Rapat Bisnis 101 – 7 Tips Menjalankan Rapat yang Efektif

Meskipun pertemuan adalah bagian dari interaksi kita sehari-hari, kita tidak pernah tahu apa itu, pertemuan yang sangat produktif atau hanya pertemuan lain yang tidak berguna dan membuang-buang waktu kita. Rapat dapat membuat Anda menyelesaikan banyak pekerjaan atau menyelesaikan banyak rapat dan mengklaim bahwa Anda tidak menyelesaikan apa pun! Lagi pula, Anda tidak bisa mengatakan bahwa Anda tidak pernah memasuki rapat yang buruk. Mungkin Anda hanya salah satunya, atau Anda ingat ketika pertemuan yang Anda ikuti tidak berjalan dengan baik atau dimulai dengan baik dan berakhir dengan buruk. Apakah orang-orang di pertemuan itu terlambat? Atau apakah mereka tidak memperhatikan? Ada banyak pertanyaan yang harus dijawab, tetapi dalam artikel ini, kami akan membahas lebih lanjut bagaimana Anda dapat menghindari kesalahan kecil tersebut dan menjalankan rapat yang efektif dengan langkah-langkah berikut.

7 Tips Menjalankan Rapat yang Efektif

Apakah Anda Membutuhkan Pertemuan?

Jika tim Anda atau anggota perusahaan lainnya kehilangan motivasi untuk memasuki rapat Anda, mereka mungkin merasa bahwa rapat Anda tidak diperlukan. Ketika ini terjadi, Anda tidak hanya membuang waktu orang lain, tetapi Anda juga membuang waktu Anda sendiri. Namun, kapan Anda tahu Anda harus mengatur pertemuan? Pertama, sudahkah Anda duduk untuk memikirkan bagaimana situasi dalam bisnis Anda? Jika tidak, jadwalkan beberapa waktu berpikir sendirian - hanya untuk diri sendiri. Bahkan jika Anda harus menjadwalkan rapat, Anda masih dapat melakukannya nanti.

Anda tidak perlu menghabiskan banyak pemikiran untuk mengetahui di mana bisnis Anda. Sebagai gantinya, Anda bisa mencoba duduk setidaknya selama 10 menit dan berpikir apakah Anda bisa menangani semuanya sendiri atau tidak. Kemudian, jika Anda memerlukan gangguan eksternal dari orang yang menghadiri rapat, kirim email dan jadwalkan rapat segera setelahnya. Lagi pula, dengan kekuatan rapat online, Anda tidak perlu menjadwalkan rapat secara tatap muka; mereka bisa online.

Rencanakan dan Susun Rapat Efektif Anda

Semua rapat perlu terstruktur, jadi pastikan Anda mempublikasikan tujuan dan agenda Anda, bahkan jika itu mencakup beberapa poin penting. Pilih kerangka waktu yang sesuai untuk Anda dan pastikan itu waktu yang tepat untuk peserta Anda. Juga, ingat bahwa Anda ingin menghindari pertemuan panjang. Mereka lebih sulit untuk masuk ke dalam jadwal orang dan dapat memakan banyak waktu.

Di atas segalanya, tidak ada waktu yang ideal untuk berapa lama rapat seharusnya karena Anda mungkin tidak pernah tahu seberapa sibuk jadwal seseorang, dan durasinya akan bergantung pada tujuan keseluruhan rapat bisnis. Namun, menurut statistik, aturan umum rapat seharusnya tidak lebih dari 60 menit dan antara 15 hingga 30 menit.

Atau, Anda dapat mendiskusikan bagaimana jadwal waktu dengan peserta Anda secara mendalam. Jika waktunya terbatas, cobalah mengadakan rapat yang lebih singkat dan jika lebih bebas, adakan rapat yang lebih lama hingga satu jam.

Selain itu, setiap kali Anda melihat bahwa Anda mengadakan rapat yang lebih singkat, Anda dapat mulai membagikan kartu nama kepada semua orang yang sedang terburu-buru. Layanan pencetakan kartu nama memungkinkan Anda melakukan ini, jadi Anda membuat semua orang tetap terlibat dengan pertanyaan apa pun yang mungkin mereka miliki setelah rapat, terutama saat mereka sedang terburu-buru.

Tetapkan Agenda

Anda akan terkejut betapa banyak pertemuan yang sebenarnya dimulai tanpa tujuan sama sekali, dan di sanalah para peserta akan kehilangan motivasi untuk bergabung. Agenda pertemuan dapat diringkas di papan tulis atau bahkan selebaran dan kemudian dibahas di papan tulis. Namun, sebelum rapat dimulai, setiap orang harus tahu mengapa mereka berada di mana dan tujuan rapat secara keseluruhan.

Agenda akan memandu percakapan dan memastikan bahwa rapat tidak keluar dari topik. Jadi, jika Anda sudah menyiapkan agenda sebelum rapat dimulai, semua orang akan tahu apa yang akan terjadi dari awal. Sebagian besar profesional bisnis tidak akan suka menghadiri rapat jika mereka tidak memiliki agenda yang disiapkan. Bahkan, menurut sebuah penelitian, sebagian besar profesional bisnis setuju bahwa jika tidak ada agenda, rapat bisa menjadi kacau dengan cepat. Lagi pula, tidak ada yang mau masuk rapat untuk membahas apa yang mereka lakukan kemarin!

