Apa itu Integrasi ERP untuk Ritel?

Saat pedagang mengembangkan bisnis mereka, begitu juga tumpukan teknologi mereka. Sebagian besar pedagang memiliki beberapa sistem perangkat lunak untuk menjalankan bisnis mereka untuk membantu tugas sehari-hari seperti manajemen inventaris, pemrosesan pesanan, pengiriman, akuntansi, pemrosesan pembayaran, dan manajemen pelanggan. Daftarnya terus berjalan.

Salah satu investasi teknologi yang lebih penting yang Anda lakukan adalah dalam sistem ERP (Enterprise Resource Planning). ERP Anda dapat dengan cepat menjadi tulang punggung bisnis Anda dan di mana sebagian besar proses Anda ditangani seperti pesanan, inventaris, informasi keuangan, pelanggan, dan pemasok. Tantangannya kemudian adalah bagaimana Anda membagikan informasi dari ERP Anda ke sistem penting lainnya seperti sistem eCommerce, POS, dan 3PL Anda.

Banyak yang beralih ke integrasi sistem untuk mengotomatisasi data di antara sistem mereka, tetapi proyek integrasi ERP bisa tampak berlebihan. Jika Anda mempertimbangkan untuk mengintegrasikan ERP Anda, pelajari apa manfaat dan tantangan dari proyek integrasi.

Apa itu Integrasi ERP?

Sistem ERP Anda menyimpan banyak data penting untuk bisnis ritel Anda. Ini adalah tempat Anda membuat produk, mengirimkan pesanan, melacak inventaris, dan mengelola keuangan. Meskipun demikian, informasi yang sama perlu dibagikan ke seluruh sistem lain dalam bisnis Anda. Pengiriman/pelacakan pesanan harus dikirim kembali ke platform eCommerce Anda untuk pesanan online. Jumlah inventaris dari ERP Anda perlu diperbarui di semua etalase online Anda. Informasi produk harus dicantumkan di situs web Anda.

Integrasi ERP kemudian memungkinkan pedagang untuk menyinkronkan data dan mengotomatisasi proses bisnis antara ERP Anda dan sistem bisnis penting lainnya. Misalnya, ketika seseorang membeli barang secara online, tingkat inventaris Anda harus berkurang di ERP Anda dan kemudian saluran lain tempat Anda menjual produk yang sama.

Integrasi sistem dicapai dengan memahami bagaimana setiap sistem Anda menerima data dan bidang data apa yang harus dibaca atau ditulis di antara titik akhir.

Tanpa integrasi sistem ERP Anda, sebagian besar data dalam ERP Anda ditransfer antar sistem Anda dengan memasukkannya secara manual, yang merupakan proses yang tidak efisien.

Manfaat Integrasi ERP untuk Ritel

Dengan mengintegrasikan ERP Anda dengan sistem Anda yang lain, Anda dapat mengotomatiskan proses bisnis utama seperti pemrosesan pesanan dan meningkatkan operasi Anda. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari integrasi ERP.

Hilangkan Entri Data Manual

Manfaat utama integrasi ERP adalah menghilangkan entri data manual sehingga Anda tidak memasukkan data yang sama dari satu sistem ke sistem berikutnya.

Menghemat Waktu

Otomatisasi waktu nyata antara sistem Anda dapat menghemat waktu Anda secara signifikan – seperti 40+ jam seminggu yang terbuang untuk entri data. Anda tidak akan diperlambat oleh entri data manual. Ini sangat penting saat memperbarui inventaris, menyeimbangkan pembukuan, atau membuat daftar produk baru.

Akurasi Data

Saat memasukkan data secara manual, mudah terjadi kesalahan ketik yang mengakibatkan konsekuensi serius seperti pengiriman barang yang salah atau ke alamat yang salah. Integrasi memastikan bahwa data Anda selalu akurat saat berpindah antar sistem.

Visibilitas Data

Pengecer perlu membuat keputusan penting dengan cepat seperti kapan harus memindahkan inventaris ke satu lokasi ke lokasi lain. Integrasi memastikan Anda memiliki visibilitas ke data yang akurat, saat Anda membutuhkannya.

Secara keseluruhan, integrasi ERP penting dalam meningkatkan operasi Anda. Anda akan mempercepat waktu pemrosesan data dan memastikan keakuratan data di seluruh organisasi Anda.

Tantangan Integrasi ERP untuk Ritel

ERP adalah perangkat lunak yang kuat. Ini adalah bagian dari alasan mengapa mereka dapat menangani begitu banyak proses yang berbeda untuk pengecer. Namun, arsitektur ERP Anda juga dapat membuat proyek integrasi menjadi pekerjaan yang menantang. Pelajari lebih lanjut di bawah ini.

