Strategi untuk Meningkatkan Produktivitas di Tempat Kerja

Produktivitas di tempat kerja bukanlah tentang terus-menerus mendorong diri kita sendiri untuk berbuat lebih banyak setiap saat.

Kesibukan adalah konsep usang yang hanya menyebabkan kelelahan dan kelelahan bagi semua orang yang terlibat. Anda tidak ingin belajar bagaimana melakukan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat, melainkan bagaimana melakukan hal yang benar secara efisien.

Produktivitas tempat kerja yang sejati adalah tentang berfokus pada tugas yang tepat, bukan demi kesibukan tetapi demi tujuan dan usaha yang terfokus. Produktivitas tempat kerja yang sebenarnya memungkinkan setiap orang membawa kreativitas, keahlian, perspektif unik, dan energi mereka ke tugas-tugas yang benar-benar penting.

Apakah Anda seorang pemimpin tim atau kontributor individu, panduan ini akan memberi Anda beberapa ide tentang transisi dari sibuk menjadi efisien, produktif, dan berdampak.

Namun uraian di atas memberikan pandangan yang menyimpang dari makna sebenarnya. Tanpa mempertimbangkan nilai pekerjaan yang dicapai, itu hanya menggambarkan output volumetrik dalam kaitannya dengan investasi.

Jadi, jika produktivitas di tempat kerja bukan tentang memaksimalkan waktu, lalu tentang apa?

Produktivitas di tempat kerja pada akhirnya cukup sederhana: Anda menyelesaikan tugas yang bermakna secara efisien untuk keuntungan Anda sendiri sebagai individu dan perusahaan. Ini bukan tentang menyelesaikan tugas apa pun; untuk tempat kerja dan profesional tempat kerja mana pun, itu berarti berhasil mencapai tujuan terpenting Anda, dengan kata lain, aktivitas SMART .

Berbagai faktor memengaruhi produktivitas tempat kerja, termasuk ruang fisik, lingkungan yang berfokus pada keluaran, budaya, dan kebiasaan pribadi karyawan.

Selain itu, ketersediaan sumber daya, teknologi, komunikasi dan kolaborasi yang efektif, praktik manajemen, keseimbangan kehidupan kerja, serta motivasi dan keterlibatan karyawan.

Semua faktor ini memainkan peran penting dalam menentukan tingkat produktivitas di tempat kerja. Memahami dan mengoptimalkan faktor-faktor ini dapat secara signifikan meningkatkan produktivitas dalam organisasi mana pun.

Mengapa produktivitas di tempat kerja penting

Tenaga kerja yang lebih produktif yang mengerjakan tujuan yang penting bagi bisnis akan berkorelasi positif dengan kinerja perusahaan.

Penelitian yang dilakukan oleh Society for Human Resource Management (SHRM) mengungkapkan bahwa organisasi dengan fokus kuat pada produktivitas mengalami tingkat perputaran karyawan yang lebih rendah dan tingkat kepuasan karyawan yang lebih tinggi.

Karyawan yang secara aktif terlibat dalam pekerjaan mereka dan terlibat dalam tugas-tugas yang bertujuan cenderung lebih produktif. Organisasi dengan tingkat keterlibatan pekerja yang tinggi memiliki kemungkinan empat kali lebih besar untuk berhasil daripada yang tidak. Kebalikannya juga benar. Karyawan yang lebih produktif cenderung lebih terlibat dan berkomitmen pada pekerjaan mereka.

Apa yang membunuh produktivitas di tempat kerja?

Menurut WorkLife, jam sembilan sampai lima adalah bohong, dengan hampir separuh pekerja mengatakan mereka bekerja 4 jam sehari atau kurang. Gangguan tempat kerja nomor satu yang membunuh produktivitas, menurut Microsoft, adalah rapat .

Dan jika rapat tidak membunuh kemampuan Anda untuk tampil, maka multitasking adalah.

