4 Jenis Kebijakan Cuti Berbayar: Cara Memilih yang Tepat

Diterbitkan: 2023-02-08

Meskipun persyaratan hukum berbeda-beda di setiap lokasi, dalam hal menawarkan cuti berbayar (PTO) kepada karyawan Anda, mempertahankan kebijakan cuti mutlak diperlukan bagi perusahaan yang ingin menarik dan mempertahankan talenta terbaik.

Namun, dengan banyaknya pemberi kerja saat ini yang menawarkan PTO tanpa batas sebagai tren tempat kerja teratas dalam rangkaian tunjangan yang tidak biasa, mungkin sulit untuk memprioritaskan kebijakan mana yang tepat untuk organisasi Anda.

Kebijakan cuti mana yang paling menarik bagi kandidat yang ingin Anda rekrut? Bagaimana Anda dapat memberi karyawan waktu yang mereka perlukan untuk mengisi ulang sambil memastikan kebutuhan bisnis terpenuhi?

Jenis kebijakan PTO

Apakah Anda seorang pemula teknologi, bisnis ritel, atau organisasi nirlaba, inilah yang harus Anda ketahui tentang memilih kebijakan cuti lunas yang tepat untuk perusahaan Anda. Pertama, mari kita lihat apa pilihan Anda terkait paket cuti perusahaan, yang dapat diatur dan dikelola menggunakan perangkat lunak administrasi tunjangan.

Sebelum memilih kebijakan yang tepat untuk perusahaan Anda, penting untuk melihat opsi yang tersedia.

4 jenis kebijakan PTO:

  1. Kebijakan cuti tradisional
  2. Membayar cuti bank
  3. Cuti berbayar tanpa batas
  4. donasi PTO

1. Kebijakan cuti tradisional

Kebijakan cuti tradisional memberi karyawan satu set cuti berbayar yang dialokasikan untuk kategori tertentu, seperti liburan, hari sakit, dan hari pribadi.

Penjatahan ini dapat ditawarkan sebagai hari atau jam libur di bawah setiap kategori dan dapat diisi ulang setiap tahun kalender atau pada hari jadi karyawan. Banyak pemberi kerja secara bertahap meningkatkan waktu istirahat bagi karyawan yang tinggal di perusahaan dalam jangka waktu yang lama.

Pro dan kontra dari kebijakan cuti tradisional

Kelebihan:

  • Secara akurat mengukur berapa banyak waktu yang digunakan karyawan dan untuk tujuan apa
  • Pertahankan talenta terbaik dengan menawarkan PTO untuk karyawan dengan masa kerja lebih lama
  • Memberikan informasi kehadiran untuk perencanaan sumber daya dan tenaga kerja

Kontra:

  • Jam yang dihabiskan untuk melacak dan melaporkan PTO dapat menjadi beban administrasi yang mahal
  • Pembayaran PTO yang tidak terpakai bisa menjadi mahal di akhir tahun atau saat karyawan mengundurkan diri
  • Mungkin tidak menarik bagi pencari kerja yang menghargai keseimbangan kerja/hidup dan tidak membagi waktu mereka ke dalam kategori seperti sakit atau liburan .

2. Bank PTO

Mirip dengan kebijakan cuti tradisional, bank PTO menawarkan kepada karyawan satu set cuti berbayar yang dialokasikan untuk tahun itu. Namun, jenis kebijakan ini mengelompokkan hari libur menjadi satu “bank”, di mana karyawan dapat mengambil cuti untuk tujuan apa pun, tanpa batasan antara hari sakit, liburan, atau hari pribadi.

Opsi ini adalah pilihan yang baik untuk organisasi yang ingin mengurangi beban administrasi pelacakan PTO sambil tetap menawarkan jumlah hari libur kepada karyawan.

