L'intelligenza artificiale nella gestione dei contratti

Gestire un'impresa o un'impresa di successo implica stipulare contratti con terze parti, come clienti, venditori, fornitori o altre parti interessate.

Nella gestione dei contratti, è fondamentale soddisfare le crescenti esigenze dell'azienda: promuovere la fiducia, prevenire conflitti futuri, dettagliare le aspettative, proteggere dalle passività e garantire la redditività.

Tuttavia, il processo di gestione dei contratti può essere scoraggiante, impegnativo in termini di manodopera e di tempo a causa dei numerosi contratti che un'azienda deve gestire e tenere traccia.

Un'azienda media crea e gestisce i dati contrattuali di centinaia e persino migliaia di contratti attivi.

Di conseguenza, i processi contrattuali risultano inevitabilmente inefficienti. La ricerca sul commercio mondiale e sui contratti mostra che lo sviluppo e la gestione inefficace dei contratti costano all’azienda media circa il 9% delle sue entrate.

L’intelligenza artificiale sta trasformando il metodo di gestione dei dati in vari settori, incluso il campo legale; ottimizza il processo contrattuale e influenza il contenuto dei contratti. In questo articolo imparerai l'impatto dell'intelligenza artificiale nella gestione dei contratti insieme ai vantaggi e ai rischi connessi all'utilizzo dell'intelligenza artificiale nella gestione dei contratti.

Cos’è l’intelligenza artificiale per la gestione dei contratti?

L'intelligenza artificiale per la gestione dei contratti utilizza l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico per gestire i contratti. È un sistema di automazione che ti permette di gestire e tenere traccia di tutti i contratti della tua azienda.

Il software di gestione dei contratti basato sull’intelligenza artificiale è più gratificante rispetto al software di gestione del ciclo di vita del contratto (CLM) di prima generazione perché CLM si basa sull’automazione basata su regole, che comporta ancora una quantità significativa di lavoro manuale.

Il software di gestione dei contratti (ACMS) basato sull'intelligenza artificiale funziona apprendendo e comprendendo il linguaggio utilizzato nei contratti legali.

Svolge funzioni contrattuali utilizzando l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP), addestrato a riconoscere e segnalare modelli e comportamenti, come termini e clausole legali ricorrenti.

ACMS applica questa comprensione dei contratti nell'esecuzione di varie attività, ad esempio individuando probabili problemi legali, sottolineando automaticamente le revisioni o persino fornendo suggerimenti di modifica per rendere il contratto più facile da comprendere, sostituendo la gestione manuale del contratto durante l'intero ciclo di vita del contratto.

Ad esempio, la noiosa attività di contrassegnare manualmente le disposizioni di indennizzo, evidenziare clausole di risoluzione o condizioni di pagamento, nomi e date può essere eseguita facilmente con ACMS, consentendoti di concentrarti su questioni più complesse durante le trattative contrattuali.

Casi d'uso per la gestione dei contratti basata sull'intelligenza artificiale

Con la gestione dei contratti basata sull'intelligenza artificiale, possiamo risolvere in modo univoco le sfide di gestione dei contratti. AI Contract Management semplifica il processo contrattuale e libera tempo per attività più complesse coinvolte nella gestione dei contratti.

Ecco alcuni modi in cui puoi utilizzare l'intelligenza artificiale per semplificare la gestione dei contratti:

1. Creazione automatizzata di contratti : AI Contract può essere utilizzato per elaborare automaticamente bozze di contratto. Di solito, un utente fornisce all’IA suggerimenti sotto forma di termini e clausole contrattuali pre-redatti per soddisfare le sue esigenze specifiche.
   
   Successivamente, l’intelligenza artificiale automatizza la creazione dei contratti senza coinvolgere costantemente l’utente. La creazione automatizzata di contratti consente alle aziende di creare documenti affidabili e un flusso di lavoro più efficace. Migliora la gestione del contratto migliorando la comunicazione e la collaborazione e consentendo a tutte le parti di rimanere in contatto con le informazioni e le revisioni più recenti del contratto.
   
   
2. Analisi automatizzata dei contratti : l’intelligenza artificiale può essere utilizzata per analizzare i contratti in termini di conformità e rischio. Può individuare discrepanze e incoerenze tra i documenti, confrontare obblighi e responsabilità delle parti coinvolte, riassumere i risultati chiave ed evidenziare modelli che potrebbero sfuggire al giudizio umano.
   
   In questo modo, rende il processo di analisi molto più semplice, veloce, efficiente e privo di errori. Un vantaggio significativo dell’AI Contract Management è che fornisce obiettività che chiarisce agli utenti i punti su cui dovrebbero concentrarsi durante la negoziazione del contratto.
   
