Asisten Penjualan Virtual: Mengapa Anda Membutuhkannya?

Apa itu asisten penjualan? Di AS ada sekitar 3,6 juta asisten penjualan yang dipekerjakan, tetapi jika Anda mencari istilah ini di Google, Anda akan melihat berbagai deskripsi pekerjaan: dari kasir ritel hingga pengembangan bisnis dan asisten administrasi.

Ini karena, tidak seperti akuntan, manajer PPC, atau pembersih, posisi asisten menyiratkan fungsi yang berbeda, tergantung pada jenis bisnis (offline atau online), industri (eCommerce atau SaaS), struktur organisasi, skala perusahaan, tujuan, dan sebagainya. .

Seorang asisten penjualan dapat menjadi anggota staf penuh waktu di rumah, atau – yang lebih umum – perusahaan dapat memilih untuk menyewa asisten penjualan virtual. Di bawah ini kami menjelaskan cara merekrut dan mengatur kerja sama dengan asisten penjualan virtual, dan kapan disarankan untuk melibatkan mereka.

Bagaimana Asisten Penjualan Virtual Mendukung Penjualan Anda

Asisten penjualan virtual (VA) adalah spesialis outsourcing yang dapat disewa perusahaan untuk rentang pekerjaan yang tepat atau jangka waktu tertentu. Asisten penjualan virtual bukanlah kontraktor atau pekerja lepas sesekali – dia adalah bagian dari tim Penjualan seseorang. Meskipun karyawan ini tidak menjadi staf, mereka dapat bekerja beberapa jam per minggu atau dipekerjakan sepenuhnya untuk proyek satu perusahaan dan menghabiskan 40+ jam per minggu untuk mereka. Anda dapat memperbarui perjanjian layanan dan bekerja sama selama bertahun-tahun dengan asisten penjualan virtual, sehingga mereka menjadi anggota tim yang tak tergantikan.

Untuk perusahaan yang mengontrak penjualan virtual, asisten masuk akal jika:

• bisnis dan penjualan berkembang dengan cepat, dan tidak memiliki sumber daya tambahan untuk mempekerjakan lebih banyak staf segera

Ketika sebuah organisasi berubah menjadi menengah atau besar, ia menghadapi sejumlah besar tantangan. Lebih banyak klien, pesaing baru, restrukturisasi modal, perubahan kepemilikan – ini hanya beberapa di antaranya. Pada titik ini, mungkin bukan hanya untuk menginvestasikan terlalu banyak sumber daya – waktu dan uang – dalam mempekerjakan profesional junior atau bahkan tingkat menengah untuk lowongan pekerjaan baru. Namun demikian, operasi penjualan, misalnya pengiriman surat atau panggilan telepon dengan prospek, harus dikelola setiap hari. Asisten outsourcing mungkin adalah "lebah sibuk" yang akan membantu tim internal.

• perusahaan baru atau kecil dan tidak dapat mengemas tim Penjualan sepenuhnya

Operasi penjualan yang terampil dapat meminta $60.000 per tahun untuk layanan mereka, jadi mempekerjakan tim spesialis semacam itu mungkin tidak terjangkau bagi perusahaan rintisan, pengusaha swasta, atau pendatang baru di industri. Sebuah jalan keluar mungkin – untuk menyewa satu salesman terampil dan kontrak beberapa asisten virtual yang akan melakukan pekerjaan di bawah pengawasan manajer.

• perusahaan berencana untuk memperluas pasar geografis baru

Ketika Anda berencana untuk memasuki pasar baru, salah satu kesulitannya adalah menemukan karyawan yang dapat berbicara dengan pelanggan lokal dalam bahasa mereka. Ini bukan masalah besar dengan negara-negara berbahasa Inggris atau di mana bahasa ini umum, katakanlah Meksiko atau India, tetapi jika Anda memutuskan untuk terjun ke Timur Tengah atau Asia, hambatan bahasa mungkin menjadi penghalang yang membingungkan untuk penjualan. Disarankan untuk mencari VA di platform ketenagakerjaan lokal dan mengontraknya untuk pengiriman surat, komunikasi langsung dengan klien, atau bukti konten.

• lebih murah untuk melakukan outsourcing beberapa pekerjaan daripada membayar lembur secara teratur

Setiap bisnis memiliki tugas yang mudah namun sangat memakan waktu dan membosankan, misalnya, pengikisan data manual dari Internet. Mungkin lebih murah untuk menyewa 1 atau 2 asisten virtual daripada membayar jam kerja ekstra profesional internal.

