Un incubo su Data Street: 5 inquietanti storie dell'orrore CRM

Un CRM che funge anche da House of Horrors può risucchiare il divertimento dalla stagione spettrale.

Se non hai dato la priorità alla qualità dei dati, le tue spaventose pratiche di gestione dei dati torneranno inevitabilmente a perseguitarti e la tua azienda ne subirà le conseguenze agghiaccianti.

Vieni (se ne hai il coraggio) per cinque storie dell'orrore raccontate dagli utenti CRM* e le lezioni che hanno imparato vivendo questi incubi.

#1: "Ho sovrastimato di milioni di dollari!" – Ryan, responsabile vendite

Come qualcuno che ha lavorato nelle vendite per tutta la sua carriera, Ryan sa quanto sia importante avere una previsione di vendita accurata.

"Una previsione di vendita accurata è tutto", ha detto. “Se è spento anche solo di un po', le possibilità che il team di vendita manchi i propri obiettivi aumentano. Non solo, può influenzare la crescita del business, la pianificazione strategica e la capacità di ottimizzare il flusso di cassa".

Ryan afferma di fare affidamento sui dati CRM per creare previsioni di vendita. (L'ottantasei percento degli utenti CRM afferma che le loro aziende fanno lo stesso.)

"Quando i dati sono accurati e aggiornati, non c'è nulla di cui preoccuparsi", ha affermato. «Ma questa volta non è stato così».

Si scopre che i dati CRM su cui Ryan ha fatto affidamento per creare le sue previsioni di vendita annuali non erano aggiornati. Le persone del suo team dimenticavano regolarmente di aggiornare i dati CRM, il che significava che più affari venivano segnalati in modo errato.

“Mi sono affidato a informazioni false per creare le previsioni di vendita, che alla fine sono risultate troppo elevate. Ma all'epoca non lo sapevo, quindi i budget di più dipartimenti per l'anno sono stati gonfiati", ha affermato. "Il team di marketing, ad esempio, ha sponsorizzato il doppio degli eventi dell'anno precedente e ha assunto nuovi membri del team con un budget maggiore. Quando mi sono reso conto che la previsione era troppo alta e che non avremmo raggiunto l'obiettivo di entrate, i soldi erano già stati spesi ed era troppo tardi. Alla fine sono stato licenziato!”

Parla di un incubo.

Lezione imparata:

I membri del team di vendita si muovono velocemente e non sempre apportano gli aggiornamenti necessari per informare il resto dell'azienda dei loro progressi con le trattative.

Per mantenere la pipeline e le previsioni accurate, prendi in considerazione l'implementazione di uno strumento con formattazione condizionale che mostri ai membri del team di vendita quando devono aggiornare le loro offerte aperte. In questo modo, sarà più probabile che mantengano aggiornate le informazioni nel CRM e i responsabili delle vendite possono creare previsioni accurate.

#2: "Ho perso il mio collega di lavoro del suo cliente!" – Emma, ​​rappresentante di vendita

In qualità di rappresentante di vendita, Emma sa quanto sia importante gestire il suo tempo con saggezza.

"Nelle vendite, il tempo è denaro", ha detto. “Cerco di lavorare nel modo più efficiente possibile. Ma fare la mia due diligence è altrettanto importante, e rinunciare a questo passaggio è un errore che non rifarò mai più”.

Emma stava svolgendo la sua giornata come al solito, rivedendo i contatti che erano nella sua coda e raggiungendoli uno per uno. Le chiamate stavano andando bene... finché non ha contattato un lead senza sapere che era già un cliente esistente.

“Quando hanno risposto al telefono, li ho trattati come un estraneo. Ero a metà della mia presentazione quando mi hanno interrotto e hanno detto che erano già nostri clienti. Immediatamente, sono diventato bianco come un fantasma. Ero mortificata", ha detto. "Inutile dire che quel cliente non ha rinnovato il contratto con noi."

Lezione imparata:

Questa situazione spettrale può capitare a chiunque, ma non è necessario. Prendi in considerazione l'implementazione di uno strumento che ti aiuti a confrontare i database Lead e Customer per mantenerli accurati. In questo modo, quando vedi un lead in attesa nella tua coda, puoi fidarti che non ha già fatto affari con la tua azienda.

#3: "Ho perso i dati durante una migrazione!" – Taylor, amministratore CRM

In qualità di amministratore CRM esperto, Taylor ha preso parte alla sua giusta quota di progetti di migrazione dei dati. Ma c'è un'esperienza in particolare che continua a perseguitarlo fino ad oggi.

"La migrazione dei dati non è uno scherzo", ha affermato. "Prima di iniziare, è necessario disporre di una solida strategia di migrazione dei dati per garantire che nessun dato venga perso o manipolato".

Ci sono molti passaggi coinvolti nella migrazione dei dati. Salta anche un solo passaggio e rischi di dover dire RIP ai tuoi dati CRM. Taylor cerca di evitare di affrettare il processo per questo motivo, ma a volte non è possibile.

“Quando abbiamo acquisito una nuova società, ero sotto pressione per andare avanti con la migrazione dei dati il ​​prima possibile. Quindi, mi sono mosso rapidamente", ha detto. “Mentre stavo svolgendo il processo, mi sono assicurato di selezionare ogni casella. Pianificazione? Dai un'occhiata. Audit e profilazione? Dai un'occhiata. Backup dei dati? Controlla... o almeno così pensavo.

Taylor sapeva che lo strumento di migrazione della sua azienda aveva una funzione di backup, quindi non ci ha pensato due volte a questa fase del processo. C'era solo un problema: non aveva testato la funzione di backup in anticipo. Le conseguenze di questo passo falso furono più spaventose di quanto avrebbe potuto immaginare.