Pertimbangkan berapa kali Anda mencoba melakukan tugas saat rapat tetapi kemudian membaca pesan di Slack dan setengah jam kemudian masih belum menyelesaikan tugas atau mendengarkan rapat tersebut. Tidak diragukan lagi bahwa pengalihan konteks membunuh produktivitas Anda.

Dalam bukunya Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World , Cal Newport, penulis terkenal dan profesor ilmu komputer, menyatakan bahwa mencoba menghapus email Anda, menghadiri pertemuan yang tidak berguna, dan pemberitahuan obrolan grup bukanlah cara untuk maju dalam perekonomian saat ini .

Sederhananya, pekerjaan mendalam adalah tugas profesional yang Anda lakukan dengan fokus penuh dan tanpa gangguan. Ini menantang otak Anda hingga kapasitas maksimumnya dan membantu Anda menghasilkan hasil yang berharga.

Multitasking mungkin merupakan norma, tetapi sangat tidak efisien. Monotasking dan pekerjaan mendalam dalam menghadapi gangguan terus-menerus adalah cara untuk maju.

5 cara untuk meningkatkan produktivitas di tempat kerja

Ada sejuta satu cara untuk meningkatkan produktivitas, tetapi hanya lima yang akan membuat perbedaan yang signifikan. Mereka:

1. Fokus pada kesejahteraan kehidupan kerja
2. Menciptakan budaya kerja yang positif
3. Memanfaatkan teknologi
4. Memperlancar komunikasi
5. Menggunakan data

Tidak mengherankan, kelelahan sering muncul karena harus menghabiskan banyak waktu untuk tugas yang tidak berarti. Jadi meningkatkan produktivitas bukan hanya tentang mengatur waktu yang dihabiskan untuk aktivitas; itu dimulai dengan menghabiskan waktu untuk aktivitas yang benar.

Setelah aktivitas yang tepat diidentifikasi, akan lebih mudah untuk mengimplementasikan peretasan kecil seperti pemblokiran waktu untuk menghilangkan pengalihan konteks guna meningkatkan efisiensi.

Sumber: Twist

1. Kesejahteraan kehidupan kerja sebagai penawarnya

Kesejahteraan kehidupan kerja bukan hanya penangkal kelelahan dan pelepasan. Ini adalah bahan bakar yang dibutuhkan untuk mempromosikan pertumbuhan profesional dan organisasi holistik.

Bersama dengan Gen Z, generasi milenial mencari perusahaan dan pekerjaan yang mendukung gaya hidup mereka. Banyak organisasi menyadari bahwa produktivitas tidak lagi terbatas pada batas-batas kantor.

Lingkungan kerja yang benar-benar produktif memungkinkan anggota tim mengelola pekerjaan, kehidupan rumah tangga, hobi, dan komitmen keluarga mereka secara efektif. Dengan mempromosikan fleksibilitas dan keseimbangan kehidupan kerja, organisasi dapat menciptakan suasana yang memupuk kesejahteraan secara keseluruhan dan memungkinkan individu berkembang di semua bidang kehidupan mereka.

Kesejahteraan kehidupan kerja meningkatkan produktivitas dan keterlibatan dan dapat didukung oleh jam kerja yang fleksibel, opsi kerja jarak jauh, dan telecommuting. Manfaat sederhana namun bernilai tinggi seperti cuti berbayar dan pendekatan hybrid untuk bekerja dapat sangat bermanfaat untuk melibatkan anggota tim.

Kesejahteraan mungkin dimulai di rumah dengan individu dalam konteks gaya hidup, tetapi budaya yang tepat memupuknya dalam kapasitas yang lebih besar dan, dengan demikian, mendorong produktivitas.

2. Menciptakan budaya kerja yang positif

Budaya adalah permainan dari dalam ke luar dan dari luar ke dalam.

Sebanyak karyawan perlu memperhatikan bagaimana mereka mengatur waktu mereka, organisasi sendiri memainkan peran besar dalam membangun produktivitas tempat kerja melalui budaya.

