Manfaat & Keuntungan Inventaris yang Dikelola Vendor

(Artikel ini terakhir diterbitkan pada 21 Juli 2015. Telah diperbarui untuk akurasi dan kelengkapan.)

Meskipun inventaris yang dikelola vendor (VMI) bukanlah konsep baru, namun masih belum banyak diadopsi oleh pedagang. Namun, ketika dijalankan dengan benar, strategi inventaris yang dikelola vendor dapat membawa manfaat besar bagi bisnis Anda (pikirkan penghematan biaya dan pengalaman pelanggan yang lebih baik).

Dalam posting ini, pelajari apa sebenarnya VMI itu, manfaatnya, dan bagaimana Anda dapat menerapkan program VMI untuk bisnis ukuran apa pun.

Apa itu Inventaris yang Dikelola Vendor?

Sederhananya, inventaris yang dikelola vendor adalah proses di mana pemasok (atau dari siapa Anda mendapatkan inventaris Anda) bertanggung jawab penuh atas inventaris Anda, bukan Anda. Jika dilakukan dengan benar, ini bisa menjadi strategi yang efektif untuk menurunkan biaya dan mencegah kehabisan stok yang tidak disengaja. VMI adalah yang membuat Walmart menjadi raksasa seperti sekarang ini dan mengapa toko mereka selalu memiliki barang di rak mereka.

Cara lain untuk memikirkan VMI adalah membandingkannya dengan program pemenuhan otomatis untuk barang sehari-hari seperti printer. Saat ini ketika Anda membeli printer, Anda dapat mendaftar di program yang secara otomatis mengirimkan lebih banyak tinta saat Anda membutuhkannya. Dengan mengizinkan produsen printer memiliki akses ke data printer Anda, mereka dapat mengirimkan tinta secara akurat sebelum Anda kehabisan tinta. Membayar biaya bulanan yang rendah dapat menghemat uang Anda dalam jangka panjang. Ini juga menghemat sakit kepala Anda dalam mengelola level tinta Anda dengan rajin dan membeli lebih banyak tinta tepat saat Anda membutuhkannya

Cara Kerja Manajemen Inventaris Tradisional

Katakanlah Anda pengecer yang menjual widget yang diproduksi oleh ABC Widget Co. Dalam model bisnis tradisional, Anda akan memperkirakan penjualan Anda, lalu memesan widget yang cukup dari ABC untuk memenuhi penjualan yang Anda perkirakan.

Model manajemen inventaris tradisional ini menantang dalam beberapa hal:

• Keakuratan ramalan Anda terbatas, sehingga Anda berisiko membeli terlalu banyak atau terlalu sedikit stok.
• Anda membeli dan memiliki inventaris, terlepas dari apakah Anda menjualnya atau tidak.
• Anda memiliki visibilitas terbatas apakah produsen Anda bahkan dapat memenuhi pesanan Anda setelah Anda mengirimkannya.

Semua pengecer tahu bahwa kelebihan persediaan adalah kewajiban, tetapi juga umum bahwa Anda tidak dapat menjual apa yang tidak Anda miliki. Manajemen inventaris tradisional biasanya mengarahkan Anda untuk membeli inventaris berlebih untuk melindungi diri Anda dari kehabisan stok. Anda benar-benar harus memutuskan apa yang kurang buruk untuk bisnis Anda: kehabisan persediaan atau membuang-buang uang untuk membawa terlalu banyak.

Selanjutnya, manajemen inventaris tradisional menempatkan semua tanggung jawab pada pedagang untuk menangani bagian penting dari bisnis Anda. Jika Anda tidak memiliki keahlian yang tepat untuk menanganinya (dan sebagian besar tidak), itu bisa membuat Anda kewalahan dan frustrasi.

Manajemen Inventaris Tradisional vs Inventaris yang Dikelola Vendor

Hubungan inventaris yang dikelola vendor mencoba memecahkan masalah ini dengan berbagi beban manajemen inventaris antara pembeli dan penjual. (Dalam contoh kita, produsen adalah penjual dan pengecer adalah pembeli.)

