5 passaggi per costruire una piattaforma di comunicazione aziendale

Una buona comunicazione interna è un elemento critico per il successo di qualsiasi attività commerciale. In effetti, uno studio ha dimostrato che i dipendenti in un ambiente di lavoro moderno trascorrono circa l'80% del loro tempo in attività collaborative. In questo moderno mondo degli affari, gli strumenti di comunicazione digitale sono fondamentali per massimizzare queste interazioni.

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Sfortunatamente, la maggior parte delle aziende soffre di piattaforme interne frammentate e disconnesse. Una piccola startup con 5-10 dipendenti può lavorare bene con servizi di messaggistica regolari come e-mail o app di social media. Tuttavia, man mano che assumi nuovi dipendenti e stabilisci una struttura più ramificata, avrai bisogno di una piattaforma di comunicazione interna specializzata, che si integri perfettamente nei tuoi processi esistenti e sia personalizzata in base alle esigenze dei tuoi dipendenti.

Inoltre, desideri una soluzione, ad esempio una soluzione di composizione numerica, che puoi incorporare nella tua piattaforma di comunicazione e che ti permetta di connetterti senza problemi con i tuoi clienti e clienti. Se sei interessato, dai un'occhiata ai numeri 1800 in vendita da Call Cowboy.

Con questa guida completa, parleremo dei vantaggi di uno strumento di comunicazione aziendale personalizzato e di come dovresti crearne uno da zero.

Vantaggi di una piattaforma di comunicazione aziendale interna

Costruire il tuo strumento di comunicazione può aiutare la tua azienda in molti modi. Ecco alcuni dei vantaggi del software di comunicazione aziendale interno personalizzato:

1. Un aumento della produttività

Il motivo principale per cui un'azienda dovrebbe sviluppare una piattaforma di comunicazione aziendale è t aiutare ad aumentare la produttività dei dipendenti. Quando la comunicazione è più veloce e più semplice, i tuoi dipendenti possono concentrarsi e dedicare più tempo ad altri lavori importanti. Con il software personalizzato, i tuoi dipendenti possono avere accesso agli ultimi aggiornamenti e alle informazioni pertinenti a cui è possibile accedere facilmente su qualsiasi dispositivo, ovunque e in qualsiasi momento.

Se lo desideri, puoi anche includere strumenti collaborativi come caselle di posta elettronica o spazi di lavoro condivisi nella tua piattaforma che offrono nuove possibilità per il tuo personale. Se hai il budget, l'automazione è un altro modo per aumentare la produttività, automatizzando e semplificando le attività di routine per liberare tempo per i tuoi dipendenti.

2. Migliore esperienza dei dipendenti da remoto

Il posto di lavoro moderno richiede una trasformazione digitale totale, soprattutto ora con la crescente tendenza del lavoro a distanza, grazie all'epidemia di COVID-19. Ma mentre la pandemia inizia ad attenuarsi e le aziende ricominciano ad aprire i battenti, la maggior parte delle organizzazioni utilizza ora una configurazione ibrida, una combinazione di ufficio tradizionale e lavoro da remoto.

In entrambi i casi, una comunicazione interna fluida è fondamentale per le aziende, in particolare con un ambiente di lavoro ibrido. Uno strumento di comunicazione personalizzato può aiutarti ad aumentare la tua produttività, semplificando al contempo i processi esistenti.

3. Processi più snelli

La comunicazione aziendale di solito coinvolge diversi canali per scopi diversi. Questo può creare silos di comunicazione e causare dipendenti disconnessi. Creando una piattaforma di comunicazione interna personalizzata, puoi creare una comunicazione unificata semplificando i processi, eliminando la necessità di passare da una piattaforma all'altra e da un'app all'altra.

Di conseguenza, i tuoi dipendenti possono dedicare meno tempo alla ricerca dei dati e delle informazioni richiesti. Invece, possono ottenere tutti i contenuti essenziali attuali in un unico posto.

