6 passaggi essenziali per trasformare la tua azienda in uno studio legale virtuale

La pandemia di COVID-19 ha cambiato per sempre il modo in cui i potenziali clienti cercano e utilizzano i servizi legali. Un sondaggio del 2021 ha rilevato che il 79% degli intervistati preferirebbe uno studio legale che offre consulenza legale a distanza, con un aumento di 56 punti in soli tre anni.

Quell'oscillazione drastica ha senso. La creazione di uno studio legale virtuale comporta una vasta gamma di vantaggi, tra cui:

• Raggiungere un pubblico più ampio, che non è più vincolato dal luogo fisico in cui opera il tuo studio legale.
• Ridurre le spese generali diminuendo i costi associati all'affitto o alla locazione dello spazio ufficio.
• Aumentare la flessibilità per creare orari di lavoro più naturali per i dipendenti, migliorando l'equilibrio tra lavoro e vita privata e la produttività.
• Costruire una migliore esperienza per il cliente attraverso consulenze più brevi e flessibili.

Tutti questi vantaggi sono solo ipotetici. Entrano in gioco solo quando sei passato con successo a uno studio legale virtuale o remoto.

Fortunatamente, arrivarci non è complicato. Devi solo seguire alcuni passaggi importanti per preparare il tuo ufficio e il tuo personale al trasloco. Esaminiamo questi sei passaggi fondamentali in modo più dettagliato.

1. Implementare sistemi di comunicazione virtuale affidabili ed efficaci

Con ogni nuova costruzione, le fondamenta dovrebbero venire prima. Nel caso di uno studio legale a distanza, ciò significa disporre di sistemi affidabili in atto per comunicare virtualmente, sia all'interno del tuo studio che con i clienti potenziali e attuali.

Dovresti avere un sistema telefonico facile da usare che i tuoi clienti possano chiamare facilmente. Qualsiasi navigazione iniziale del telefono dovrebbe essere rapida e intuitiva, instradando i chiamanti nel posto giusto in pochi secondi.

Naturalmente, altri strumenti di comunicazione sono altrettanto importanti:

• Le piattaforme di videoconferenza sono essenziali per le riunioni interne e le chiamate dei clienti. Piattaforme come Zoom, Google Hangout e Microsoft Teams hanno tutte vantaggi e svantaggi per le pratiche legali. Dovresti considerare l'acquisto delle versioni premium di queste piattaforme, piuttosto che utilizzare le versioni di base gratuite.
• L'e-mail rimane uno strumento importante per le comunicazioni iniziali con i clienti e per le comunicazioni documentate, sia interne che esterne.
• Le opzioni di chat dal vivo sono diventate sempre più popolari tra gli studi legali virtuali, soprattutto per le richieste iniziali che non richiedono ancora riservatezza o comunicazioni individuali.

La chiave tra tutte queste opzioni è trovare un'infrastruttura di comunicazione virtuale che funzioni per te. Avere un'idea chiara di quali opzioni di comunicazione utilizzerà il tuo studio legale e quando, può fare molto per semplificare il tuo passaggio a uno studio legale remoto.

2. Garantire una transizione fluida dei documenti digitali

Nessuna pratica legale può operare senza documenti. Fortunatamente, ora esistono molte opzioni per gestire virtualmente questi documenti. In altre parole, quando si passa da remoto, non è più necessario istruire i clienti a stampare, firmare, scansionare e inviare tramite e-mail i documenti.

Cerca invece alternative al software digitale. Un software di firma elettronica come DocuSign è un ottimo inizio e le firme inviate tramite il software sono valide come lo sarebbero di persona. Assicurati che il software che scegli sia facile da usare e abbia le misure di sicurezza necessarie per mantenere i tuoi documenti al sicuro.

A seconda delle dimensioni del tuo ufficio e del volume dei casi, potrebbe anche avere senso esaminare piattaforme di gestione dei documenti digitali più complete. Gli strumenti giusti sostituiranno il tuo schedario fisico, consentendoti anche di creare lettere tipo e altri pezzi standard per semplificare i tuoi file e spostare tutti i tuoi documenti online.

3. Selezionare una piattaforma software per la gestione dello studio

Potresti aver sentito parlare del programma software di gestione pratica. Queste piattaforme complete portano tutto il tuo lavoro amministrativo quotidiano nel cloud. Ciò riduce il tempo che dedichi alle attività amministrative e garantisce che tali attività possano essere completate da qualsiasi luogo.

