5 migliori pratiche per creare un manuale efficace per i dipendenti

Ogni azienda oggi avrà le sue politiche, regole e procedure che disciplinano il lavoro e le pratiche dei suoi dipendenti. In alcuni casi, sarà sufficiente dire al tuo team di cosa hai bisogno per farlo. Tuttavia, questo non funziona sempre.

La condivisione verbale delle policy aziendali potrebbe creare confusione e un'applicazione incoerente. Se il tuo team non è informato dei loro diritti, responsabilità, così come delle tue aspettative, non puoi aspettarti che li seguano, vero?

Hai bisogno di un manuale per i dipendenti per rendere tutto disponibile e chiaro al tuo team. In questo articolo imparerai perché è importante e come crearne uno eccezionale.

Perché avere un manuale per i dipendenti è importante

Un buon manuale per i dipendenti conterrà tutto ciò di cui il dipendente ha bisogno per lavorare in modo efficiente in azienda. Ciò può includere qualsiasi cosa, dalle norme e regolamenti alle leggi relative al loro lavoro alle norme sociali stabilite per loro.

Il settore delle imprese elenca i motivi principali per cui le aziende hanno bisogno di manuali per i dipendenti in base a ciò che questi includono:

• Definire la missione, la cultura e i valori dell'azienda. Questo mostrerà ai dipendenti come possono contribuire ai tuoi obiettivi aziendali e mantenere trasparente la tua missione.
• Definire le aspettative e le politiche dell'azienda. Tutti coloro che lavorano nella tua azienda dovrebbero essere aggiornati con le tue aspettative nei loro confronti. Ciò include ogni dettaglio, da quando e dove funzioneranno a che tipo di regole hai.
• Spiega le tue risorse e il tuo supporto. I dipendenti dovrebbero sapere quali risorse sono disponibili e dove possono ottenere supporto.
• Elenca i vantaggi dell'azienda. Ciò motiverà il team e promuoverà l'uguaglianza sul posto di lavoro.
• Ridurre al minimo conflitti e rischi. Infine, il manuale fungerà da protezione legale di rischi quali azioni legali e rivendicazioni.

Le migliori pratiche per il manuale del tuo dipendente

Ora che sai perché questo è importante, passiamo alla parte attuabile: le migliori pratiche che ti aiuteranno a creare un ottimo manuale per i dipendenti.

1. Includi tutti gli elementi importanti nel tuo manuale

La creazione di un manuale per i dipendenti è un lavoro in corso, ma la prima versione sarà la più impegnativa da fare per te. C'è molto da includere, quindi è naturale che tu non sappia da dove cominciare.

Quando inizi a creare il tuo manuale, aiuta a pensarlo come scrivere un manuale. L'idea è di includere ogni aspetto importante del lavoro presso la tua azienda, rispondere alle domande comuni che i dipendenti potrebbero avere ed essere trasparenti sui piani della tua azienda .

La US Small Business Administration ha una guida molto utile con le cose che un manuale per i dipendenti dovrebbe includere. Potresti voler utilizzare questo elenco per iniziare il tuo:

• Orari di lavoro
• Retribuzione e benefici per i dipendenti
• Informazioni generali sull'occupazione
• Accordi di non divulgazione
• Politiche antidiscriminatorie e politiche sui congedi
• Sezione informatica/tecnologia
• Sicurezza e protezione in azienda
• Norme e aspettative in termini di comportamento

Naturalmente, questo è solo un elenco generale che include alcune delle cose più comunemente aggiunte a questi manuali. Non devi fermarti a questo. Ciò che includi nel tuo manuale dipenderà dalla tua azienda, dalle tue aspettative e dai compiti che hai per il team.

Qualunque cosa tu ritenga importante o fornisca valore al team, puoi includerla nel manuale del tuo dipendente.

Potresti non farlo bene la prima volta, ma ricorda: puoi sempre modificare e migliorare il tuo manuale del dipendente. Questo è un lavoro in corso e mentre la prima bozza è la più difficile, modificarla successivamente è molto più semplice.

2. Utilizzare un blog interno per condividere la conoscenza

Un'ottima idea sarebbe quella di avere un blog aziendale interno in cui pubblicare il manuale del dipendente. Ciò consentirà ai dipendenti di accedere alle linee guida quando vogliono e da qualsiasi luogo. Ti consentirà inoltre di modificare il manuale ogni volta che è necessario e di condividere notizie e aggiornamenti in un unico posto.

Un blog interno a cui solo il tuo team può accedere è un ottimo modo per promuovere la comunicazione e la condivisione delle conoscenze sul posto di lavoro . Questo è il posto più naturale e adatto per il tuo manuale.

Puoi creare una pagina del manuale nel tuo blog e collegarla a risorse utili, notizie, file che il tuo team può scaricare, strumenti a cui può accedere per risolvere un problema, ecc. Rendere il tuo manuale digitale e disponibile è il modo migliore per garantire l'accesso a tutti alle informazioni – ogni volta che ne hanno bisogno.

