DTM: Mengapa mengoptimalkan manajemen dokumen di perusahaan Anda?

Transformasi Digital tidak bisa hanya menjadi slogan atau bendera untuk dikibarkan.

Untuk menjadi sebuah revolusi sejati, Transformasi Digital harus matang, dan harus melibatkan semua proses bisnis dan semua alur kerja internal dan eksternal perusahaan. Di sinilah, dalam pergeseran paradigma 360 derajat ini, di mana kekuatan transformasi digital yang sebenarnya berada.

Sistem Manajemen Transaksi Digital (DTM) secara strategis dan tegas merupakan bagian dari jenis perubahan ini…bahkan jika mereka tidak selalu mendapatkan perhatian yang layak mereka dapatkan.

Dalam posting ini, kami ingin fokus secara ekstensif pada topik ini: kami akan melakukannya dengan memulai dengan definisi ; kemudian, kami akan menganalisis keunggulan dan peluang sistem Manajemen Transaksi Digital . Terakhir, kita akan fokus pada titik awal penting yang menjadi dasar segalanya: dematerialisasi dokumen .

Manajemen Transaksi Digital – apa itu?

Langsung saja ke intinya: Manajemen Transaksi Digital adalah kategori luas dari layanan cloud yang dibuat untuk mengelola transaksi berbasis dokumen secara digital.

Secara konkret, ini tentang transaksi elektronik, transfer dokumen, sertifikasi, pengarsipan yang aman dan tidak berwujud (dan kami akan kembali ke dematerialisasi di akhir posting ini), tanda tangan digital , otentikasi , aspek hukum "non-penolakan", co -browsing antara perusahaan dan pelanggan... Tanpa terlalu teknis, ini hanya beberapa aspek yang paling penting.

Dari gambaran umum ini Anda sudah dapat melihat bahwa kita berbicara tentang bidang yang sangat luas, dan bahwa keuntungan dari penerapan sistem DTM sangat banyak, beragam, dan saling berhubungan . Sebelum memisahkan 5 yang tampaknya paling penting bagi kami, berikut adalah statistik jitu dari penelitian terbaru:

Pada tahun 2021, pasar Manajemen Transaksi Digital global bernilai $8,04 miliar, dan diperkirakan akan tumbuh dari tahun 2022 hingga 2030 dengan tingkat rata-rata tahunan (CAGR) sebesar 25,5% (sumber: grandviewresearch.com).

Singkatnya, kita berbicara tentang angka-angka yang menunjukkan pertumbuhan ekstensif dan yang tampaknya masih berada di awal kurva melonjaknya. Dalam hal ini, ada banyak peluang yang bisa diambil.

Sekarang, seperti yang dijanjikan, kita akan melihat 5 keuntungan utama yang dapat diperoleh perusahaan dari sistem DTM .

1. Hemat waktu dan uang

Keuntungan pertama menggunakan sistem Manajemen Transaksi Digital adalah yang paling intuitif, sederhana, dan langsung.

Digitalisasi aliran dokumen dan transaksi mengarah pada penghematan finansial karena biaya pencetakan, komunikasi, pengarsipan, dan sertifikasi dapat dihilangkan (serta personel terkait – internal dan eksternal – yang dipekerjakan dalam operasi ini).

Penghematan tidak hanya dalam bentuk uang. Faktanya, dengan mendigitalkan dan mengotomatisasi proses, Anda juga menghemat waktu : dan kami tahu bagaimana kedua aspek tersebut terkait erat.

Contoh konkrit: untuk proses yang terkait dengan penandatanganan dokumen, rata-rata perkiraan waktu menggunakan sistem Digital Transaction Management adalah 37 menit, dibandingkan dengan rata-rata 5 hari untuk menutup prosedur yang sama dengan sistem tradisional (sumber: penneo.com).

Perbedaan ini tidak membutuhkan banyak komentar! Ada juga waktu yang dihemat di depan pelanggan ! Aspek ini memiliki dampak signifikan pada Pengalaman Pelanggan (kami akan kembali ke poin ini nanti di pos).

2. Peningkatan keamanan

Sistem DTM menghemat waktu dan uang Anda, sekaligus memberikan efisiensi.

Bahkan lebih penting untuk ditekankan bahwa, dengan cara ini, proses juga dibuat lebih aman : risiko terkait penyimpanan dokumen fisik, kehilangan atau kerusakan selama transfer, risiko pemalsuan, dan kebocoran atau kehilangan data secara umum, semuanya dikurangi . Faktanya, semuanya selalu dapat dilacak dengan sempurna, dapat dipulihkan , dan diverifikasi , sementara risiko intrusi atau manajemen informasi yang kikuk diminimalkan.

Dan ketika sistem DTM didasarkan pada struktur yang kokoh, tingkat keamanan dan perlindungan privasi juga dijamin pada tingkat yang tidak ada bandingannya dibandingkan dengan sebelumnya.

Patut diulangi: bersama dengan keamanan, privasi juga diperkuat , dengan pembaruan terus-menerus mengenai peraturan yang berlaku.

3. Fleksibilitas dan skalabilitas

Seperti yang telah kita lihat, sistem Manajemen Transaksi Digital dibangun di atas struktur Cloud Computing. Semua ini diterjemahkan menjadi peningkatan yang nyata dalam keamanan tetapi juga – dan yang terpenting – dalam keuntungan besar yang berasal dari fleksibilitas dan skalabilitas.

Dalam ekosistem produktif yang sangat dinamis dan cair ini , misalnya, kasus-kasus start-up yang tumbuh dalam gelombang kesuksesan yang cepat – dan terkadang tidak dapat diprediksi – tidak jarang terjadi. Namun, keberhasilan tersebut dapat segera terhenti jika infrastruktur yang ada tidak terukur sehingga operasi dapat ditingkatkan secepat mungkin. Singkatnya: risikonya adalah menciptakan kemacetan yang memperlambat pertumbuhan.

