10 modi per migliorare la comunicazione interna nella tua organizzazione

La comunicazione è qualcosa con cui molte aziende e organizzazioni lottano regolarmente. Non importa quanto grande o piccola sia la tua attività, potresti riscontrare problemi sia nella comunicazione interna che esterna.

Ma come puoi affrontare questi problemi in modo efficace, soprattutto quando si tratta di questioni interne alla tua azienda?

Ecco i dieci modi per migliorare la comunicazione interna nella tua organizzazione.

1. Chiarisci la tua missione e visione

Quando si cerca di migliorare la comunicazione interna, è meglio partire dalle basi. Ogni organizzazione ha bisogno di conoscere la propria missione e visione (e valori), quindi se non li hai ancora chiariti al tuo team, è giunto il momento che tu lo faccia finalmente.

La tua missione è ciò che la tua azienda vuole fare in termini di traguardi e obiettivi, mentre la tua visione riguarda le aspirazioni che hai. Anche i valori della tua azienda saranno importanti in quanto ti aiuteranno a determinare i principi più importanti in base ai quali funzionerà la tua organizzazione.

2. Utilizzare strumenti di comunicazione digitale

Oggi la comunicazione digitale ha sostituito molte forme di comunicazione tradizionale. Inoltre, alcuni team operano da remoto, il che rende la comunicazione digitale un must piuttosto che un'opzione. L'utilizzo di strumenti di comunicazione digitale può aiutarti a migliorare in modo significativo la tua comunicazione interna.

Ad esempio, se hai un grande ufficio, puoi consentire ai dipendenti di utilizzare le chat invece di farli attraversare l'intero edificio per raggiungere la persona che stanno cercando. E se disponi di un team remoto, dovrai utilizzare chat vocali e video, nonché inviare messaggi di testo durante il giorno.

3. Utilizzare gli strumenti di gestione delle attività e dei progetti

Oltre a utilizzare gli strumenti di comunicazione digitale, dovresti anche iniziare a utilizzare gli strumenti di gestione delle attività e dei progetti. Questi possono aiutare te e il tuo team a organizzare meglio tutte le attività, le attività e gli eventi programmati per il giorno, la settimana, il mese o persino l'anno.

Incorporando le app di tracciamento GPS dei dipendenti negli strumenti di gestione delle attività e dei progetti, non solo puoi semplificare l'organizzazione di attività, compiti ed eventi, ma anche ottenere informazioni preziose sulla produttività dei dipendenti e sull'allocazione del tempo. Queste app forniscono visibilità e dati in tempo reale che possono essere utilizzati per ottimizzare l'allocazione delle risorse, tenere traccia dell'avanzamento del progetto e garantire il completamento tempestivo delle attività.

Ad esempio, uno strumento come Asana può essere utilizzato dal tuo team per assegnare compiti, programmarli, aggiungere tag e dettagli, modificare le scadenze e così via. Un semplice calendario può già essere utile, ma Asana porta la gestione delle attività e dei progetti a un livello completamente nuovo pur avendo un'interfaccia user-friendly che anche i principianti capiranno rapidamente.

4. Inizia a gestire un blog interno

Un aspetto della comunicazione interna che spesso viene trascurato è la condivisione delle conoscenze. Le aziende hanno così tante conoscenze e informazioni collettive che non riescono a utilizzare con successo perché trascurano questo aspetto della comunicazione. Per risolvere questo problema, puoi iniziare a gestire un blog interno.

Un blog interno può aiutare il tuo team a rimanere informato sulle ultime notizie dell'azienda, condividere informazioni preziose, costruire la cultura aziendale, ecc. Se non hai il tempo di scrivere contenuti per il blog, puoi assumere scrittori esperti da un servizio di scrittura come come Best Essays Education, che creerà per te tutti i contenuti del tuo blog.