• tim sudah 100% jarak jauh atau didistribusikan di seluruh dunia

Jika perusahaan tidak memiliki kantor fisik dan karyawannya tersebar di seluruh dunia, mengontrak asisten penjualan virtual bahkan lebih masuk akal. Satu-satunya pertanyaan adalah untuk mempekerjakan karyawan dari zona waktu yang sama atau dekat. Jika tidak, ketika beberapa kursi di Jepang dan lainnya di Afrika Selatan, akan cukup merepotkan untuk menjadwalkan panggilan atau rapat tim online.

Apa yang Dilakukan Asisten Penjualan Virtual?

Jumlah pekerjaan yang dapat Anda tetapkan untuk asisten penjualan virtual bergantung pada keahliannya dan bagaimana Anda mencapai pemahaman. VA dapat berkontribusi pada setiap tahap saluran penjualan dan saluran, khususnya:

• melakukan riset prospek

Mencari klien tidak mudah, dan ada banyak cara yang dapat dilakukan perusahaan: memeriksa profil pengguna secara manual di jejaring sosial, meluncurkan kampanye gen utama, menelusuri agregator, daftar dan direktori perusahaan (relevan untuk pasar B2B), lihat kepada siapa pesaing menjual, membaca komentar di YouTube, memeriksa pendengar podcast, membeli basis data kontak (pilihan yang buruk, tapi tetap saja), atau – semua ini sekaligus. Meskipun rutin menjelajah bukanlah ilmu yang sulit, ini menghabiskan banyak waktu, jadi asisten penjualan dengan pengalaman pengikisan data akan membantu.

• melakukan riset pesaing

Informasi ini penting untuk menyesuaikan strategi dan aktivitas penjualan taktis – kampanye promo, desain materi iklan atau presentasi penjualan, pengiriman surat, dan distribusi konten. Setelah Anda menyusun daftar pesaing utama, manajer penjualan dapat menyusun metodologi penelitian dan menugaskan asisten virtual untuk melakukan kerja lapangan.

• berpartisipasi dalam riset pasar

Analisis tersebut mencakup mempelajari persepsi pelanggan terhadap perusahaan atau merek, riset tren pasar, pencarian calon pelanggan, dan sebagainya. Meskipun ini adalah tanggung jawab Pemasaran, spesialis penjualan juga dapat berkontribusi pada riset pasar. Misalnya – menyebarkan kuesioner di antara prospek atau pembeli, mengumpulkan umpan balik, mengatur kelompok fokus, dan sebagainya.

• membuat dan menangani database prospek

Manajemen data adalah tugas yang melelahkan. Tidak hanya membutuhkan akurasi, perhatian, dan ketekunan – bekerja dengan informasi menyiratkan bahwa VA menggunakan alat, misalnya Tableau, Azure, mengetahui SQL atau bahasa kueri lainnya, dan dapat secara mandiri menulis permintaan sederhana untuk mengekstrak informasi yang diperlukan (lebih disukai). Inilah yang biasanya dilakukan oleh Analis Data, tetapi jika Anda tidak mampu membayar spesialis khusus untuk memproses data penjualan, Anda dapat menyewa asisten penjualan yang paham teknologi untuk pekerjaan ini.

• mengatur dan memelihara CRM

Menangani CRM adalah bidang yang berbeda dari pekerjaan yang berhubungan dengan penjualan. Di atas segalanya, Anda harus memetakan perjalanan pelanggan, proses penjualan, dan memutuskan bidang data yang diperlukan, label, dll. Penjual virtual dapat membantu secara signifikan – mempelajari POC utama, menggunakan Google Analytics dan memantau sumber lalu lintas situs web, menyiapkan ringkasan tentang kampanye gen prospek , hitung durasi corong, waktu rata-rata untuk menutup satu transaksi. Dan kemudian – kumpulkan informasi dan unggah ke CRM.

• mengatur otomatisasi penjualan

Ada banyak instrumen di pasar: alat untuk menghasilkan dan memelihara prospek, peluncur kampanye tetes email, pencari data, penjadwalan konten, dan sistem distribusi, dll. Tetapi tanpa integrasi dan pengaturan yang benar, semuanya tidak berguna. Asisten penjualan yang tahu cara "memanipulasi" semua alat ini akan menghemat banyak waktu Anda dan meningkatkan operasi penjualan secara signifikan.

• alamat prospek

Penjangkauan adalah salah satu alasan paling umum mengapa perusahaan mempekerjakan VA. Komunikasi dapat dilakukan secara otomatis, tetapi hanya sampai titik tertentu. Dialog dengan “wajah manusia” dan layanan pelanggan masih penting dalam penjualan – terkadang, bahkan lebih dari iklan atau perangkat lunak otomatisasi yang mahal. Asisten virtual dapat berkontribusi banyak dalam membangun hubungan, misalnya melakukan cold mailing, memelihara prospek dengan konten yang sangat disesuaikan, menindaklanjuti kesepakatan, dan memberikan dukungan purna jual.

