10 potenti hack per la produttività

Usa questi hack di produttività per migliorare quanto fai nel tuo lavoro e nella tua vita.

Ti accorgi di non ottenere quanto speravi; che non stai raggiungendo il tuo pieno potenziale?

Spesso i proprietari di piccole imprese finiscono per multitasking, concentrandosi sulle cose sbagliate e non sfruttando al massimo il potenziale del proprio business.

Nonostante abbiano l'ambizione di fare di più, non sembrano mai fare le cose giuste e costruire la propria attività come vorrebbero. Si perdono in una miriade di compiti che li tengono occupati ma non produttivi .

Questi hack di produttività possono aiutarti a migliorare l'efficacia della tua attività. Prova questi dieci hack per la produttività e scopri quanto puoi migliorare.

Per essere più produttivi controlla anche il post sui migliori strumenti di produttività.

10 POTENTI TRUCCHI PER LA PRODUTTIVITÀ

# 1. DEFINISCI I TUOI COMPITI PRINCIPALI

– se conosci la curva di Pareto, conoscerai la regola 80-20. Spesso applicata alle vendite e al marketing, la regola di Pareto afferma che l'80% dei tuoi profitti proverrà dal 20% dei tuoi clienti.

Per la produttività si può applicare la stessa regola. Il 20% del tempo dedicato alle attività giuste produrrà l'80% dei risultati. Ci sono nomi diversi per queste attività: le attività più importanti o le attività con la leva più alta .

Brian Tracy, l'autore di Eat That Frog, sottolinea che dovresti trovare le tre attività principali che contribuiscono maggiormente al valore della tua azienda o organizzazione. Identifica queste attività e falle bene per migliorare le tue prestazioni (svolgile meglio e più velocemente).

Ricorda che il multitasking non funziona e la maggior parte delle persone che fanno multitasking sono molto meno produttive. Alcune ricerche indicano un calo della produttività durante il multitasking fino al 40%.

#2. RIDURRE IL TEMPO SU EMAIL

– Le abitudini di posta elettronica per la maggior parte delle persone sono cattive.

In particolare, se stai utilizzando un cellulare e lo hai impostato, quindi vibra o emette un suono di avviso. L'uso di questi ti costringe a prestare spesso attenzione alla posta elettronica a scapito della tua concentrazione su un'attività principale.

Controllare quando e quali e-mail guardi è fondamentale per essere più produttivi. L'altro punto chiave è arrivare rapidamente al punto con le e-mail.

Scrivi e-mail che arrivino rapidamente al punto e non contengano più di cinque frasi. Accorciare le e-mail farà risparmiare tempo alle persone che devono leggerlo.

Questi strumenti che possono aiutarti con le tue abitudini di posta elettronica sono:

1. AwayFind: monitorerà il tuo account e-mail per i messaggi importanti e ti avviserà tramite SMS, DM di Twitter...
2. Unroll Me: eseguirà la scansione del tuo account e-mail e ti fornirà una panoramica delle tue iscrizioni alla mailing list esistenti. Cancella rapidamente l'iscrizione alle mailing list con un solo clic.

#3. CREA NUOVE ABITUDINI

Sebbene siamo creature di abitudini, rompere le vecchie abitudini e adottarne di nuove può essere difficile. Il primo punto di partenza è riconoscere quali abitudini ti rendono improduttivo durante la tua giornata.

Ci sono alcuni ottimi strumenti per aiutarti a capire come trascorri attualmente il tuo tempo.

1. Tempo di salvataggio: viene eseguito in background sul tuo computer o dispositivo mobile e tiene traccia dei minuti trascorsi su vari siti o applicazioni.
2. Tempestivo: ti consente di registrare come trascorri il tuo tempo. Sebbene sia finalizzato al lavoro, puoi anche tenere traccia del tempo personale.

Crea nuove abitudini e organizza meglio la tua produttività. Probabilmente le due abitudini più importanti sono avere un approccio più mirato al lavoro e fare più cose.

Strumenti come Nozebe basati sul metodo di produttività Get Things Done possono aiutarti a concentrarti.