5. Chiedi attivamente opinioni e feedback

Lo scopo della comunicazione è avere un dialogo continuo, ma come puoi avere una conversazione quando i tuoi dipendenti hanno paura di esprimere le proprie opinioni? Questo è esattamente il motivo per cui devi chiedere attivamente feedback e prospettive ai membri del tuo team.

Ogni volta che hai una riunione, incoraggia le persone a parlare. Anche al di fuori delle riunioni, devi dimostrare di voler ascoltare ciò che i membri del tuo team hanno da dire. Tutti dovrebbero essere in grado di esprimere le proprie preoccupazioni, frustrazioni, idee e così via per avere una discussione adeguata con il team.

6. Pianifica il tempo per parlare con i membri del team

Se sei un leader impegnato, potresti apparire come una persona chiusa che non vuole comunicare con i propri dipendenti. Questo è il motivo per cui è sempre importante programmare del tempo per parlare con i membri del tuo team e mostrare che sei aperto a loro.

I leader devono dare l'esempio ai loro team, quindi devi prendere sul serio la comunicazione interna affinché i tuoi dipendenti ti seguano. Assicurati di inviare loro il messaggio giusto in modo coerente.

7. Incoraggia il discorso sul refrigeratore d'acqua

I discorsi sul refrigeratore d'acqua si riferiscono alle conversazioni che avvengono tra i dipendenti dell'ufficio durante le pause quando tutti si riuniscono vicino al refrigeratore d'acqua. Negli uffici fisici è facile incoraggiare tali conversazioni, ma diventa più difficile con i team remoti.

Se i tuoi dipendenti si trovano tutti in luoghi diversi e comunicano digitalmente, è importante concedere loro delle pause per riposare durante la giornata lavorativa. Dovresti anche incoraggiarli a chattare durante queste pause tramite messaggi di testo o tramite chiamate vocali o video.

8. Crea una casella di suggerimenti anonimi

Non importa quanto sia amichevole l'atmosfera nella tua azienda, alcuni dipendenti potrebbero ancora essere riluttanti a esprimere le proprie opinioni e suggerire qualcosa. Potrebbero avere paura di te o anche del giudizio che i loro colleghi potrebbero avere nei loro confronti.

Per risolvere questo problema, puoi creare una casella di suggerimenti anonima in cui chiunque può condividere le proprie idee. Allo stesso modo, considera di consentire reclami anonimi. Può aiutarti a prevenire conflitti diretti e risolvere i problemi in modo più equilibrato.

9. Scoraggiare il comportamento antisociale

Mentre dovresti incoraggiare diversi comportamenti positivi, come il discorso sul refrigeratore d'acqua, dovresti anche scoraggiare il comportamento antisociale. Non vuoi che nessuno del tuo team si chiuda da tutti gli altri.

Se noti che qualcuno è meno socievole con altri dipendenti, assicurati di scoprire il motivo e prova a cambiare il loro comportamento. Certo, non dovresti essere invadente al riguardo: ogni situazione è diversa e avrà le sue sfumature.

10. Prendi in considerazione la possibilità di rivalutare la tua organizzazione

Ultimo, ma non meno importante, considera di rivalutare completamente la tua organizzazione. Il modo in cui è strutturata la tua azienda potrebbe essere la causa di una scarsa comunicazione interna e di altri problemi con cui tu e il tuo team potreste avere difficoltà.

Se sei in grado di creare un'attività organizzata nel modo più efficiente, ridurrai al minimo qualsiasi tipo di problema che potresti combattere in questo momento. È una soluzione radicale per riorganizzare la tua azienda, ma è ancora un'opzione.

Pensieri finali

Tutto sommato, identificare le cause dei tuoi problemi di comunicazione e affrontare i problemi richiederà del tempo. Ma alla fine, ne varrà sicuramente la pena perché la tua organizzazione funzionerà in modo più efficiente e la tua comunicazione sarà più efficace. Usa i suggerimenti in questo articolo per aiutarti a migliorare la comunicazione interna nella tua azienda.