Apa itu perangkat lunak pelacakan penerimaan dan mengapa saya harus peduli?

Dengan segala sesuatu yang serba digital di dunia kita, tidak mengherankan bahwa semakin banyak perguruan tinggi dan universitas yang memilih untuk pendaftaran online. Tidak hanya itu, mereka juga beralih dari metode yang lebih tradisional untuk proses aplikasi. Untuk menghemat waktu, ruang dan uang, banyak institusi sekarang beralih ke perangkat lunak pelacakan penerimaan.

Perangkat lunak pelacakan penerimaan adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu merampingkan proses penerimaan sekolah. Tergantung pada perangkat lunak pilihan, kantor penerimaan juga dapat menggunakan perangkat lunak pelacakan mereka untuk memantau siswa saat ini. Ini termasuk pelacakan:

• Disiplin mana yang mereka pilih untuk dikejar

• Kegiatan ekstrakurikuler mereka

• Tanggal kelulusan yang mereka harapkan

• Memilih untuk bergabung dengan Ikatan Alumni

Jenis perangkat lunak ini sangat bagus untuk pendidikan tinggi karena membantu mengumpulkan data siswa yang berharga yang kemudian dapat digunakan selama proses penerimaan. Data ini kemudian dapat dibandingkan dengan standar penerimaan saat ini, sehingga proses seleksi jauh lebih mudah. Informasi ini kemudian dapat digunakan bersama dengan sistem informasi siswa untuk membantu merampingkan seluruh pengalaman kuliah siswa.

Mengapa perangkat lunak pelacakan penerimaan berpasangan dengan baik dengan otomatisasi email

Sementara perangkat lunak pelacakan masuk perguruan tinggi mungkin tampak seolah-olah memiliki kegunaan utama, bila dikombinasikan dengan perangkat lunak pendamping yang tepat, informasi berharga dapat dikumpulkan. Informasi ini kemudian dapat digunakan untuk merampingkan seluruh karir mahasiswa di perguruan tinggi.

Misalnya, data ini dapat dicolokkan ke perangkat lunak CRM kampus Anda untuk membantu menghasilkan email otomatis yang berkaitan secara khusus dengan mereka dan kebutuhan mereka. Itu berarti mengirim email berikut dapat dilakukan dengan lebih mudah:

• Status aplikasi

• Pembayaran biaya jatuh tempo

• Acara mendatang yang disesuaikan dengan bidang studi mereka

• Acara/pemberitahuan khusus kampus dan banyak lagi

4 contoh dunia nyata dari perangkat lunak pelacakan penerimaan yang bekerja sama dengan otomatisasi email

Inti dari otomatisasi email adalah mengirim pesan email yang tepat kepada individu yang tepat pada waktu yang tepat. Untuk melakukan ini, perguruan tinggi harus dapat mengumpulkan data berharga tentang siswa mereka sehingga mereka selalu mengirimkan konten yang relevan. Inilah sebabnya mengapa memiliki perangkat lunak pelacakan penerimaan bisa sangat penting bagi institusi pendidikan tinggi.

Dengan informasi yang dikumpulkan oleh perangkat lunak ini, email dapat dikuratori sesuai kebutuhan siswa. Ini membantu untuk menghindari setiap dan semua informasi yang tidak perlu.

Dengan menggabungkan perangkat lunak pelacakan penerimaan dengan perangkat lunak CRM perguruan tinggi Anda, Anda dapat mengirimkan pesan email yang disesuaikan dengan hati-hati seperti empat yang tercantum di bawah ini.

Email acara olahraga

Sebesar apapun acara olahraga perguruan tinggi, itu tidak selalu menjadi favorit semua orang.

Menggunakan informasi dari perangkat lunak pelacakan penerimaan Anda dapat membantu Anda membuat daftar email tertentu. Daftar ini kemudian dapat dirancang dan dibuat berdasarkan bidang minat.

Contoh ini bagus karena dipersonalisasi untuk individu. Hal ini memungkinkan individu untuk membuat perubahan email yang diperlukan langsung dari kelelawar. Perguruan tinggi dapat mengikuti contoh ini dengan mengirimkan email terima kasih otomatis kepada mahasiswa yang mendaftar di berbagai kegiatan, antara lain:

• Olahraga

• Teater

• Seni dan banyak lagi

Ini mengarah pada sumber daya yang lebih sedikit terbuang dan individu yang lebih bahagia dengan kotak masuk yang lebih sedikit.