Tujuan dari hubungan VMI adalah untuk memastikan pengecer hanya membeli apa yang akan mereka jual. Dengan menjaga hubungan dekat dengan pemasok, termasuk berbagi data melalui teknologi, pengecer dapat membeli stok dalam jumlah yang lebih kecil, hanya ketika mereka membutuhkannya.

Yang terpenting, tanggung jawab pengelolaan persediaan dialihkan kepada penjual (produsen), yang kemudian mengirimkan persediaan kepada pembeli berdasarkan permintaan real-time, bukan melalui pesanan pembelian.

Dengan VMI, Alih-alih memperkirakan penjualan dan membeli widget berdasarkan perkiraan, pengecer mengandalkan ABC Widget Co. (produsen) untuk menangani semuanya. Dengan akses ke penghitungan inventaris pengecer, pabrikan dapat mempertahankan stok pengecer, melakukan pengiriman produk yang lebih sering dan lebih kecil.

Biasanya proses VMI difasilitasi dengan teknologi. Di masa lalu, teknologi itu adalah EDI (electronic data interchange), protokol pesan standar yang memungkinkan sistem pembeli dan penjual berkomunikasi secara langsung.

(Ingat, pengecer harus sering berhubungan dengan produsen untuk mempertahankan stok yang cukup untuk dijual, tanpa membeli berlebihan.)

Solusi inventaris yang dikelola vendor saat ini meskipun menggunakan standar komunikasi yang lebih modern seperti API (antarmuka pemrograman aplikasi) dan XML (bahasa markup yang dapat diperluas), tetapi itu akan menjadi lubang kelinci teknis yang tidak perlu kita turunkan sekarang.

Manfaat Inventaris yang Dikelola Vendor

Bagian terbaik dari VMI? Semua orang yang terlibat bisa mendapatkan keuntungan!

Manfaat bagi Pelanggan

Pada akhir setiap rantai pasokan adalah pelanggan (seringkali konsumen, terkadang bisnis) yang benar-benar menggunakan produk. Meskipun mereka tidak memiliki kendali atas rantai pasokan itu sendiri, mereka memainkan peran yang kuat pada akhirnya. Jika mereka tidak membeli produk, tidak ada seorang pun di rantai yang menghasilkan uang.

Sangat penting untuk memahami bagaimana inventaris yang dikelola vendor menguntungkan pelanggan, karena pada akhirnya, jika mereka tidak menang, tidak ada yang menang.

1. Pengalaman Pelanggan yang Lebih Baik

Manfaat nyata dari inventaris yang dikelola vendor adalah menghindari kehabisan stok, yang dapat menjadi salah satu pengalaman yang paling membuat frustrasi konsumen. Tidak ada yang lebih buruk daripada memberi tahu pelanggan bahwa Anda tidak memiliki inventaris untuk dijual atau dikirimkan kepada mereka.

Memastikan Anda memiliki persediaan dalam persediaan menciptakan pengalaman yang lebih baik bagi pelanggan Anda. Ketika pelanggan perlu mengandalkan Anda untuk sesuatu, Anda ada di sana untuk memenuhinya. Pengalaman pelanggan yang positif mendorong pembelian berulang dan advokasi merek.

Pelanggan yang senang membuat pengecer senang.

2. Transparansi

Ketika pelanggan membeli produk hari ini, mereka peduli dari mana asalnya. Di mana itu dibangun? Apakah dibangun menggunakan proses dan produk yang berkelanjutan? Apakah pabrikan membayar upah layak untuk semua karyawan?

Ini bukan jenis pertanyaan yang harus siap diajukan pengecer satu atau dua dekade lalu. Untungnya, solusi inventaris yang dikelola vendor dapat membantu pengecer modern menjadi lebih transparan tentang dari mana produk mereka berasal dan bagaimana produk itu dibuat.

