Kami sedang menerapkan DAM! Di mana saya memulai?

Selamat! Anda memiliki persetujuan dan anggaran untuk solusi manajemen aset digital (DAM) pertama perusahaan Anda dan siap untuk terjun. Sekarang bagaimana? Kegembiraan hari-hari awal perjalanan DAM Anda dapat dengan cepat berubah menjadi ketakutan ketika dihadapkan pada pertanyaan: Dari mana saya harus memulai?

Di mana aset saya?

Sebelum Anda dapat memutuskan sistem DAM yang sesuai dan jumlah penyimpanan yang Anda perlukan, Anda memerlukan gambaran lengkap tentang apa yang sedang Anda kerjakan terkait jumlah aset dan ukuran file. Jika perusahaan Anda memproduksi aset video resolusi tinggi dalam jumlah besar yang akan disimpan di DAM, itu dapat menghabiskan banyak ruang penyimpanan. Tidak pernah terlalu dini untuk mulai menggali dan mengumpulkan aset perusahaan Anda.

Untuk mendapatkan nilai maksimal dari DAM Anda, DAM harus menjadi satu-satunya sumber kebenaran untuk semua aset Anda. Jangan tinggalkan kebutuhan bisnis yang terlewat. Akun untuk semua jenis file, termasuk gambar, video, dokumen, dan file sumber. Jangan berasumsi bahwa semua aset Anda ada di drive bersama perusahaan. Drive bersama adalah tempat yang sangat baik untuk memulai, tetapi pastikan Anda juga melihat situs Sharepoint, melakukan panggilan untuk perangkat penyimpanan eksternal, dan mencari tahu apakah pengguna Anda memiliki kebiasaan menyimpan sesuatu di hard drive mereka. Apakah perusahaan Anda bekerja sama dengan agensi? Pastikan mereka telah memberi Anda semua file yang secara kontrak wajib mereka berikan.

Indikator awal

Setelah Anda membuat kemajuan dengan mengumpulkan semua aset Anda, lihat apa yang telah Anda kumpulkan dan lihat apakah Anda dapat mulai mengidentifikasi beberapa persyaratan awal yang luas:

1. Rentang jenis dan ukuran file apa yang perlu diakomodasi oleh DAM Anda?
2. Mengingat volume, kedalaman, dan riwayat aset yang Anda lihat, haruskah semuanya masuk ke DAM sejak hari pertama? Atau apakah lebih masuk akal untuk memilih tanggal penting dan mengunggah setiap aset yang dibuat mulai hari itu ke DAM sambil mempertahankan aset arsip di lokasi lain? Ingatlah bahwa jika Anda memelihara aset arsip di lokasi terpisah, aset tersebut harus dapat diakses dengan cepat dan mudah oleh pengguna yang ditunjuk. Anda biasanya akan menemukan bahwa beberapa aset lama yang masih disetujui untuk penggunaan saat ini akan berada di luar cakupan dari apa yang telah Anda muat ke DAM untuk peluncurannya. Aset ini perlu diunggah ke DAM sesuai permintaan pengguna.
3. Apakah Anda biasanya menghasilkan beberapa rendisi untuk satu aset? Misalnya, apakah Anda tidak hanya memiliki versi asli tetapi juga versi thumbnail, kecil, sedang, dan besar?
4. Apakah Anda perlu memperhitungkan versi? Saat Anda mengunggah versi baru aset ke DAM, apakah Anda perlu mempertahankan semua versi sebelumnya untuk tujuan pengarsipan dan mengaitkannya dengan versi saat ini? Apakah perubahan spesifik di seluruh versi perlu dilacak?
5. Apakah ada persyaratan hukum atau peraturan khusus di sekitar beberapa atau semua aset Anda?

Melihat ganda. Atau tiga kali lipat.

Tugas terkait aset lain yang ingin Anda tangani lebih cepat daripada nanti adalah duplikat. Dengan aset yang tersebar di beberapa lokasi, salinan duplikat dari aset yang sama pasti ada di beberapa lokasi. Mereka semua mungkin memiliki nama file yang sama, memungkinkan mereka untuk dengan mudah diidentifikasi, atau mungkin tidak. Seringkali dibutuhkan tim kreatif atau pakar konten yang terlatih untuk mengidentifikasi aset duplikat dengan nama file yang berbeda.

