10 strumenti senza i quali non potrei gestire la mia attività da freelance

Gestire qualsiasi tipo di attività non è facile. Questo è vero anche per le aziende in stile one-man-show, inclusa la mia.

Sono un content marketer freelance che spesso prenota con qualche mese di anticipo. Il tempo è letteralmente denaro, e più velocemente lavoro (pur continuando a produrre risultati di alta qualità), più guadagno.

Di conseguenza, ho trovato una varietà di diversi strumenti SaaS che mi aiutano a gestire e semplificare diverse parti della mia attività. Alcuni sono diventati assolutamente cruciali per il mio lavoro quotidiano, sia che si tratti di migliorare la qualità del mio lavoro, ridurre il peso delle attività amministrative o rendere più facile la collaborazione con altri clienti.

In questo post, condividerò i 9 strumenti di cui ho bisogno per la mia attività di scrittura freelance e come li utilizzo.

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1. La suite di strumenti di Google

Google ha un'eccezionale suite di strumenti che utilizzo ogni singolo giorno per tanti scopi diversi. Gli strumenti includono:

• Google Docs, che utilizzo per redigere, condividere e modificare i contenuti che invio ai miei clienti
• Fogli Google, che utilizzo per il mio sistema di tracciamento dei dati dei clienti CRM personalizzato
• Gmail, che utilizzo per le comunicazioni con i clienti
• Google Analytics, che condivide preziose informazioni sul mio sito e sulle sue prestazioni (e, quando mi viene concesso l'accesso, sui dati per il sito dei miei clienti e i loro contenuti)

Gli strumenti di Google sono gratuiti, affidabili e facili da usare. Sia Google Docs che Google Sheets hanno eccellenti funzionalità di collaborazione che rendono la collaborazione tra team abbastanza semplice.

Bonus: utilizzo Wordable (che è in questo elenco!) Per caricare rapidamente i contenuti sui siti dei miei clienti e lo strumento può accettare contenuti da Google Docs.

2. Semrush

Ci sono così tanti strumenti SEO e di ricerca per parole chiave eccezionali disponibili, ma Semrush è il mio strumento preferito qui.

Ho iniziato a utilizzare lo strumento principalmente perché sentivo che la densità delle parole chiave e i dati sul livello della concorrenza erano disposti in modo chiaro e di facile comprensione. (Questo non è il caso di tutti gli strumenti). Mi è piaciuto anche che avessero dati sulle tendenze delle parole chiave.

Alla fine, ho iniziato a utilizzare anche altri strumenti. Ho tenuto d'occhio le posizioni dei post sul blog che ho scritto. Se qualcosa di alto livello cade, so che è il momento di dire al cliente che dovremmo aggiornare quel post per mantenere una posizione sicura.

Sono anche un grande fan del loro SEO Writing Assistant, che è un semplice strumento di ottimizzazione SEO. Copia e incolla i tuoi contenuti nello strumento, imposta la tua parola chiave principale e ricevi suggerimenti su parole chiave secondarie, tono di voce, leggibilità e altro ancora.

Esistono molti altri fantastici strumenti che puoi utilizzare per qualsiasi cosa, dalla ricerca sulla concorrenza alla valutazione degli aspetti tecnici del tuo sito.

3. Nextiva

Se sei come me, passi molto tempo a telefonare con i clienti. Per farlo nel modo giusto, hai bisogno di un ottimo sistema telefonico aziendale e Nextiva offre.

È una piattaforma VoIP basata su cloud, che è la scelta migliore disponibile per le piccole imprese e i liberi professionisti. Ciò significa che funziona su Internet, rendendo Nextiva più flessibile, conveniente e con una qualità delle chiamate molto migliore rispetto ad altri sistemi telefonici.

Nextiva è eccezionale anche perché rende facile essere professionali con i tuoi clienti. Puoi impostare un numero verde gratuito o trasferire il tuo vecchio numero. E puoi impostare un messaggio di benvenuto personalizzato e un instradamento delle chiamate, in modo che chiunque chiami venga trattato come se avesse raggiunto un'azienda con un budget maggiore.

Rispondere alle chiamate è facile su un telefono hardware, un computer o persino utilizzando l'app Nextiva sul mio smartphone. Quando sono in viaggio, l'app è molto meglio che avere un numero per il lavoro e un altro per le chiamate personali, e molto più facile che portare in giro due telefoni.

E per coloro che ottengono nuovi clienti con chiamate a freddo, è l'ideale. Sono disponibili funzionalità integrate che semplificano la chiamata di potenziali clienti, come la possibilità di correggere l'ID chiamante o rivedere facilmente la cronologia delle chiamate. Se desideri telefonate e rapporti con i clienti migliori, hai bisogno di Nextiva.