Perusahaan yang ingin membangun tempat kerja yang lebih produktif dapat melihat hasil yang bermanfaat daripada aktivitas untuk mempromosikan lebih banyak pekerjaan berbasis hasil. Selain itu, mengubah pendekatan untuk bekerja, seperti dalam kasus pendekatan gesit, mungkin bermanfaat dalam menciptakan budaya yang terlibat dan produktif.

Tempat kerja yang gesit memberdayakan tim untuk mengambil kepemilikan proyek, mengatur waktu mereka, dan bekerja sesuai dengan kekuatan mereka. Kinerja dinilai berdasarkan kualitas pekerjaan, bukan waktu yang dihabiskan untuk duduk di meja.

Budaya yang paling afirmatif ditetapkan dengan memiliki tujuan bersama dan cara kerja yang lebih efisien. Dengan menciptakan budaya yang berfokus pada maksud dan makna, serta tujuan dan sasaran penting organisasi, organisasi dapat meletakkan dasar bagi tempat kerja yang sangat produktif dan efisien.

Tiga cara untuk mempromosikan budaya kerja yang positif termasuk mendukung pengembangan dan pertumbuhan profesional, memaksimalkan keragaman, dan memberi tim lebih banyak otonomi.

Mendukung pengembangan dan pertumbuhan profesional

Hubungan antara pertumbuhan profesional dan produktivitas sangat signifikan. Menurut ClearCompany , 74% karyawan mengatakan bahwa kurangnya kesempatan pengembangan profesional mencegah mereka mencapai potensi penuh mereka.

Inisiatif pembelajaran dan pengembangan yang berkelanjutan memberi karyawan alat dan sumber daya untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian mereka. Ini, pada gilirannya, memperlengkapi mereka untuk melakukan tugas mereka dengan lebih efektif, menyelesaikan masalah secara efisien, dan beradaptasi dengan teknologi dan proses kerja baru.

Intinya adalah bahwa karyawan yang terampil dan percaya diri lebih mungkin menjadi karyawan yang terlibat.

Transfer pengetahuan tidak hanya menguntungkan karyawan, tetapi juga merupakan aset terbesar organisasi dan jalan tercepat menuju sukses. Dengan berinvestasi pada pertumbuhan karyawan mereka, organisasi menciptakan tenaga kerja yang lebih siap untuk menangani tantangan, memanfaatkan peluang, dan mendorong produktivitas.

Memaksimalkan keragaman

Sebuah studi Boston Consulting Group (BCG) menemukan bahwa keragaman meningkatkan keuntungan bagi perusahaan.

Tempat kerja yang beragam dan inklusif menumbuhkan lingkungan yang mendorong pertukaran ide secara terbuka, memungkinkan individu dari berbagai latar belakang untuk berkumpul, belajar dari satu sama lain, dan pada akhirnya mendorong inovasi dan produktivitas.

Ketika orang-orang dengan perspektif, pengalaman, dan keahlian yang berbeda berkolaborasi, mereka membawa banyak wawasan unik yang dapat mengarah pada solusi inovatif dan pemecahan masalah yang kreatif.

Dengan merangkul keragaman, perusahaan menciptakan ruang di mana individu merasa dihargai, dihormati, dan diberdayakan, menumbuhkan rasa memiliki dan mendorong mereka untuk menyumbangkan karya terbaik mereka.

Pada akhirnya, organisasi yang memprioritaskan keragaman dan inklusivitas tidak hanya menciptakan lingkungan kerja yang positif tetapi juga membuka potensi inovasi, produktivitas, dan kesuksesan finansial yang lebih besar.

Memberikan tim dan anggota tim otonomi

Tidak ada yang suka diberi tahu apa yang harus dilakukan kapan dan setiap karyawan akan memiliki gaya penyampaiannya sendiri. Salah satu cara untuk mencapai tenaga kerja yang berdaya adalah dengan mendorong tanggung jawab pribadi melalui kebijakan organisasi yang terdefinisi dengan baik.