   
3. Gestione automatizzata dei contratti : invece di impegnarsi nella gestione ordinaria dei contratti, l'intelligenza artificiale può essere utilizzata per gestire automaticamente i contratti dalla fase precedente alla firma (creazione, negoziazione/collaborazione, revisione/approvazione ed esecuzione) alla fase successiva alla firma (amministrazione/esecuzione). , rinnovo/rescissione e reporting/tracciamento. Risparmia tempo e garantisce una gestione efficace ed efficiente dei documenti contrattuali.
   
   
4. Rinnovo automatizzato del contratto : l'intelligenza artificiale può rinnovare automaticamente un contratto scaduto. Garantisce che i termini iniziali di un accordo rimangano applicabili per il nuovo ciclo di vita del contratto. Ne consegue un sistema di automazione che si conforma ad un tempo di rinnovo prestabilito.
   
   Se nessuna delle parti coinvolte rinuncia prima della data di rinnovo automatico, continuerà ad essere vincolata ai termini contrattuali. Il rinnovo automatizzato del contratto riduce i problemi di gestione dei contratti e garantisce un rinnovo regolare del contratto.

Vantaggi dell'intelligenza artificiale nella gestione dei contratti

I vantaggi dell’intelligenza artificiale nella gestione dei contratti sono enormi. Il software di gestione automatizzata dei contratti può ridurre il tempo e le risorse necessarie per rivedere e aggiornare i contratti.

L’intelligenza artificiale può anche aiutare a identificare i rischi e le opportunità contrattuali e a raccomandare azioni per migliorare le prestazioni del contratto. Inoltre, l’intelligenza artificiale può aiutare a gestire le comunicazioni e i cicli di vita dei contratti.

Di seguito sono riportati i vantaggi della gestione dei contratti AI:

Migliori intuizioni e analisi per il processo decisionale

Le organizzazioni devono prendere decisioni rapide e accurate per rimanere competitive nel mondo degli affari di oggi. Tuttavia, prendere decisioni informate non è sempre facile, soprattutto quando i dati sono complessi e difficili da comprendere.

La gestione dei contratti implica l'analisi e la revisione di tonnellate di dati e il processo decisionale. La valutazione e l’analisi dei contratti tramite intelligenza artificiale rendono i contratti più facili da leggere e gestire e offrono dati approfonditi che facilitano un processo decisionale ben informato.

Il software di gestione dei contratti basato sull’intelligenza artificiale può aiutare a organizzare e dare un senso ai dati contrattuali e ai risultati storici in modo che i decisori possano vedere modelli e tendenze che potrebbero non essere ovvi. Con insight migliori e analisi ottimizzate, le organizzazioni possono prendere decisioni più informate, aumentare il proprio valore e migliorare le prestazioni aziendali.

Facilitare i confronti tra gli standard e analizzare le clausole storiche

Con l’aumento della popolarità dell’intelligenza artificiale nella gestione dei contratti, si prevede che i contratti saranno altamente standardizzati, routinizzati e basati su modelli, impiegando modifiche solo dove necessario per soddisfare le richieste specifiche degli utenti.

Uno dei vantaggi della gestione dei contratti tramite intelligenza artificiale è l’analisi e la standardizzazione di clausole storiche complicate. Il software di gestione dei contratti basato sull'intelligenza artificiale utilizza algoritmi per scansionare database di grandi dimensioni alla ricerca di contratti precedenti e simili. Di conseguenza, i contratti sono ora standardizzati in modo molto più approfondito.

Ad esempio, il confronto tra diversi standard della lingua inglese è facilitato utilizzando una clausola storica comune. Questa clausola definisce l'origine dello standard e la sua relazione con altri standard. Specifica inoltre la data della norma. Gli analisti possono identificare e confrontare più facilmente clausole di standard diversi utilizzando una clausola storica comune.

Estensione delle capacità automatizzate

A differenza dei software di gestione dei contratti di prima generazione, l’intelligenza artificiale ha estese capacità automatizzate. L'intelligenza artificiale identifica automaticamente modelli e strutture sottili in un documento utilizzando algoritmi di corrispondenza dei modelli.

La sua capacità di automazione consente di creare nuovi contratti utilizzando i modelli di quelli precedenti, fare previsioni utilizzando le informazioni di tali contratti o creare avvisi per potenziali opzioni di rinnovo o riappalto dei vantaggi.