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4. Promuovere una cultura aziendale aperta e trasparente

Una piattaforma personalizzata per la comunicazione aziendale interna aiuta a creare una cultura aperta e amichevole per condividere opinioni e idee, nonché per conoscere i propri colleghi e aumentare la fiducia e il cameratismo.

Se sviluppata correttamente, una piattaforma di comunicazione aziendale può anche essere un luogo per diffondere e promuovere la tua cultura aziendale. Può consentirti di pubblicare annunci, condividere foto aziendali, tenere workshop online ed eventi virtuali o onorare il tuo personale, il che può aumentare la soddisfazione, la motivazione e l'inclusività nei luoghi di lavoro.

Come creare una piattaforma di comunicazione aziendale

1. Scegli un'azienda di sviluppo software esperta

A meno che tu non sia un programmatore con un rigoroso background di sviluppo software, sviluppare la tua piattaforma di comunicazione significa che devi assumere o esternalizzare una società di sviluppo software per costruire una piattaforma di comunicazione.

Come responsabile della creazione del tuo software di comunicazione, vuoi qualcuno con una conoscenza sufficiente. Prendi in considerazione la possibilità di chiedere progetti passati e se hanno esperienza nella creazione della soluzione di cui hai bisogno. Controlla il loro track record e leggi recensioni e testimonianze sui loro servizi.

La migliore azienda di sviluppo software dovrebbe disporre degli strumenti e delle risorse robusti necessari per sviluppare una piattaforma di comunicazione personalizzata per la tua azienda. Ad esempio, Airdev utilizza le ultime tecnologie e linguaggi di programmazione, come lo sviluppo di bolle, per aiutare a creare prodotti software sicuri e scalabili.

Inoltre, lo sviluppo del software può richiedere mesi per essere completato. Quindi, vuoi un'azienda che abbia una comunicazione continua e trasparente e ti aggiorni costantemente sullo stato di avanzamento del progetto.

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2. Fai la tua ricerca

Una volta trovato lo sviluppo giusto con cui collaborare, puoi iniziare a condurre ricerche con loro. Come per ogni progetto, è necessario avviare lo sviluppo della piattaforma di comunicazione aziendale con una pianificazione approfondita. Tu e il tuo sviluppatore dovreste ricercare a fondo la situazione e il clima del mercato. A seconda del ciclo di vita dello sviluppo del software utilizzato dalla società di sviluppo, il processo varierà.

In generale, tuttavia, la ricerca sul mercato dei software di comunicazione aziendale richiede di rispondere a queste domande chiave:

Quali sono le esigenze della tua azienda per una piattaforma di comunicazione?

Una piattaforma di comunicazione aziendale personalizzata ti consente di adattarla perfettamente alle tue esigenze aziendali. Quindi, la domanda ora è: quali sono questi bisogni?

Per comprendere le esigenze della tua azienda, considera chi, cosa e come.

Chi utilizzerà il software? È per reparti specifici o una soluzione a livello aziendale? Come lo useranno i tuoi dipendenti? Hanno bisogno di una semplice applicazione di chat di gruppo per rimanere in contatto e condividere notizie aziendali? Hai bisogno di uno strumento di gestione del progetto o di collaborazione per alcuni dipartimenti specifici per accedere e condividere idee e informazioni? Forse hai bisogno di qualcosa di speciale come una soluzione di comunicazione per i tuoi top manager e membri del consiglio di amministrazione? O forse vuoi tutto?

Hai bisogno di una soluzione Web, un'app mobile o entrambe?

Dopo aver determinato le tue esigenze, devi decidere se scegliere una soluzione solo web/mobile o pianificare di coprire entrambe per abilitare le comunicazioni aziendali.

In generale, l'ufficio tradizionale è composto da computer desktop e laptop. Pertanto, la maggior parte delle soluzioni di comunicazione digitale per le aziende sono spesso basate sul web. Detto questo, con la crescente popolarità del lavoro a distanza, anche le app mobile-first sono aumentate in modo significativo.

