9 strumenti senza i quali non potrei gestire la mia attività freelance

Gestire qualsiasi tipo di attività non è facile. Questo è vero anche per le attività in stile one-man show, inclusa la mia.

Sono un content marketer freelance che spesso prenoto con qualche mese di anticipo. Il tempo è letteralmente denaro e più velocemente lavoro (pur producendo risultati di alta qualità), più guadagno.

Di conseguenza, ho trovato una varietà di diversi strumenti SaaS che mi aiutano a gestire e ottimizzare diverse parti della mia attività. Alcuni sono diventati assolutamente cruciali per il mio lavoro quotidiano, sia che si tratti di migliorare la qualità del mio lavoro, ridurre l'onere delle attività amministrative o facilitare la collaborazione con altri clienti.

In questo post, condividerò i 9 strumenti di cui ho bisogno per la mia attività di scrittura freelance e come li utilizzo.

1. La suite di strumenti di Google

Google ha un'eccezionale suite di strumenti che uso ogni giorno per tanti scopi diversi. Gli strumenti includono:

• Google Docs, che utilizzo per redigere, condividere e modificare i contenuti che invio ai miei clienti
• Fogli Google, che utilizzo per il mio sistema di monitoraggio dei dati dei clienti CRM personalizzato
• Gmail, che uso per la comunicazione con i clienti
• Google Analytics, che condivide informazioni preziose sul mio sito e sulle sue prestazioni (e, quando mi viene concesso l'accesso, ai dati del sito dei miei clienti e dei loro contenuti)

Gli strumenti di Google sono gratuiti, sono affidabili quanto più possibile e sono facili da usare. Sia Google Docs che Google Sheets hanno eccellenti funzionalità di collaborazione che rendono la collaborazione tra team abbastanza semplice.

Bonus: utilizzo Wordable (che è in questo elenco!) per caricare rapidamente contenuti sui siti dei miei clienti e lo strumento può accettare contenuti da Google Docs.

2. Semrush

Ci sono così tanti eccezionali strumenti SEO e di ricerca di parole chiave disponibili, ma Semrush è il mio strumento preferito qui.

Ho iniziato a utilizzare lo strumento principalmente perché ritenevo che i dati sulla densità delle parole chiave e sul livello di concorrenza fossero disposti in modo chiaro e di facile comprensione. (Questo non è il caso di tutti gli strumenti). Mi è piaciuto anche il fatto che avessero dati sulle tendenze delle parole chiave.

Alla fine, ho iniziato a usare anche altri strumenti. Ho tenuto d'occhio le posizioni dei post del blog che ho scritto. Se qualcosa di alto livello cade, so che è ora di dire al cliente che dovremmo aggiornare quel post per mantenere una posizione sicura.

Sono anche un grande fan del loro SEO Writing Assistant, che è un semplice strumento di ottimizzazione SEO. Copia e incolla i tuoi contenuti nello strumento, imposta la tua parola chiave principale e ricevi suggerimenti su parole chiave secondarie, tono di voce, leggibilità e altro ancora.

Ci sono molti altri ottimi strumenti che puoi utilizzare per qualsiasi cosa, dalla ricerca della concorrenza alla valutazione degli aspetti tecnici del tuo sito.

3. Prossima

Se sei come me, dedichi molto tempo alle chiamate con i clienti. Per farlo bene, hai bisogno di un ottimo sistema telefonico aziendale e Nextiva offre.

È una piattaforma VoIP basata su cloud, che è la scelta migliore disponibile per le piccole imprese e i liberi professionisti. Ciò significa che funziona su Internet, rendendo Nextiva più flessibile, conveniente e con una qualità delle chiamate molto migliore rispetto ad altri sistemi telefonici.

Nextiva è ottimo anche perché rende facile essere professionali con i tuoi clienti. Puoi impostare un numero verde gratuito o trasferire il tuo vecchio numero. E puoi impostare un messaggio di benvenuto personalizzato e un instradamento delle chiamate, così chiunque chiami sarà trattato come se avesse raggiunto un'azienda con un budget maggiore.

Rispondere alle chiamate è facile su un telefono hardware, un computer o persino utilizzando l'app Nextiva sul mio smartphone. Quando sono in viaggio, l'app è molto meglio che avere un numero per il lavoro e un altro per le chiamate personali, e molto più semplice che portare con sé due telefoni.