Pro dan kontra bank PTO

Kelebihan:

  • Lebih sedikit beban administratif untuk tim SDM, manajer, dan karyawan
  • Memberi karyawan kejelasan tentang jumlah hari yang dapat mereka ambil dengan fleksibilitas dalam cara menggunakannya
  • Memberikan informasi kehadiran untuk perencanaan sumber daya dan tenaga kerja

Kontra:

  • Pembayaran PTO yang tidak terpakai bisa menjadi mahal di akhir tahun atau saat karyawan mengundurkan diri
  • Lebih sedikit detail untuk melacak hasil dengan lebih sedikit wawasan tentang pola dan tren PTO

3. PTO tidak terbatas

Tren pemberi kerja yang berkembang adalah PTO tanpa batas. Ini memungkinkan karyawan untuk mengambil waktu karena mereka membutuhkan waktu tanpa jumlah hari yang ditentukan.

Apakah mereka sedang dalam perjalanan liburan musim semi atau memerlukan hari libur untuk konferensi orang tua-guru, opsi ini menawarkan fleksibilitas kepada karyawan untuk mengambil waktu jauh dari kantor dengan beban administrasi yang minimal.

Seringkali, perusahaan yang mengadopsi kebijakan ini tidak mewajibkan karyawan untuk melacak atau melaporkan hari libur mereka ke bagian SDM atau pimpinan lainnya, dan persetujuan waktu istirahat adalah kebijakan masing-masing manajer karyawan.

Tren ini sangat populer di perusahaan teknologi dan startup yang tidak memiliki infrastruktur SDM atau bandwidth untuk mengelola kebijakan cuti yang terlacak dan bertambah.

Pro dan kontra dari PTO tanpa batas

Kelebihan:

  • Menunjukkan kepada karyawan bahwa mereka dipercaya untuk meluangkan waktu yang mereka perlukan tanpa aturan atau pedoman yang ketat
  • Memfokuskan percakapan karyawan-manajer mengenai waktu istirahat pada kinerja pekerjaan dan hasil kerja
  • Mengizinkan anggota tim yang sakit untuk tinggal di rumah daripada khawatir menggunakan PTO sehari
  • Meminimalkan dokumen, memberi manajer dan tim SDM lebih banyak waktu untuk fokus pada kebutuhan bisnis lain dan tugas yang relevan
  • Menarik bagi pencari kerja dan dapat digunakan dalam upaya pemasaran perekrutan

Kontra:

  • Penelitian telah menunjukkan bahwa karyawan mengambil lebih sedikit waktu istirahat dengan rencana yang tidak terbatas
  • Anggota tim dengan masa kerja yang lebih lama tidak dihargai atas kesetiaan mereka
  • Bisa tidak adil atau subyektif tergantung pada preferensi masing-masing manajer dan kemungkinan untuk menyetujui PTO
  • Membatasi kemampuan untuk melakukan perencanaan sumber daya atau melacak pola dalam perilaku
4. Sumbangan PTO

Perusahaan yang tidak menawarkan cuti berbayar tak terbatas kepada karyawannya dapat menyertakan rencana donasi PTO sebagai "tambahan". Kadang-kadang disebut program pembagian cuti, jenis rencana ini memungkinkan karyawan untuk mendukung rekan kerja dan anggota tim mereka dengan menyumbangkan cuti kepada orang lain jika mereka sakit, perlu mengambil cuti panjang untuk merawat anggota keluarga atau orang yang dicintai yang sakit, atau terkena dampak bencana alam.

Karena banyak karyawan tidak menggunakan semua waktu istirahat mereka yang masih harus dibayar, kebijakan donasi PTO memungkinkan mereka menggunakan jam, atau hari yang tidak terpakai, untuk digunakan dengan baik alih-alih menyia-nyiakannya.

