprio, i criteri potrebbero invece introdurre pregiudizi inconsci , che possono ridurre il pool di talenti disponibile e portare a decisioni di assunzione mediocri.

Le funzionalità di screening comuni includono:

1. Screening

La possibilità di rifiutare i candidati prima che diventino parte attiva del reclutamento in base a criteri predefiniti. Normalmente, questi criteri si baserebbero sull'esperienza lavorativa o sul background formativo.

2. Analisi automatica del curriculum

Il sistema identifica e rende prontamente disponibili le parti chiave di un curriculum. Ad esempio, l'esperienza lavorativa del richiedente e qual è il titolo di studio più alto. La funzionalità è normalmente abbinata allo screening.

Monitoraggio e gestione dei candidati

Queste funzionalità consentono essenzialmente di archiviare tutti i dati dei candidati in un unico sistema e di utilizzare tali dati per gestire i candidati durante tutto il ciclo di assunzione. È la spina dorsale di qualsiasi sistema di tracciamento dei candidati.

I vantaggi non sono solo la velocità e la riduzione dei costi di reclutamento. Queste funzionalità ti consentono essenzialmente di eseguire un reclutamento più professionale.

Le funzionalità comuni di monitoraggio e gestione dei candidati includono:

1. Monitoraggio dei dati e dello stato

Un sistema di tracciamento dei candidati dovrebbe raccogliere e rendere prontamente disponibili i dati dei candidati relativi all’assunzione. Inoltre, il sistema di tracciamento dei candidati dovrebbe assegnare uno status a ciascun candidato che consenta di monitorare la posizione del candidato nel processo di reclutamento.

2. Comunicazione automatizzata con i candidati

Puoi automatizzare la comunicazione con i candidati in base alle migliori pratiche. Ciò include e-mail di rifiuto automatico, e-mail di richiesta di colloquio e altre comunicazioni relative all'assunzione.

3. Portale richiedente

Un portale dove i candidati possono accedere e vedere lo stato della domanda in tempo reale.

Inoltre, questi portali possono fornire ulteriori vantaggi ai candidati, come suggerimenti per i colloqui, guide ai curriculum e informazioni simili. Ciò migliora ulteriormente l'esperienza del candidato nel processo di reclutamento.

Guide e assistenza per interviste strutturate

Queste funzionalità ti aiutano a fornire un colloquio professionale e strutturato che ti consente di confrontare i candidati su base comparabile.

Le funzionalità spaziano da guide e report per le interviste a software video che automatizzano il processo di intervista:

1. Guide per le interviste

Guide che forniscono una struttura comune e professionale per il colloquio. Garantisce che tutti i candidati vengano intervistati in modo simile in modo che possano essere confrontati in modo equo.

2. Rapporti delle interviste

Si tratta essenzialmente di guide per i colloqui aggiornate per includere informazioni aggiuntive utili per valutare i candidati. Ciò include i dati chiave del curriculum, domande personalizzate sul colloquio del candidato e dati sulla valutazione del talento.

3. Software per interviste video

Questa funzionalità facilita la conduzione del colloquio tramite un software per interviste video collegato al sistema di tracciamento dei candidati. Il software normalmente consente al reclutatore di preregistrare il colloquio, comprese tutte le domande del colloquio. Tutti i candidati rispondono quindi alle domande preregistrate in formato video.

Valutazione dei talenti per la selezione

I test di valutazione del talento aiuteranno a fornire un quadro olistico della capacità del candidato di avere successo nel ruolo valutando le competenze trasversali e difficili del candidato. Ciò aiuta i reclutatori a selezionare i migliori performer, che è un fattore chiave delle prestazioni di un'organizzazione.

Può anche facilitare la transizione dalle assunzioni tradizionali alle assunzioni basate sulle competenze , che attualmente rappresentano l’obiettivo principale di molte organizzazioni.