• berpartisipasi dalam retensi klien

Anda mungkin pernah mendengar bahwa peningkatan kecil dari metrik retensi dapat meningkatkan keuntungan bisnis hingga 95%. Meskipun setengah benar, peduli tentang retensi pelanggan bernilai uang, setuju. VA dapat berkontribusi pada LTV pelanggan, misalnya, dengan mengirimkan email menarik yang dipersonalisasi kepada mereka dan mengumpulkan informasi yang dapat digunakan untuk membuat program loyalitas.

• menulis laporan

Pemrosesan data menghasilkan semua atribut analisis lainnya – komposisi tabel, bagan, catatan, ringkasan, ringkasan, atau bahkan bab laporan penjualan.

• siapkan bahan jualan

Seseorang yang pernah membuat presentasi penjualan tahu bahwa ini adalah tugas yang menakutkan. Tidak hanya harus konsisten dan persuasif, bagian visualnya, misalnya perataan teks, font, gambar, dan efek tidak kalah pentingnya. VA dapat membantu menyusun informasi, sehingga klien akan menerima presentasi yang bagus, bukan slide yang berantakan.

Mengapa Anda Harus Menyewa Asisten Penjualan Virtual?

Kami telah menetapkan bahwa VA dapat melakukan banyak tugas dengan kompleksitas yang berbeda-beda, tetapi ini hanya jika alur kerja terkoordinasi dengan baik. Dengan demikian, Anda harus:

• mengerjakan "paket" orientasi – tuliskan deskripsi tugas VA dan berikan mereka akun surat perusahaan, daftar alat, siapa yang harus dihubungi untuk mendapatkan hak akses, prosedur kerja sama dengan pemasaran, aturan pelaporan, dll
• tetapkan tugas, KPI, dan tenggat waktu yang jelas – ambiguitas dan ketidakpastian membunuh kepercayaan dan produktivitas, jadi ketahuilah hasil pasti apa yang Anda harapkan dari VA
• setuju tentang pelaporan waktu – sementara beberapa setuju dengan menginstal dan menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu, yang lain mungkin menganggapnya memalukan; karena Anda akan membayar tarif per jam, dalam banyak kasus, lebih baik menyetujui metode pelacakan dengan asisten penjualan virtual
• berikan umpan balik – apresiasi dan kritik lebih baik daripada diam; satu-satunya poin adalah menemukan formulir yang pas untuk menyampaikan rekomendasi sehingga VA akan tetap termotivasi dan mau meningkatkan kinerjanya.

Jika Anda berhasil dengan persiapan yang mudah ini, kerja sama dengan asisten virtual akan menghasilkan manfaat berikut:

• pengurangan biaya tenaga kerja – Anda akan membayar untuk pekerjaan tertentu dan jam yang dihabiskan, daripada sehari penuh yang mencakup istirahat, pembicaraan kecil dengan rekan kerja, dll; selain itu, spesialis internal Anda yang mahal tidak akan membuang waktu untuk melakukan tugas manual yang padat karya
• pengurangan beban kerja – Anda dapat mengontrak lebih banyak asisten penjualan virtual selama musim sibuk
• outsourcing pekerjaan satu kali – alih-alih mempekerjakan salesman baru, Anda dapat mengalihdayakan tugas-tugas tertentu seperti pengaturan CRM
• proses otomatis – Anda dapat menyewa VA ahli selama satu atau dua minggu yang akan membeli lisensi dan mengintegrasikan perangkat lunak.

Untuk menemukan asisten virtual, Anda dapat merujuk ke semua situs web pekerjaan populer, seperti Workana, Upwork, atau Indeed. Dalam posting pekerjaan, tekankan dalam salinan bahwa Anda mencari "asisten penjualan digital", jika tidak, pencari kerja dapat membingungkan perusahaan Anda dengan toko fisik. Anda dapat menyertakan tanggung jawab berikut untuk membuatnya lebih jelas:

• mengirimkan pesanan penjualan baru ke dalam sistem penjualan {mention CRM}
• pantau kinerja akun utama
• mengoordinasikan informasi tentang klien untuk Eksekutif Akun
• menangani dokumen yang berhubungan dengan penjualan
• menjadi perantara antara klien dan penjual
• dan jangan lupa untuk menyebutkan bahwa posisinya sepenuhnya terpencil dan dapat mengandaikan kontrak jangka waktu tetap.