"Il backup non è riuscito durante la migrazione e abbiamo perso più della metà dei dati!" Egli ha detto. “Pensavo che sarei stato licenziato! Per fortuna, questo non è successo. Ma le parole non così belle che il mio capo aveva per me quel giorno sono rimaste impresse nel mio cervello per sempre".

Lezione imparata:

Perdere anni di dati preziosi e duramente guadagnati è sufficiente per far venire i brividi a chiunque. Per evitare che ciò accada, investi in una soluzione di backup, imposta una pianificazione del backup e verifica i backup su base regolare per verificare che i dati siano stati acquisiti accuratamente e che i file siano intatti.

#4: "La mia azienda è finita in una lista di blocco!" – Shayla, responsabile dell'email marketing

La maggior parte degli e-mail marketing copre le nozioni di base. Crea una copia avvincente, crea un design killer, aggiungi una linea dell'oggetto accattivante, premi invia.

La squadra di Shayla non era diversa. Ma poco prima delle festività natalizie fondamentali per l'azienda, ha incontrato un ostacolo che ha quasi distrutto il suo programma di posta elettronica (e le ha fatto capire che aveva ancora molto da imparare sull'email marketing).

“Abbiamo inviato campagne promozionali per un po' e, per quanto ne sapevamo, sono state tutte consegnate. Quindi, non pensavamo di avere nulla di cui preoccuparci”, ha detto. "Ma all'inizio del quarto trimestre, abbiamo scoperto che Gmail ci ha messo in una lista di blocco! In quel momento ho appreso che gran parte delle nostre e-mail veniva filtrata nella cartella spam, non nella posta in arrivo".

Shayla ha scavato un po'. Si scopre che il loro CRM era pieno di record duplicati contenenti vecchi indirizzi e-mail inattivi. Shayla e il suo team non erano a conoscenza dell'esistenza di duplicati, quindi hanno continuato a inviare campagne a questi indirizzi. Questo è stato registrato come un comportamento simile allo spam in Gmail, che li ha portati nella cartella spam e, infine, in una blocklist.

“Non potevo crederci. Chi sapeva che "consegnato" potrebbe riferirsi a qualcosa di diverso dalla posta in arrivo?" lei chiese. “Due quarti di impegno nella creazione di campagne di prim'ordine sono state praticamente inutili, dal momento che la maggior parte di esse non è mai stata vista dai destinatari previsti. Non avevo idea che i record duplicati potessero avere un impatto così enorme".

Lezione imparata:

Pensavi che i gemelli di Shining fossero spaventosi? "Doppio guaio" assume un significato completamente nuovo quando si tratta di duplicati. Metti fine a questo incubo dei dati prima che inizi implementando una soluzione di deduplicazione che funziona meglio per la tua azienda. La soluzione giusta può rientrare in una delle seguenti categorie:

• Preventivo: utilizzare un blocco dei duplicati per gestire i duplicati quando arrivano dall'immissione dell'utente finale, dalle importazioni di elenchi, dai moduli Web e dall'integrazione del sistema.
• Automatizzato: prendi i tuoi scenari di deduplicazione affidabili e impostali per l'esecuzione a cadenza.
• Su richiesta: esegui uno strumento dati per trovare e unire eventuali duplicazioni di dati.

Dovresti anche assicurarti di comprendere la differenza tra consegna e recapito e-mail e seguire le migliori pratiche e-mail per evitare di finire in una lista di blocco.

#5: "Abbiamo conservato i dati troppo a lungo, il che ha violato il GDPR e ha comportato un'enorme multa!" – Cory, amministratore CRM

“I dati sono incredibilmente preziosi. A volte, è difficile sapere quali dati conservare e quali dati eliminare", ha affermato Cory, un amministratore CRM esperto. “Mi piace conservare più dati possibili, perché non sai mai quando ne avrai bisogno! O almeno è quello che facevo io…”

Il desiderio di Cory di conservare i dati del CRM è iniziato per precauzione, ma nel tempo si è trasformato in qualcosa di molto più sinistro: l'accumulo di dati.

"Pensavo che trattenere i dati fosse la cosa intelligente da fare, ma alla fine è tornato a perseguitarmi!" Egli ha detto. “La quantità di dati su cui stavamo trattenendo ha superato i limiti di archiviazione e, nel tempo, i dati sono diventati obsoleti. Entrambe queste cose hanno violato il GDPR, che ha comportato una multa!

Lezione imparata:

Non lasciare che il tuo CRM diventi un cimitero di dati obsoleti. Invece, familiarizza con le normative sui dati in modo da sapere per quanto tempo puoi conservare i tuoi dati. Quindi, stabilisci e collabora con un team di governance dei dati interfunzionale per valutare la necessità di ciascun punto dati. Assicurati di disporre anche di un piano di archiviazione dati per i dati che decidi di conservare.

Allora, quale sarà: dolcetto o scherzetto?

I dati CRM di alta qualità sono un piacere per qualsiasi azienda. Ma quando la qualità dei dati ne risente, è allora che inizia a ingannarti e le persone in tutta l'azienda iniziano a sperimentare storie dell'orrore dei dati come quelle sopra. Non cadere vittima dei demoni dei dati. Tieni a mente queste cinque lezioni per evitare gli incubi CRM e ottenere il massimo dai tuoi dati.

Anche se il quarto trimestre è già in pieno svolgimento, non è mai troppo tardi per imparare a mantenere il tuo CRM in perfetta forma (soprattutto durante i periodi di vendita ad alto volume). Per i suggerimenti degli esperti, consulta la nostra guida "6 passaggi per preparare il tuo CRM per il quarto trimestre" .

*Si tratta di resoconti fittizi basati su storie reali che i nostri esperti di dati hanno incontrato sul campo.