Mengapa Pemasar Harus Peduli Tentang Efisiensi Operasional

Materi iklan benci berpikir tentang menjadi efisien. Itu membunuh mood. Menghancurkan getaran. Mengejar inspirasi.

Tetapi ketika Anda seorang profesional kreatif, Anda tidak dapat mengandalkan inspirasi yang selalu ada di sisi Anda. Saat sumur kreatif mengering, Anda masih memiliki tagihan yang harus dibayar. Tim Anda harus makan.

Di sinilah efisiensi operasional masuk.

Apa itu efisiensi operasional?

Efisiensi operasional adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan efektivitas proses dan alur kerja tim Anda. Ini adalah cara untuk mengukur seberapa baik Anda memanfaatkan sumber daya (seperti waktu, uang, dan tim Anda) untuk mencapai tujuan tertentu.

Efisiensi biasanya bergantung pada tiga hal – manusia, teknologi, dan proses yang menggerakkan pekerjaan sehari-hari.

(Sumber: Solutions360 )

Organisasi memprioritaskan efisiensi operasional karena keduanya meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya. Sebuah tim dengan efisiensi maksimum dapat menghasilkan lebih banyak pekerjaan berkualitas tinggi dengan lebih cepat sambil menggunakan lebih sedikit sumber daya.

Ini adalah cara untuk meningkatkan produktivitas dan efektivitas tim Anda dengan mengidentifikasi inefisiensi (yaitu kemacetan) dan merampingkan proses untuk mengurangi upaya yang sia-sia. Dengan berfokus pada pengoptimalan alur kerja, pemasar dapat menghemat waktu, uang, dan sumber daya.

Mengapa efisiensi penting?

Pemasar dibombardir dengan tugas, mulai dari membuat perjalanan pelanggan hingga mengelola kampanye dan menjalankan akun media sosial. Untuk menyelesaikan semuanya tepat waktu (dan dengan hasil yang berkualitas), efisiensi operasional harus menjadi perhatian utama bagi setiap pemasar yang bertanggung jawab atas sebuah tim.

Ketika Anda tahu apa yang dibutuhkan tim Anda untuk menyelesaikan pekerjaan, di mana sumber daya digunakan, dan di mana ada lubang dalam prosesnya, Anda dapat mengendalikan output Anda dan menyelesaikan sesuatu tanpa harus bergantung pada baut dari biru. Baik itu menggunakan kuas artistik untuk desain yang bagus , atau apa pun, efisiensi adalah yang terpenting.

(Sumber: Ketapel )

Efisiensi operasional membantu memaksimalkan sumber daya dan memprioritaskan tugas, memastikan bahwa keterampilan tim Anda digunakan dengan sebaik-baiknya. Ini bukan hanya tentang departemen yang mencari tempat untuk memotong biaya. Ini tentang menciptakan proses dinamis dan perampingan tim yang efektif sehingga setiap orang dapat melakukan pekerjaan mereka (dan bersenang-senang saat mereka melakukannya).

Tapi memperdebatkan pemasar superstar Anda bisa sangat mirip dengan menggiring kucing. Bagaimana Anda bisa memastikan semua orang berada di halaman yang sama dan bekerja menuju tujuan yang sama?

Cara Memaksimalkan Efisiensi Operasional dalam Pemasaran

Seperti yang saya katakan, meningkatkan efisiensi operasional Anda bukan hanya tentang memangkas biaya. Jika Anda menginginkan efisiensi yang nyata dan berkelanjutan, pertama-tama Anda harus…

1. Analisis alur kerja Anda saat ini

Lihatlah proses Anda saat ini dan lihat di mana mereka dapat ditingkatkan. Cari tahu apa yang paling banyak menggunakan sumber daya, di mana Anda dapat menghilangkan redudansi, dan cara membuat tujuan dan tugas yang jelas untuk anggota tim. Lakukan audit menyeluruh terhadap keseluruhan proses.

Ajukan banyak pertanyaan dan cari tahu di mana tim Anda mengulur-ulur waktu dalam prosesnya. Sumber daya apa yang sering digunakan tim Anda, dan mana yang tidak mereka gunakan sama sekali? Bagian mana dari proses yang memakan waktu paling lama?

Dari sana, Anda dapat mulai memikirkan kemungkinan solusi. Misalnya, dapatkah Anda membuat alur kerja yang disederhanakan untuk membuat konten? Bisakah Anda menerapkan template aset standar untuk merampingkan proses produksi?

2. Tentukan tujuan Anda

Efisiensi seperti apa yang Anda cari? Tujuan samar untuk meningkatkan tingkat keberhasilan saat ini tidak membantu. Anda perlu mengidentifikasi tujuan dan sasaran konkret yang dapat dicapai oleh tim Anda.

