Ruang Data Virtual: Manfaat, Penggunaan, dan Alat

Teknologi telah mengubah cara operasi bisnis dan cara kerja karyawan di seluruh dunia.

Berbagai teknologi baru, seperti smartphone, SaaS, laptop, tablet, dll telah mempromosikan ruang kerja digital dan bekerja dari jarak jauh. Ini memiliki peran besar dalam transformasi digital, sehingga memungkinkan tim bekerja lebih efisien dari sebelumnya.

VDR atau Ruang Data Virtual adalah salah satu bagian dari revolusi ini dalam hal teknologi. Ruang data virtual telah sepenuhnya mengubah cara membuat kesepakatan untuk bisnis. Posting ini akan mengeksplorasi VDR, manfaat, kegunaannya, dan beberapa penyedia VDR.

Apa itu VDR atau Ruang Data Virtual?

Ruang data virtual adalah ruang atau penyimpanan online tempat organisasi menyimpan data dan file rahasia. Mereka menggunakan VDR saat melakukan transaksi keuangan atau saat berurusan dengan pihak ketiga.

VDR adalah layanan penyimpanan berbasis cloud yang memungkinkan berbagi informasi pribadi atau rahasia dengan mitra, klien, dan lainnya.

Ruang data virtual menggunakan metode enkripsi yang kuat, yang membuat penyimpanan cukup andal dan aman. VDR menyandikan data sebelum memindahkannya ke cloud penyimpanan.

Mereka juga memungkinkan Anda untuk memilih dari berbagai pengaturan pembatasan dan izin dokumen. Ini mencegah data disalin, dibagikan, atau dicetak tanpa izin.

Penggunaan Ruang Data Virtual

VDR menawarkan ruang untuk uji tuntas yang diperlukan saat menyelesaikan kesepakatan bisnis. Transaksi ini melibatkan dokumen dan file dengan ukuran besar dan dalam jumlah yang lebih besar.

Sebagian besar dokumen ini bersifat rahasia dan berisi data yang sangat sensitif. VDR menawarkan cara yang andal bagi semua orang yang tertarik untuk bertukar dan meninjau dokumen saat bernegosiasi.

Agar bisnis dapat mempertahankan hubungan bisnis, diperlukan transmisi data dan kontrak yang sering. Ruang data virtual menyediakan penyimpanan untuk kontrak ini dan membuatnya tersedia kapan pun diperlukan.

Ini berfungsi sebagai titik akses terpusat untuk pengacara, regulator eksternal dan internal, akuntan, dan lebih banyak pihak. Sistem pusat seperti itu mengurangi risiko keterlambatan dan kesalahan. Ini juga menawarkan transparansi dalam komunikasi.

Manfaat Ruang Data Virtual

Ruang data virtual adalah solusi sempurna untuk organisasi mana pun. Ini dapat membantu bisnis merampingkan proses berbagi dokumen dan membuatnya jauh lebih efisien. Mereka menawarkan berbagai manfaat, beberapa di antaranya meliputi:

• Berbagi dokumen dan informasi bisnis penting dan pribadi secara efisien dengan aman.
• Menawarkan perlindungan terhadap informasi organisasi.
• Manajemen data dan dokumen yang aman dan aman.
• Dapat diakses oleh banyak pihak secara bersamaan.
• Pengunggahan data dalam jumlah besar dimungkinkan.
• Mendukung perangkat seluler.
• Fitur pencarian yang tepat tersedia.

Selanjutnya, kita akan mengeksplorasi kasus penggunaan ruang data virtual.

Kasus Penggunaan Ruang Data Virtual

Ruang data virtual berlaku di semua area yang melibatkan peningkatan modal, transaksi keuangan, dan kesepakatan bisnis. Mari kita lihat beberapa aplikasi utama VDR.

Teknologi

VDR adalah solusi yang sangat berguna untuk industri teknologi. Ini memungkinkan organisasi teknologi terbesar untuk berbagi data dan informasi antara tim dan menyebar ke seluruh dunia.