Pro dan kontra donasi PTO

Kelebihan:

  • Meningkatkan moral karyawan dan commadrie
  • Membutuhkan karyawan untuk secara tepat mengenai berapa banyak waktu istirahat yang mereka perlukan

Kontra:

  • Membutuhkan pedoman yang komprehensif dari tim SDM mengenai siapa yang dapat menyumbang, berapa hari dapat disumbangkan, siapa yang dapat meminta hari libur dari bank ini, dan bagaimana cara mempertanggungjawabkan selisih gaji
  • Karyawan mungkin merasa ini adalah solusi "band-aid" alih-alih sekadar menawarkan cuti berbayar yang lebih banyak atau tidak terbatas

Bagaimana memilih kebijakan cuti yang tepat untuk bisnis Anda

Memilih kebijakan PTO yang tepat untuk organisasi Anda dimulai dengan mengajukan pertanyaan penting kepada diri sendiri tentang kebutuhan bisnis dan karyawan. Di bawah ini adalah pertanyaan paling penting untuk dipertimbangkan saat memilih kebijakan cuti berbayar untuk organisasi Anda.

Di manakah lokasi bisnis Anda?

Banyak kota, dan beberapa negara bagian, mempertahankan undang-undang mereka sendiri tentang cuti berbayar – terutama jika menyangkut waktu sakit. Ini penting saat mempertimbangkan jenis kebijakan cuti yang akan digunakan sehubungan dengan lokasi tenaga kerja Anda.

Apakah Anda memiliki karyawan di kota-kota yang membutuhkan sejumlah hari sakit berbayar? Apakah Anda memiliki tenaga kerja global dan perlu mempertimbangkan kebijakan PTO yang berbeda di lokasi yang berbeda? Selalu berkonsultasi dengan undang-undang negara bagian dan lokal sebelum melakukan rencana cuti berbayar.

Apa jenis bisnis yang Anda miliki?

Kebijakan PTO yang Anda pilih dapat sangat bervariasi tergantung pada jenis perusahaan yang Anda miliki. Dalam hal perencanaan tenaga kerja, pikirkan tentang kebijakan PTO mana yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Misalnya, jika Anda adalah perusahaan konstruksi atau restoran dengan tenaga kerja per jam, kemungkinan besar Anda tidak dapat menawarkan rencana cuti berbayar yang tidak dilacak atau diperoleh. Namun, jika Anda seorang pemula teknologi, PTO tanpa batas jauh lebih mungkin karena sifat kolaboratif dari pekerjaan tersebut, serta kemampuan untuk bekerja dari jarak jauh.

Haruskah Anda menawarkan kebijakan cuti yang berbeda untuk peran yang berbeda?

Bergantung pada jenis karyawan di organisasi Anda, Anda dapat memilih untuk menawarkan kebijakan cuti berbayar yang berbeda untuk divisi atau peran yang berbeda.

Misalnya, perusahaan ritel dapat memilih untuk menawarkan rencana PTO yang berbeda untuk karyawan korporat versus manajer di dalam toko. Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan untuk menawarkan lebih banyak waktu bagi karyawan dengan masa kerja lebih lama. Kebijakan PTO yang lebih murah hati untuk anggota tim jangka panjang mungkin merupakan insentif yang menarik untuk meningkatkan retensi.

Praktik terbaik saat memilih kebijakan cuti

Apa pun kebijakan cuti berbayar yang Anda pilih untuk organisasi Anda, berikut adalah beberapa kiat untuk memaksimalkan keefektifannya.

Tetapkan ekspektasi untuk pelacakan dan pelaporan

Penting untuk menetapkan batasan tentang cara karyawan meminta dan melacak waktu istirahat mereka.

Buat panduan formal yang mencakup pertanyaan seperti:

  • Berapa hari/minggu pemberitahuan yang harus diberikan karyawan kepada manajer mereka sebelum mereka mengambil cuti?
  • Apakah ada jumlah maksimum hari libur yang dapat diambil karyawan dalam satu waktu?
  • Siapa yang perlu menyetujui permintaan cuti? Manajer? SDM?
  • Bisakah karyawan menguangkan hari-hari PTO mereka di akhir tahun atau ketika mereka meninggalkan perusahaan?
  • Apakah hari PTO yang tidak terpakai bergulir ke tahun berikutnya?

