5 passaggi per costruire una piattaforma di comunicazione aziendale

Una buona comunicazione interna è un elemento critico per il successo di qualsiasi azienda. In effetti, uno studio ha dimostrato che i dipendenti in un ambiente di lavoro moderno trascorrono circa l'80% del loro tempo in attività collaborative. In questo moderno mondo degli affari, gli strumenti di comunicazione digitale sono fondamentali per massimizzare queste interazioni.

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Sfortunatamente, la maggior parte delle aziende soffre di piattaforme interne frammentate e disconnesse. Una piccola startup con 5-10 dipendenti può funzionare bene con normali servizi di messaggistica come e-mail o app di social media. Tuttavia, quando assumi nuovi dipendenti e stabilisci una struttura più ramificata, avrai bisogno di una piattaforma di comunicazione interna specializzata, che si integri perfettamente nei processi esistenti e sia costruita su misura in base alle esigenze dei tuoi dipendenti.

Inoltre, desideri una soluzione, ad esempio una soluzione di chiamata, che puoi incorporare nella tua piattaforma di comunicazione e che ti permetta di connetterti senza problemi con i tuoi clienti e clienti. Se sei interessato, dai un'occhiata ai 1800 numeri in vendita di Call Cowboy.

Con questa guida completa, parleremo dei vantaggi di uno strumento di comunicazione aziendale personalizzato e di come dovresti crearne uno da zero.

Vantaggi di una piattaforma di comunicazione aziendale interna

Costruire il tuo strumento di comunicazione può aiutare la tua azienda in numerosi modi. Ecco alcuni dei vantaggi del software di comunicazione aziendale interna personalizzato:

1. Un aumento della produttività

Il motivo principale per cui un'azienda dovrebbe sviluppare una piattaforma di comunicazione aziendale non è aiutare ad aumentare la produttività dei dipendenti. Quando la comunicazione è più veloce e più facile, i tuoi dipendenti possono concentrarsi e dedicare più tempo ad altri lavori importanti. Con il software personalizzato, i tuoi dipendenti possono avere accesso agli ultimi aggiornamenti e alle informazioni rilevanti a cui è possibile accedere facilmente su qualsiasi dispositivo, ovunque e in qualsiasi momento.

Se lo desideri, puoi anche includere strumenti collaborativi come caselle di posta elettronica o spazi di lavoro condivisi nella tua piattaforma che offrono nuove possibilità per il tuo personale. Se hai il budget, l'automazione è un altro modo per aumentare la produttività, automatizzando e semplificando le attività di routine per liberare tempo per i tuoi dipendenti.

2. Migliore esperienza dei dipendenti a distanza

Il moderno ambiente di lavoro richiede una totale trasformazione digitale, soprattutto ora con la crescente tendenza del lavoro a distanza, grazie all'epidemia di COVID-19. Ma quando la pandemia inizia ad attenuarsi e le aziende iniziano ad aprire le loro porte ancora una volta, la maggior parte delle organizzazioni sta ora utilizzando una configurazione ibrida, una combinazione di ufficio tradizionale e lavoro a distanza.

In entrambi i casi, una comunicazione interna fluida è fondamentale per le aziende, soprattutto con un ambiente di lavoro ibrido. Uno strumento di comunicazione personalizzato può aiutare ad aumentare la produttività e allo stesso tempo a snellire i processi esistenti.

3. Processi più snelli

La comunicazione aziendale di solito coinvolge diversi canali per scopi diversi. Ciò può creare silos di comunicazione e causare la disconnessione dei dipendenti. Costruendo una piattaforma di comunicazione interna personalizzata, puoi creare una comunicazione unificata mentre snellisci i processi, eliminando la necessità di passare da piattaforme e app diverse.

Di conseguenza, i tuoi dipendenti possono dedicare meno tempo alla ricerca dei dati e delle informazioni richiesti. Invece, possono ottenere tutti i contenuti essenziali attuali in un unico posto.