Le funzionalità della piattaforma differiranno a seconda del fornitore scelto, ma puoi aspettarti le stesse funzionalità di base per la maggior parte delle opzioni disponibili:

• Gestione dei casi per mantenere tutte le informazioni e la documentazione relative a un caso specifico in un posto facile da trovare.
• Gestione dei documenti o integrazione con il software di gestione dei documenti esistente.
• Processi di fatturazione che possono essere automatizzati e semplificare i pagamenti per i tuoi clienti.
• Gestione dei contatti per tenere traccia di tutti i tuoi clienti attuali e potenziali e delle loro interazioni con la tua azienda.
• Gestione del calendario per aiutarti a gestire gli appuntamenti, le scadenze e le date dei tribunali.
• Timesheet e monitoraggio delle spese per aiutarti a ottimizzare il modo in cui trascorri il tuo tempo e addebiti i tuoi clienti.

Nella migliore delle ipotesi, il software di gestione pratica aiuta tutti in ufficio a svolgere le proprie attività in modo più efficiente, da qualsiasi luogo nel mondo. Questo non solo ottimizza il tuo tempo; garantisce inoltre che sia possibile dedicare più tempo ad aiutare i clienti e a risolvere i loro problemi legali.

4. Rivedi le tue politiche per riflettere le realtà del lavoro a distanza

In un ambiente virtuale, i tuoi dipendenti, dal personale amministrativo ai partner, probabilmente lavoreranno in modo diverso. Le politiche del tuo ufficio dovrebbero adattarsi alla nuova natura del tuo ufficio, che può includere un numero qualsiasi di cose:

• Struttura intorno a orari flessibili per assicurarti di avere una copertura per le esigenze dei clienti.
• Regole e linee guida sulle riunioni virtuali, dal tenere accese le telecamere alla silenziamento dei microfoni e all'utilizzo di sfondi virtuali che rappresentano il tuo studio legale.
• Regole e linee guida relative a quali riunioni è possibile registrare e dove archiviare tali registrazioni per la massima riservatezza e sicurezza.
• Documentare e procedure di sicurezza online per garantire che i tuoi dati rimangano riservati e protetti da attacchi informatici o divulgazioni involontarie.

Le politiche del tuo ufficio dovrebbero tenere conto delle sfumature che affronti nel tuo nuovo ambiente. Non aver paura di regolarli nel tempo. Quando incontri nuove situazioni e sfide, dovresti aggiungere al manuale del tuo dipendente per aiutare a stabilire le aspettative nell'azienda.

5. Crea un sito web all'avanguardia e una strategia di marketing legale

Con la tua struttura di back-end in atto, è tempo di pensare esattamente a come vuoi presentarti ai potenziali clienti. Questo processo inizia e finisce con il tuo sito web.

Per qualsiasi attività commerciale virtuale, il sito Web funge da porta d'ingresso e lobby. È fondamentale sia per le prime impressioni che per le informazioni approfondite di cui il tuo pubblico ha bisogno per decidere se dovrebbe lavorare con te. Deve essere professionale, facile da usare e facile da controllare e aggiornare da parte tua.

Un ottimo sito web significa anche ottimizzarlo in modo che il tuo studio legale possa essere trovato facilmente nelle ricerche online. Questo processo di ottimizzazione dei motori di ricerca (SEO) è particolarmente importante per gli studi legali virtuali.

La SEO dello studio legale è sfumata e richiede l'ottimizzazione dei contenuti e dell'esperienza utente. Ma il suo potenziale ritorno sull'investimento (ROI) è significativo, il che ha senso considerando che il 96% delle persone utilizza un motore di ricerca quando cerca consulenza legale.

Oltre alla SEO, il tuo studio legale può anche beneficiare di una serie di altre tattiche per completare la tua strategia di marketing legale:

• Una forte presenza sui social media , inclusi canali come Facebook, Instagram, LinkedIn e Twitter. Ognuna di queste reti offre opzioni a pagamento e organiche per aumentare la consapevolezza e il coinvolgimento tra i potenziali clienti.
• Una strategia di marketing dei contenuti legale che antepone il valore alla promozione. Creando contenuti pertinenti per il tuo pubblico, puoi migliorare la tua SEO e allo stesso tempo creare credibilità e riempire la canalizzazione del tuo cliente.
• Un approccio di marketing e contenuto mobile che tiene conto delle aspettative e delle preferenze del tuo pubblico, che utilizza sempre più smartphone e tablet per navigare in Internet e trovare le informazioni di cui ha bisogno.