4. Grammaticale

Nessuno è perfetto. Si verificano errori di battitura, soprattutto per il volume di lavoro che sto elaborando. E mentre esamino e correggo tutti i miei contenuti, è così facile per i tuoi occhi perdere gli errori anche quando stai attento.

Grammarly è entrato nella chat.

Nessuno strumento grammaticale è perfetto: in molti casi, Grammarly può suggerire una struttura della frase scomoda o dirmi che il nome di un marchio non è scritto correttamente perché semplicemente non conoscono la parola. Ma un gran numero dei loro suggerimenti è buono e può aiutarmi a cogliere piccoli errori che altrimenti sarebbero così facili da perdere.

Uso l'estensione Grammarly, che esegue la scansione dei miei contenuti nella maggior parte delle finestre online, anche quando inserisco contenuti in WordPress e quando digito un documento Google. Puoi accettare o rifiutare i suggerimenti e, anche se non dai un suggerimento a titolo definitivo, a volte può contrassegnare una frase scomoda che vorrai correggere manualmente.

Il mio miglior uso per Grammarly sopra ogni altra cosa: mi consente di impostare diversi dialetti per controllare l'ortografia in base a dove il mio cliente sta pubblicando il contenuto. I miei clienti in Australia, ad esempio, usano "UK English" mentre i miei clienti americani usano "American English". Fa molto per fornire risultati di qualità superiore che rendono felici i miei clienti.

Pago un abbonamento Grammarly invece di utilizzare solo il piano gratuito e vale ogni centesimo.

5. Calendario Apple

Non ho un software di pianificazione sofisticato, perché è troppo fastidioso per me. Invece, preferisco utilizzare il calendario Apple di base (e gratuito) per tenere il passo con il mio programma.

Il mio programma è codificato a colori. Il blu è per il lavoro, il viola è per i piani e l'arancione è per gli appuntamenti. Posso assicurarmi di non prenotare due volte un appuntamento dal medico contemporaneamente alla chiamata di un cliente avendo tutto in un unico posto.

Non appena ricevo un incarico, faccio due cose: lo collego al mio software di fatturazione (che vedremo in seguito) e lo inserisco nel mio calendario Apple. Imposto avvisi per 30 minuti prima delle riunioni, ma disabilito gli avvisi per tutto il resto.

C'è un ottimo layout visivo qui che mi rende facile vedere cosa ho in programma ed evitare di essere in overbooking. Questo mi semplifica la vita e mi assicura di non promettere troppo ciò che posso effettivamente offrire. E anche se sono in viaggio, si sincronizza con il mio Apple Watch così posso sempre controllare cosa sta succedendo quando devo fare dei programmi.

6. Libri freschi

Ho scritto abbastanza spesso su quanto amo Freshbooks, che è il mio software di fatturazione preferito, quindi avrebbe sicuramente fatto questo elenco dei miei strumenti indispensabili.

Ecco le basi del perché lo adoro:

• È follemente conveniente rispetto ad altre alternative
• Ha incredibili funzionalità di reportistica, che mi consentono di visualizzare il reddito totale annuale, trimestrale o mensile insieme al reddito ricorrente dei clienti e ai dati di P&L
• Posso collaborare con il mio commercialista in modo che non abbia bisogno che invii file o documenti estesi; possono ottenere l'accesso di sola visualizzazione per aiutarmi con le stime trimestrali e le tasse
• Posso personalizzare completamente le mie fatture e sono disponibili funzionalità flessibili come l'opzione per rendere ricorrenti determinate fatture, accettare diversi tipi di pagamento e utilizzare modelli di fattura

E una breve nota: per chiunque si paghi uno stipendio (cosa che faccio come qualcuno che sceglie di essere tassato come S-corp), Gusto è uno strumento eccezionale per aiutare con le buste paga e le tasse dei dipendenti. Controlla anche quello.

7. Formulabile

Uso Wordable da febbraio 2021 e a questo punto sono un cliente devoto.

Mando alla maggior parte dei miei clienti un link a un documento Google con i contenuti che ho creato, che poi caricheranno da soli. In alcuni casi, tuttavia, i clienti vogliono che io carichi il contenuto.

Lo temevo. Ci vuole un periodo di tempo significativo per ottenere contenuti scritti esattamente in Google Docs e quindi caricarli su un sistema CMS, ma avevo WordPress che divorava post abbastanza volte da sapere che non dovresti mai scrivere direttamente in un CMS.