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4. Promuovere una cultura aziendale aperta e trasparente

Una piattaforma personalizzata per la comunicazione aziendale interna aiuta a creare una cultura aperta e amichevole per condividere opinioni e idee, oltre a conoscere i tuoi colleghi e aumentare la fiducia e il cameratismo.

Una piattaforma di comunicazione aziendale, se sviluppata correttamente, può anche essere un luogo in cui diffondere e promuovere la propria cultura aziendale. Può consentirti di pubblicare annunci, condividere foto aziendali, tenere seminari online ed eventi virtuali o onorare il tuo personale, tutto ciò può aumentare la soddisfazione, la motivazione e l'inclusione nei luoghi di lavoro.

Come creare una piattaforma di comunicazione aziendale

1. Scegli un'azienda di sviluppo software esperta

A meno che tu non sia un programmatore con un rigoroso background di sviluppo software, lo sviluppo della tua piattaforma di comunicazione significa che devi assumere o esternalizzare una società di sviluppo software per costruire una piattaforma di comunicazione.

In quanto responsabile della creazione del tuo software di comunicazione, vuoi qualcuno con abbastanza conoscenze. Prendi in considerazione la possibilità di richiedere progetti passati e se hanno esperienza nella creazione della soluzione di cui hai bisogno. Controlla il loro track record e leggi recensioni e testimonianze sui loro servizi.

La migliore azienda di sviluppo software dovrebbe anche avere gli strumenti e le risorse giusti necessari per sviluppare una piattaforma di comunicazione personalizzata per la tua azienda. Dovrebbero utilizzare le tecnologie più recenti ed emergenti per creare prodotti software sicuri e scalabili.

Inoltre, il completamento dello sviluppo del software può richiedere mesi. Ciò significa che lavorerai con una società di sviluppo per mesi. Quindi, vuoi un'azienda che abbia una comunicazione continua e trasparente e ti aggiorni costantemente sulle pietre miliari del progetto.

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2. Fai la tua ricerca

Una volta trovato lo sviluppo giusto con cui collaborare, puoi iniziare a condurre ricerche con loro. Come per ogni progetto, è necessario avviare lo sviluppo della piattaforma di comunicazione aziendale con una pianificazione approfondita. Tu e il tuo sviluppatore dovreste effettuare ricerche approfondite sulla situazione del mercato e sul clima. A seconda del ciclo di vita di sviluppo del software utilizzato dalla società di sviluppo, il processo varierà.

In generale, tuttavia, la ricerca del mercato dei software di comunicazione aziendale richiede di rispondere a queste domande chiave:

Quali sono le tue esigenze aziendali per una piattaforma di comunicazione?

Una piattaforma di comunicazione aziendale personalizzata ti consente di adattarla perfettamente alle tue esigenze aziendali. Quindi, la domanda ora è: quali sono questi bisogni?

Per comprendere le esigenze della tua azienda, considera chi, cosa e come.

Chi utilizzerà il software? È per reparti specifici o una soluzione a livello aziendale? Come lo utilizzeranno i tuoi dipendenti? Hanno bisogno di una semplice applicazione di chat di gruppo per rimanere in contatto e condividere le notizie aziendali? Hai bisogno di uno strumento di gestione dei progetti o di collaborazione per alcuni dipartimenti specifici per accedere e condividere idee e informazioni? Forse hai bisogno di qualcosa di speciale come una soluzione di comunicazione per i tuoi top manager e membri del consiglio? O forse vuoi tutto?

Hai bisogno di una soluzione Web, di un'app mobile o di entrambe?

Una volta determinate le tue esigenze, devi decidere se scegliere una soluzione solo Web/mobile o pianificare la copertura di entrambe per consentire le comunicazioni aziendali.

In generale, l'ufficio tradizionale è composto da computer desktop e laptop. Pertanto, la maggior parte delle soluzioni di comunicazione digitale per le aziende sono spesso basate sul Web. Detto questo, con la crescente popolarità del lavoro a distanza, anche le app mobile first sono aumentate in modo significativo.