Sumber: Pinterest

email penerimaan

Sepanjang tahun, siswa di seluruh dunia menderita melalui masa tunggu yang mengerikan sebelum penerimaan. Ini adalah periode antara mendaftar ke perguruan tinggi pilihan mereka dan menunggu untuk mendengar kembali keputusan institusi tentang penerimaan. Lewatlah sudah hari-hari surat penerimaan surat siput. Sebaliknya, semakin banyak institusi pendidikan tinggi yang memilih untuk menggunakan email untuk komunikasi ini. Dan karena ini adalah pesan yang sangat penting dan menarik untuk dibagikan kepada calon siswa, ada banyak cara Anda dapat memanfaatkan fitur email untuk menjadikannya email khusus yang benar-benar dipersonalisasi.

Dalam contoh di bawah ini, seorang siswa menerima pemberitahuan email hanya untuk membuka pesan dan merayakan penerimaannya ke Universitas Negeri Carolina Utara.

Untuk universitas dan perguruan tinggi yang memilih untuk menggunakan perangkat lunak pelacakan penerimaan yang dikombinasikan dengan perangkat lunak CRM mereka, setelah aplikasi siswa diterima, perangkat lunak tersebut dapat memicu kampanye email penerimaan. Ini sangat baik karena memungkinkan institusi pendidikan tinggi untuk menghubungkan ke sumber daya mereka yang berharga, seperti:

• paket informasi siswa

• Informasi departemen keuangan dan banyak lagi lainnya

Sumber: Twitter

Email ulang tahun siswa

Tunjukkan pada siswa Anda bahwa Anda peduli! Alih-alih memperlakukan mereka seperti siswa biasa, mengapa tidak meluangkan waktu untuk membuat dan mengirim pesan email ulang tahun ke badan siswa Anda?

Proses ini dapat dibuat sangat sederhana dengan menggunakan data yang dikumpulkan oleh perangkat lunak pelacakan penerimaan. Lebih baik lagi, setelah Anda menggabungkannya ke sistem informasi siswa atau perangkat lunak CRM, Anda dapat secara otomatis mengirim pesan seperti ini dari Universitas Eastern Illinois saat ulang tahun siswa atau Alumni semakin dekat.

Konsep ini dapat diterapkan pada berbagai hari jadi mahasiswa, antara lain:

• Kelulusan

• Hari-hari pindah

• Kampus aktif yang berkaitan dengan bidang minat siswa

  

Sumber: Gmail

email ikatan alumni

Setelah lulus, hubungan mahasiswa dengan institusi tidak harus berakhir di situ. Begitu seorang siswa mulai mendekati kelulusan, kampanye asosiasi alumni dapat dikirim.

Kampanye ini dapat digunakan untuk meminta siswa bergabung dengan asosiasi sebelum kelulusan, dengan email pengingat dikirim setelah kelulusan mereka. Jika biaya alumni mereka tidak dibayarkan atau siswa memilih untuk membiarkan keanggotaan mereka berakhir, email pengingat juga dapat dikirim.

Kampanye email re-engagement juga merupakan cara yang bagus untuk memanfaatkan informasi yang dikumpulkan oleh perangkat lunak pelacakan penerimaan Anda dan sistem informasi siswa lainnya. Jika Anda melihat bahwa seorang siswa telah keluar dari daftar alumni, Anda dapat memulai kampanye email re-engagement untuk mencoba dan memikat mereka kembali.

Sumber: Gmail

Praktik terbaik pemasaran email untuk pendidikan tinggi

Mengetahui bagaimana perangkat lunak pelacakan penerimaan dapat digunakan bersama dengan upaya pemasaran email Anda sangat bagus. Namun, kita harus membahas beberapa praktik terbaik pemasaran email untuk institusi pendidikan tinggi.

Dengan semuanya menjadi digital, beberapa orang mungkin bertanya mengapa fokusnya harus pada email, dan kami memiliki jawaban Anda. Email adalah saluran digital yang saat ini menghasilkan ROI keseluruhan tertinggi. Untuk setiap $1 yang dibelanjakan, pemasaran email menghasilkan $38 dalam ROI.

Tentu, media sosial dapat memainkan peran besar dalam komunikasi. Namun, email dianggap hampir 40x lebih efektif daripada gabungan Facebook dan Twitter.

Untuk memulai, berikut adalah beberapa tip untuk membuat kampanye email pendidikan tinggi yang sukses.

