Siapa Siapa dalam Program Email yang Sukses?

Dalam pekerjaan harian kami di Validity, kami bekerja dengan tim email dari segala bentuk dan ukuran di seluruh dunia. Ini membantu kami mengetahui dan memahami peran kunci dalam program email yang sukses dari awal hingga akhir.

Meskipun solusi email seperti rangkaian produk keterkiriman kami dirancang untuk membantu mengidentifikasi masalah atau risiko, terkadang Anda mungkin berpikir "sekarang apa?" atau "siapa yang saya minta untuk melakukan itu?"

Sebagai seorang pemasar, penting bagi Anda untuk mengetahui sumber daya mana yang harus digunakan (baik di dalam maupun di luar organisasi Anda) untuk menyelesaikan sesuatu.

Peran dan tanggung jawab dalam program email mungkin terbatas hanya pada satu orang, yang memakai semua topi yang akan kita diskusikan, atau mungkin mencakup berbagai tim berdasarkan kompleksitas organisasi. Ekosistem ini mungkin juga mencakup sumber eksternal, seperti Manage Service Provider (MSP) atau penasihat hukum.

Jadi, mari kita bicara tentang mengoperasikan program email dari bawah ke atas. Ini bukan daftar tugas yang lengkap, karena beberapa tugas mungkin memerlukan beberapa langkah. Tapi, itu akan memberi Anda titik awal dan arah.

Siapkan domain pengiriman Anda

Memiliki domain khusus untuk bisnis Anda (daripada mengandalkan alamat email yang lebih pribadi dari penyedia gratis seperti Outlook atau Gmail) sangatlah penting.

Mengapa?

• Kredibilitas: Dengan menggunakan nama bisnis Anda sebagai domain pengirim, Anda mendapatkan kredibilitas dengan basis pelanggan Anda.
• Kesadaran merek: Menggunakan domain bisnis membantu membangun kesadaran merek dan menghindari kebingungan dengan pelanggan akhir.
• Keamanan yang ditingkatkan: Domain bisnis membantu melindungi akun Anda, baik secara internal maupun eksternal.

Saya berbicara dengan Direktur Senior TI kami, Dean O. tentang topik ini. Pikirannya jernih: “Saya selalu menebak-nebak perusahaan yang menggunakan akun email gratis seperti Gmail—bahkan dalam operasi dua orang.Saya pikir, dewasalah!Miliki domain bisnis!”

Jika Anda tidak yakin cara mendapatkan dan mendaftarkan nama domain, Anda dapat bekerja dengan situs hosting populer seperti GoDaddy atau domain.com, atau Anda dapat mengidentifikasi dan memilih Penyedia Layanan Email (ESP) dan mereka dapat melakukannya untuk Anda. ESP Anda juga akan bertanggung jawab untuk memberikan alamat IP kepada Anda.

Pilih penyedia DNS

Tunggu, DN-apa?

DNS (Domain Name Server) memberikan instruksi dan informasi tentang domain, termasuk alamat IP mana yang terkait dengan domain tersebut dan cara menangani permintaan untuk domain tersebut.

DNS dibuat karena manusia lebih mudah mengingat nama (misalnya, www.bisnisanda.com ) daripada rangkaian angka seperti alamat IP Anda.

Penyedia DNS dapat mengelola proses pendaftaran domain, jadi saat Anda mencari solusi, tanyakan apakah ini merupakan bagian dari layanan yang disertakan, karena ini akan menghemat langkah Anda nanti. Sebagai bagian dari DNS, Anda akan membuat file zona yang dihosting yang dapat diakses oleh Anda atau tim TI Anda. File zona akan berisi informasi penting yang akan dicari oleh penyedia kotak surat. Misalnya, data SPF atau berbagai pengenal TXT yang diperlukan untuk menyiapkan Alat Google Postmaster.

Fungsi ini biasanya diselesaikan oleh orang IT atau admin jaringan. Ini juga dapat dialihdayakan ke Penyedia Layanan Terkelola (MSP), yang ideal untuk bisnis pasar kecil hingga menengah. Anda akan menemukan MSP mirip dengan konsultan TI.

Pastikan autentikasi diatur dengan benar

Otentikasi email adalah proses konfirmasi dan verifikasi identitas digital pengirim. Dengan mengonfirmasi pengirim adalah yang mereka klaim, autentikasi melindungi merek dan penerima email dari serangan spoofing dan phishing.

Dalam pemasaran email, ada tiga pilar autentikasi:

• SPF (Sender Policy Framework)
• DKIM (DomainKeys Identified Mail)
• DMARC (Otentikasi, Pelaporan, dan Kesesuaian Pesan Berbasis Domain)

SPF dan DKIM keduanya diperlukan dan paling banyak digunakan oleh pengirim email. DMARC dapat disiapkan kapan saja setelah SPF dan DKIM diterapkan. ESP Anda biasanya akan mengelola SPF dan DKIM, sedangkan DMARC diperbarui pada file zona DNS oleh staf TI, admin jaringan, atau MSP Anda.

Cari nasihat hukum

Sebelum mengirim kampanye email, Anda sebaiknya melibatkan tim hukum Anda (internal atau eksternal) untuk memastikan Anda mematuhi CAN-SPAM dan berbagai undang-undang privasi di seluruh negara bagian di AS.

Saat membuat konten untuk dikirim ke pelanggan Anda, elemen email tertentu diperlukan. Misalnya, template email harus menyertakan alamat fisik Anda, yang biasanya mengejutkan pemasar baru.

Perlu diingat, apa yang saya bagikan di sini bukanlah nasihat hukum dan bukan daftar lengkap.