Nella maggior parte dei casi, anche una piattaforma basata sul Web dovrebbe essere ottimizzata per i dispositivi mobili al giorno d'oggi. Tuttavia, è meglio sviluppare entrambi (a patto che tu abbia il budget), permettendoti di soddisfare un ambiente di lavoro ibrido.

Quali sono i tuoi KPI di successo?

L'impostazione di KPI di successo chiari consente di ottenere una migliore comprensione delle migliori funzionalità necessarie per raggiungerle. L'elenco esatto delle metriche che devi impostare dipenderà dalle tue esigenze aziendali. Tuttavia, in generale, i KPI di successo di una piattaforma di comunicazione aziendale efficace possono includere:

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1. Metrica di coinvolgimento

Questo si riferisce al modo in cui i dipendenti interagiranno con la piattaforma e saranno coinvolti in attività di comunicazione aziendale e sociale. Ad esempio, può includere metriche di apertura, risposta, clic e altre metriche pertinenti.

2. Metrica comportamentale

Questo si riferisce al modo in cui la soluzione influenza i comportamenti, gli atteggiamenti e le opinioni dei dipendenti. Ciò può includere il livello di soddisfazione e fiducia, il tasso di risposta medio e altro ancora.

3. Metrica di produttività

Questo si riferisce al modo in cui la piattaforma aumenta la produttività e i dipendenti all'interno dell'azienda. Alcuni esempi possono includere quanto tempo viene risparmiato grazie al miglioramento delle comunicazioni interne o alla velocità di comunicazione e collaborazione.

Tieni presente che durante la fase di ricerca si verificheranno più domande. La maggior parte delle società di sviluppo può aiutarti a delineare tutto ciò che c'è da sapere su un progetto nella prima fase di sviluppo. Quindi, prenditi il ​​tuo tempo per discutere le tue opzioni e le tue esigenze con la società di sviluppo scelta.

3. Stabilire un hub centrale

Qualsiasi efficace strumento di comunicazione interna richiede un hub centrale, che funge da base per le tue esigenze di collaborazione e comunicazione.

In questo caso, considera l'utilizzo di una intranet. Funge da hub digitale centralizzato per i tuoi dipendenti, integrando tutti i sistemi esistenti. Inoltre, rende più facile per il personale amministrativo gestire la comunicazione e i contenuti, rendendo più conveniente per il resto dei dipendenti trovare le informazioni necessarie e connettersi tra loro.

Consente un luogo in cui tutta la collaborazione e la comunicazione possono iniziare e consentire agli utenti di connettersi a tre diversi livelli: personale, locale e globale.

In generale, lo sviluppo del tuo software può aiutarti nella creazione dell'intranet della tua azienda, in linea con lo sviluppo della tua piattaforma di comunicazione.

4. Considera le funzionalità di cui hai bisogno

Abbiamo accennato in precedenza che lo sviluppo della tua piattaforma di comunicazione ti consente di soddisfare perfettamente le esigenze della tua azienda. Pertanto, la sua funzionalità può anche essere personalizzata. Ciò rende l'elenco delle potenziali funzionalità molto più ampio.

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Di seguito sono elencate alcune delle caratteristiche più comuni di una piattaforma di comunicazione interna. Tieni presente che più funzionalità hai, maggiore sarà il costo dello sviluppo del software.

1. Imbarco

L'idea alla base dell'onboarding è di aiutare a guidare gli utenti, mostrando quali sono le caratteristiche principali e come usarle. Quando crei una piattaforma di comunicazione, puoi implementare un processo di onboarding in diversi modi, ad esempio un breve video introduttivo o alcuni screenshot della piattaforma e delle sue caratteristiche principali.

2. Profili

La comunicazione interna si basa sulla trasparenza. Pertanto, desideri che i tuoi dipendenti siano in grado di accedere e identificarsi. Il processo di registrazione non dovrebbe essere diverso dalle altre app in cui gli utenti possono fornire la propria e-mail o numero di telefono. Oppure puoi scegliere di consentire ai tuoi amministratori di creare i profili dei dipendenti. Il loro profilo deve includere le informazioni necessarie come foto, nome, reparto, posizione, dettagli di contatto e informazioni non lavorative come gli hobby, che possono essere utili per migliorare i rapporti con i dipendenti.

