Kiat untuk memasukkan koleksi pengetahuan ke dalam alur kerja harian Anda

Minggu ini di Forrester's B2B Summit di Austin (acara tatap muka pertama saya setelah bertahun-tahun), Jackie Palmer, VP pemasaran produk di Demandbase, dan saya mengobrol tentang ketidaknyamanan yang melekat pada budaya dan lingkungan kerja kita saat ini. Dia memberi tahu saya bahwa dia mendengar dari salah satu rekan saya sehari sebelumnya, tetapi karena dia keluar menikmati makan malam dan minuman, dia menunda pesan itu sehingga dia bisa kembali lagi nanti.

Kami menyetujui poin-poin ini: syukurlah telah menunda dan betapa melegakannya bahwa kami sekarang juga dapat menjadwalkan pesan (email, Slack DM, SMS, dll.) untuk dikirim di lain waktu. Kedua terobosan teknologi ini memungkinkan kita menyelesaikan sesuatu ketika waktu memungkinkan, memungkinkan para profesional yang sibuk untuk bekerja beberapa menit di sana-sini (saat makan malam, misalnya) tanpa benar-benar macet ketika tugas itu ternyata menjadi kurang menggigit dari yang kami harapkan.

Memeriksa email tetapi tidak punya waktu atau sumber daya untuk segera membalas? Masukkan kembali ke dalam antrean atau jadwalkan untuk muncul kembali saat Anda mungkin memiliki semua yang Anda butuhkan. Punya ide yang ingin Anda bagikan dengan rekan kerja? Catat pesan Anda tetapi jadwalkan untuk tiba di kotak masuk mereka ketika mereka yakin akan fokus pada pekerjaan.

Minggu lalu, saya menyusun kerangka kerja untuk manajemen pengetahuan pribadi dan membagikan beberapa aplikasi di kotak peralatan saya. Kali ini, saya akan membagikan beberapa teknik untuk menangkap pengetahuan yang memanfaatkan teknologi untuk memastikan sedikit informasi yang tepat berada di tempat yang tepat pada waktu yang tepat. (Saya terkejut bahwa ini adalah bahasa yang sama yang kami gunakan ketika kami mendiskusikan cara menarik pelanggan dan prospek untuk terlibat dengan konten kami.)

Sudahkah Anda pindah dari aplikasi warisan lokal ke solusi komersial (atau sebaliknya)? Beritahu kami!

Ikuti Survei Penggantian MarTech 2022 hari ini!

Gagasan utama di balik semua alur kerja ini adalah bahwa untuk setiap jenis informasi yang Anda kumpulkan — info kontak seseorang, tugas yang perlu dilakukan, artikel berwawasan yang ingin Anda temukan nanti, dll. — Anda memiliki satu titik akhir dengan banyak masukan. Jadi, apa pun konteksnya (memeriksa ponsel, sepenuhnya mengerjakan tugas di meja Anda, melakukan banyak tugas dalam rapat virtual, dll.), Anda memiliki cara mudah untuk mendapatkan informasi tersebut ke tempat yang tepat sehingga dapat akan muncul pada waktu yang tepat.

Bentuk yang ada di mana-mana

Saya penggemar berat formulir untuk pengumpulan informasi karena mereka memberi Anda begitu banyak pilihan di ujung yang lain. Anda dapat mengiris dan memotong data, atau hanya memperlakukannya seperti teks bentuk bebas.

Ekstensi browser Zapier + ??

Zapier menawarkan ekstensi untuk Chrome yang memungkinkan Anda menyiapkan formulir agar muncul sebagai bilah sisi kanan di samping apa pun yang Anda lakukan. Salah satu kegunaan yang bagus untuk ini adalah ketika saya perlu menambahkan kontak baru ke database saya, atau ketika saya mengumpulkan informasi tentang vendor ketika saya sedang meneliti untuk MarTech Intelligence Reports (MIR) kami. Terkadang, informasi ini akan muncul ketika seseorang memperkenalkan saya kepada orang lain melalui email. Di lain waktu, saya memulai proses ini dari riset online di halaman web.

Bagaimanapun, untuk memastikan informasi masuk ke tempat yang tepat, saya mengetuk ekstensi Zapier untuk Chrome yang memberi saya bilah sisi tempat saya dapat mengambil info dari layar utama saya tanpa meninggalkan konteks itu. Saat ini, saya ingin informasi kontak disimpan dan dapat diakses dari banyak tempat yang berbeda, jadi saya menggunakan Zapier zap untuk mengirim info semacam itu ke Google Kontak, ClickUp, Airtable dan (karena saya sedang mengujinya sekarang ) Rakyat. Saya memasukkannya sekali dan mengklik tombol kirim dan voila — tidak ada lagi entri data duplikat atau pemotongan dan tempel. Memang tidak sempurna , tapi sangat membantu.