Ini benar-benar hanya berputar pada pengalaman pelanggan yang lebih baik . Pelanggan ingin mempercayai merek yang mereka beli. Hari ini, mereka bahkan bersedia membayar lebih untuk produk berkualitas dan produksi terbuka. Pelanggan memandang hubungan yang lebih dekat dengan pengecer dan sisa rantai pasokan sebagai keuntungan. Dan, mereka akan menghadiahi Anda dengan loyalitas dan pembelian berulang.

Manfaat bagi Pengecer atau Distributor

Pengecer (atau siapa pun yang mendistribusikan inventaris) mungkin paling diuntungkan dari pendekatan VMI.

1. Selalu Memiliki Stok yang Siap Dijual

Pengecer terus-menerus berjalan di atas tali yang ketat: persediaan berlebih versus penjualan yang hilang karena kehabisan stok. Mereka bergantung pada metodologi peramalan yang terkadang tidak lebih baik dari tebakan terpelajar.

Namun, ketika vendor memiliki visibilitas yang dekat dan sering ke stok pengecer, itu dapat mendorong pengiriman yang lebih kecil sebelum Anda kehabisan stok. Hubungan yang erat ini secara signifikan mengurangi risiko kehabisan stok dan kehilangan peluang penjualan.

Menurut IHL Group , biaya distorsi persediaan di seluruh dunia (termasuk penyusutan, kehabisan stok, dan kelebihan stok) diperkirakan $ 1,1 Triliun.

Pikirkan kembali program pemenuhan otomatis tinta printer yang disebutkan di atas. Kita semua tahu frustrasi kehabisan tinta TEPAT ketika Anda sedang mencetak sesuatu yang penting. Nilai jual terbesar dari mendaftar untuk program ini adalah untuk menghindari momen-momen itu.

2. Peningkatan Perputaran Persediaan (Inventori Lebih Sedikit) + Manfaatkan Peluang Lain

Dengan VMI, pengecer/distributor tidak perlu menyimpan banyak persediaan untuk memastikan mereka dapat memenuhi pesanan atau penjualan. Ini berarti mereka mengurangi kewajiban keuangan persediaan dan meningkatkan rasio perputaran persediaan yang dikelola dengan cermat (penjualan persediaan rata-rata).

Membeli dan menahan Inventaris menghabiskan uang Anda. Ketika uang tunai digunakan untuk membeli inventaris (yang mungkin tidak akan pernah terjual), uang tunai itu tidak dapat digunakan untuk menjalankan bisnis atau berinvestasi dalam peluang pertumbuhan lainnya. Setiap pengecer ingin menyimpan persediaan sesedikit mungkin tanpa kehabisan, dan itu adalah tindakan penyeimbangan yang sulit.

Dengan VMI, vendor mendorong inventaris ke pengecer berdasarkan permintaan waktu nyata . Ini mendistribusikan risiko persediaan, sehingga dibagi antara pembeli dan penjual. Itu membuat pengecer sedekat mungkin untuk membeli persis jumlah persediaan yang SEBENARNYA akan dijual.

Manfaat bagi Produsen

Sepanjang jalan di puncak rantai pasokan, produsen juga mendapat manfaat dari hubungan ini.

1. Peningkatan Kemampuan Peramalan

Pikirkan betapa sulitnya bagi produsen untuk memperkirakan berapa banyak produk yang akan dibuat. Penggerak utama seharusnya adalah berapa banyak konsumen (atau pelanggan akhir) yang akan membeli, tetapi produsen sering dipisahkan oleh pelanggan beberapa derajat – oleh lapisan pengecer dan distributor.

Solusi inventaris yang dikelola vendor menghubungkan seluruh rantai pasokan, secara efektif memberikan produsen, di satu ujung rantai, visibilitas langsung ke data penjualan pengecer, di ujung lainnya. Dengan data penjualan pelanggan yang sebenarnya, produsen dapat memprediksi dengan lebih akurat berapa banyak produk yang akan diproduksi .

Ini juga membuat pengecer yang mereka jual senang. Ketika pengecer membutuhkan persediaan, produsen siap untuk memenuhi permintaan.