Elastisitas sistem Cloud Computing adalah solusi sempurna untuk mengatasi masalah ini.

Bahkan, Anda dapat mengelola layanan dan kapasitas komputasi sesuai permintaan, memperluas infrastruktur Manajemen Transaksi Digital Anda dalam waktu yang sangat singkat. Pada saat yang sama, bila perlu, "infrastruktur" ini dapat kembali lebih berisi, dengan fleksibilitas maksimum, tanpa gejolak dan tanpa biaya lebih lanjut untuk perampingan.

4. Integrasi dengan CRM dan CCM

Kami telah menyoroti poin ini di awal posting kami: Transformasi Digital benar-benar matang ketika melibatkan semua proses dan alur kerja, dalam integrasi total yang menawarkan manfaat di semua tingkatan, baik di sisi perusahaan maupun sisi pelanggan.

Dan di sini kita sampai pada titik yang menentukan: kemungkinan mengintegrasikan sistem Manajemen Transaksi Digital dengan Manajemen Hubungan Pelanggan dan Manajemen Komunikasi Pelanggan .

Tanpa terlalu teknis, mari kita mulai dengan sebuah pertanyaan: apa poin kunci dari jenis integrasi ini? Jawabannya sangat sederhana: ini adalah data .

Dalam lingkaran kebajikan digital ini, semua transaksi dan hubungan pelanggan tetap terlacak dan terlacak. Kumpulan informasi yang sangat terperinci ini memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan proses , pertama dan terutama, dengan secara cepat dan otomatis mengidentifikasi titik-titik rumit, hambatan, dan apa pun yang dapat ditingkatkan. Tapi itu tidak semua, tentu saja.

Faktanya, analisis data memungkinkan untuk menyempurnakan pengetahuan audiens pelanggan Anda, karakteristik mereka, preferensi mereka, kebiasaan mereka, dan kemungkinan kebutuhan mereka yang belum pernah ada sebelumnya.

Ini bukan lagi target tunggal dan tidak pandang bulu, tetapi gabungan dari banyak target mikro yang berbeda , semuanya dianalisis dengan perhatian penuh dan kemudian didekati dengan tindakan dan proses yang disesuaikan .

Titik kedatangan? orang . Atau, dengan kata lain, meningkatkan Pengalaman Pelanggan, yang akan kami fokuskan pada poin kelima dan terakhir.

5. Meningkatkan Pengalaman Pelanggan

Di era digital, tantangan pasar dimainkan di seputar Pengalaman Pelanggan. Bayangkan bagaimana raksasa sektor teknologi bergerak ke arah ini: perusahaan seperti Amazon, Apple, Microsoft atau Google (untuk menyebutkan nama-nama yang paling terkenal dan terkemuka) menempatkan pelanggan sebagai pusat dari segalanya. Dan seluruh pengalaman digital berputar di sekitar pelanggan individu.

Pertama dan terpenting, ini adalah pertanyaan tentang Perjalanan Pelanggan digital : yang harus lancar, intuitif, dan cepat.

Dan di sini – bahkan di bidang ini – sistem DTM terbukti sangat berharga…atau lebih tepatnya, sangat diperlukan .

Tak satu pun dari kita ingin berurusan dengan proses berbasis kertas yang membuang waktu. Kontrak yang harus menunggu di kotak surat untuk ditandatangani dan kemudian dikembalikan, perjanjian hukum berbasis kertas, prosedur birokrasi yang melelahkan untuk menyelesaikan transaksi sederhana: semua ini semakin menjadi masa lalu.

Namun, masa depan hubungan dan transaksi antara perusahaan dan pelanggan, semuanya hanya dalam beberapa klik atau beberapa ketukan di ponsel cerdas Anda.

Berikut statistik yang sangat jitu tentang ini:

Dalam studi Forrester yang dilakukan oleh DocuSign, 32% responden mengatakan bahwa mereka telah mengabaikan kontrak penutupan, perjanjian, dan transaksi karena mereka tidak disarankan oleh kertas dan prosedur manual (sumber: docusign.co.uk).

Hulu segalanya: dematerialisasi dokumen

Kami telah mendefinisikan Manajemen Transaksi Digital dan bidang aplikasinya yang luas, dan kami telah mengumpulkan keuntungan dari penerapan sistem DTM dalam lima poin utama.

Pertanyaan terakhir dan utama tetap: apa titik awal dari semua itu? Dalam hal ini, jawabannya sangat mudah: dematerialisasi dokumen . Mari kita perjelas: digitalisasi dan dematerialisasi adalah dua konsep yang berbeda. Di sini, kita berbicara tentang perbedaan yang menyangkut tingkat hukum dan operasional.

Faktanya, dematerialisasi adalah konsep yang melampaui digitalisasi sederhana: dengan itu, dokumen kertas dapat sepenuhnya dihilangkan, karena rekan-rekan digital mereka mengambil nilai hukum dan pembuktian penuh.

Di area ini, tentu saja Anda tidak bisa berimprovisasi. Dan sangat penting untuk mengandalkan perusahaan yang berspesialisasi dalam bidang ini . Secara khusus, layanan dematerialisasi yang ditawarkan oleh Doxee tidak terbatas pada pemenuhan kewajiban legislatif dan menjamin pembaruan peraturan secara konstan: layanan tersebut dirancang sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan sehingga dapat diintegrasikan dengan sistem CRM dan CCM dalam omnichannel dan data -perspektif yang digerakkan.

Beginilah cara lingkaran ditutup: penghematan biaya, optimalisasi proses digital, dan hubungan baru dengan pelanggan yang semakin dekat dan efisien.