Nella maggior parte dei casi, anche una piattaforma basata sul Web dovrebbe essere ottimizzata per i dispositivi mobili al giorno d'oggi. Tuttavia, è meglio svilupparli entrambi (a condizione che tu abbia il budget), permettendoti di soddisfare un ambiente di lavoro ibrido.

Quali sono i tuoi KPI di successo?

L'impostazione di KPI di successo chiari ti consente di comprendere meglio le migliori funzionalità necessarie per raggiungerli. L'elenco esatto delle metriche che devi impostare dipenderà dalle tue esigenze aziendali. Tuttavia, in generale, i KPI di successo di un'efficace piattaforma di comunicazione aziendale possono includere:

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1. Metrica di coinvolgimento

Questo si riferisce al modo in cui i dipendenti interagiranno con la piattaforma e saranno coinvolti nelle attività di comunicazione aziendale e sociale. Ad esempio, può includere metriche aperte, di risposta, di clic e altre pertinenti.

2. Metrica comportamentale

Questo si riferisce a come la soluzione influenza i comportamenti, gli atteggiamenti e le opinioni dei dipendenti. Ciò può includere il livello di soddisfazione e fiducia, il tasso di risposta medio e altro ancora.

3. Metrica di produttività

Questo si riferisce a come la piattaforma aumenta la produttività e i dipendenti all'interno dell'azienda. Alcuni esempi possono includere quanto tempo viene risparmiato grazie al miglioramento delle comunicazioni interne o quanto più veloci sono le comunicazioni e la collaborazione.

Tieni presente che durante la fase di ricerca si verificheranno più domande. La maggior parte delle società di sviluppo può aiutarti a delineare tutto ciò che c'è da sapere su un progetto nella prima fase di sviluppo. Quindi, prenditi il ​​tuo tempo per discutere delle tue opzioni ed esigenze con la società di sviluppo prescelta.

3. Stabilire un hub centrale

Qualsiasi strumento di comunicazione interna efficace richiede un hub centrale, che funga da base per le tue esigenze di collaborazione e comunicazione.

In questo caso, considera l'utilizzo di una intranet. Funge da hub di lavoro digitale centralizzato per i tuoi dipendenti, integrando tutti i sistemi esistenti. Inoltre, semplifica la gestione delle comunicazioni e dei contenuti da parte del personale amministrativo, rendendo più conveniente per il resto dei dipendenti trovare le informazioni necessarie e connettersi tra loro.

Consente un luogo in cui tutta la collaborazione e la comunicazione possono iniziare e consente agli utenti di connettersi su tre diversi livelli: personale, locale e globale.

In generale, lo sviluppo del tuo software può aiutarti a configurare l'intranet della tua azienda, in linea con lo sviluppo della tua piattaforma di comunicazione.

4. Considera le funzionalità di cui hai bisogno

Abbiamo accennato in precedenza che lo sviluppo della tua piattaforma di comunicazione ti consente di soddisfare perfettamente le esigenze della tua azienda. Pertanto, la sua funzionalità può anche essere personalizzata. Ciò rende l'elenco delle potenziali funzionalità molto più ampio.

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Di seguito sono riportate alcune delle funzionalità più comuni di una piattaforma di comunicazione interna. Tieni presente che più funzionalità hai, maggiore sarà il costo dello sviluppo del software.

1. Inserimento

L'idea alla base dell'onboarding è aiutare a guidare gli utenti, mostrando quali sono le funzionalità principali e come utilizzarle. Mentre crei una piattaforma di comunicazione, puoi implementare un processo di onboarding in diversi modi, ad esempio un breve video introduttivo o alcuni screenshot della piattaforma e delle sue caratteristiche principali.

2. Profili

La comunicazione interna si basa sulla trasparenza. Pertanto, desideri che i tuoi dipendenti siano in grado di accedere e identificarsi. Il processo di registrazione non dovrebbe essere diverso da altre app in cui gli utenti possono fornire la propria e-mail o numero di telefono. Oppure puoi scegliere di consentire ai tuoi amministratori di creare i profili dei dipendenti. Il loro profilo deve includere le informazioni necessarie come foto, nome, reparto, posizione, dettagli di contatto e informazioni non lavorative come gli hobby, che possono essere utili per migliorare i rapporti con i dipendenti.

