8 Hal Utama yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Menyewa Manajemen Acara dan Layanan Produksi AV

Dalam proses manajemen acara, mempekerjakan penyedia layanan manajemen acara yang tepat sangat penting untuk membuat acara sukses. Manajemen acara potensial dan perusahaan produksi Anda harus mampu melakukan semua fungsi dengan cara terbaik.

Untuk memilih perusahaan yang tepat, ada beberapa faktor yang perlu Anda pertimbangkan. Dalam posting ini, kami membahas elemen utama dalam hal ini sehingga Anda dapat memiliki pengalaman manajemen acara terbaik.

Faktor Yang Perlu Dipertimbangkan Saat Mempekerjakan Manajemen Acara dan Layanan Produksi AV

Jika Anda memiliki semua keterampilan dan peralatan dalam bisnis Anda, mengelola acara Anda sendiri akan sangat penting. Tapi itu fakta bahwa sebagian besar bisnis lebih memilih untuk mengalihdayakan acara mereka untuk mendapatkan hasil terbaik. Jika Anda juga salah satunya, berikut adalah 8 faktor penting yang perlu dipertimbangkan saat menyewa perusahaan manajemen acara.

1. Biaya Struktur

Memahami apa yang akan Anda bayar dan apa yang akan Anda dapatkan sebagai imbalan adalah dasar dari setiap proses pengambilan keputusan. Dalam hal ini, Anda harus bertanya kepada penyedia layanan produksi dan manajemen acara potensial Anda tentang struktur biaya mereka.

Orang menggunakan ratusan trik untuk menyembunyikan inflasi dalam harga mereka, jadi mengajukan pertanyaan yang tepat dapat membantu. Apakah mereka mengenakan biaya per jam atau berdasarkan biaya plus? Dan, jika mereka akan membebankan biaya per jam, bagaimana biaya manajemen mereka bekerja?

Selain itu, Anda harus membandingkan harga dari penyedia layanan yang berbeda untuk membuat keputusan yang tepat dan mendapatkan layanan yang ramah anggaran.

2. Alat dan Perlengkapan

Dalam proses perekrutan manajemen acara dan perusahaan produksi audiovisual, sangat penting untuk mengetahui tentang kiriman. Dalam hal ini, Anda dapat bertanya kepada penyedia layanan potensial tentang penyediaan rendering, model signage dan pementasan 3D, tata letak, gambar CAD, dll., selama proses berlangsung.

Ini adalah pertanyaan yang harus diajukan sebelum menandatangani kontrak. Ketersediaan alat dan alat bantu visual tersebut dapat membantu setiap entitas yang terlibat, termasuk perencana, pengambil keputusan, dan eksekutif.

Aspek lainnya adalah kepemilikan alat dan perlengkapan yang dibutuhkan. Terlihat bahwa sebagian besar perusahaan produk dan manajemen acara menyewakan beberapa peralatan dari pihak ketiga. Praktik ini dapat meningkatkan biaya manajemen acara.

Oleh karena itu, pastikan bahwa penyedia layanan yang Anda kontrak harus memiliki kepemilikan atas semua alat produksi dan manajemen acara yang diperlukan.

3. Pengalaman Kru

Dalam menyukseskan acara, Anda tidak bisa mengabaikan peran pengalaman kru. Jika penyedia layanan yang Anda sewa memiliki anggota yang tidak berpengalaman dalam kru manajemen acara mereka, acara Anda dapat menghadapi masalah. Mereka harus memiliki pemahaman tentang apa yang harus mereka lakukan dalam situasi tertentu.

Perusahaan produksi av dan manajemen acara sering mempekerjakan pekerja paruh waktu untuk menangani berbagai acara. Mereka melakukannya untuk menghemat biaya transportasi dan melibatkan masyarakat setempat. Lebih khusus lagi, ketika acara di luar stasiun. Mungkin tidak ada masalah dengan aspek ini jika Anda mengatur acara acak yang tidak memerlukan keahlian khusus. Namun, jika acara Anda melakukannya, sewalah penyedia layanan dengan kru yang berpengalaman.

