Tips Teratas untuk Melindungi Data Pelanggan

Sayangnya, pelanggaran data yang melibatkan nomor kartu kredit dan informasi keuangan lainnya telah menjadi terlalu umum untuk bisnis dan klien lintas industri. Jumlah pelanggaran data yang terjadi di seluruh dunia melonjak drastis selama pandemi, dan data pelanggan kini lebih rentan dari sebelumnya. Pelanggaran ini dapat berdampak pada organisasi dari semua ukuran, termasuk yang ada di industri kebugaran.

Informasi kartu kredit pelanggan mungkin dikumpulkan dalam skala besar atau dalam skala yang jauh lebih kecil. Bahkan terkadang bisa menjadi kesalahan yang relatif kecil yang mengarah pada pelanggaran keamanan besar. Karena hanya dibutuhkan satu orang untuk mempertaruhkan keamanan perusahaan, pusat kebugaran harus bersiap untuk mengamankan data mereka.

Perhatian utama bisnis kebugaran adalah memperhatikan klien dan informasi mereka. Praktik bisnis yang cerdas dan langkah-langkah keamanan mutakhir dapat membantu melindungi anggota Anda dan perusahaan Anda dari penipuan kartu kredit dan segala jenis pencurian data. Dengan itu sebagai latar belakang kami, berikut adalah beberapa tips keamanan siber terbaik.

Selalu Instal dan Perbarui Perangkat Lunak yang Tepat

Instal — dan perbarui — perangkat lunak yang diperlukan. Garis pertahanan pertama Anda haruslah perangkat lunak anti-virus, anti-malware, dan/atau anti-spyware. Namun, Anda harus memastikan bahwa itu tetap up to date. Salah satu masalah dengan banyak bisnis kecil adalah bahwa mereka berinvestasi dalam produk perangkat lunak yang tidak mereka butuhkan atau inginkan, atau yang tidak mereka pahami, atau pada akhirnya tidak digunakan, dan itu hanya ada di sana. Atau mereka akan membeli produk tetapi gagal memperbaruinya, menjadikannya usang. Karena peretas selalu merevisi strategi mereka, Anda memiliki kesempatan terbaik untuk mengalahkan mereka jika Anda sering memperbaruinya. Jika diberi pilihan, selalu pilih "perbarui secara otomatis" untuk memastikan Anda menjalankan perangkat lunak terbaru.

Jika Anda tidak ingin berurusan dengan pembaruan selama jam kerja (untuk alasan yang jelas, Anda biasanya dapat mengatur sebagian besar aplikasi untuk memperbarui secara otomatis pada jam yang ditentukan sehingga tidak mengganggu jadwal Anda). Anda juga harus memastikan bahwa semua plugin yang Anda gunakan di situs web Anda juga diperbarui secara berkala. Sangat umum bagi penjahat dunia maya untuk menargetkan plugin WordPress, misalnya.

Direkomendasikan untuk Anda: Praktik Terbaik Privasi Online: Bagaimana Melindungi Data Digital Anda?

Pastikan Jaringan Anda Aman

Manfaatkan jaringan yang aman. Investasikan pada server khusus yang aman yang hanya digunakan oleh perusahaan Anda dan stafnya. Sementara berbagi server Anda mungkin lebih murah dalam jangka pendek, menggunakan jaringan aman sangat mengurangi bahaya membiarkan informasi pelanggan Anda rentan terhadap serangan. Juga, pentingnya mencadangkan data Anda tidak bisa cukup ditekankan. Anda akan terhindar dari kehancuran oleh "ransomware", sejenis virus yang mencegah akses ke data Anda—atau bahkan mengancam untuk menghapus data sepenuhnya—kecuali jika Anda membayar uang tebusan.

Jika Anda tidak ingin berinvestasi di server khusus, setidaknya pastikan Anda menggunakan jaringan wifi yang dilindungi kata sandi dan firewall dan hanya dapat diakses oleh Anda dan staf Anda. Jika Anda ingin memberi anggota dan klien Anda akses internet saat mereka berada di gym, Anda dapat mengatur jaringan yang sama sekali berbeda dengan akses dan batasan privasi yang berbeda.