Segmentasikan daftar email Anda

Segmentasi daftar email Anda dengan benar sangat penting, terutama untuk perguruan tinggi dan universitas. Lembaga-lembaga ini memiliki daftar email yang sangat besar, dan hanya mengirimkan konten yang sama ke masing-masing, dan setiap individu hanya membuang-buang waktu dan sumber daya. Oleh karena itu, mengelompokkan daftar email Anda ke dalam kategori seperti berikut ini sangat penting:

• Status pendaftaran

• Jurusan atau sekolah

• Situasi kehidupan kampus

• Lokasi rumah

• minat ekstrakurikuler

• Klub sosial

Sekarang, daftar tersebut terlihat familier, dan seharusnya begitu karena data ini dapat dikumpulkan dengan perangkat lunak pelacakan penerimaan Anda. Setelah Anda memiliki informasi itu, Anda dapat mengelompokkan daftar Anda sesuai dengan itu, memastikan semua orang menerima konten yang relevan dengan segera.

Personalisasi sangat penting

Seiring dengan segmentasi datang personalisasi, dan personalisasi lebih dari sekedar memasukkan nama siswa di awal email. Personalisasi, sekali lagi, adalah tentang mengirimkan konten yang tepat kepada pembaca yang tepat saat mereka sangat membutuhkannya.

Hal ini membutuhkan pemasar email untuk mengenal pelanggan mereka secara tulus, dan dalam hal ini, para siswa baik di dalam maupun di luar kampus. Seperti halnya segmentasi daftar, Anda harus mengetahui minat siswa, akademik dan ekstrakurikuler, bagaimana mereka menghabiskan waktu mereka dan banyak lagi. Setelah Anda memiliki informasi itu, dan Anda telah menyegmentasikannya, Anda dapat mengirimi mereka pesan yang relevan dan dipersonalisasi yang akan mereka temukan berguna bagi mereka.

Rancang email Anda untuk semua perangkat

Dengan segala sesuatu yang bergerak secara online, sangat penting untuk menjaga kekompakan merek. Itu berarti memiliki branding yang sama di seluruh situs web Anda, materi cetak, dan email Anda. Dengan betapa pentingnya email bagi siswa sehari-hari, memastikan bahwa email kampus Anda terbuka dengan benar di semua perangkat sangatlah penting.

Dulu cukup memiliki desain email yang responsif. Ini berarti bahwa pesan Anda akan mengubah ukurannya tergantung pada ukuran layar perangkat tempat pesan itu dilihat. Meskipun itu adalah langkah ke arah yang benar, itu tidak memastikan bahwa semua konten Anda akan mudah dilihat.

Sebaliknya, lebih penting untuk memastikan bahwa email Anda dirancang sebagai mobile-friendly. Ini berarti email Anda akan terlihat sama, apa pun perangkat yang digunakan pembaca. Meskipun tidak sempurna, ini dengan cepat menjadi standar karena semakin banyak orang mulai membuka dan berinteraksi dengan email mereka di perangkat seluler dan ponsel cerdas mereka.

Sumber: Emma

Selalu tes sebelum Anda mengirim

Ini tidak bisa cukup ditekankan. Menguji email Anda dengan contoh kecil dari daftar email Anda membantu memastikan bahwa Anda mengirimkan informasi yang benar kepada mereka yang ingin menerimanya. Pengujian A/B memungkinkan Anda menguji berbagai komponen email Anda. Ini dilakukan dengan membuat versi "A" dan versi "B", yang kemudian dikirim ke dua sampel kecil dari daftar email Anda. Mana pun yang berkinerja lebih baik adalah yang harus dikirim ke seluruh daftar email Anda.

Bungkus

Perangkat lunak pelacakan penerimaan adalah alat yang hebat untuk pemasar email perguruan tinggi dan universitas karena berbagai alasan. Yang terpenting, ini membantu mereka mengumpulkan informasi penting yang diperlukan untuk mengirimkan email berkualitas tinggi kepada siswa dan staf mereka. Setelah mereka memiliki informasi tersebut, mengambil empat langkah ini akan membantu Anda merancang kampanye email terbaik yang sesuai dengan kebutuhan institusi Anda:

• Segmentasikan daftar email Anda

• Personalisasi adalah suatu keharusan

• Desain teman seluler sangat penting

• Selalu tes sebelum Anda mengirim

Dengan lebih dari 800 universitas di seluruh dunia memanfaatkan Emma HQ, tidakkah menurut Anda inilah saatnya untuk melihat apa yang sedang hype? Minta demo Anda hari ini.