Bagaimana Prosedur Pemesanan Perjalanan Bisnis?

Menangani pemesanan perjalanan bisnis adalah salah satu langkah penting dalam manajemen perjalanan. Organisasi merampingkan pemesanan perjalanan bisnis dengan menerapkan kebijakan perjalanan yang ditetapkan dengan baik. Karyawan dapat mengacu pada kebijakan perjalanan untuk mengetahui apa yang dapat mereka pesan dan apa yang tidak dapat mereka pesan.

Selain penyederhanaan pemesanan perjalanan bisnis, kebijakan tersebut berfokus pada pengendalian biaya perjalanan bisnis. Untuk melakukan itu, perusahaan mendorong pemesanan awal dengan memberi insentif kepada karyawan untuk memilih opsi pemesanan yang hemat biaya.

Secara bersamaan, karyawan mengharapkan pemberi kerja mengizinkan mereka memesan produk dan layanan perjalanan bisnis pilihan mereka. Akibatnya, banyak prosedur untuk mengelola pemesanan perjalanan bisnis bermunculan.

Bagaimana Perusahaan Menyederhanakan Pemesanan Perjalanan Bisnis?

Organisasi memberi karyawan berbagai cara untuk melakukan pemesanan perjalanan bisnis. Beberapa organisasi menggunakan manajer perjalanan internal, sementara yang lain bermitra dengan perusahaan manajemen perjalanan atau menggunakan perangkat lunak manajemen perjalanan . Oleh karena itu, prosedur pemesanan perjalanan bisnis berbeda-beda di seluruh organisasi.

Menyebarkan Manajer Perjalanan In-House

Manajer perjalanan bisnis mengelola kebutuhan perjalanan bisnis organisasi sepenuhnya. Selain membuat kebijakan perjalanan dan memastikan kepatuhan kebijakan, profesional membantu karyawan membuat pengaturan perjalanan bisnis. Manajer perjalanan membantu karyawan memesan produk perjalanan bisnis terbaik sesuai dengan kebijakan perjalanan organisasi.

Selain itu, mereka bernegosiasi dengan berbagai pemasok dan vendor untuk membuat produk perjalanan bisnis tersedia dengan harga lebih rendah. Seiring dengan memfasilitasi pemesanan perjalanan bisnis, manajer perjalanan merekonsiliasi biaya perjalanan dan mengelola transaksi kartu kredit. Oleh karena itu, karyawan dapat fokus pada aspek perjalanan bisnis lainnya ketika perusahaan memiliki manajer perjalanan internal.

Bermitra dengan Perusahaan Manajemen Perjalanan

Banyak perusahaan mengelola program perjalanan bisnis dengan bermitra dengan perusahaan manajemen perjalanan (TMC). TMC membuat produk dan layanan perjalanan penting tersedia dengan tarif lebih rendah dengan membangun koneksi di seluruh industri perjalanan. Bersamaan dengan ini, ini memberi karyawan opsi pemesanan yang lebih luas dengan memungkinkan akses ke inventaris perjalanan domestik dan internasional.

Banyak TMC memesan produk perjalanan perusahaan untuk karyawan sesuai dengan kebijakan perjalanan organisasi. Selain itu, banyak TMC menyediakan alat pemesanan sendiri kepada karyawan. Alat pemesanan mandiri membantu karyawan memesan perjalanan kerja mereka sendiri. Namun, mereka memiliki opsi untuk mendapatkan nasihat ahli dengan menghubungi TMC saat melakukan pemesanan perjalanan bisnis.

Menggunakan Perangkat Lunak Manajemen Perjalanan

Banyak perusahaan merampingkan manajemen perjalanan bisnis melalui otomatisasi. Mereka menggunakan perangkat lunak manajemen perjalanan yang menampilkan solusi manajemen perjalanan dan manajemen biaya bawaan. Karyawan dapat menggunakan perangkat lunak untuk mengakses inventaris penerbangan, akomodasi, dan persewaan mobil dalam jumlah besar. Selain itu, mereka dapat memesan produk perjalanan bisnis pilihan mereka dalam hitungan menit menggunakan alat pemesanan perjalanan mandiri yang disediakan oleh perangkat lunak.

Solusi perangkat lunak manajemen perjalanan semacam itu memungkinkan bisnis menerapkan kebijakan perjalanan organisasi. Mereka memastikan bahwa karyawan tidak melanggar kebijakan perjalanan saat memilih dan memesan produk perjalanan. Selain itu, perangkat lunak manajemen perjalanan zaman baru merekomendasikan opsi penerbangan dan hotel terbaik untuk pelancong bisnis yang sering bepergian berdasarkan preferensi pemesanan dan riwayat perjalanan mereka.

Apa yang Dipertimbangkan Karyawan Saat Melakukan Pemesanan Perjalanan Bisnis?