Altre abitudini da adottare includono il metodo di lavoro del Pomodoro. La "tecnica del pomodoro" è una tecnica di gestione del tempo in cui si lavora su una sola attività per 25 minuti, quindi si fa una pausa di cinque minuti.

Il secondo è procrastinare meno. Stila elenchi di cose da fare su cui procrastinare e elimina quelle che non sono compiti ad alta leva.

Il resto si concentra sul raggiungerli e controlla quanto sei efficace nel raggiungerli.

Un altro buon consiglio è lavorare con qualcun altro come compagno di produttività. Se vai in palestra, saprai che impegnarti ad andare con qualcuno aiuta.

Allo stesso modo, impegnarsi per aiutare gli altri a essere più produttivi può essere divertente e aiutarti a ottenere di più.

Incontra una volta alla settimana e rivedi i progressi reciproci, condividi strumenti, errori e cosa ha funzionato bene.

#4. SVILUPPARE MODELLI DI LAVORO

Mentre le abitudini individuali possono aiutarti a migliorare, avere una routine può cambiare radicalmente la tua settimana lavorativa.

Alcuni degli uomini d'affari di maggior successo sviluppano routine che funzionano per loro e le usano.

I migliori uomini d'affari amano essere altamente produttivi al mattino presto, e altri spesso hanno orari prestabiliti della giornata in cui assegnano compiti specifici, ad esempio gestire la posta elettronica.

Sebbene la domenica sia un giorno in famiglia, spesso giunge al termine naturale quando la famiglia dorme. Con il lunedì a poche ancora poche ore di distanza, può essere un ottimo momento per spremere per portare a termine un lavoro importante.

Questo può rendere il tuo inizio di lunedì più concentrato mentre sei preparato per il giorno e la settimana a venire.

#5. ENERGIZZA LA TUA VITA

Mi alleno 6 giorni alla settimana e mi riposo la domenica. Il motivo è che so che aiuta a liberare la mia mente e alla fine mi sento più vivo e ho un livello di energia più elevato.

Gli studi hanno dimostrato che le persone che si esercitano regolarmente affrontano lo stress molto meglio. Non solo, ma l'esercizio fisico regolare mantiene il cervello attivo e in grado di lavorare meglio.

Cerca di impostare un certo tempo per l'esercizio. Se il tuo programma non ti consente di essere nello stesso posto, allora crea una routine di esercizi che possa funzionare per te, ad esempio camminare a un ritmo veloce invece di prendere la metropolitana.

Vai a correre prima se soggiorni regolarmente in un hotel. Se pianifichi l'esercizio a fine giornata anche solo per 1/2 ora, ti aiuterà a essere più sano e ti aiuterà anche a dormire meglio.

L'altro pezzo del puzzle è mangiare una dieta sana.

I tipi di cibo che mangi influenzano il funzionamento del tuo cervello. Se non sei sicuro di quanto stai mangiando bene, tieni un diario del tuo cibo per una settimana (compresi gli spuntini a tarda notte) e rivedilo per vedere cosa puoi migliorare.

#6. FARE NIENTE

La prima cosa da fare è programmare il tuo tempo libero.

È fin troppo facile andare avanti e riempire la settimana di lavoro. Alcune aziende adottano un giorno senza riunioni per aiutare i propri dipendenti a svolgere le attività critiche senza distrazioni.

Si tratta di trovare il giorno che meglio funziona per la tua attività e attenersi ad esso.

Essere creativi richiede tempo. Lavorare costantemente può sembrare la strada giusta da percorrere soprattutto se hai un flusso di scadenze.

Tuttavia, lavorare più di 40 ore a settimana può essere controproducente.

Se pensi al tuo cervello come a un muscolo, lavorare costantemente porterà a affaticamento e fallimento.

Il cervello ha bisogno di tempi di inattività non solo per mantenere un alto livello di produttività, ma anche perché questo è spesso il momento in cui la tua mente è più creativa.

#7. FARE DI PIÙ IN MENO TEMPO

“Il lavoro si espande in modo da riempire il tempo disponibile per il suo completamento” – questo è noto come Legge di Parkinson.

Può sembrare strano, ma più tempo ti dedichi per fare qualcosa, più è probabile che riempirai quel tempo per svolgere il compito.