Pengembangan perusahaan

Strategi perusahaan melibatkan sejumlah besar pemanfaatan array data. Penggunaan VDR membantu dalam mengidentifikasi tren data yang tidak diperhatikan.

Perbankan Investasi

Industri perbankan investasi sangat memanfaatkan fasilitas ruang data virtual. Proses seperti penggalangan modal, IPO, dan M&A menuntut pembagian data yang sangat besar, menjadikan VDR suatu keharusan.

Bidang Hukum

Industri hukum melibatkan sejumlah besar dokumen. Namun, dokumen ini berubah menjadi dokumen elektronik. Dan dengan demikian, ruang data virtual ikut berperan dalam industri ini untuk menyimpan, mengambil, dan berbagi dokumen hukum.

Perusahaan Akuntansi

VDR membantu organisasi akuntansi dan audit untuk membagikan akun dan laporan audit mereka dengan klien melalui platform yang aman.

Perumahan

Industri real estat mencakup sejumlah besar dokumen dan pertukaran dokumen. VDR membantu menyimpan dan mengelola dokumen-dokumen ini tanpa risiko apa pun.

Ruang Data Virtual vs Fisik

Sebelumnya, sebelum evolusi teknologi digital, ruang data fisik digunakan. Ini digunakan untuk menyimpan dokumen penting, dokumen kekayaan intelektual, dan banyak lagi. Ruang data fisik adalah lokasi fisik sebenarnya.

Namun kini, dengan evolusi teknologi digital, dokumen virtual atau elektronik menggantikan dokumen fisik. Akibatnya, ruang data virtual menggantikan ruang data fisik. Ruang data virtual memiliki banyak keunggulan dibandingkan dengan ruang data fisik. Mari kita cari tahu beberapa:

#1. Selisih Biaya

Ruang data fisik memerlukan lokasi yang disewakan dan fasilitas keamanan yang sesuai untuk melindungi dokumen. Ini berarti ada biaya besar terkait sewa, pemeliharaan, keamanan, dll.

Di sisi lain, ruang data virtual adalah solusi cloud yang menawarkan kemampuan untuk menyimpan data dalam jumlah besar dengan aman. Ruang data virtual jauh lebih hemat biaya daripada ruang fisik.

#2. Waktu Pengambilan Data

Di ruang data fisik, Anda dapat membayangkan betapa sulitnya mencari melalui tumpukan dokumen yang ada. Anda akan membutuhkan waktu berjam-jam untuk melakukan ini, bahkan jika itu diatur dengan sempurna.

Dibandingkan dengan ini, VDR memungkinkan Anda melakukan ini dengan mulus dan dalam hitungan detik. Setiap orang yang memiliki izin untuk mengakses dokumen dapat mencari dan mengambil data dengan segera tanpa menunggu waktu.

#3. Efisiensi

VDR membantu meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen dan proses bisnis. Karena memungkinkan dokumen menjangkau banyak penawar hampir dalam waktu singkat.

Namun ketika kita berbicara tentang ruangan data fisik, bidder harus menjadwalkan janji temu untuk mengakses ruangan tersebut. Dengan demikian tingkat efisiensinya akan rendah.

#4. Komunikasi Rahasia

VDR memungkinkan komunikasi rahasia dan pribadi antara para pihak. Anda dapat menanggapi pertanyaan spesifik dari organisasi lain tanpa mengizinkan siapa pun mengakses informasi Anda. Anda dapat memberikan izin kepada siapa pun untuk melihat dokumen Anda atau lainnya.

#5. Pelacakan

VDR menawarkan pelacakan tampilan dokumen yang mudah. Pada saat yang sama, ini tidak mungkin dilakukan di ruang data fisik. Anda tidak dapat mengontrol siapa yang melihat dokumen mana. Tetapi ruang data virtual memungkinkan Anda melihat berapa banyak orang yang melihat file Anda. Anda mendapatkan laporan harian tentang ini, yang memudahkan pelacakan.

