4 passaggi per una ricerca DAM più veloce: creazione di una convenzione di denominazione dei file

Una convenzione di denominazione dei file è uno standard necessario per l'implementazione della gestione delle risorse digitali (DAM) perché realizza diverse cose. Convenzioni di denominazione:

• Potenzia la funzionalità di ricerca DAM fornendo termini di ricerca all'interno dei nomi che non richiedono ulteriori tag.
• Semplifica i processi di flusso di lavoro automatizzati fornendo segnali di testo direzionali che indicano "dove" i file devono essere archiviati all'interno della tassonomia DAM.
• Indica le informazioni di base su cosa si trova all'interno di un file a qualsiasi utente all'interno dell'organizzazione senza doverlo ispezionare manualmente.

Di seguito sono riportati quattro passaggi che un team DAM può seguire per implementare la propria convenzione di denominazione dei file e consentire un'acquisizione rapida e accurata e la reperibilità delle risorse DAM.

1. Capire come velocizzare la ricerca nel tuo DAM

Ulteriori informazioni sulla classificazione dei documenti

Si dice spesso che la più alta forma di adulazione sia il furto, ma chiamiamolo "prendere in prestito". Cerca gruppi che devono incorporare documenti complessi nella ricerca aziendale semplificata, tra cui:

• I bibliotecari (Harvard ha una meravigliosa guida sull'argomento).
• Gli archivisti (come quelli delle Nazioni Unite).
• Organismi scientifici (come l'International Standards Organization).

Anche uno sguardo alle convenzioni campione ti darà un'idea. I tuoi documenti saranno molto più facili da dividere e conquistare.

Allenati

Tieniti aggiornato su come creare facet di ricerca, scorciatoie, collegamenti, tag utili e flussi di lavoro automatizzati all'interno del tuo DAM che accelereranno l'acquisizione e l'archiviazione. La maggior parte di questi processi è facile da imparare. Quando il tempo lo consente, crea documenti esplicativi, one-sheet e video per il tuo team per assicurarti che tutti siano preparati per un DAM ottimizzato.

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2. Capire come vengono create le cose

Scopri come i project manager creano nomi/numeri per progetti e file

I team creativi sono in genere organizzati per dipartimenti richiedenti, con project manager assegnati a ciascuno e fornitori qualificati a volte al servizio di più dipartimenti man mano che le esigenze aumentano e diminuiscono.

• Quali sono le funzioni delle date, dei tipi di risorse e di altre informazioni che inseriscono attualmente nei nomi dei file?
• Perché una certa parte del nome viene prima, dopo o dopo?

I project manager saranno una ricchezza di informazioni su e su come i file vengono solitamente nominati.

Raccogli nomi e acronimi attuali

Non è necessario reinventare la ruota, e perché dovresti farlo? È possibile rivedere la lunghezza degli acronimi esistenti e assicurarsi che non si sovrappongano.

Mentre esamini l'elenco, i modi per abbreviare e distinguere i nomi usati bene da quelli usati meno frequentemente risalteranno probabilmente. Fai il check-in con i project manager mentre stai compilando e scegli i loro cervelli per altri che potrebbero essere usati meno frequentemente.

3. Capire come vengono utilizzate le cose

Incontra le principali parti interessate

Inizia con le unità organizzative che richiedono asset dalla produzione. Quindi chiedi a un volontario di fungere da contatto DAM. Questi contatti possono spiegare cosa succede quando ricevono i loro asset.

Ad esempio, i siti Web dei marchi mostrano la maggior parte delle risorse digitali e sono previste limitazioni della piattaforma e convenzioni sui processi aziendali per la loro disposizione.

Restringi il campo ai requisiti indispensabili

Vagliare le esigenze del dipartimento riunendo i punti in comune. Incoraggia le parti interessate a fare sacrifici concentrandosi su ciò che è veramente l'informazione più importante. Di quali elementi di denominazione possono fare a meno o con cui imparare a convivere, per il bene di una convenzione armonizzata che sia sensata in tutta l'organizzazione più ampia?

Ad esempio, la disposizione al marketing digitale della nostra azienda ha guidato le decisioni su quali elementi vengono visualizzati quando . La data di pubblicazione, ad esempio, viene visualizzata per prima perché influisce sul modo in cui le risorse del sito Web vengono visualizzate a livello di programmazione. Questa data era meno importante per gli altri reparti ma una variabile chiave per il marketing, il maggior richiedente della produzione.

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4. Presentare la nuova convenzione nel modo più semplice possibile

Semplifica la denominazione con un generatore di nomi di file

Incorpora la denominazione dei file nei tuoi strumenti di gestione dei progetti e nel tuo DAM in modo che vengano propagati ad altre piattaforme SaaS e all'organizzazione più ampia. Un generatore di nomi di file può essere creato in Microsoft Excel o Fogli Google utilizzando formule di testo. Il nome del file può quindi essere copiato in uno strumento come Adobe Illustrator quando un file viene salvato.

Un generatore di nomi aiuta anche i membri del team a imparare il ritmo della convenzione di denominazione. Assicurati che ci sia anche un elenco principale che spieghi la denominazione e elenchi tutti gli acronimi.

Allenati in piccoli gruppi

Il nostro team ha sviluppato una convenzione finale di denominazione dei file nel corso di diverse chiamate con i nostri leader delle parti interessate. Durante le chiamate, il team si è sentito più a suo agio con il DAM, la sua funzionalità di ricerca e il modo in cui la convenzione avrebbe aiutato la ricerca a lavorare più velocemente a lungo termine.

Dopo che la convenzione è stata finalizzata, le parti interessate hanno tenuto sessioni di formazione con noi e i loro team individuali. Le sessioni sono state notevolmente migliorate grazie a quella cheerleader che era a suo agio con la convention e ha capito perché era stata lanciata.

Ricorda di adattarti quando le esigenze cambiano

La tua convenzione di denominazione si accorcerà man mano che gli utenti impareranno a semplificare gli elementi nei nomi: tipi di risorse, numeri di progetto, fornitori, unità organizzative, dimensioni, dove vengono inviate le risorse, date e altro. I team che utilizzano "la nuova normalità" faranno sì che le loro conoscenze e quelle di altri singoli dipendenti vengano "incorporate" nelle risorse in modo che possano essere facilmente ritrovate.

Presto suggeriranno modifiche per ottimizzare i nomi dei file, introducendo nuovi e migliori acronimi e altri elementi che renderanno il processo di denominazione più facile e veloce per tutti.

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