3. Nutri

È qui che verranno pubblicate tutte le informazioni: annunci, risultati, progetti in corso, aggiornamenti sulla vita aziendale e altro ancora. Dovresti includere funzionalità che ti consentano di bloccare annunci importanti in modo che tutti possano vederli. Puoi anche includere un sistema di filtraggio in modo che i dipendenti possano ordinare i post in base alla pertinenza.

4. Biblioteca

Uno dei principali problemi di comunicazione per i dipendenti è trovare i file giusti. Avere una libreria di file condivisi può aiutare i tuoi dipendenti a archiviare tutto in un unico posto e ad accedervi ogni volta che ne hanno bisogno.

5. Gruppi

Questa funzione è necessaria per aiutare reparti specifici a creare un gruppo dedicato per condividere informazioni specifiche del team. Annunci e altre informazioni possono essere pubblicati in modo che solo i membri del gruppo possano vederli e accedervi.

6. Chat e videochiamate

La funzionalità di messaggistica istantanea e videochiamata è un must per qualsiasi piattaforma di comunicazione aziendale moderna. È fondamentale disporre di funzionalità di messaggistica diretta tra gli utenti. La funzione di videochiamata consente inoltre ai team remoti di tenere riunioni e conferenze virtuali.

7. Condivisione di file

Ciò è necessario per tutta la comunicazione aziendale. A seconda delle tue esigenze aziendali, la condivisione di un tipo di file può essere sufficiente, ma è meglio se la tua piattaforma può supportare più tipi di file.

8. Notifiche

Le notifiche sono necessarie per garantire che i dipendenti non perdano messaggi o annunci importanti quando l'app è in esecuzione in background.

9. Controlli di amministrazione

Il controllo dell'amministratore è un'importante funzionalità di sicurezza. Consente di assegnare un amministratore che monitora le comunicazioni interne, aggiunge o rimuove dipendenti, modifica i livelli di accesso e altro ancora.

10. Integrazioni

L'opzione di poter aggiungere e integrare app di terze parti consente una perfetta integrazione con la soluzione esistente. Aiuta anche a risparmiare sui costi. Ad esempio, invece di sviluppare una funzionalità per la modifica collaborativa dei documenti, puoi semplicemente integrare i servizi esistenti che già utilizzi come Dropbox o Office 365.

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5. Imposta un budget

Una piattaforma di comunicazione aziendale non è economica. Se segui il percorso personalizzato, devi mettere da parte una parte significativa del tuo budget. In generale, il tuo sviluppatore può aiutarti a pianificare la tua piattaforma per adattarla al budget impostato.

Detto questo, ecco alcuni fattori che influenzano lo sviluppo della comunicazione:

• Tipi di esperti di cui hai bisogno (project manager, sviluppatore Android/iOS, sviluppatori web, ecc.)
• Durata dello sviluppo
• Funzionalità e caratteristica
• Design (interfaccia prefabbricata o realizzata da zero)
• Piattaforme (app web o mobile)

Porta via

La comunicazione aziendale continua ad evolversi man mano che la connettività sociale cambia. Oggi, per costruire un ambiente aziendale trasparente e collaborativo, una piattaforma di comunicazione aziendale dedicata è più importante che mai.

Questo è il motivo per cui lo sviluppo di software di comunicazione aziendale sta diventando sempre più popolare per fornire ai tuoi dipendenti una piattaforma progettata specificamente per le loro esigenze e che si adatta perfettamente ai flussi di lavoro esistenti, qualcosa che le soluzioni predefinite difficilmente possono offrire.

Con uno strumento di comunicazione aziendale interno personalizzato, la tua azienda può trarre vantaggio da numerosi vantaggi, in particolare una maggiore produttività complessiva. E un'azienda con dipendenti produttivi è un'organizzazione di successo.