Ridurre le attività ripetitive

La gestione dei contratti comporta attività ripetitive. Ci sono troppe cose da verificare in un contratto: date essenziali, date di scadenza e termini e condizioni. Redigere contratti, sottoporsi a numerose modifiche o esaminare accordi precedenti per trovare termini accettabili può essere faticoso.

La gestione dei contratti basata sull'intelligenza artificiale può gestire attività di recupero, analisi e revisione delle informazioni. Rende il processo di contrattazione più privo di errori.

Gestione di set di dati di contratti di grandi dimensioni

Il software di gestione dei contratti basato sull'intelligenza artificiale offre un potenziale infinito. A differenza della gestione manuale dei contratti, che richiede più tempo, la gestione dei contratti basata sull’intelligenza artificiale può gestire centinaia e migliaia di set di dati contrattuali in meno tempo.

Tiene traccia di milioni di dettagli di contratti. Le informazioni raccolte da ciascun contratto vengono poi utilizzate durante l'esame di nuovi accordi. Inoltre, individua le tendenze in ciascun contratto, utilizzando queste presunzioni per redigere, rivedere e perfezionare quelli nuovi.

Trasformare le informazioni sui contratti in intelligence

La gestione dei contratti basata sull’intelligenza artificiale ha il potenziale per rivoluzionare il modo in cui operano le aziende. Può convertire le informazioni sui contratti in informazioni che possono essere utilizzate per mitigare i rischi, aumentare l’efficienza e migliorare il processo decisionale. Garantisce inoltre che l'obiettivo di qualsiasi rapporto commerciale sia rispecchiato accuratamente nel contratto e pienamente realizzato nella realtà.

Trasforma le informazioni sui contratti in una serie di informazioni, come la quantità di contratti rinnovabili e non rinnovabili per particolari servizi, aree o dimensioni delle operazioni; la durata della negoziazione del contratto o quali venditori stanno ottenendo il maggior numero di affari; chi rivede i contratti, li distribuisce o ne approva le condizioni tramite firme elettroniche.

Come l'intelligenza artificiale sta cambiando la gestione dei contratti

I contratti basati sull’intelligenza artificiale sono molto più efficienti della gestione manuale dei contratti. L'intelligenza artificiale non sostituisce i professionisti legali; rende i loro compiti, ovvero la gestione del ciclo di vita del contratto, più semplici ed efficaci.

Ecco alcuni modi in cui l’intelligenza artificiale sta cambiando la gestione dei contratti:

Estrazione dati

L'estrazione dei dati consiste nell'ottenere dati specifici da un set di dati più ampio; questo può essere fatto manualmente identificando ed estraendo gli elementi di dati desiderati, ma il processo richiede tempo e manodopera.

L'intelligenza artificiale semplifica l'estrazione dei dati identificando ed estraendo i dati desiderati, comprese date cruciali, clausole, termini legali e termini e condizioni, da PDF, Word e file di immagini. I dati estratti possono quindi essere utilizzati per analisi, reporting o altri scopi, come inviare e-mail di promemoria alle parti interessate quando sono necessarie le firme, segnalare formulazioni confuse per la revisione legale o fornire avvisi quando le scadenze si avvicinano.

Automazione intelligente del flusso di lavoro

L'automazione intelligente del flusso di lavoro sta automatizzando i processi di contrattazione per renderli più efficienti. L'intelligenza artificiale può essere utilizzata per automatizzare flussi di lavoro quali approvazione, rinnovo, analisi e revisione.

L'automazione intelligente del flusso di lavoro ti aiuta a risparmiare tempo e denaro e migliora la tua produttività.

Analisi delle clausole e dei metadati

L’intelligenza artificiale è abile quando si tratta di studiare la struttura di un testo e le informazioni in esso contenute. I software di gestione dei contratti basati sull’intelligenza artificiale possono leggere i contratti in modo rapido e affidabile per estrarre disposizioni, organizzare metadati e rilevare potenziali problemi o aree di preoccupazione; questo aiuta le aziende nella mitigazione del rischio, nella risoluzione delle controversie e nella conformità normativa.

Organizzazione di documenti in blocco

L'intelligenza artificiale non si limita ad analizzare i dati o ad estrarre clausole; crea anche un sistema per organizzarli. Classifica in modo rapido ed efficace enormi quantità di contratti, semplificando le ricerche e rendendo più semplice l'individuazione di contratti o dati particolari. Fa risparmiare tempo e diminuisce la possibilità di errori o sviste.

Revisione del contratto intelligente

La revisione del contratto può essere un processo noioso. In media, per rivedere un contratto occorrono circa 92 minuti. Questo sarebbe un processo scoraggiante per un’azienda che gestisce centinaia di contratti. Immagina di moltiplicare 92 per quel numero.