E per coloro che ottengono nuovi clienti con chiamate a freddo, è l'ideale. Ci sono funzionalità integrate che semplificano la chiamata ai potenziali clienti, come la possibilità di correggere l'ID chiamante o rivedere facilmente la cronologia delle chiamate. Se desideri telefonate e relazioni migliori con i clienti, hai bisogno di Nextiva.

4. Grammaticale

Nessuno è perfetto. Gli errori di battitura accadono, specialmente per il volume di lavoro che sto martellando. E mentre leggo e rileggo tutti i miei contenuti, è così facile per i tuoi occhi perdere gli errori anche quando stai attento.

Grammarly è entrato nella chat.

Nessuno strumento grammaticale è perfetto: in molti casi, Grammarly potrebbe suggerire una struttura di frase scomoda o dirmi che il nome di un marchio non è scritto correttamente perché semplicemente non conoscono la parola. Ma molti dei loro suggerimenti sono buoni e possono aiutarmi a cogliere piccoli errori che altrimenti sarebbero così facili da perdere.

Uso l'estensione Grammarly, che esegue la scansione dei miei contenuti nella maggior parte delle finestre online, anche quando inserisco contenuti in WordPress e quando digito un documento Google. Puoi accettare o rifiutare i suggerimenti e, anche se non dai un suggerimento a titolo definitivo, a volte può segnalare una frase imbarazzante che vorresti correggere manualmente.

Il mio miglior utilizzo per Grammarly sopra ogni altra cosa: mi permette di impostare diversi dialetti per controllare l'ortografia in base a dove il mio cliente sta pubblicando il contenuto. I miei clienti in Australia, ad esempio, usano "inglese britannico" mentre i miei clienti americani usano "inglese americano". Fa molto per fornire risultati di qualità superiore che rendono felici i miei clienti.

Pago per un abbonamento Grammarly invece di usare solo il piano gratuito e vale ogni centesimo.

5. Calendario Apple

Non ho un software di pianificazione sofisticato, perché è troppo seccante per me. Invece, preferisco usare il calendario Apple di base (e gratuito) per stare al passo con i miei impegni.

Il mio programma è codificato a colori. Il blu è per il lavoro, il viola per i programmi e l'arancione per gli appuntamenti. Posso assicurarmi di non prenotare due volte un appuntamento dal medico contemporaneamente alla chiamata di un cliente avendo tutto in un unico posto.

Non appena ricevo un incarico, faccio due cose: lo collego al mio software di fatturazione (che vedremo in seguito) e lo trasmetto sul mio calendario Apple. Ho impostato gli avvisi per 30 minuti prima delle riunioni, ma ho disattivato gli avvisi per tutto il resto.

C'è un ottimo layout visivo qui che mi rende facile vedere cosa ho nel mio programma ed evitare di essere in overbooking. Questo mi semplifica la vita e mi assicura di non promettere eccessivamente ciò che posso effettivamente offrire. E anche se sono in viaggio, si sincronizza con il mio Apple Watch, così posso sempre controllare cosa sta succedendo quando devo fare progetti.

6. Libri freschi

Ho scritto abbastanza spesso di quanto amo Freshbooks, che è il mio software di fatturazione preferito, quindi sarebbe sicuramente entrato in questo elenco dei miei strumenti indispensabili.

Ecco le basi del perché lo amo:

• È follemente conveniente rispetto ad altre alternative
• Ha incredibili funzionalità di reporting, che mi consentono di visualizzare il reddito totale annuale, trimestrale o mensile insieme al reddito ricorrente dei clienti e ai dati di conto economico
• Posso collaborare con il mio commercialista in modo che non abbiano bisogno che invii file o documenti estesi; possono ottenere l'accesso di sola visualizzazione per aiutarmi con le stime trimestrali e le tasse
• Posso personalizzare completamente le mie fatture e ci sono funzionalità flessibili come l'opzione per rendere ricorrenti determinate fatture, per accettare diversi tipi di pagamenti e per utilizzare i modelli di fattura

E in breve: per chiunque si stia pagando uno stipendio (cosa che faccio come qualcuno che sceglie di essere tassato come S-corp), Gusto è uno strumento eccezionale per aiutare con le tasse sui salari e sui dipendenti. Controlla anche quello.