3. Alimentare

Qui è dove verranno pubblicate tutte le informazioni (annunci, risultati, progetti in corso, aggiornamenti sulla vita aziendale e altro ancora). Dovresti includere funzionalità che ti consentano di appuntare annunci importanti in modo che tutti possano vederli. Puoi anche includere un sistema di filtraggio in modo che i dipendenti possano ordinare i post in base alla pertinenza.

4. Biblioteca

Uno dei principali problemi di comunicazione per i dipendenti è trovare i file giusti. Avere una libreria di file condivisi può aiutare i tuoi dipendenti a memorizzare tutto in un unico posto e ad accedervi ogni volta che ne hanno bisogno.

5. Gruppi

Questa funzione è necessaria per aiutare reparti specifici a creare un gruppo dedicato per condividere informazioni specifiche del team. Annunci e altre informazioni possono essere pubblicati in modo che solo i membri del gruppo possano vederli e accedervi.

6. Chat e videochiamata

La funzionalità di messaggistica istantanea e videochiamata è un must per qualsiasi moderna piattaforma di comunicazione aziendale. È fondamentale disporre di funzionalità di messaggistica diretta tra gli utenti. La funzione di videochiamata consente inoltre ai team remoti di tenere riunioni e conferenze virtuali.

7. Condivisione file

Questo è necessario per tutte le comunicazioni aziendali. A seconda delle esigenze aziendali, la condivisione di un tipo di file potrebbe essere sufficiente, ma è meglio se la tua piattaforma può supportare più tipi di file.

8. Notifiche

Le notifiche sono necessarie per garantire che i dipendenti non perdano messaggi o annunci importanti quando l'app è in esecuzione in background.

9. Controlli dell'amministratore

Il controllo amministrativo è un'importante funzionalità di sicurezza. Consente di assegnare un amministratore che monitora le comunicazioni interne, aggiunge o rimuove dipendenti, modifica i livelli di accesso e altro ancora.

10. Integrazioni

L'opzione di poter aggiungere e integrare app di terze parti consente una perfetta integrazione con la soluzione esistente. Aiuta anche a risparmiare sui costi. Ad esempio, invece di sviluppare una funzionalità per la modifica collaborativa dei documenti, puoi semplicemente integrare i servizi esistenti che già utilizzi come Dropbox o Office 365.

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5. Imposta un budget

Una piattaforma di comunicazione aziendale non è economica. Se segui il percorso personalizzato, devi mettere da parte una quantità significativa del tuo budget. In generale, il tuo sviluppatore può aiutarti a pianificare la tua piattaforma per adattarla al tuo budget prefissato.

Detto questo, ecco alcuni fattori che influenzano lo sviluppo della comunicazione:

• Tipi di esperti di cui hai bisogno (project manager, sviluppatore Android/iOS, sviluppatori web, ecc.)
• Durata dello sviluppo
• Funzionalità e funzionalità
• Design (interfaccia prefabbricata o realizzata da zero)
• Piattaforme (basate sul Web o app per dispositivi mobili)

Porta via

La comunicazione aziendale continua a evolversi man mano che cambia la connettività sociale. Oggi, per costruire un ambiente aziendale trasparente e collaborativo, una piattaforma di comunicazione aziendale dedicata è più critica che mai.

Questo è il motivo per cui lo sviluppo di software di comunicazione aziendale sta diventando sempre più popolare per fornire ai tuoi dipendenti una piattaforma progettata specificamente per le loro esigenze e che si adatti perfettamente ai tuoi flussi di lavoro esistenti, qualcosa che difficilmente le soluzioni predefinite possono offrire.

Con uno strumento di comunicazione aziendale interno personalizzato, la tua azienda può usufruire di numerosi vantaggi, in particolare l'aumento della produttività complessiva. E un'azienda con dipendenti produttivi è un'organizzazione di successo.

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