L’intelligenza artificiale può rivedere automaticamente i contratti, suggerendo potenziali problemi o aree su cui concentrarsi; ciò fornisce alle aziende contratti accurati, completi e compatibili con le specifiche legali. Inoltre, l’intelligenza artificiale può fornire raccomandazioni su come contrattare in base a regole prestabilite.

Analisi dei rischi contrattuali

Il software di gestione dei contratti basato sull'intelligenza artificiale può aiutarti a valutare e identificare i rischi associati a un contratto, come la violazione del contratto o la non conformità. Ciò si ottiene segnalando errori o informazioni incomplete, sottolineando termini sfavorevoli, raccomandando modifiche alle clausole mancanti o poco chiare, avvisando team specifici quando cambiano i termini contrattuali e persino confrontando le clausole con i contratti standard per determinare i livelli di rischio.

L'analisi dei rischi basata sull'intelligenza artificiale ti aiuta a mitigare i rischi, a ridurre la possibilità di problemi legali e a proteggere i tuoi interessi aziendali.

Mitigazione del volume contrattuale

L'aumento del volume dei contratti è attribuibile ad un'azienda in crescita. La quantità di contratti che un'azienda gestisce regolarmente aumenta man mano che cresce.

L'intelligenza artificiale riduce il volume dei contratti automatizzando le azioni ricorrenti, identificando possibili aree problematiche, gestendo caricamenti di grandi dimensioni e conservando tutti i documenti rilevanti in un'unica posizione. Sfruttare l’intelligenza artificiale nella gestione dei contratti può migliorare la produttività, ridurre la pressione sui gestori dei contratti e garantire che i contratti siano gestiti in modo efficace.

Gestione del rischio e conformità

Senza dubbio, l’intelligenza artificiale offre facilità ed efficienza. Tuttavia, le aziende devono essere consapevoli dei rischi derivanti da un affidamento eccessivo all’intelligenza artificiale.

Di seguito sono riportati alcuni rischi coinvolti nella gestione dei contratti di intelligenza artificiale:

1. Rischio di errore : l'intelligenza artificiale è valida quanto chi la utilizza poiché si basa su istruzioni, input e dati preprogrammati. Può produrre un risultato sbagliato se non è stato addestrato con dati di alta qualità, imparziali e accurati, e ciò potrebbe escludere preoccupazioni sui rischi e opportunità di guadagno. A volte, i sistemi di intelligenza artificiale generano risultati che includono regole o leggi inesistenti.
   
2. Rischio di distorsione : un campione di dati può essere distorto se è piccolo, omogeneo o rappresenta stereotipi. I pregiudizi riducono la credibilità dei documenti aziendali e mettono a rischio la tua reputazione. Il set di dati su cui è stata addestrata l’IA generativa gioca un ruolo cruciale nelle sue prestazioni. Lo strumento di intelligenza artificiale generativa avrà sempre qualche pregiudizio nella raccolta dei dati.
   
3. Rischio di violazione dei dati : le violazioni dei dati continueranno ad aumentare perché, nella maggior parte dei casi, gli strumenti di intelligenza artificiale generativa elaborano e conservano l'input dell'utente come fanno altri servizi dati, offrendo allo stesso tempo poche o nessuna garanzia di sicurezza nella sezione dei termini di utilizzo. È necessario prestare attenzione quando si selezionano i modelli di IA da utilizzare e leggere attentamente le condizioni di utilizzo per le disposizioni sulla sicurezza dei dati dello strumento di IA generativa.
   
4. Rischio di divulgazione involontaria: per mitigare il rischio di esposizione accidentale, evitare di inserire dati commercialmente sensibili o informazioni riservate, personali o sensibili. Laddove non sia possibile escludere un dato particolare, la vostra azienda dovrebbe assicurarsi di renderlo anonimo.

Sommario: L'intelligenza artificiale nella gestione dei contratti

Il segreto per un’implementazione e un utilizzo efficaci dell’intelligenza artificiale nella gestione dei contratti è capire cosa possono e cosa non possono realizzare. Riduce il tempo impiegato nella valutazione e nella stesura dei contratti, aggiungendo così valore alle aziende che si occupano di contratti di grandi dimensioni e transazioni più di routine.

Ricorda che gli esseri umani stipulano contratti con altri esseri umani. Di conseguenza, anche se l’intelligenza artificiale può essere in grado di snellire alcune procedure, richiederà sempre una certa supervisione umana. Se dotato del software di gestione dei contratti appropriato, l’essere umano è senza dubbio una forza con cui fare i conti.