Jika Anda mengirim surat secara internasional, akan ada pertimbangan tambahan, seperti undang-undang privasi GDPR, CASL, atau LGDP berdasarkan tempat pelanggan Anda—bukan Anda—berada. Tim hukum Anda akan membantu Anda menavigasi peraturan yang berkembang ini.

Periksa loop umpan balik

ESP Anda akan bertanggung jawab untuk memastikan loop umpan balik yang sesuai disiapkan, yang memungkinkan identifikasi dan penghapusan pelanggan yang menandai email Anda sebagai sampah atau spam.

Mengapa seseorang menandai email Anda sebagai spam atau sampah? Ada banyak alasan, tetapi beberapa alasan umum adalah bahwa pelanggan tidak menganggap konten Anda lagi relevan, mereka tidak dapat menemukan tautan berhenti berlangganan (omong-omong, ini juga diperlukan dalam template email Anda!), atau mungkin mereka tidak memiliki pengalaman yang baik dengan merek Anda.

Meskipun ESP Anda bertanggung jawab atas putaran umpan balik, Anda harus memeriksanya untuk memastikannya berfungsi seperti yang diharapkan.

Ketahui proses manajemen bouncing Anda

ESP juga akan menetapkan aturan tentang cara mengelola alamat email yang terpental.

Untuk pengaturan teknis, tidak ada yang perlu Anda khawatirkan. Tetapi Andaharusmengetahuimengapaalamat terpental atau diblokir oleh penyedia kotak surat seperti Yahoo atau Gmail. ESP Anda akan dapat memberi Anda pelaporan tentang kode pentalan jika itu merupakan masalah.

Beberapa alasan pantulan umum dapat mencakup pengiriman ke alamat email yang tidak valid, atau pengiriman ke kotak masuk pelanggan yang penuh.

Bangun dan pertahankan daftar pelanggan Anda

Jangan pernah membeli daftar. Pernah. Akuisisi daftar harus terjadi secara organik, dengan pelanggan yang setuju untuk menerima pesan Anda.

Untuk membuat daftar Anda, tambahkan formulir di situs web Anda tempat pelanggan dapat memilih untuk menerima email Anda. Pastikan Anda mencatat dan menyimpan hari dan waktu orang tersebut memilih untuk menerima email Anda.

Ini adalah informasi penting untuk disimpan jika ada tindakan hukum yang diambil terhadap merek Anda karena terkait dengan program email Anda. Admin email atau admin basis data akan bertanggung jawab untuk memelihara basis data pelanggan Anda.

Berbicara tentang daftar, Anda pasti ingin melakukan kebersihan daftar secara teratur pada daftar pelanggan Anda.

Gunakan solusi, seperti Validity BriteVerify, untuk membantu mengidentifikasi rekaman yang tidak valid, salah ketik, atau bahkan jika kotak pesan pelanggan penuh. Layanan ini akan memberikan panduan tentang kontak mana yang harus ditekan dan mana yang valid dan dapat dikirim melalui email.

Idealnya, Anda akan menggunakan layanan validasi email untuk membantu menjaga daftar pelanggan Anda tetap bersih, tetapi minimal, pastikan Anda secara manual memeriksa masalah sintaks dan kesalahan ketik yang jelas.

Buat konten Anda

Sekarang untuk bersenang-senang! Saatnya memikirkan konten dan desain email Anda. Ada beberapa opsi template seret dan lepas yang bagus yang dapat mengambil inspirasi dari situs web Anda untuk membantu membuat template Anda. Beberapa ESP menyediakan ini sebagai bagian dari layanan mereka. Anda juga bisa bermitra dengan vendor yang menawarkan layanan ini.

Saat membuat, pikirkan tentang apa yang Anda sukai dan apa yang menarik perhatian Anda di kotak masuk Anda sendiri.

Terakhir, pastikan untuk memeriksa bagaimana materi iklan dirender di berbagai perangkat dan pastikan Anda mengoptimalkan untuk pengguna seluler sebelum mengirim.

Kirim emailnya!

Penerapan email akan dilakukan oleh Anda saat Anda masuk ke ESP. Tetapi sebelum Anda menekan tombol kirim, pastikan nama merek Anda adalah "teman dari" Anda.

Ini berbeda dengan alamat email lengkap—ini lebih seperti nama panggilan untuk alamat email tersebut. Ini memberi tahu kami dari perusahaan mana email itu berasal tanpa kami harus melihat info domain pengirim.

Menggunakan nama perusahaan Anda akan memberikan pengenalan yang mudah bagi pelanggan dan menurunkan risiko email Anda ditandai sebagai sampah.

Berikut contoh ramah dari Validity:

Pantau kinerja email Anda

Email akhirnya terkirim! Jadi, sekarang apa?

Anda ingin mengukur keberhasilannya dan mengetahui apakah ada yang tidak beres. Lacak metrik utama seperti buka, klik, pantulan, keluhan, dan berhenti berlangganan.

Anda juga ingin mengawasi apakah email Anda masuk ke kotak surat pelanggan Anda (bukan folder spam mereka) dengan menggunakan solusi keterkiriman email seperti platform Everest kami. Dengan Everest, Anda dapat dengan mudah memantau reputasi domain dan IP Anda, penempatan kotak masuk oleh penyedia kotak surat, memeriksa rendering desain Anda sebelum dikirim, dan banyak lagi.

Jadi, itulah susunan dasar dari program email berperforma tinggi. Berikut adalah panduan referensi singkat yang merangkum apa yang baru saja kita pelajari.

Tapi ingat: Tidak ada tim yang lengkap tanpa alat dan teknologi yang tepat.

Untuk mengetahui apa yang dapat dilakukan Everest untuk Anda, mengobrol hari ini dengan tim pakar email kami!