Jadi pikirkan tentang apa arti efisiensi bagi Anda. Apakah itu berarti angka penjualan yang lebih tinggi? Manajemen tugas yang lebih baik? Lebih banyak kepuasan klien? Atau semua hal di atas?

Ingatlah bahwa efisiensi adalah permainan yang panjang. Kami tidak hanya menembak untuk kesuksesan jangka pendek. Efisiensi adalah sebuah proses, dan butuh waktu untuk mengukur keuntungan. Tujuan Anda harus mempertimbangkan hal ini dan mencerminkannya.

3. Tentukan metrik Anda

Setelah Anda memutuskan tujuan Anda, Anda harus memutuskan bagaimana mengukurnya. Pikirkan baik-baik tentang jenis metrik yang mencerminkan efisiensi yang Anda cari.

(Sumber: Pelabuhan Venture )

Misalnya, jika sasaran Anda adalah keterlibatan kembali pelanggan, Anda dapat melihat konversi dan keefektifan setiap saluran. Anda mungkin menemukan bahwa pemasaran ulang dengan SMS memiliki konversi lebih tinggi daripada email atau iklan berbayar.

Atau, jika tujuan Anda adalah menghasilkan lebih banyak konten, Anda dapat melihat jumlah aset yang dihasilkan per bulan atau waktu penyelesaian antara permintaan dan pengiriman.

Metrik Anda harus dapat diukur (misalnya, pendapatan yang dihasilkan, tingkat konversi per saluran, skor kepuasan pelanggan). Dengan begitu, Anda dapat melacak kemajuan Anda dan melihat apakah perubahan Anda berdampak positif.

4. Rencanakan peta jalan Anda

Setelah Anda memiliki tujuan dan metrik, saatnya membuat rencana serangan. Mulailah dengan memecah proses tim Anda menjadi tugas-tugas yang lebih kecil, dan identifikasi sumber daya apa yang mereka perlukan untuk menyelesaikan setiap tugas.

Pikirkan cara agar Anda dapat merampingkan alur kerja atau mengotomatiskan proses tertentu. Implementasi teknologi seperti apa yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan efisiensi? Bisakah Anda memberikan dukungan atau pelatihan yang lebih baik bagi anggota tim untuk memastikan mereka tahu cara terbaik menggunakan sumber daya yang tersedia?

Memiliki rencana yang jelas untuk mencapai tujuan Anda membuat Anda tetap fokus. Dengan tujuan Anda dan peta untuk mencapainya, Anda dapat lebih berhati-hati dengan setiap perubahan yang Anda buat dan mengukur dampak dari setiap keputusan, memastikan bahwa setiap langkah membawa Anda lebih dekat untuk mencapai tujuan Anda.

5. Komunikasikan tujuan Anda kepada tim Anda

Seperti halnya segalanya, komunikasi adalah kuncinya.

Tim Anda tidak akan dapat bekerja menuju sasaran efisiensi jika mereka tidak tahu apa itu. Pastikan semua orang memahami pentingnya efisiensi operasional dan bagaimana hal itu akan menguntungkan mereka dalam peran mereka. Komunikasikan kepada mereka apa yang ingin Anda capai, dan bagaimana pengaruhnya terhadap kalender konten Anda , dan pastikan mereka mengetahui ekspektasi dan akuntabilitas di sekitarnya.

Tetapkan ekspektasi yang jelas dan minta pertanggungjawaban orang atas peran mereka dalam mencapai tujuan. Metrik terukur sangat bagus untuk ini, karena Anda dapat mengukur kemajuan dan memastikan semua orang berada di halaman yang sama. Anda bahkan dapat menampilkannya di dasbor atau format lain yang terlihat sehingga setiap orang dapat terus mengikuti perkembangan tim.

Tapi jangan lupa untuk bertindak sebagai tim! Dorong kolaborasi antar departemen untuk memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama terkait proses, tujuan, dan metrik. Setiap orang harus jelas tentang peran yang harus mereka mainkan dalam rencana permainan. Dengan cara ini, Anda dapat memastikan bahwa setiap orang bekerja sama menuju tujuan bersama.

Di sini penting untuk bersikap transparan dengan tim Anda. Mereka harus selalu mengetahui tujuan dan memahami bagaimana upaya mereka berkontribusi terhadapnya. Anda akan mendapatkan hasil yang lebih baik saat semua orang bergabung, jadi pastikan komunikasi adalah prioritas.

(Sumber: asana )

6. Merampingkan alur kerja yang rumit

Di sinilah otak pemecah masalah kreatif Anda benar-benar dapat mengambil panggung. Lihat alur kerja tim Anda dan lihat apakah ada proses yang dapat disederhanakan atau diotomatiskan sepenuhnya. Ada banyak alat AI untuk pembuatan konten , alat desain AI , dan manajemen alur kerja di luar sana. Bagaimana Anda bisa membuat pekerjaan tim Anda lebih mudah?