4. Tindakan Darurat

Tragedi bisa terjadi kapan saja, dan peristiwanya juga bisa terpengaruh. Krisis dapat berupa bencana alam seperti gempa bumi dan kebakaran atau keadaan teror. Saat merencanakan suatu acara, harus ada rencana untuk menghadapi keadaan yang tak terhindarkan seperti itu.

Dalam hal ini, Anda harus bertanya kepada penyedia layanan potensial Anda tentang protokol yang akan diberlakukan dalam keadaan seperti itu.

5. Mode Latihan

Untuk pelaksanaan yang tepat pada saat acara, penting untuk mempraktikkan semua tindakan dan memeriksa apakah semua peralatan berfungsi dengan baik. Itu selalu membantu dalam menghindari kejutan di menit-menit terakhir.

Menurut pakar manajemen acara, latihan memungkinkan Anda untuk memastikan bahwa semua peralatan berfungsi dengan benar, semua presentasi diformat dengan benar, dan acara akan berjalan dengan baik. Oleh karena itu, Anda harus bertanya kepada penyedia layanan potensial Anda dalam hal ini.

6. Belum Mencoba Ide

Apakah Anda belum tahu tentang manajemen acara perusahaan Anda yang akan datang? Anda dapat bertanya kepada penyedia layanan potensial Anda tentang ide-ide yang belum mereka coba.

Melakukannya akan membantu Anda mendapatkan beberapa rencana acara yang inovatif. Ini juga akan memberi tahu Anda tentang tingkat kreativitas masing-masing penyedia layanan. Selain itu, ini membuka saluran kreativitas baru dan membuat pengalaman pembuat konten, perencana, dan peserta menjadi menyenangkan di setiap aspek.

7. Waktu Pengaturan

Perencana harus tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mempersiapkan venue. Pertimbangan waktu pengaturan juga penting karena Anda perlu menahan ruang masing-masing untuk waktu sebanyak itu. Namun, ini dapat bervariasi berdasarkan ukuran, kerumitan, dan cakupan acara Anda.

Sudah sering terlihat bahwa perencana kehabisan waktu dan berlomba untuk memenuhi tenggat waktu, yang meningkatkan biaya dan dapat menyebabkan latihan kebakaran di menit-menit terakhir.

Jadi, sewalah perusahaan yang dapat mengantisipasi waktu pemasangan dengan tepat, serta memperhatikan kebutuhan dasar masyarakat.

8. Reputasi Di Pasar

Kredibilitas dan reputasi di pasar sangat penting. Meskipun tidak sulit untuk memeriksa kredibilitas penyedia layanan, banyak penyedia layanan mencoba memalsukan kisah sukses mereka untuk menarik pelanggan.

Anda harus menyadari aspek ini dan selalu mencari platform umpan balik di mana perusahaan tidak dapat memalsukan ulasan yang menguntungkan mereka. Selain itu, Anda dapat melihat akun media sosial mereka dan mendapatkan umpan balik dari pengguna lain untuk mengetahui pendapat orang lain tentang penyedia layanan tersebut.

Untuk memeriksa kredibilitas dan reputasi mereka di pasar, Anda dapat meminta mereka untuk memberikan kontak kepada klien mereka sebelumnya sehingga Anda dapat mengetahui tentang kredibilitas mereka dan mendapatkan umpan balik mengenai layanan mereka.

Kesimpulan

Kunci di balik kesuksesan acara apa pun adalah tim manajemen acara. Semakin efisien dan lengkap manajemen acara dan tim AV Production yang Anda pekerjakan, acara Anda akan semakin sukses.

Mempertimbangkan faktor-faktor yang disebutkan sebelumnya sebelum menyewa perusahaan semacam itu pasti akan menguntungkan Anda dengan membuat acara Anda berkesan dan hemat biaya.