Apa itu Tanda Tangan Elektronik: peluang untuk digitalisasi

Tanda tangan elektronik adalah cara sempurna untuk mendigitalkan proses dan memikirkannya kembali sepenuhnya untuk membuatnya lebih efisien, menghilangkan disekonomis yang sering menjadi ciri proses tradisional.

Nilai hukum dan kemungkinan penggunaannya dalam berbagai situasi menjadikannya alat yang kuat untuk mendukung digitalisasi.

Apa itu tanda tangan elektronik?

Tanda tangan elektronik adalah teknologi yang memungkinkan untuk menandatangani dokumen atau kontrak tanpa mencetaknya dan tanpa membubuhkan tanda tangan di atasnya.

Saat menandatangani kontrak secara elektronik, kami mengaitkan sekumpulan data elektronik, yang membuat tanda tangan elektronik itu sendiri, ke kumpulan data elektronik lainnya, yang membentuk dokumen atau kontrak yang perlu kami tandatangani.

Ini dapat dengan mudah dilakukan dengan mengklik tombol, misalnya.

Scrive , yang merupakan mitra Doxee untuk tanda tangan elektronik, memastikan bukti elemen kunci ini berkat Paket Bukti, sekumpulan informasi yang menjelaskan semua peristiwa berbeda yang dialami dokumen, dan yang dilampirkan pada dokumen yang ditandatangani itu sendiri. Paket Bukti Scrive, yang menetapkan standar industri dilampirkan pada setiap dokumen yang ditandatangani. Ini adalah kumpulan bukti berkualitas tinggi yang mendetail dan, yang terpenting, lengkap yang mencakup setiap peristiwa dalam proses penandatanganan dokumen, mulai dari saat penulis selesai menyiapkan dokumen untuk ditandatangani hingga dokumen akhir yang ditandatangani disegel secara digital.

Apakah tanda tangan elektronik mengikat secara hukum?

Tanda Tangan Elektronik mengikat secara hukum berkat tiga elemen di dalam Paket Bukti yang harus selalu ada dan jelas, terlepas dari format dokumen – kertas atau digital, dan mereka menentukan siklus hidup dokumen yang ditandatangani – sejak dibagikan dengan rekanan, sampai saat ditandatangani.

3 elemen yang memastikan nilai hukum dari kontrak yang ditandatangani dapat diringkas sebagai berikut:

• bukti kesengajaan , yaitu niat penandatangan untuk setuju dengan dokumen dan isinya
• identitas penanda tangan
• integritas dokumen itu sendiri, pastikan tidak dirusak.

Bukti yang dikumpulkan dalam Paket Bukti terdiri dari log audit yang menunjukkan, misalnya:

• Tangkapan layar perjanjian di UI Scrive, untuk menunjukkan niat
• Bukti identifikasi penandatangan , yang dapat berupa alamat email, nomor telepon, atau eID lainnya
• Referensi waktu yang menunjukkan tanggal dan waktu kejadian yang pasti, seperti identifikasi, pembukaan dokumen, dan penandatanganan
• Terakhir, tanda tangan digital (atau segel digital ) dibubuhkan pada dokumen yang ditandatangani: ini akan mencegahnya dirusak dan memastikan integritasnya

Ketika kita berbicara tentang tanda tangan elektronik di negara Uni Eropa mana pun, pertama-tama kita harus mempertimbangkan Peraturan eIDAS, yang mengatur berbagai jenis tanda tangan elektronik dan dengan karakteristik yang berbeda dari sudut pandang teknologi dan hukum. Inilah sebabnya mengapa menggunakan dan mengimplementasikan solusi tanda tangan elektronik menawarkan peluang kuat untuk menciptakan layanan baru dan menghasilkan efisiensi yang lebih besar dalam bisnis normal dan proses onboarding digital.

Mengapa menggunakan tanda tangan elektronik untuk menyederhanakan proses digital Anda?