All'altro estremo, alcune persone "prospero" in base alle scadenze e quindi lasciano i compiti critici fino a quando non sono vicini alla scadenza per eseguirli.

Purtroppo, questo metodo di lavoro spesso non lascia tempo per riflettere e migliorare. Peggio ancora, può significare che la scadenza di una persona costringe gli altri a cambiare il proprio programma per accogliere questi "droghi di scadenza".

Affrontare le attività in anticipo e nel contesto del tuo lavoro è una parte fondamentale della definizione delle priorità dei carichi di lavoro.

Sembra che una delle cose in cui non siamo bravi sia la stima del tempo.

Secondo la legge di Hofstadter è probabile che sottovalutiamo quanto tempo ci vuole per svolgere alcune attività. Il trucco per una migliore pianificazione sta nel considerare il tempo a disposizione prima dell'attività stessa.

Pianifica le attività e completa l'attività in un lasso di tempo realistico ma che ti obbliga a essere efficiente.

#8. TRASCORRI MENO TEMPO SUGLI SCHERMI

– l'uso del nostro smartphone, tablet o computer prima di andare a letto può causare una scarsa dormita notturna.

La causa è la luce blu emessa da questi schermi.

Suggerimento: scarica il flusso che usi la tecnica Promodora, passare quel tempo a fare una pausa e ottenere la luce naturale ti aiuterà a rimanere produttivo.

Un argomento molto più importante è il modo in cui modifichi il tuo ambiente di lavoro per migliorare la produttività.

L'altro lato dell'essere davanti agli schermi è che probabilmente sei più distratto. Scrivere in un diario può essere un'esperienza altamente creativa e la maggior parte delle persone può ancora scrivere più velocemente di quanto riesca a digitare.

#9. ASCOLTARE LA MUSICA

Rumore casuale e chat in ufficio possono causare distrazioni. Tuttavia, la ricerca ha dimostrato che la musica ambientale o le persone che ascoltano musica possono portare a livelli maggiori di produttività.

La ricerca del professor Clifford della Standford University di Stanford mostra che la musica viene ascoltata dalla sua stessa parte del cervello, quindi possiamo ascoltare la musica mentre facciamo altre cose.

Chiaramente, alcune attività non funzioneranno bene con la musica e la ricerca mostra che l'apprendimento e il ricordo possono risentire della musica riprodotta. Tuttavia, la ricerca mostra che per compiti ripetitivi può aiutare.

# 10. ESTERNALIZZARE

Molti proprietari di piccole imprese cercano di fare troppo da soli. Lavorare rispettando un budget è una cosa, ma cercare di apprendere costantemente nuove abilità e fare le cose da soli può essere distruttivo.

Giocare sui tuoi punti di forza e concentrarti su compiti di alto valore è fondamentale.

Uno dei maggiori vantaggi di Internet è la nostra capacità di lavorare con altre persone in tutto il mondo. Ciò ha dato vita ad aziende che fanno crowdsourcing di competenze e aiutano le piccole imprese ad accedere a risorse a basso costo.

Gli assistenti virtuali ora sono una risorsa standard utilizzata da molte persone altamente produttive.

L'esternalizzazione di attività di basso valore e dispendiose in termini di tempo può darti un notevole aumento della produttività. Non è nemmeno necessario pagare per un assistente virtuale "intero", anche se i vantaggi di avere una persona sono evidenti.

Puoi pagare per un determinato numero di ore ogni mese e il costo sarà semplicemente basato sulle competenze richieste.

Una cosa da ricordare con gli assistenti virtuali è che devi essere organizzato per ottenere il meglio da loro. Proprio come il vecchio detto "spazzatura nella spazzatura", briefing mirati e buone istruzioni sono importanti per ottenere i risultati desiderati.

Per ulteriori strumenti di produttività, vedere i migliori strumenti di produttività.

Questi hack di produttività sono solo alcuni dei modi in cui puoi migliorare l'efficacia della tua settimana lavorativa e della tua vita personale. Siamo tutti diversi, quindi ciò su cui alla fine ti accontenti poiché la tua ricetta dipenderà dal tipo di lavoro che svolgi. Tuttavia, la ricerca dovrebbe darti una guida su come migliorare le tue prestazioni.