Wordable ti consente di caricare contenuti da documenti word o Google Docs su determinate piattaforme CMS, tra cui WordPress, HubSpot, Shopify, Medium e altro. Il contenuto rimane formattato correttamente, immagini incluse, e può persino registrare informazioni SEO come meta descrizioni o testo alternativo.

Una delle mie funzioni preferite sono le opzioni di "trasformazione" durante il caricamento dei contenuti. Puoi scegliere di aprire automaticamente tutti i collegamenti in una nuova scheda, ad esempio, invece di dover regolare manualmente ciascuno di essi; puoi inserire testo alternativo, meta descrizioni e altro. Puoi anche ottenere una pulizia di base o una compressione delle immagini.

Ciò semplifica notevolmente una parte altrimenti noiosa e dispendiosa in termini di tempo del mio lavoro, il che è sempre una buona notizia.

8. CiaoSign

HelloSign è un software per la firma di documenti virtuali. Queste firme sono legalmente vincolanti.

Lo strumento ti consente di caricare documenti, creare modelli e firmarli o inviarli a qualcun altro per firmarli (o fare entrambe le cose!).

Sebbene ci siano molte alternative a HelloSign, ho scelto HelloSign per la sua versatilità, il suo costo accessibile e la sua interfaccia eccezionalmente facile da usare. Queste sono qualità che non tutti gli strumenti concorrenti hanno.

La mia mossa preferita con HelloSign è avere un modello di contratto standard pronto per l'uso. L'ho già firmato da parte mia e ho campi di testo in cui i clienti possono inserire le proprie informazioni come il nome dell'azienda, il nome del rappresentante e la firma. Finché non sono necessarie modifiche, posso chiudere un contratto in pochi minuti dopo un accordo tra me e un nuovo cliente.

9. Contatto in uscita

ContactOut è lo strumento ideale per chiunque desideri costruire la propria rete professionale e far crescere il proprio business attraverso l'email marketing. La sua potente funzione di ricerca ti consente di trovare rapidamente contatti e-mail pertinenti su LinkedIn, mentre la sua piattaforma e-mail semplifica l'avvio di campagne e-mail e la gestione degli elenchi di contatti. Che tu sia appena agli inizi della tua carriera o che tu sia un esperto di marketing.

Con la tua lista e-mail impostata, vai alla sezione E-mail e crea un modello per iniziare la tua campagna di sensibilizzazione o e-mail. La cosa grandiosa di questa semplice funzione di posta elettronica è che puoi monitorare se un'e-mail è stata aperta o meno, nonché inviare automaticamente follow-up se non viene ricevuta alcuna risposta.

Se stai cercando una soluzione di posta elettronica all-inclusive che includa sia un cercatore di posta elettronica che una piattaforma di marketing, questa è una buona scelta per te.

10. Foresta di rendering

Renderforest è uno strumento di progettazione online all-in-one che può essere utilizzato sia da professionisti che da dilettanti per creare video, animazioni, loghi, presentazioni, prototipi, siti Web professionali, prototipi, grafica SMM e stampabili di alta qualità.

È la soluzione migliore se stai cercando uno strumento di facile utilizzo che ti aiuti a creare effetti visivi eccezionali e a raccogliere tutti i tuoi progetti in un unico posto nel modo più ordinato!

• Crea video e animazioni
• Costruisci siti web
• Crea loghi
• Modifica mockup
• Grafica di progettazione

Recentemente, Renderforest ha lanciato un avanzato generatore gratuito di nomi commerciali. Con l'aiuto dell'intelligenza artificiale (AI) e degli algoritmi di apprendimento automatico, lo strumento analizza le tue informazioni e suggerisce nomi di società e marchi creativi e significativi.

Pensieri finali

Se mi avessi detto che essere uno scrittore freelance significherebbe che avrei bisogno di dozzine di strumenti diversi per aiutarmi con compiti essenziali, per lavorare con i clienti con gli strumenti che hanno scelto e persino per eliminare funzioni aziendali di base come essere pagato , probabilmente sarei scappato dall'altra parte.

Avere un'attività di scrittura freelance significa che devi prenderla sul serio e trovare strumenti che ti aiutino a mantenerla senza intoppi. Dovresti anche concentrarti sulla tua salute mentale e cercare di mantenere un equilibrio tra lavoro e vita privata mentre lavori come freelance. La maggior parte delle volte, dovrai anche registrarti come azienda per gestire efficacemente la tua attività di freelance. Non posso raccomandare abbastanza questi 9 strumenti per i liberi professionisti, ma ricorda che ci sono molte opzioni là fuori e la maggior parte offre prove gratuite: trova ciò che funziona meglio per te e le tue esigenze specifiche. Per saperne di più: lavoro autonomo.

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