Juga, pertimbangkan untuk menyebutkan kualifikasi ini:

• Gelar Sarjana Ekonomi, Manajemen, Pemasaran, Administrasi Bisnis {atau lainnya yang relevan} dari lembaga terakreditasi
• berpengalaman dengan {sebutkan CRM dan/atau sistem database}
• kemahiran dalam MS Office, khususnya, MS Word, Excel, dan PowerPoint
• kemahiran dengan G Suite.

Alat Tambahan untuk pekerjaan asisten penjualan virtual yang efektif

Dokter Waktu

snapshot diambil dari Timedoctor.com

Ini adalah pelacak waktu dengan beberapa kemajuan: CRM, opsi tangkapan layar, lembar waktu dan penggajian yang disiapkan secara otomatis, peringatan gangguan, dan sebagainya. Anda dapat mengintegrasikan Time Doctor dengan perangkat lunak manajemen proyek, seperti Jita atau Trello, atau menggunakannya sebagai alat PM utama – membuat tugas dan melacak kinerjanya. Individu dapat memulai dengan paket berlangganan $6/bulan.

Snov.io

snapshot diambil dari Snov.io

Ini adalah perangkat lunak utama untuk mengotomatisasi pencarian dan penjangkauan email. Snov.io akan melakukan pencarian dan verifikasi email, menjadwalkan pengiriman surat reguler, menyimpan konten email, dan meluncurkan kampanye tetes sepenuhnya secara mandiri. Dengan alat ini, Anda dapat membentuk basis data prospek dari awal atau memvalidasi pra-pembantu, sehingga alamat email yang tidak valid akan menjangkau milis. Paket berlangganan mulai dari $33 per bulan.

Kendur

snapshot diambil dari Slack.com

Slack adalah platform komunikasi yang nyaman untuk tim di kantor atau jarak jauh. Anda dapat menggunakan perpustakaannya, yang disebut Bolt, untuk mengembangkan aplikasi Anda sendiri dan menjaga keamanan komunikasi perusahaan. Dialog diatur dalam ruang kerja, dan Anda dapat mengundang pengguna baru dengan mengirimkan tautan ke ruang kerja. Slack, tetapi untuk lebih banyak peluang, Anda dapat membayar mulai dari $6.67/bulan per 1 pengguna.

BertemuEdgar

snapshot diambil dari Meetedgar.com

Alat ini akan membantu VA Anda mengelola beberapa akun sosial. Di sini, mereka dapat menjadwalkan berbagi publikasi baru dan melacak kinerja konten – lihat tampilan dan klik. MeetEdgar bekerja dengan baik untuk menemukan dan mempratinjau profil calon pelanggan, sehingga salesman juga dapat menggunakannya sebagai komponen aktivitas lead gen. Harga mulai dari $19 per bulan.

KontenStudio

snapshot diambil dari Contentstudio.io

Anda dapat sepenuhnya mengotomatisasi manajemen konten dengan alat ini, misalnya mencari topik yang sedang tren, mengelola artikel yang disiapkan, dan berbagi publikasi di antara semua profil sosial perusahaan Anda. Untuk asisten penjualan virtual, ContentStudio memiliki penawaran khusus – informasi gabungan dari semua Kotak Masuk. Dengan demikian, mereka dapat menemukan pesan langsung baru dari LinkedIn, Facebook, Twitter, dan sebagainya di satu tempat. Langganan berbayar mulai dari $49 per bulan.

kalender

snapshot diambil dari Calendly.com

Calendly adalah kalender ketersediaan yang dapat dibagikan, berguna untuk menyepakati janji temu dengan orang-orang di luar organisasi – investor, pelanggan, pemasok, dan sebagainya. Untuk menjadwalkan pertemuan, VA harus berbagi kalender dengan opsi waktu memimpin dan menyebutkan. Target, dengan demikian, akan memilih slot yang paling nyaman. Calendly memiliki langganan gratis dan berbayar, dengan harga mulai dari $8 per pengguna per bulan.

PicMonkey

snapshot diambil dari Picmonkey.com

Alat ini bisa menjadi pengganti sementara bagi seorang desainer. Dengan PickMonkey Anda membuat atau mengedit visual, misalnya gambar bermerek untuk publikasi atau posting blog, gambar sampul situs web, materi iklan, dan sebagainya. Paket dasar berjumlah $7,99 per bulan.

Mempekerjakan asisten penjualan virtual adalah pilihan yang baik untuk perusahaan kecil dan perusahaan besar – sementara yang pertama dapat memperoleh manfaat dari pengurangan biaya tenaga kerja, yang kedua dapat menurunkan tim internal mereka dan mencapai skala penjualan yang lebih besar. Jika Anda berhasil mengatur kerja sama yang nyaman, asisten penjualan virtual akan menjadi anggota tim Penjualan Anda yang berharga.