Menerapkan tanda tangan elektronik membantu mempercepat proses penandatanganan, karena memungkinkan untuk menandatangani kontrak kapan saja, di mana saja, dan dari perangkat apa saja, baik itu komputer pribadi atau smartphone. Bergantung pada proses dan jenis kontrak tertentu, Anda dapat memilih solusi tanda tangan elektronik yang paling sesuai dengan persyaratan. Ini hanyalah beberapa contoh manfaat tanda tangan elektronik , yang memungkinkan tercapainya tujuan akhir: menyederhanakan proses digital.

Di antara manfaat langsungnya, terdapat: pengurangan biaya manajemen, waktu proses yang disederhanakan, dan kemungkinan memperoleh tanda tangan dengan nilai legal penuh hanya dalam beberapa langkah, bahkan ketika ada lebih dari satu penandatangan.

Tanda Tangan Elektronik Dasar (BES) dan Tanda Tangan Elektronik Tingkat Lanjut (AES) seringkali merupakan pilihan terbaik dalam hal digitalisasi proses onboarding atau penandatanganan: keduanya menggabungkan kebutuhan akan efisiensi dengan kebutuhan untuk memiliki dokumen yang mengikat secara hukum. BES dan AES mudah digunakan dan gratis bagi para penanda tangan. Selain itu, pengguna tidak perlu mengelola kredensial pribadi baru, kata sandi, atau perangkat tambahan, seperti kartu pintar atau token USB. Hanya alamat email, ponsel, dan alat identifikasi yang mereka butuhkan untuk mengakses dokumen dan menandatanganinya.

Apa yang dapat Anda lakukan dengan tanda tangan elektronik

Dalam beberapa tahun terakhir, hampir semua proses pembelian telah diubah menjadi transaksi online, mulai dari pembelian semua jenis produk, hingga penandatanganan kontrak, dan dari penyediaan layanan dan kontrak asuransi hingga pembuatan rekening bank baru.

Banyak transaksi yang kini telah diubah menjadi proses digital hanya dapat dilakukan dengan adanya atau dengan dukungan penting dari operator.

Inilah yang kami maksud ketika kami berbicara tentang orientasi digital . Onboarding digital terdiri dari proses yang mendigitalkan semua langkah yang diperlukan untuk memungkinkan pelanggan baru melanjutkan pembelian produk atau untuk mengaktifkan layanan.

Anda mungkin bertanya-tanya mengapa kami memperkenalkan konsep ini dan apa hubungannya dengan tanda tangan elektronik.

Setiap hubungan dengan pelanggan, baik pelanggan baru maupun yang sudah ada, dapat diubah menjadi hubungan digital, sehingga lebih efisien dan memuaskan kedua belah pihak. Tapi bagaimana caranya?

Untuk menerapkan proses onboarding digital, kita perlu memulai dengan melihat setiap langkah hubungan pelanggan dan memahami cara terbaik untuk mendigitalkannya, memastikan bahwa kita selalu menawarkan dukungan yang diperlukan dan menebus ketidakhadiran "manusia" komponen, yaitu kontak dengan operator.

Saat itulah tanda tangan elektronik dapat berhasil diintegrasikan, sebagai alat yang mengubah momen perolehan tanda tangan menjadi proses yang efisien, tanpa gesekan, dan hemat waktu. Jika kita mengambil skenario Italia sebagai contoh, penelitian menunjukkan bahwa:

• Setelah pandemi COVID-19, 68% orang Italia berharap dapat menjangkau perusahaan melalui saluran digital (IlSole24Ore)
• Pengenalan digital, termasuk penandatanganan kontrak secara elektronik, adalah salah satu dari 10 prioritas investasi teratas untuk sektor perbankan (laporan ABILab, 2022).

Jadi, mari selami beberapa contoh dan lihat cara menggunakan tanda tangan elektronik untuk membuka kunci peluang digitalisasi.