Per quantificare l’impatto sulla performance, McKinsey ha confrontato la produttività dell’1% con le performance più elevate con quella dell’1% con le performance peggiori e ha scoperto che sono 12 volte di più produttivo in lavori di media complessità.

La massima precisione nelle assunzioni verrà raggiunta quando la valutazione del talento verrà effettuata a tutti i candidati e non solo ad alcuni candidati selezionati. Ciò richiederà spesso che il test di valutazione del talento sia nativo del sistema di tracciamento dei candidati e non attraverso l'integrazione di terze parti.

1. Valutazione dei talenti nelle competenze trasversali

Le competenze trasversali possono essere ricondotte ai tratti della personalità e al comportamento desiderati, il che significa che i test della personalità possono essere utilizzati per valutare l'idoneità di un candidato.

L’impatto sull’accuratezza delle assunzioni dipenderà da:

• Struttura del test: è importante scegliere un tipo di test che abbia una comprovata applicazione nelle assunzioni. Il test della personalità Big 5 (noto anche come test OCEAN) si distingue a questo proposito, poiché è stato ampiamente studiato in un contesto di assunzioni e viene utilizzato per le assunzioni di dirigenti.
• Generico o specifico per ruolo: la maggior parte dei test della personalità sono generici, il che significa che lo stesso test viene utilizzato per tutti i ruoli. Sebbene questi test contribuiscano a migliorare la precisione delle assunzioni, è possibile utilizzare test della personalità in cui il contenuto del test e/o il punteggio sono personalizzati per il ruolo specifico.

2. Valutazione dei talenti legati alle hard-skill

Le hard skills sono le competenze pratiche richieste per avere successo nel ruolo. Se il giusto test sulle competenze tecniche viene offerto e gestito correttamente, può migliorare significativamente la precisione delle assunzioni.

L’impatto sull’accuratezza delle assunzioni dipende da quanto segue:

• Contenuto del test: gli argomenti trattati nel test delle competenze sono direttamente correlati ai requisiti effettivi del lavoro per il quale stai assumendo? Migliore è il collegamento, migliore sarà la precisione delle assunzioni.
• Validità del test: il test dovrebbe essere stato creato da un esperto in materia e convalidato da uno psicologo organizzativo. I fornitori di test seri possono documentare che uno psicologo ha convalidato il test.

Raccomandazioni finali

Come abbiamo scoperto, l'essenza del reclutamento non consiste solo nell'automazione dei processi, ma molto più nella precisione nell'acquisizione dei talenti.

Sebbene l’automazione dei processi svolga un ruolo vitale nel ridurre gli oneri amministrativi manuali, non può mettere in ombra la missione principale del reclutamento: trovare il candidato ideale con la giusta combinazione di competenze hard e soft.

Un sistema di tracciamento dei candidati non solo semplifica il processo di reclutamento, ma migliora anche notevolmente la qualità delle assunzioni. La scelta del sistema migliore dipende principalmente dalla sua capacità di identificare e rispondere alle esigenze uniche di ciascun ruolo e candidato.

I sistemi superiori sfruttano il potere dell’inclusione e della valutazione olistica del talento e non si limitano a vagliare i curriculum. Questi aiutano a comprendere a fondo le competenze necessarie per il lavoro e ad allineare i candidati che si adattano perfettamente.

L’aumento del lavoro a distanza, della gig economy e della diversità della forza lavoro implica che le competenze trasversali – adattabilità, comunicazione, collaborazione – sono più cruciali che mai. Un efficace sistema di tracciamento dei candidati dà priorità a queste competenze, garantendo che le organizzazioni ottengano individui a tutto tondo che non si limitano a ricoprire un ruolo ma migliorano le dinamiche più ampie del team.

Quando ti imbarchi nella ricerca della soluzione software ideale, è fondamentale ricordare che il fulcro del reclutamento non è l'automazione; è il potenziale umano.

L’acquisizione di talenti è un’abilità speciale. Scopri come costruire una strategia efficace di acquisizione dei talenti.