Sebagian besar bisnis mengizinkan wisatawan untuk memesan produk dan layanan perjalanan. Mereka menggunakan alat pemesanan sendiri yang memberi karyawan akses ke inventaris perjalanan yang luas dan memilih opsi perjalanan bisnis pilihan mereka. Tetapi karyawan harus mempertimbangkan beberapa faktor saat melakukan pemesanan perjalanan bisnis. Berikut adalah beberapa faktor tersebut:

Kebijakan Organisasi

Bisnis membantu karyawan menghindari biaya perjalanan yang tidak dapat diganti dengan menerapkan kebijakan perjalanan dan pengeluaran. Seorang karyawan dapat mengacu pada kebijakan untuk memutuskan kelas penerbangan dan bintang hotel apa yang dapat dia pesan. Sebelum memulai pemesanan perjalanan bisnis, karyawan meluangkan waktu untuk memahami kebijakan organisasi. Juga, mereka mengajukan beberapa pertanyaan untuk menghindari pelanggaran kebijakan perjalanan.

Anggaran Perjalanan

Beberapa organisasi mengendalikan biaya dengan membuat anggaran perjalanan karyawan. Saat menyetujui permintaan perjalanan bisnis, manajer berbagi perkiraan biaya perjalanan bisnis dengan karyawan. Dalam kasus seperti itu, karyawan harus fokus pada harga penerbangan, hotel, dan persewaan mobil agar sesuai dengan anggaran perjalanan. Selain itu, mereka mencari cara untuk memesan produk perjalanan yang diinginkan dengan memanfaatkan penawaran terbaik.

Rencana perjalanan

Saat membuat pemesanan perjalanan bisnis, rencana perjalanan memainkan peran penting. Karyawan melacak jadwal acara dan aktivitas selama perjalanan kerja dengan merencanakan rencana perjalanan bisnis. Mereka mengacu pada rencana perjalanan untuk menentukan waktu keberangkatan dan kedatangan penerbangan. Juga, mereka memutuskan waktu check-in hotel untuk beristirahat dan bersantai sebelum pertemuan.

Garis Waktu Pemesanan

Perusahaan mengendalikan biaya dengan mendorong karyawan menyelesaikan pemesanan perjalanan lebih awal. Beberapa perusahaan mewajibkan karyawan untuk melakukan pemesanan perjalanan dalam jangka waktu tertentu, misalnya 10 hari sebelum tanggal keberangkatan. Karyawan menyelesaikan pemesanan perjalanan lebih awal untuk mematuhi kebijakan organisasi. Juga, pemesanan perjalanan awal membantu mereka memesan penerbangan dan akomodasi pilihan mereka selama musim puncak.

Pengurangan Stres

Mencapai tujuan bisnis menjadi sangat sulit jika karyawan stres selama perjalanan kerja. Namun, mengalami stres dan kecemasan setelah perjalanan penerbangan yang panjang adalah hal yang umum di antara para pelancong yang sering bepergian. Untuk menghindarinya, pelancong bisnis yang cerdas mengurangi waktu perjalanan udara agar tetap santai dan bersemangat setelah perjalanan udara. Mereka melakukan ini dengan memesan penerbangan langsung dan nonstop alih-alih menghubungkan penerbangan untuk menghilangkan stres dan mengurangi risiko penundaan dan pembatalan penerbangan.

Keamanan

Tetap aman telah menjadi salah satu prioritas utama para pelancong kerja setelah pandemi. Saat membandingkan akomodasi untuk pemesanan, mereka memeriksa tindakan yang diambil oleh hotel untuk menjaga keamanan tamu. Selain itu, banyak pelancong bisnis fokus pada lokasi hotel untuk mengurangi waktu perjalanan dan menikmati waktu henti.

Pilihan untuk Menyimpan

Banyak organisasi mengendalikan biaya dengan memberi insentif kepada karyawan untuk memilih solusi perjalanan hemat biaya. Mereka berbagi sebagian dari tabungan dengan karyawan sebagai hadiah. Karyawan mencari cara untuk mengurangi biaya perjalanan tanpa memengaruhi pengalaman dan keselamatan perjalanan bisnis mereka jika kebijakan perjalanan organisasi menghargai mereka karena mengurangi biaya pemesanan perjalanan bisnis.

Kata Akhir di

Saat ini, organisasi memiliki beberapa prosedur berbeda untuk menangani perjalanan bisnis. Oleh karena itu, prosedur pemesanan perjalanan bisnis berbeda antar organisasi. Tetapi setiap organisasi berfokus untuk membuat pemesanan penerbangan dan hotel lebih mudah bagi karyawan. Demikian pula, karyawan lebih suka memesan produk perjalanan bisnis yang membuat mereka aman dan bebas stres selama perjalanan bisnis.