Kasus penggunaan: sektor utilitas

Aktivitas yang menghasilkan antrean lebih pendek di loket tatap muka yang mendukung digital adalah pembelian kontrak baru untuk pasokan multi-utilitas dan pengelolaan selanjutnya dari semua fase dan aktivitas terkait. Dalam hal ini, solusi Tanda Tangan Elektronik Dasar dapat digunakan secara efektif, mungkin dalam bentuk BES yang “kuat”. Cara termudah untuk meningkatkan nilai SES adalah dengan menggunakan kode OTP (kata sandi satu kali) untuk dikirim ke penanda tangan, melalui sms, aplikasi, atau email. Mengirimkan kode OTP ke perangkat yang dimiliki oleh penanda tangan merupakan bentuk otentikasi oleh mereka dan memungkinkan orang tersebut untuk lebih lanjut mengkonfirmasi kesediaannya untuk menandatangani dokumen tertentu tersebut.

Dokumen yang diperlukan dapat dengan mudah disediakan untuk ditandatangani melalui email atau dengan mengunggahnya di area web khusus, dan memungkinkan untuk menciptakan pengalaman pelanggan digital yang semakin kaya dan personal.

Selain dematerialisasi kontrak dan langganan, juga dimungkinkan untuk membuat proses di mana interaksi lain antara perusahaan dan pelanggan tidak lagi terjadi di konter atau melalui telepon, tetapi secara digital. Dengan alur kerja yang tepat dan titik kontak serta ajakan bertindak yang diperlukan, Anda dapat menawarkan opsi kepada pelanggan untuk membuat janji temu dengan operator atau mengaktifkan layanan baru hanya dengan beberapa klik, sehingga menciptakan peluang penjualan silang dan peningkatan penjualan. Semua dokumen dapat disediakan untuk ditandatangani melalui email atau melalui area web khusus, dan memungkinkan untuk menciptakan pengalaman pelanggan digital yang semakin kaya dan personal.

Tanda tangan elektronik dalam dokumen SDM

Tanda tangan elektronik sederhana juga dapat digunakan untuk mendematerialisasi dan merampingkan laporan dan proses SDM tertentu. Misalnya, tanda tangan elektronik sederhana dapat digunakan saat meminta waktu liburan, cuti, permintaan pelatihan, atau klaim biaya. Dalam hal ini, perlu disebutkan klarifikasi terbaru dari Badan Pendapatan Italia, yang dimuat dalam jawaban no. 740 tanggal 20 Oktober 2021, tentang pengelolaan laporan pengeluaran, jenis dokumen yang sangat umum di HR . Tanggapan Badan Italia mengklarifikasi bahwa laporan pengeluaran digital tidak memerlukan tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat atau tanda tangan canggih oleh karyawan, sehingga sangat masuk akal untuk menggunakan tanda tangan elektronik dasar.

Tanda tangan elektronik untuk pemberitahuan privasi

Kebijakan privasi dapat ditandatangani melaluisolusi tanda tangan elektronik sederhana setelah penanda tangan memiliki kesempatan untuk melihat dan membaca dokumen itu sendiri dengan benar.Ini juga dapat diterapkan melalui email atau informasi dapat disediakan di area web khusus yang diakses oleh penandatangan dengan sepasang kredensial. Ajakan bertindak untuk tanda tangan, dalam bentuk solusi tunjuk-dan-klik (misalnya, tombol yang dengan jelas menyatakan kesediaan untuk menandatangani dokumen) dapat ditempatkan di akhir pengungkapan sehingga penandatangan dapat dengan baik Lihat ini.

Tanda tangan elektronik untuk persetujuan kutipan dan pesanan pembelian

Penerimaan perkiraan atau pesanan pembelian adalah kegiatan lain yang dapat dilakukan dengan membubuhkan Tanda Tangan Elektronik Dasar, sehingga mendigitalkan dan membawa efisiensi pada jenis transaksi ini. Juga dalam kasus ini, tanda tangan elektronik dasar memungkinkan Anda merampingkan proses yang memerlukan pertukaran, pencetakan, dan pemindaian berbagai dokumen untuk mendapatkan tanda tangan tulisan tangan. Langkah-langkah ini dikurangi secara signifikan, jika tidak dihilangkan, dengan penerapan pendekatan digital. Selain itu, nilai hukum tanda tangan elektronik dasar didefinisikan dengan jelas dalam Peraturan eIDAS Eropa, sedangkan tanda tangan tulisan tangan yang dipindai tidak dapat dikatakan sama.

Artikel ditulis bersama dengan Scrive.