7. Parole

Uso Wordable da febbraio 2021 e a questo punto sono un cliente devoto.

Invio alla maggior parte dei miei clienti un link a un documento Google con i contenuti che ho creato, che poi caricheranno da soli. In alcuni casi, tuttavia, i clienti vogliono che carichi il contenuto.

Avevo paura di questo. Ci vuole un periodo di tempo significativo per ottenere il contenuto scritto esattamente in Google Docs e quindi caricarlo su un sistema CMS, ma avevo WordPress divorato i post abbastanza volte per sapere che non dovresti mai scrivere direttamente in un CMS.

Wordable ti consente di caricare contenuti da documenti Word o Google Docs su determinate piattaforme CMS, inclusi WordPress, HubSpot, Shopify, Medium e altro. Il contenuto rimane formattato correttamente, immagini incluse, e può persino registrare informazioni SEO come meta descrizioni o testo alternativo.

Una delle mie funzionalità preferite sono le opzioni di "trasformazione" durante il caricamento di contenuti. Puoi scegliere di aprire automaticamente tutti i collegamenti in una nuova scheda, ad esempio, invece di dover modificare manualmente ciascuno di essi; puoi inserire testo alternativo, meta descrizioni e altro. Puoi anche ottenere una pulizia di base o una compressione dell'immagine.

Questo snellisce notevolmente una parte del mio lavoro altrimenti lunga e noiosa, che è sempre una buona notizia.

8. HelloSign

HelloSign è un software virtuale per la firma di documenti. Queste firme sono legalmente vincolanti.

Lo strumento ti consente di caricare documenti, creare modelli e firmarli o inviarli a qualcun altro per firmarli (o fare entrambe le cose!).

Sebbene ci siano molte alternative a HelloSign, ho scelto HelloSign per la sua versatilità, il suo costo accessibile e la sua interfaccia eccezionalmente facile da usare. Queste sono qualità che non tutti gli strumenti concorrenti hanno.

Il mio obiettivo principale con HelloSign è avere un modello di contratto standard pronto per l'uso. L'ho già firmato da me e ho campi di testo in cui i clienti possono inserire le proprie informazioni come il nome dell'azienda, il nome del rappresentante e la firma. Finché non sono necessarie modifiche, posso concludere un contratto in pochi minuti dopo un accordo tra me e un nuovo cliente.

9. Contatto

ContactOut è lo strumento ideale per chiunque voglia costruire la propria rete professionale e far crescere la propria attività attraverso l'email marketing. La sua potente funzione di ricerca ti consente di trovare rapidamente i contatti e-mail rilevanti su LinkedIn, mentre la sua piattaforma e-mail semplifica l'avvio di campagne e-mail e la gestione dei tuoi elenchi di contatti. Che tu stia appena iniziando la tua carriera o sia un esperto di marketing.

Con la tua lista e-mail pronta, vai alla sezione E-mail e crea un modello per iniziare la tua campagna di sensibilizzazione o e-mail. Il bello di questa semplice funzione di posta elettronica è che puoi tenere traccia se un'e-mail è stata aperta o meno, nonché inviare automaticamente follow-up se non viene ricevuta alcuna risposta.

Se stai cercando una soluzione di posta elettronica all-inclusive che includa sia un cercatore di posta elettronica che una piattaforma di marketing, questa è una buona scelta per te.

Pensieri finali

Se mi avessi detto che essere uno scrittore freelance significherebbe che avrei bisogno di dozzine di strumenti diversi per aiutarmi con compiti essenziali, per lavorare con i clienti con gli strumenti che hanno scelto e persino per eliminare funzioni aziendali di base come essere pagato , probabilmente sarei corso dall'altra parte.

Avere un'attività di scrittura freelance significa che devi prenderla sul serio e trovare strumenti che ti aiutino a farla funzionare senza intoppi. Non posso raccomandare abbastanza questi 9 strumenti per i liberi professionisti, ma ricorda che ci sono molte opzioni là fuori e la maggior parte offre prove gratuite: trova ciò che funziona meglio per te e le tue esigenze specifiche. Leggi tutto: lavoro autonomo.

Alla ricerca di nuovi strumenti per semplificare le diverse attività principali per la tua azienda? Inizia con Wordable! Ottieni gratuitamente le tue prime cinque esportazioni qui .