Sistem ERP Lawas vs Berbasis Cloud

Secara umum, ERP dengan API yang terbuka dan kuat akan lebih mudah diintegrasikan ke sistem lain dengan API. API yang kuat lebih layak untuk membaca dan menulis ke bidang data yang berbeda antar sistem.

ERP on-premise lawas mungkin tidak memiliki API yang tersedia atau memiliki API yang sulit untuk digunakan. Dengan kata lain, sistem Anda akan lebih sulit untuk menulis dan menerima data. Ini dapat membatasi data apa yang dapat Anda integrasikan di antara sistem Anda. ERP lawas mungkin memerlukan SFTP atau integrasi berbasis file, yang merupakan cara yang kurang modern untuk mentransfer data antar sistem.

Perangkat Lunak Khusus atau Hak Milik

Banyak titik akhir, terutama ERP, memungkinkan pedagang untuk menerapkan API berpemilik, tabel database, add-on, aplikasi/plugin, dll. Persyaratan khusus atau kepemilikan ini dapat membuat proyek integrasi lebih menantang karena mereka harus memperhitungkan penyesuaian Anda. Saat Anda mengevaluasi penyedia integrasi, pastikan untuk menanyakan terlebih dahulu bagaimana penyedia Anda akan memperhitungkannya.

Kompleksitas Data

Beberapa pedagang memiliki persyaratan data yang lebih kompleks seperti bekerja dengan jaringan pemasok atau membeli secara online, program pengambilan di dalam toko.

Sementara skenario seperti ini dapat membuat proyek integrasi lebih mahal atau memakan waktu, mereka tidak berarti mencegah Anda untuk mengintegrasikan sistem Anda. Jika Anda memilikinya, penting untuk mempertimbangkan bagaimana penyedia integrasi Anda akan menanganinya.

Dalam beberapa kasus, terutama jika Anda menggunakan ERP lama di lokasi, mungkin ini saat yang tepat untuk meningkatkan ke sistem baru. Untuk pengecer yang sedang berkembang, integrasi sangat penting untuk meningkatkan operasi Anda untuk memenuhi permintaan. Anda tidak ingin ERP Anda menahan Anda dari menghubungkan sistem Anda dan mengotomatisasi proses Anda. Baca artikel ini tentang cara mengevaluasi ERP untuk bisnis ritel Anda.

Memilih Penyedia Integrasi ERP

Jika Anda merasa siap untuk mengintegrasikan ERP Anda, langkah Anda selanjutnya adalah memilih penyedia integrasi ERP. Saat ini, ada berbagai macam opsi untuk membantu mengintegrasikan ERP Anda ke dalam sistem seperti CRM, pemasaran email, eCommerce, POS, 3PL, dan banyak lagi.

Beberapa pendekatan integrasi yang dapat Anda evaluasi adalah:

• Kustom – Integrasi satu kali untuk sistem Anda dengan menulis kode khusus yang mengikat sistem Anda secara langsung.
• ERP Add-Ons – Solusi dasar untuk menangani satu atau beberapa bagian dari integrasi Anda menggunakan integrasi point-to-point.
• Middleware – Hub operasional berada di antara ERP Anda dan sistem titik akhir lainnya dan memanfaatkan konektor yang sudah dibuat sebelumnya.

Masing-masing pendekatan ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Mereka akan bervariasi dalam biaya, pemeliharaan dan fungsionalitas. Persyaratan bisnis Anda akan menentukan pendekatan terbaik untuk bisnis ritel Anda.

Jika Anda ingin mengintegrasikan sistem bisnis penting seperti platform eCommerce, POS, atau 3PL/pemasok, maka sebagian besar sistem ERP berbasis cloud atau modern paling baik diintegrasikan menggunakan platform middleware. Jenis solusi ini memiliki "hub" yang berada di antara sistem titik akhir Anda untuk mengotomatiskan transaksi data. Hub mengelola koneksi, transformasi data, dan orkestrasi data antar sistem Anda.

Anda dapat melihat platform middleware seperti nChannel, yang merupakan platform integrasi berbasis cloud yang menyinkronkan data ke dan dari ERP menggunakan konektor yang sudah dibuat sebelumnya. Anda dapat mengotomatiskan proses dari pemrosesan pesanan hingga sinkronisasi inventaris dan manajemen rantai pasokan. Ini mungkin pendekatan terbaik untuk bisnis Anda!