Pikirkan alat dan sumber daya yang sudah Anda gunakan, dan temukan cara untuk membuatnya lebih intuitif. Jika perangkat lunak perusahaan Anda ingin Anda gunakan sulit dipelajari dan kikuk untuk dioperasikan, maka tidak ada yang mau menggunakannya. Apakah ada yang lebih baik? Apakah Andabenar-benarmembutuhkannya? Akankah alat pemasaran AI bekerja untuk tim Anda atau menghalangi mereka ?

Anda juga dapat memanfaatkan kekuatan template standar sehingga setiap orang di tim Anda dapat dengan mudah mengakses konten yang mereka perlukan. Ini bisa menjadi cara yang bagus untuk menyederhanakan tugas rumit, seperti membuat materi penjualan atau aset visual. Hanya dengan memiliki satu set template yang dapat disesuaikan yang sudah dikenal semua orang dapat secara drastis mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk membuat konten.

Dan karena terus mengikuti tren itu sendiri merupakan pekerjaan penuh waktu, permudah tim Anda dengan menyediakan konten dan materi pelatihan yang relevan dengan mudah. Saat tim Anda memiliki akses mudah ke hal ini, mereka tidak perlu meluangkan waktu dari hari kerja mereka untuk meneliti tren terbaru atau mempelajari pembaruan industri. Memasukkan anggota baru juga akan sangat mudah karena semua yang perlu mereka ketahui dapat diakses dengan cepat dan mudah. Membangun bank bahan referensi dapat secara drastis mengurangi waktu yang diperlukan untuk mempercepat anggota tim baru, serta menghemat waktu dan uang Anda dalam jangka panjang.

7. Evaluasi perubahan

Berikan waktu untuk menerapkannya, tetapi pastikan untuk menilai bagaimana perubahan yang Anda buat membuat perbedaan. Langkah ini adalah yang paling penting di jalan menuju efisiensi. Anda dapat melihat apakah yang Anda lakukan memiliki efek yang diinginkan, dan dapat melakukan penyesuaian yang sesuai.

Selain itu, jangan lupa bahwa efisiensi bukan hanya soal kecepatan. Ini juga tentang kualitas. Apakah anggota tim Anda masih menghasilkan karya yang luar biasa? Jika tidak, lihat di mana hal-hal dapat diperbaiki dan bagaimana Anda dapat mendukung mereka untuk kembali menghasilkan jenis pekerjaan yang Anda inginkan.

Ingat, efisiensi operasional adalah upaya berkelanjutan. Anda harus terus mengevaluasi dan menilai strategi Anda untuk peningkatan dan membuat perubahan yang diperlukan seiring berjalannya waktu. Ini adalah proses rekursif yang membuat Anda berada di jalan menuju peningkatan yang berkelanjutan dan stabil seiring berjalannya waktu, sebuah proses yang adaptif dan kuat terhadap perubahan dalam tim Anda.

(Sumber: BDC )

Pastikan Anda mengevaluasi secara teratur dan menggunakan data yang Anda kumpulkan untuk membuat keputusan. Tetap di atas perubahan kebutuhan tim Anda, dan terbuka untuk ide-ide baru untuk mencapai tujuan Anda.

Efisiensi bukanlah kata yang buruk

Kita semua mengalami kesulitan dengan bos yang menuntut hasil dan inovasi seolah-olah kampanye pemasaran yang luar biasa hanyalah sesuatu yang bisa Anda dapatkan dengan memutar keran. Sangat mudah untuk menolak pemikiran untuk melihat lebih dekat pada proses kami dengan tujuan menjadi lebih efisien. Tapi apa yang begitu kita takuti?

Menjadi lebih banyak informasi tentang proses Anda tidak akan mematikan keajaiban. Dengan mengetahui seluk beluk tim Anda, bagaimana mereka gagal, dan bagaimana mereka berhasil, Anda dapat mengendalikan kreativitas Anda dan memastikan bahwa kerja keras Anda pada akhirnya sepadan. Ini bukan tentang hasil pada akhirnya, sungguh. Itu belajar untuk mencintai perjalanan, menjadi pengemudi alih-alih terus-menerus ditarik untuk perjalanan.

Jadi jangan takut untuk merangkul efisiensi. Dengan melihat lebih dekat pada alur kerja Anda, menetapkan tujuan yang terukur, dan merencanakan peta jalan Anda, Anda akan sampai ke tempat yang Anda butuhkan lebih cepat dari sebelumnya. Meluangkan waktu untuk mengoptimalkan proses Anda pada akhirnya akan memberi Anda lebih banyak waktu dan kebebasan untuk fokus pada sisi kreatif pemasaran, dan itu adalah sesuatu yang kita semua bisa dapatkan.

Sekarang saatnya terjun ke efisiensi operasional! Siap? Mengatur? Pergi!