3. Offrire soluzioni oltre alle regole

Lo scopo più importante del manuale del dipendente è quello di facilitare la comunicazione interna . Detto questo, dovresti assicurarti che il tuo manuale contenga istruzioni sulla risoluzione di problemi tecnici relativi al loro lavoro, come l'utilizzo di hardware e software aziendale, procedure di accesso, accesso a risorse comuni, ecc.

Molte aziende commettono l'errore di inserire regole nel loro manuale senza dire ai dipendenti come risolvere i loro problemi quando si verificano.

Supponiamo che i tuoi dipendenti abbiano problemi con la velocità del loro computer dopo aver installato un nuovo macOS. Tutto quello che devono fare è fare riferimento al tuo manuale per trovare le linee guida sull'accelerazione di Ventura per aiutarli a risolvere questo problema e velocizzare il dispositivo.

Tali strumenti sono vitali per tutte le aziende, in particolare per le aziende remote, perché aiutano a risparmiare tempo prezioso per il supporto IT. Per essere di più, mantiene il team efficiente, soprattutto durante le prime settimane dopo essere stato assunto presso la tua azienda.

4. Assicurati che abbia un bell'aspetto

I manuali dei dipendenti potrebbero contenere informazioni importanti, ma siamo reali: sono un vero killer dell'umore! Non c'è niente di divertente in un manuale pieno di regole e regolamenti.

Il tuo team non sarà entusiasta di leggere questo documento e sarà ancora meno entusiasta quando lo esaminerà per trovare un po' di informazioni.

Quindi, non si tratta solo di ciò che includi in esso, ma anche di come lo presenti. Se vuoi che funzioni, devi renderlo semplice , coinvolgente e chiaro per i lettori.

Iniziamo con qualcosa di semplice e chiaro. A meno che tutti quelli che lavorano per te non abbiano un background legale, non capiranno la complessa sezione sulle leggi sul lavoro statali o federali. Ciò significa che non puoi copiarlo parola per parola e aspettarti che lo capiscano. Invece, chiedi a qualcuno del tuo team legale di renderlo più chiaro e coinvolgente.

Il prossimo è l'aspetto del tuo manuale. Presta molta attenzione ai formati che usi e inserisci alcuni elementi visivi per mantenere il pezzo più coinvolgente se puoi. Un'immagine può dire più di mille parole, soprattutto se condividi istruzioni su come risolvere un problema, fare qualcosa o seguire una procedura passo dopo passo.

L'aspetto è fondamentale in tali documenti. Per rendere il contenuto facilmente scansionabile e consentire ai tuoi dipendenti di trovare subito le informazioni di cui hanno bisogno, aggiungi molti titoli e sottotitoli, usa molto spazio bianco e aggiungi elenchi puntati ove possibile.

Considera questo: un dipendente ha un problema o dubbi su ciò che può o non può fare. Decidono di aprire il manuale del dipendente. Se si tratta di un documento con pochi spazi bianchi e un formato scadente, passeranno un'eternità a cercare di trovare le informazioni di cui hanno bisogno. Se hai intestazioni e elenchi puntati, sarà molto più semplice.

5. Modificalo regolarmente

Questa non è un'attività una tantum. Molte aziende usano lo stesso manuale senza cambiare nulla per anni, se non decenni. Ciò che ha funzionato prima potrebbe non funzionare ora. I datori di lavoro cambiano le loro aspettative, così come i dipendenti. Per non parlare del fatto che le leggi e le politiche cambiano. Potresti aver dimenticato di aggiungere qualcosa prima o aver deciso di fare delle eccezioni.

Il manuale del dipendente è un documento formale a cui tutti hanno accesso e che devono rispettare. In quanto tale, deve sempre includere informazioni pertinenti e aggiornate. Questo ti farà guadagnare più rispetto dai tuoi dipendenti e ti aiuterà a evitare infiniti problemi.

Per essere al sicuro, pianifica revisioni periodiche del tuo manuale. Prendi appunti quando hai delle modifiche che vorresti aggiungere e torna a quelle note durante queste revisioni. Quando rivedi il manuale, prenditi il ​​tuo tempo per esaminare le leggi che potrebbero essere cambiate dall'ultimo aggiornamento. Le leggi cambiano costantemente, quindi potresti voler consultare il tuo team legale per evitare di commettere errori e costose azioni legali.

Pensieri finali

Hai già un manuale del dipendente? Se lo fai, ha tutto in questo elenco? Hai le informazioni rilevanti in esso e tenerlo aggiornato?

Ripassa questi suggerimenti e scopri cosa manca al tuo manuale. Prenditene cura il prima possibile e assicurati che sia disponibile per il tuo team ogni volta che ne ha bisogno.