Beberapa penyedia ruang data virtual menawarkan fitur hebat. Berbagai fitur memungkinkan Anda mengelola dokumen dan file secara online secara efisien dan efektif.

Alat Ruang Data Virtual

Mari jelajahi penyedia ruang data virtual terbaik yang dapat Anda pertimbangkan.

iDeals

iDeals menawarkan cara untuk berkolaborasi dan membagikan dokumen bisnis penting Anda dengan aman. Ini memungkinkan Anda untuk mengunggah file Anda dengan menggunakan fitur drag-and-drop yang mudah. Anda dapat mengunggah file secara massal dan menghemat waktu berharga Anda.

Ini mendukung lebih dari 25 format file yang berbeda dan memungkinkan Anda untuk berintegrasi dengan Windows Explorer. Opsi dan filter pencarian teksnya yang mudah membuat pengambilan data jauh lebih nyaman.

Ansarada

Ansarada adalah ruang data virtual pintar yang berfungsi lebih dari sekadar solusi penyimpanan dan berbagi file. Itu terintegrasi dengan platform lain untuk mengaktifkan sinkronisasi dua arah dan menawarkan fitur drag-and-drop untuk memungkinkan Anda mengunggah dokumen dan file dengan cepat.

Ansarada memungkinkan Anda melacak dan mengontrol semua tindakan Anda. Itu didukung oleh kekuatan kecerdasan buatan, yang membantu Anda mengotomatiskan pelaporan, memprediksi hasil, dan banyak lagi.

CapLinked

CapLinked menyediakan solusi ruang data virtual yang aman dan sederhana bagi organisasi untuk menyimpan dokumen mereka dengan aman. Ini memungkinkan Anda mengunggah dokumen secara instan dan membatasi akses dengan memberikan izin kepada pihak yang Anda inginkan.

Anda dapat mengunggah file secara massal sehingga menghemat waktu Anda yang berharga. Keamanan tingkat perusahaan memastikan bahwa dokumen penting Anda selalu aman dan terlindungi. CapLinked menawarkan ruang data untuk proyek, organisasi, dan perusahaan dengan berbagai ukuran dan anggaran.

OneHub

Berkolaborasi dengan mudah dan mulus bersama kolega, klien, dan mitra Anda dengan cara yang aman. Dengan OneHub, Anda dapat membagikan informasi bisnis pribadi Anda tanpa khawatir.

Ini memungkinkan Anda mengunggah file dengan cepat dengan fungsionalitas drag-and-drop. Pelacakan aktivitas lanjutannya memungkinkan Anda melacak semua yang ada di ruang data. Anda dapat memiliki pratinjau berkualitas tinggi untuk lebih dari 30 jenis file. Anda dapat dengan mudah menyederhanakan kolaborasi dengan menetapkan tugas, memberikan izin, dan lainnya.

Ruang data ini dilengkapi dengan enkripsi tingkat bank.

Kotak

Box memungkinkan Anda mengelola penawaran, M&A, dan kontrak dengan aman dengan perlindungan maksimal. Muncul dengan lebih dari 1400 integrasi untuk membuat proses lebih mudah. Ini memungkinkan Anda untuk meningkatkan pengalaman pengguna Anda dengan mengizinkan pratinjau dalam browser dan akses seluler.

Keamanan kelas atas mencegah akses tidak sah dan memastikan dokumen memiliki akses yang aman. Kontrol folder dan izin pengguna yang kuat melacak aktivitas yang mencurigakan.

Kata Akhir

Jadi, Anda melihat betapa pentingnya dan bergunanya ruang data virtual saat kita berbicara tentang dokumentasi penting. Setiap sektor yang melibatkan dokumentasi dan transaksi elektronik membutuhkan ruang data virtual yang aman untuk memastikan keamanan dokumen sepenuhnya.

Anda dapat mempertimbangkan salah satu penyedia VDR yang disarankan di atas dan fokus pada pekerjaan bisnis Anda tanpa khawatir.

Selanjutnya, Anda dapat memeriksa perangkat lunak otomatisasi dokumen untuk menghemat jam kerja.