Semakin cepat Anda mulai mengidentifikasi dan menyingkirkan duplikat saat Anda mengumpulkan aset, semakin baik. Anda mungkin sudah familiar dengan prinsip "sampah masuk, sampah keluar", dan Anda harus mengingatnya saat menyiapkan aset untuk diunggah ke DAM Anda. Tentu, Anda bisa membuang semuanya ke sana dan membersihkannya nanti, tapi maukah Anda? Dan sementara itu, berapa banyak kebingungan yang ditimbulkannya bagi pengguna akhir Anda, yang beberapa di antaranya terpapar DAM untuk pertama kalinya? Anda perlu menemukan waktu dan sumber daya untuk mengatasi duplikat kapan saja, jadi buatlah prioritas untuk melakukannya sebelum Anda siap untuk mengunggah aset secara massal ke DAM baru Anda yang mengkilap. Anda dapat menghemat waktu untuk tidak menduplikasi pekerjaan dengan menempatkan metadata pada aset yang kemungkinan akan dihapus segera setelah diunggah ke DAM.

Siapa yang mengendarai kereta DAM ini? Dan siapa yang ikut dalam perjalanan itu?

Serius mempertimbangkan membawa pustakawan DAM. Lebih cepat lebih baik. Anda mungkin ragu untuk membelanjakan sebagian dari anggaran DAM Anda untuk pustakawan penuh waktu, dan ya, saya mungkin sedikit bias tentang hal ini, tetapi itu akan bernilai setiap sen. Memiliki pustakawan yang berdedikasi pada proyek sejak awal sangat penting jika ini adalah DAM pertama perusahaan Anda. Dan untuk mendapatkan hasil maksimal dari investasi Anda, temukan seseorang dengan tiga pengalaman DAM: memilih, menyiapkan, DAN memelihara DAM. Bawa mereka sesegera mungkin. Ini akan menghemat waktu dan uang Anda dalam jangka panjang karena mereka dapat menyelamatkan Anda dari membuat keputusan sejak dini bahwa Anda harus mencurahkan sumber daya untuk memperbaiki nanti.

Sebagai pustakawan yang telah membantu tiga perusahaan meluncurkan DAM, saya tahu betul apa yang tidak boleh dilakukan, dan saya dapat memandu Anda menjauh dari membuat keputusan yang akan Anda sesali nanti. Menunggu untuk membawa seseorang masuk sampai Anda menyadari bahwa Anda berada di atas kepala Anda dan telah membuat beberapa keputusan yang tidak terlalu optimal berarti pustakawan Anda berpotensi menghabiskan waktu berbulan-bulan, jika tidak bertahun-tahun setelah mereka tiba dalam mode "perbaiki" saat melakukan pengendalian kerusakan dan mencoba meyakinkan pengguna bahwa mereka dapat mempercayai sistem yang tidak memberikan kesan pertama yang terbaik.

Jika Pustakawan DAM Anda adalah pengemudi kereta Anda, pemangku kepentingan Anda adalah penumpang VIP kelas satu Anda. Mengidentifikasi mereka dan mendapatkan komitmen mereka terhadap proyek harus dilakukan sedini mungkin. Ini memberikan waktu bagi mereka untuk mendapatkan persetujuan yang diperlukan dari pemimpin mereka dan mempersiapkan jadwal mereka untuk komitmen waktu. Saat mengidentifikasi pemangku kepentingan, pastikan Anda menyertakan orang-orang dari setiap divisi terpisah di perusahaan Anda yang akan terlibat langsung dengan DAM. Setiap kelompok atau departemen yang akan mencakup pengguna akhir DAM reguler harus diwakili. Dan jangan lupa bahwa departemen TI dan Hukum perlu disertakan.

Meskipun Anda ingin memastikan bahwa Anda memiliki suara dari setiap area perusahaan yang relevan, berhati-hatilah dalam membentuk kelompok pemangku kepentingan yang terlalu besar, yang dapat membuat diskusi menjadi berat dan menyebabkan masalah mencapai konsensus. Bagian dari peran pemangku kepentingan adalah untuk mewakili divisi masing-masing dan menjadi satu suara bagi mereka dalam pertemuan, sehingga hanya satu pemangku kepentingan per area yang diperlukan. Tentukan dengan jelas bagi pemangku kepentingan Anda parameter peran dan harapan Anda. Pastikan bahwa mereka mengetahui komitmen waktu yang akan dilibatkan, dan dapatkan komitmen bahwa mereka bersedia dan mampu untuk tetap terlibat penuh selama durasi pekerjaan. Partisipasi pemangku kepentingan Anda dapat secara signifikan membantu atau merugikan kemajuan dan garis waktu proyek Anda, jadi tetapkan harapan yang jelas sejak awal.

Meskipun perjalanan DAM Anda pada akhirnya akan bermanfaat, akan ada pasang surut di sepanjang jalan. Mengambil beberapa langkah pertama yang spesifik ini akan memulai perjalanan Anda di jalur yang benar dan menyiapkan Anda untuk kesuksesan di masa depan.

Pendapat yang diungkapkan dalam artikel ini adalah dari penulis tamu dan belum tentu MarTech. Penulis staf tercantum di sini.