2. Pemesanan dan Pemenuhan yang Lebih Akurat

Pemenuhan pesanan bisa menjadi tanggung jawab besar bagi produsen. Jika mereka membuat barang yang salah, mengirim barang yang salah, membuat terlalu banyak barang yang salah, dll., itu merugikan uang pabrikan. Dalam hubungan rantai pasokan tradisional, pemesanan dan pemenuhan bisa penuh dengan kesalahan.

Hubungan inventaris yang dikelola vendor mengurangi risiko kesalahan dalam pemesanan dan pemenuhan pesanan , terutama karena mendigitalkan proses. Sistem berbicara satu sama lain secara langsung, bahkan lintas lini perusahaan, mencegah kesalahan manusia.

Manfaat untuk Semua Orang

Terakhir, ada manfaat yang dibagikan ke semua pihak dalam rantai pasokan, dari atas hingga bawah.

1. Rantai Pasokan Lebih Stabil

Ketika ada yang tidak beres dalam tautan rantai pasokan, efek riak dapat berdampak pada banyak organisasi yang berbeda. Misalnya, jika produsen harus mengalihkan fokus untuk memenuhi pesanan darurat untuk satu pelanggan, berapa banyak pelanggan lain yang mereka tunda? Anda mungkin berbagi risiko dengan perusahaan lain yang bahkan tidak Anda sadari.

Ketika seluruh rantai pasokan terhubung, hubungan VMI dapat menjadi penstabil. Ini mengurangi risiko gangguan besar yang dapat mempengaruhi semua perusahaan berbeda yang terhubung secara langsung dan tidak langsung melalui rantai pasokan.

2. Kemitraan Lebih Dekat

Strategi VMI mengharuskan organisasi untuk menghubungkan proses bisnis dan platform teknologi mereka lebih dekat. Pada akhirnya, itu berarti mereka menghubungkan bisnis mereka bersama-sama, menciptakan kemitraan bisnis yang lebih erat .

Ketika perusahaan mengumpulkan sumber daya mereka, karyawan mereka yang berbakat, dan energi mereka, semuanya dalam mengejar tujuan bersama, semua orang diuntungkan. Kemitraan ini dapat menghasilkan solusi yang lebih inovatif bagi konsumen (atau pelanggan akhir) dengan biaya lebih rendah. Bisnis koperasi adalah kemenangan bagi semua orang yang terlibat.

Bagaimana Menerapkan Strategi Inventaris yang Dikelola Vendor

Jika menerapkan VMI terdengar seperti arah strategis yang tepat untuk bisnis Anda, Anda dapat memulai dengan beberapa tindakan.

1. Kalkulator ROI Anda

Pertama, coba hitung nilai VMI untuk bisnis Anda. Jika Anda dapat mengurangi inventaris Anda hingga 50%, bagaimana pengaruhnya terhadap bisnis Anda? Jika Anda dapat menghilangkan kehabisan stok, berapa banyak lagi pendapatan yang akan Anda hasilkan? Memahami potensi manfaat VMI akan membantu Anda memantau ROI akhirnya.

2. Bicaralah dengan Vendor Anda

Selanjutnya, bicarakan dengan vendor Anda tentang meningkatkan hubungan Anda. Bahkan sebelum Anda memiliki hubungan inventaris yang terintegrasi dengan teknologi, Anda pasti ingin bekerja sama dengan mereka. Pastikan Anda berdua berada di halaman yang sama. Pastikan pemasok Anda adalah pemasok yang Anda rasa nyaman untuk membangun hubungan jangka panjang.

3. Dapatkan Teknologi yang Tepat

Setelah Anda siap, Anda juga perlu menerapkan teknologi yang tepat. Sementara solusi VMI tradisional telah didorong oleh teknologi EDI, ada solusi baru yang tersedia yang dapat lebih mudah dan lebih kuat untuk digunakan.

Untuk memulai, lihat solusi inventaris yang dikelola vendor nChannel. Kami dapat membantu mengintegrasikan sistem Anda sehingga Anda dapat membagikan inventaris dan data pesanan Anda secara real-time di seluruh pemasok dan produsen Anda.