Enkripsi

Semuanya harus dienkripsi kapanpun dan dimanapun memungkinkan. Investasikan dalam perangkat lunak enkripsi terbaru yang Anda mampu dan pertahankan agar tetap mutakhir. Ini juga merupakan ide bagus untuk mengenkripsi email Anda jika Anda mengirim atau menerima informasi sensitif, serta komunikasi online apa pun antara Anda dan pelanggan Anda. Penggunaan VPN adalah cara lain yang baik untuk menambahkan tingkat enkripsi pada komunikasi Anda.

Gunakan Kata Sandi yang Kuat

Buat kata sandi yang aman. Lupakan kata sandi empat huruf yang mudah diingat. Membuat mereka kokoh dan tahan lama. Panjang kata sandi minimal harus delapan karakter, dan disarankan agar lebih panjang lagi–13 atau 15 karakter. Mereka tidak boleh berupa kata-kata individual, melainkan, diacak, menggunakan simbol, angka, dan kapitalisasi.

Jika Anda benar-benar ingin membuat kata sandi Anda sulit ditebak dan dipecahkan, Anda dapat menggunakan pembuat kata sandi acak gratis. Pasangkan ini dengan pengelola kata sandi seperti LastPass dan pastikan semua karyawan Anda berada di halaman yang sama, dan Anda telah melakukan banyak hal untuk memperkuat data Anda dan pelanggan Anda.

Hancurkan Data Sebelum Menyingkirkannya

Sebelum dibuang, hancurkan. Beberapa pelanggaran data terjadi langsung dari tempat sampah Anda. Mendaur ulang file dan kertas lama adalah praktik ramah lingkungan yang baik, tetapi selalu potong/rusak file sebelum membuangnya. Jika Anda bermaksud menggunakan kembali komputer yang sebelumnya menyimpan informasi sensitif, gunakan perangkat lunak yang dibuat khusus untuk tujuan tersebut untuk membersihkan drive.

Saat menonaktifkan komputer, berhati-hatilah saat melepas hard disk dan menghancurkannya secara fisik. Seperti biasa, bawa barang elektronik Anda yang dinonaktifkan, dan terutama komputer Anda, ke depot daur ulang elektronik sehingga Anda tidak berkontribusi pada masalah limbah elektronik besar-besaran yang saat ini dihadapi dunia.

Anda mungkin menyukai: Evaluasi Data dalam Penelitian: Akurasi, Presisi & Jenis Kesalahan.

Hanya Simpan Data yang Benar-Benar Anda Butuhkan

Simpan hanya informasi yang Anda butuhkan. Periksa jenis data yang Anda simpan dan putuskan apakah Anda benar-benar perlu menyimpan informasi ini. Meskipun nama pelanggan sangat penting, apakah Anda benar-benar membutuhkan tanggal lahir mereka? Pertimbangkan untuk menghapus materi apa pun yang tidak terkait langsung dengan permintaan perusahaan Anda. Anda juga harus mempertimbangkan kembali menyimpan informasi kartu kredit untuk pelanggan. Sebagian besar bisnis benar-benar tidak perlu menyimpan informasi kartu kredit pelanggan mereka. Bahkan, Anda mungkin tidak boleh menyimpan informasi kartu kredit.

Cara paling aman untuk menyimpan informasi kartu kredit adalah dengan mengalihdayakannya ke pihak ketiga yang hanya didedikasikan untuk keamanan data kartu. Pihak ketiga ini menyimpan informasi kartu kredit di luar situs pada server yang aman, membebaskan bisnis dari biaya penyimpanan sepenuhnya. Pedagang tidak perlu lagi khawatir tentang menjaga jaringan mereka sendiri sesuai dengan standar eksternal, dan tanggung jawab mereka berkurang secara signifikan.

Kunci Salinan Keras Anda

Hard copy harus dikunci secara fisik. Simpan dokumen, kertas, dan catatan Anda dengan aman di balik pintu yang aman. Menambahkan perlindungan lebih lanjut seperti keypad numerik atau bahkan identifikasi biometrik dapat meningkatkan keamanan secara signifikan. Mungkin juga membantu untuk meningkatkan kepercayaan ketika calon investor mengunjungi perusahaan Anda.

Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan untuk membuat versi digital dari hard copy Anda. Ini berarti memindai dan menyimpan dokumen Anda di cloud sehingga Anda dapat mengontrol akses dan mengelola semuanya dengan lebih baik dari satu lokasi terpusat.

“Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan perangkat lunak untuk meningkatkan kemampuan manajemen dan privasi Anda. Memiliki program komprehensif untuk menangani data Anda dapat membuat hidup jauh lebih mudah.” – dalam salah satu wawancara terbarunya seperti yang disarankan oleh Mohsina M., pemilik produk Clubware.

Memiliki Rencana Pemulihan Bencana

Buat strategi. Mengelola keadaan darurat memerlukan pemahaman tentang apa yang harus dilakukan dan kapan melakukannya, apa pun jenis bencananya. Anda pasti membutuhkan bantuan seorang spesialis untuk memeriksa kerusakan dan mencari tahu apa dan bagaimana hal itu terjadi. Cari perusahaan keamanan dunia maya yang bereputasi baik sekali dan tanyakan juga tentang kontrak pemeliharaan. Mereka sering dapat melengkapi pendekatan keamanan Anda saat ini dan mengurangi konsekuensi dari pelanggaran data aktif.

Klien saat ini mengharapkan tidak kurang dari kualitas dan ketergantungan. Jika terjadi kegagalan sistem atau waktu henti yang substansial, mereka tidak bisa dimaafkan. Klien hanya akan beralih ke sasana pesaing jika perusahaan gagal memenuhi harapan mereka. Anda juga kemungkinan besar akan menghadapi kerusakan reputasi dan niat baik Anda dan mungkin menghadapi kesulitan mendapatkan klien di masa depan jika cukup banyak orang yang memberi Anda ulasan buruk di tempat-tempat seperti Google dan Yelp.

Perencanaan pemulihan bencana memungkinkan organisasi mempertahankan kualitas layanan tingkat tinggi dalam menghadapi kesulitan. Mendapatkan kembali pelanggan lama setelah bencana TI bisa dibilang mustahil — konsekuensi mengerikan yang diketahui banyak organisasi secara langsung. Dengan menurunkan risiko downtime dan kehilangan data, klien Anda mungkin yakin bahwa mereka akan menerima layanan yang sesuai bahkan jika terjadi bencana.

Latih Staf Anda

Staf harus dilatih dalam praktik yang optimal. Karyawan bisnis kecil seringkali merupakan penghubung terlemah antara informasi klien dan pelanggaran data. Karyawan harus diberikan panduan praktik terbaik yang menjabarkan cara mengamankan data perusahaan di setiap titik masuk, termasuk komputer dan telepon seluler di lokasi. Memanfaatkan otentikasi 2FA untuk semua akses di luar situs adalah cara lain yang baik untuk mengurangi peretasan dan pencurian data.

Anda juga harus memastikan bahwa Anda mendidik staf gym dengan baik tentang ancaman yang ditimbulkan oleh hal-hal seperti phishing. Tidak semua orang datang ke pekerjaan dengan tingkat pemahaman dan pengalaman keamanan siber yang sama; tidak butuh waktu lama untuk membekali orang dengan pengetahuan yang berpotensi menyelamatkan bisnis. Ada banyak sumber daya online gratis yang dapat Anda gunakan untuk menyusun materi pelatihan keamanan siber Anda sendiri, atau tersedia kursus lengkap yang dapat dengan mudah diteruskan di antara staf Anda.

Anda mungkin juga menyukai: Kata Sandi Anda Terkena Pelanggaran Data. Apa yang harus dilakukan sekarang?

Kesimpulan

Pelanggaran data adalah mimpi buruk bagi organisasi dan pelanggan mereka. Tidak ada yang ingin informasi mereka dicuri, dan tidak ada perusahaan yang mau bertanggung jawab untuk itu. Meskipun tidak semua pelanggaran data dapat dicegah, pemilik sasana dapat mengambil tindakan pencegahan untuk melindungi informasi kartu kredit anggotanya. Menyadari bagaimana penjahat mendapatkan informasi dan bersikap proaktif dalam membatasi akses ke informasi tersebut dapat secara signifikan mengurangi risiko penipuan kartu kredit dan pelanggaran data lainnya yang terjadi pada perusahaan Anda dan anggotanya.