Bonus: Berikut tautan ke Zapier saya yang melakukan ini, yang dapat Anda sesuaikan dengan aplikasi Anda sendiri

JotForm

Kami meminta vendor dalam kategori yang kami cakup dalam Laporan Intelijen MarTech kami untuk mengisi formulir yang menanyakan tentang perusahaan mereka dan penawaran produk mereka di sektor teknologi yang sedang kami periksa. Ini membantu memastikan bahwa kami mengajukan pertanyaan yang sama kepada setiap vendor dan, dengan beberapa jenis pertanyaan, kami dapat mengubah jawaban secara langsung menjadi bagan atau grafik. Bagian terakhir dari kuesioner menanyakan pandangan mereka tentang tren yang mendorong kategori secara keseluruhan. Informasi kualitatif ini adalah info yang sangat berharga bagi saya, jadi saya menggunakan Zapier untuk memastikan jawaban mereka berakhir di Mem, di mana saya dapat memunculkannya saat saya membuat garis besar dan menulis.

Saya juga menggunakan formulir ini secara internal. Mereka memiliki banyak kemampuan yang membuatnya lebih kuat daripada ekstensi browser Zapier, dan salah satu yang paling penting adalah kemampuan untuk menggunakan drop-down, kotak centang, dan tombol radio. Jenis input ini memastikan bahwa Anda mendapatkan data yang konsisten dan terstruktur, tanpa alternatif yang mengganggu atau salah eja, salah ketik, dll.

Dengan data yang konsisten ini, jauh lebih mudah untuk mengiris, memotong, dan menganalisis data yang dihasilkan tanpa melakukan pembersihan besar-besaran. Ketika saya mengumpulkan informasi tentang vendor dalam berbagai kategori pada tahap awal penelitian MIR, saya menggunakan formulir yang memasukkan data ke Google Tables atau Airtable, di mana saya dapat menganalisis semuanya nanti. Saya akan mengatur desktop saya di mana saya mendapatkan formulir di satu sisi tampilan dan informasi yang ditujukan untuk dimasukkan di sisi lain. Karena saya menggunakan bidang tarik-turun seperti "Kategori Perangkat Lunak", di mana saya dapat memilih dari berbagai opsi, nanti saya dapat melihat semua perusahaan dalam kategori tersebut secara berdampingan, meskipun saya dapat melompat dari satu kategori ke kategori lainnya saat mengumpulkan informasi.

Penerusan email atau BCCing

Sebagai pemasar, Anda mungkin melakukan banyak pekerjaan di email. Namun, antarmuka email — betapapun dirancang dengan baik — bukanlah tempat yang ideal untuk memunculkan informasi yang Anda bagikan dan terima melalui email. Jadi, saat Anda mempertimbangkan elemen apa yang akan disertakan dalam basis pengetahuan pribadi Anda, pastikan penerusan email didukung sebagai sarana untuk mengimpor informasi.

Dengan beberapa alat, seperti ClickUp, saya dapat BCC alamat email tertentu ketika saya mengirim pesan yang terkait dengan tugas tertentu, dan email itu (serta banyak balasan) akan dimasukkan dalam bidang "komentar" tugas .

Rekaman + transkripsi AI

Ini adalah sesuatu yang saya gunakan untuk rapat virtual (pastikan untuk mendapatkan izin), webinar atau acara, obrolan Twitter, podcast, dan sejenisnya. Setelah Anda merekam ucapan, masukkan ke Otter atau Speak untuk transkripsi otomatis, lalu buang transkripsi ke dalam repositori tidak terstruktur Anda (pastikan untuk menyimpan audio asli jika terjemahan otomatis kurang akurat).

Baca nanti

Saya menggunakan Pinboard (evolusi dari apa yang enak) untuk menangkap dua jenis informasi: artikel yang terlihat menjanjikan tetapi saat ini saya tidak punya waktu untuk membacanya, dan artikel yang telah saya baca yang ingin saya rujuk nanti — seperti kapan Saya sedang merakit sesuatu yang saya tulis. Jika Anda membayar untuk akun "arsip" ($39/tahun), Pinboard menyimpan salinan konten lokal di URL yang telah Anda tandai. Nantinya, Anda dapat menemukan info yang relevan melalui tag atau pencarian teks lengkap meskipun sumber konten aslinya tidak lagi online.

Kesimpulan

Ini hanyalah beberapa cara yang saya coba untuk memastikan potongan informasi penting tidak melewati saya sepanjang hari. Saya harap mereka memicu beberapa ide untuk Anda yang dapat membantu Anda memperlancar alur kerja Anda. Saya akan menjelajahi pengorganisasian dan memunculkan informasi itu di minggu-minggu mendatang.