Putuskan Seberapa Sering Anda Harus Mengatur Rapat yang Efektif

Ada dua alasan penting di balik pertemuan, baik untuk mendapatkan momentum atau untuk mengubah arah bagaimana bisnis berfungsi. Dengan mengubah arah, yang kami maksud adalah mendorong sesi perencanaan, negosiasi, pertemuan darurat, dan banyak lagi. Untuk menjaga momentum, Anda juga perlu mengadakan pertemuan rutin, tetapi seberapa sering Anda perlu melakukannya? Bertemu terlalu sering bukanlah ide yang cerdas, dan mungkin hanya membuang-buang waktu. Di sisi lain, tidak cukup rapat bukanlah ide yang baik, dan evaluasi serta perbaikan hanya dianggap sebagai renungan.

Secara keseluruhan, tidak ada alasan untuk bertemu setiap hari, tetapi mengadakan pertemuan sekali atau dua kali seminggu adalah pilihan yang ideal. Misalnya, menurut Mark Zuckenberg, rapat mingguan sangat penting untuk mempertahankan tingkat kinerja tinggi di perusahaan Anda. Selain itu, yang terbaik adalah bertemu setiap hari setiap kali ada karyawan baru sampai mereka tahu rute mereka sendiri. Selanjutnya, jika Anda merasa bingung, Anda dapat mengajukan pertanyaan berikut untuk menilai lebih baik berapa banyak pertemuan yang perlu Anda lakukan:

• Apakah pertemuan itu mendesak? Lakukan setiap hari.
• Apakah pertemuan itu penting tetapi tidak mendesak? Bertemu secara teratur tetapi tidak setiap hari.
• Apakah pertemuan itu mendesak tetapi tidak terlalu penting? Lakukan pertemuan satu kali.
• Apakah pertemuan Anda tidak penting atau mendesak? Tidak ada rapat sama sekali; kirim email saja.

Pilih dengan Bijak Siapa Audiens Anda

Merupakan ide bagus untuk berbagi informasi di seluruh tim dan membuat semua orang terlibat sepenuhnya. Namun, Anda juga perlu mempertimbangkan dampak pertemuan tersebut terhadap tingkat produktivitas dan anggaran Anda. Namun, misalkan Anda ingin mengurangi kehadiran rapat. Dalam hal ini, Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan alat manajemen proyek kolaboratif yang memungkinkan seluruh tim Anda untuk melihat bagaimana tugas mereka sendiri memengaruhi kemajuan proyek. Ini dapat membantu Anda menghemat waktu dengan tidak harus memperbarui karyawan tentang tingkat kemajuan mereka. Misalnya, beberapa alat manajemen proyek kolaboratif yang dapat Anda pertimbangkan untuk digunakan adalah:

• Trello
• Manajer proyek
• Jira
• menulis
• Monday.com, dan banyak lagi

Tepat Waktu dengan Waktu

Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, setiap orang yang menghadiri pertemuan mungkin tidak memiliki terlalu banyak waktu. Itu sebabnya Anda harus sangat tepat waktu dalam hal waktu. Misalnya, jika rapat dimulai pada pukul 10:00, jangan menundanya satu menit atau bahkan mengakhirinya setelah waktu berakhir yang ditentukan. Waktu adalah uang, dan semua orang yang menunggu untuk menebak kapan rapat akan dimulai adalah masalah besar dan pemborosan sumber daya. Lagi pula, jika seseorang ingin tepat waktu, mereka akan melakukannya.

Para profesional di seluruh dunia menghargai waktu di atas segalanya. Misalnya, jika Anda duduk untuk berbicara dengan Bill Gates, dia hanya memberi Anda waktu lima menit, dan jika Anda perlu memperpanjang waktu itu, dia akan mengatur timer lain lima menit. Orang-orang paling sukses di dunia semuanya tepat waktu dengan manajemen waktu mereka, terutama saat rapat.

Selain itu, waktu akhir sama pentingnya dengan waktu mulai. Jika Anda memiliki kebiasaan menyelesaikan lebih lambat dari waktu akhir Anda, kebanyakan orang akan tahu bahwa Anda tidak tepat waktu dan tidak menganggap serius rapat Anda. Singkatnya, Anda tidak di sini untuk membuang waktu siapa pun, termasuk waktu Anda sendiri.

Jangan Lupa Bersikap Baik

Tak seorang pun ingin menghadiri pertemuan yang memiliki budaya organisasi yang buruk, dan ini termasuk sikap buruk dan banyak lagi. Inilah yang dapat Anda lakukan untuk menunjukkan perilaku yang baik saat Anda sedang rapat:

• Tepat waktu (tepat waktu)
• Memperhatikan dengan seksama apa yang orang lain katakan
• Mendengarkan sebanyak Anda berbicara
• Menjadi positif dan energik
• Mengambil tanggung jawab
• Menghargai kehadiran orang lain
• Tidak menyalahkan orang lain atas apapun

Dengan melakukan hal berikut, Anda menjaga lingkungan yang positif dalam rapat dan menghindari konflik dengan peserta lain dalam rapat. Bagaimanapun, semua orang ingin berada di sekitar orang yang positif dan energik.

Pertemuan yang Efektif – Menyelesaikannya

Nah, itulah tujuh tips menjalankan rapat yang efektif. Mudah-mudahan, Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang dapat Anda lakukan untuk mengadakan pertemuan yang lebih baik dalam bisnis Anda. Banyak orang akan menghadiri pertemuan dan bahkan tidak tahu mengapa mereka menghadirinya. Ini jelas sesuatu yang tidak Anda inginkan terjadi karena pentingnya pertemuan adalah untuk mengidentifikasi di mana masalah organisasi dan mempromosikan perbaikan setelah pertemuan berakhir. Rapat itu penting, dan jika Anda menemukan keseimbangan yang tepat saat mengaturnya, semua orang, termasuk Anda sendiri, akan dengan senang hati menghadirinya.