Ognuno di questi è un pezzo importante del più ampio puzzle del marketing legale. Ma possono tutti svolgere un ruolo nella costruzione e nel miglioramento della tua SEO, nel potenziamento della tua presenza online e nel rendere più facile la ricerca del tuo sito web per potenziali clienti e altro pubblico.

6. Collabora con il partner giusto per gestire il marketing del tuo studio legale virtuale

All'inizio, guardare i passaggi precedenti potrebbe essere scoraggiante. Spostare il tuo studio legale in un ambiente virtuale richiede una pianificazione e uno sforzo significativi. La buona notizia: non devi essere da solo.

In effetti, trovare i partner giusti è un pezzo cruciale dell'equazione. Ciò è particolarmente vero con un argomento complesso come la SEO, che altrimenti potrebbe sopraffare il processo più ampio e ostacolare il tuo successo a lungo termine.

Lavorare con una rispettabile azienda di SEO legale può essere una grande risorsa per la tua transizione. Facendo le domande giuste prima di assumere una società seo di uno studio legale, puoi assicurarti che il partner che scegli possa aiutarti, invece di offrire semplicemente promesse vuote.

Queste domande ti aiutano anche a selezionare un partner che non si concentri solo su un pezzo ristretto del puzzle, ma gestisca tutti i tuoi sforzi di marketing legale. Se sei pronto a fare quel passo, parliamone! La nostra esperienza nel settore legale potrebbe essere la soluzione perfetta per il tuo studio legale mentre passi a uno studio virtuale.

Regole etiche da tenere a mente quando si passa a uno studio legale a distanza

Ora che abbiamo discusso i passaggi necessari per spostare la tua azienda in un ambiente virtuale, è fondamentale affrontare i doveri etici di un avvocato in quanto si riferiscono a uno studio legale a distanza.

A causa della diffusa transizione al lavoro a distanza durante il COVID-19, l'American Bar Association (ABA) ha emesso una guida nel dicembre 2020 in cui chiarisce che gli avvocati possono esercitare la professione legale a distanza, purché esercitino la legge della giurisdizione in cui sono autorizzati. Inoltre, se gli avvocati esercitano la professione legale in una giurisdizione diversa da quella da cui sono autorizzati, devono assicurarsi che la giurisdizione remota li autorizzi a farlo. Inoltre, non devono dichiarare al pubblico di essere autorizzati a esercitare la professione legale nella giurisdizione remota (ad esempio, stabilendo un indirizzo commerciale o pubblicizzando i propri servizi nella giurisdizione remota).

L'ABA ha pubblicato ulteriori linee guida nel marzo 2021 per affrontare le questioni etiche relative al funzionamento di una pratica virtuale. Ecco alcune considerazioni chiave da tenere in considerazione quando si pratica la legge a distanza:

• Al fine di adempiere ai doveri etici di competenza (Regola 1.1), diligenza (Regola 1.3) e comunicazione (Regola 1.4), gli avvocati dovrebbero avere un piano per tenere informati i clienti e garantire che il loro caso vada avanti, di cui abbiamo discusso in precedenza in passaggi 1-3.
• Gli avvocati che esercitano virtualmente devono adottare ragionevoli precauzioni per salvaguardare le informazioni riservate (Regola 1.6). Ciò può includere l'uso di un accesso Internet sicuro, l'uso di password complesse, l'implementazione di una politica di violazione dei dati in caso di violazione, la crittografia delle informazioni e la disabilitazione della capacità di ascolto di qualsiasi dispositivo utilizzato al di fuori della pratica legale.
• Il dovere di supervisione di un avvocato dirigente (Regola 5.1) non è influenzato dalla conversione a pratica virtuale, anche se può essere più difficile supervisionare i lavoratori a distanza. Di conseguenza, la gestione degli avvocati dovrebbe attuare politiche per garantire che tutti i dipendenti dello studio aderiscano agli standard professionali, affrontando questioni come l'uso di metodi sicuri di comunicazione e archiviazione degli stessi, la risoluzione dei conflitti di interesse, il rispetto delle scadenze e il monitoraggio dei fondi dei clienti.

È fondamentale rimanere aggiornati sulle Regole di condotta professionale del tuo stato e su qualsiasi guida chiarificatrice emessa dall'Ordine degli avvocati del tuo stato o dall'ABA, anche quando eserciti la pratica legale a distanza. Seguendo i passaggi sopra descritti e seguendo diligentemente le regole etiche legali, sei sulla buona strada per stabilire una pratica legale virtuale di successo.