Beri karyawan alat yang mereka butuhkan untuk berhasil

Apakah Anda akan meminta karyawan untuk melaporkan waktu istirahat mereka menggunakan database pusat atau perangkat lunak pelacakan PTO? Jika demikian, pastikan karyawan mengetahui cara mengakses dan menggunakan perangkat lunak, dan cara bekerja dengan manajer mereka atau tim SDM jika mereka perlu meminta persetujuan cuti.

Menetapkan rantai komando

Ketika karyawan mengambil cuti, hal itu dapat menjadi beban yang sangat besar bagi tim satu orang yang tidak memiliki seseorang untuk melindungi mereka.

Pastikan tim ini merasa diberdayakan untuk meminta waktu jauh dari kantor dengan membuat daftar prioritas tugas yang masih perlu dilakukan bahkan selama PTO. Kemudian, putuskan siapa yang bertanggung jawab untuk mengurus tugas-tugas tersebut saat setiap anggota tim tidak berada di kantor.

Tetapkan hari libur perusahaan

Meskipun hari libur berbayar umumnya merupakan kebijaksanaan karyawan, sebagian besar pemberi kerja memiliki daftar hari libur perusahaan saat kantor akan ditutup.

Jika bisnis Anda berada di Amerika Serikat, pertimbangkan untuk mengadopsi kalender hari libur federal untuk organisasi Anda sendiri dan lengkapi dengan daftar hari libur berbayar standar SHRM. Jika Anda memiliki tenaga kerja global, pertimbangkan jadwal liburan lain yang mungkin perlu Anda pertimbangkan berdasarkan budaya setempat.

Pertimbangkan bagaimana Anda akan menangani FMLA

Saat memutuskan kebijakan cuti berbayar Anda, pastikan untuk mempertimbangkan bagaimana perusahaan Anda akan memperlakukan cuti yang termasuk dalam Undang-Undang Cuti Keluarga dan Medis .

Sementara cuti yang diamanatkan oleh pemerintah federal ini tidak dibayar, undang-undang mengizinkan seorang karyawan untuk memilih untuk menggunakan atau pemberi kerja untuk meminta karyawan tersebut menggunakan cuti liburan, sakit, atau keluarga berbayar yang masih harus dibayar untuk sebagian atau seluruh periode cuti FMLA.

Beberapa perusahaan merancang kebijakan FMLA berbayar, dan beberapa memilih untuk mengeluarkan berbagai jenis cuti berdasarkan kebijakan tersebut – seperti rencana cuti melahirkan atau cuti melahirkan. Apa pun yang masuk akal untuk bisnis Anda, pastikan untuk menyertakan waktu FMLA dalam desain kebijakan cuti berbayar Anda.

Dokumentasikan kebijakan cuti berbayar Anda

Pastikan semua orang mengetahui dan memahami kebijakan cuti berbayar organisasi Anda — mulai dari kepemimpinan, hingga karyawan, hingga calon karyawan baru.

Iklankan paket PTO Anda sebagai bagian dari tunjangan karyawan Anda di halaman karier perusahaan Anda, dan sertakan pedoman mendetail dalam buku pegangan karyawan Anda. Membuat kebijakan PTO Anda mudah dipahami dan diakses akan membantu tim Anda menghindari kebingungan dan kesalahan pelaporan dalam jangka panjang.

Saatnya bersantai!

Apa pun kebijakan cuti berbayar yang Anda pilih untuk perusahaan Anda, penting untuk mempertimbangkan kebutuhan bisnis Anda, pertimbangkan kesejahteraan karyawan Anda, dan pikirkan tentang bagaimana rencana PTO Anda cocok dengan penawaran tunjangan karyawan lainnya.

Saat Anda sedang mempertimbangkan penawaran PTO yang tepat untuk karyawan Anda, jelajahi perangkat lunak waktu dan kehadiran terbaik untuk menjaga waktu karyawan tetap berjalan.

Artikel ini awalnya diterbitkan pada tahun 2019. Konten telah diperbarui dengan informasi baru.