Ketika individu diberdayakan untuk membuat keputusan dan mengambil kepemilikan atas pekerjaan mereka, mereka menjadi lebih tertarik pada keberhasilannya dan termotivasi untuk melakukan yang terbaik.

Selain itu, menjelajahi seni delegasi dan outsourcing dapat bermanfaat. Dengan mengidentifikasi kekuatan dan keterampilan masing-masing anggota tim, tugas dapat diberikan kepada individu yang paling cocok, memungkinkan mereka unggul dalam bidang keahlian mereka.

Ini tidak hanya meningkatkan efisiensi tetapi juga membebaskan waktu bagi anggota tim untuk fokus pada pekerjaan bernilai lebih tinggi yang berkontribusi pada produktivitas dan kesuksesan organisasi secara keseluruhan.

3. Memanfaatkan teknologi untuk hasil yang lebih baik

Kita sering diinterupsi di tempat kerja dan cenderung kehilangan separuh waktu kita di tempat kerja karena gangguan yang tidak produktif. Digunakan secara strategis, teknologi dapat menjadi solusi radikal tidak hanya dalam meminimalkan gangguan dan menghemat waktu yang hilang di tempat kerja tetapi juga dalam meningkatkan cara kerja.

Produktivitas bukan hanya tentang pekerjaan yang terfokus tetapi juga tentang efisiensi dan sistemisasi . Untuk meningkatkan produktivitas melalui sistemisasi, sangat penting untuk menetapkan proses yang disederhanakan dan alur kerja yang efisien. Ini dimulai dari hari pertama dalam mensistemasi onboarding dan pelatihan serta tugas-tugas yang dapat diotomatisasi.

Dengan mengotomatiskan orientasi dan pelatihan, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas dengan mengurangi tugas administratif, memastikan pelatihan yang konsisten di seluruh departemen, dan menciptakan pengalaman orientasi yang lebih menarik dan mandiri untuk karyawan baru.

Ini tidak hanya meminimalkan kewalahan tim SDM tetapi juga untuk karyawan baru yang, alih-alih menerima banyak dokumen, sesi pelatihan yang panjang, dan pelatihan yang tidak konsisten di seluruh departemen, masuk ke platform terpusat yang menawarkan pengalaman belajar yang dipersonalisasi.

Anggota tim dapat bergerak dengan kecepatan mereka sendiri, memungkinkan mereka untuk belajar dan mengasimilasi informasi secara lebih efektif tanpa merasa kewalahan.

Membuat prosedur standar dan mengotomatiskan tugas berulang bila memungkinkan dapat membebaskan waktu dan energi yang berharga untuk upaya yang lebih strategis dan kreatif.

Menerapkan perangkat lunak manajemen proyek dan kolaborasi proyek yang efektif dapat membantu mengoptimalkan alokasi tugas, meminimalkan redudansi, dan memfasilitasi koordinasi yang mulus.

4. Memperlancar komunikasi dan proses kerja

Merampingkan komunikasi dan proses kerja sangat penting untuk mendorong budaya kerja kolaboratif dan memaksimalkan produktivitas.

Seribu pesan Slack sehari tidak kondusif bagi tenaga kerja yang produktif. Alih-alih, menciptakan struktur untuk memungkinkan anggota tim bertukar ide, umpan balik, dan informasi secara bebas mengarah pada peningkatan kolaborasi dan pemecahan masalah.

Pendekatan sistematis namun transparan dan inklusif semacam ini memastikan bahwa setiap orang merasa didengarkan dan dihargai, yang pada akhirnya meningkatkan semangat dan keterlibatan. Dan itu juga tidak akan memakan waktu berjam-jam untuk membaca dan menulis pesan!

Selain itu, menyusun rapat secara efektif memainkan peran penting dalam merampingkan proses kerja. Agenda yang jelas, tujuan yang ditentukan, dan kerangka waktu yang dialokasikan membantu menjaga diskusi tetap terfokus dan produktif.

Dengan meminimalkan garis singgung yang tidak perlu dan memaksimalkan efisiensi, rapat terstruktur memungkinkan tim membuat keputusan lebih cepat dan mencapai hasil yang diinginkan dengan lebih efisien.

Menerapkan praktik komunikasi yang disederhanakan dan membuat pertemuan terstruktur meningkatkan kerja tim dan kreativitas, mempercepat jadwal proyek, dan mendorong keberhasilan organisasi secara keseluruhan.

5. Menggunakan data untuk mendorong produktivitas pribadi dan organisasi

Data adalah kekuatan pendorong dalam memastikan dan menjaga akuntabilitas dan produktivitas untuk kepentingan karyawan dan organisasi.

Indikator kinerja utama (KPI) berfungsi sebagai kompas, menerangi jalan menuju peningkatan produktivitas. Dengan menganalisis data, tim dapat mengidentifikasi area untuk perbaikan dan menunjukkan kemacetan dan ketidakefisienan dalam proses di tempat kerja yang menghambat kemajuan.

Selain itu, data memberdayakan para pemimpin untuk menginspirasi dan memotivasi tim, karena tujuan dan ekspektasi yang jelas menjadi tolok ukur nyata untuk sukses.

Dengan data sebagai sekutu Anda, Anda dapat membuka potensi penuh dari produktivitas pribadi dan organisasi Anda, mendorong Anda menuju pencapaian yang lebih besar.

Kurang bisa lebih

Menerapkan strategi yang efektif untuk meningkatkan produktivitas di tempat kerja tidak hanya menguntungkan organisasi tetapi juga berkontribusi terhadap kepuasan, keterlibatan, dan kesejahteraan karyawan secara keseluruhan.

Dengan menggabungkan proses dan prosedur yang dirancang dengan baik, saluran komunikasi yang jelas, dan sumber daya yang mendukung, organisasi menciptakan lingkungan yang mendorong produktivitas dan memberdayakan karyawan untuk melakukan yang terbaik.

Ketika individu merasakan pencapaian dan melihat upaya mereka membuat perbedaan, tingkat kepuasan dan keterlibatan mereka meningkat, yang mengarah ke kepuasan dan motivasi kerja yang lebih tinggi.

Selain itu, dengan memprioritaskan kesejahteraan karyawan, organisasi mempromosikan keseimbangan kehidupan kerja yang sehat, mengurangi stres, dan meningkatkan kesejahteraan secara keseluruhan. Pada akhirnya, ini menghasilkan tenaga kerja yang produktif dan puas yang mendorong kesuksesan dan pertumbuhan organisasi, membentuk siklus produktivitas, kepuasan, dan kesejahteraan yang positif.

Dengan menciptakan lingkungan kerja yang mendorong produktivitas, mengutamakan nilai, dan memupuk budaya positif, organisasi Anda dapat mencapai pertumbuhan berkelanjutan dan tetap kompetitif dalam lanskap bisnis yang bergerak cepat saat ini.

Komitmen untuk menumbuhkan lingkungan kerja yang kondusif dapat menghasilkan manfaat nyata dan membantu perusahaan berkembang di pasar.

Produktivitas di tempat kerja tidak tergantung pada manajer SDM tetapi pada tim, anggota tim, dan organisasi. Jadi, jika Anda bertanya-tanya bagaimana meningkatkan produktivitas di tempat kerja Anda, jangan coba-coba macet lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat.

Sebaliknya, individu harus mengidentifikasi apakah tugas yang ada benar-benar berkontribusi pada tujuan organisasi. Tim dapat menganalisis cara mereka bekerja. Organisasi harus bertujuan untuk menciptakan budaya kerja yang positif, menggunakan teknologi, dan memanfaatkan data untuk menghubungkan makna dengan hasil.

Investasikan dalam pertumbuhan, pengalaman, dan retensi karyawan. Pelajari cara mencapai produktivitas yang lebih besar melalui rencana keberhasilan karyawan.