6 Tips bagi Pemilik Bisnis untuk Menangani Proyeknya

"Kepemilikan" hadir dengan tingkat tanggung jawab yang tinggi. Baik dalam arti menerima pujian atas keberhasilan atau menjawab kegagalan. Ada juga rasa otoritas dalam membuat keputusan besar.

Seorang pemilik bisnis menggunakan hasil proyek. Mereka juga bertanggung jawab atas biaya yang dikeluarkan selama implementasi. Proyek juga dapat memiliki banyak pemilik. Artinya mereka akan berbagi biaya dan diwakili dalam kelompok pengarah.

Sebuah proyek dapat berjalan dengan baik tanpa partisipasi penuh waktu dari pemilik proyek. Tetapi untuk proyek yang ambisius, kompleks, dan berjalan lama, partisipasi Anda sangat penting. Anda harus bertanggung jawab atas visi Anda dan arah proyek secara keseluruhan.

Mengelola sebuah proyek bisa menjadi tugas yang menakutkan. Itu karena tantangan kemungkinan besar akan muncul dan Anda harus siap menghadapinya. Jika, misalnya, Anda tidak dilengkapi dengan sertifikasi manajemen proyek. Anda mungkin juga memiliki sertifikasi tetapi tidak memiliki pengalaman sebagai pemilik atau manajer proyek yang hebat.

Perhatikan bahwa tidak ada saran yang sempurna untuk setiap situasi saat menangani proyek. Solusi Anda akan tergantung pada spesifik situasi Anda. Itulah mengapa Anda memerlukan panduan pemilik proyek untuk membantu Anda menangani proyek dengan sukses.

Ini akan memungkinkan Anda untuk menghadapi situasi unik berdasarkan sifat proyek. Serta budaya organisasi Anda. Kumpulan prinsip dalam panduan ini akan mengarahkan tindakan Anda.

Bagaimana Menangani Proyek sebagai Pemilik Bisnis

Menangani proyek bisa sangat menegangkan. Itu karena tantangan yang datang dengan melaksanakan proyek dalam waktu yang ditentukan.

Proyek dapat menjadi salah tanpa perencanaan dan manajemen strategis. Ini dapat menyebabkan Anda meninggalkan proyek yang telah Anda investasikan begitu banyak. Karena alasan inilah Anda harus mengambil tindakan pencegahan sebelum menginvestasikan sumber daya Anda. Kiat-kiat di sini akan membantu Anda menangani proyek Anda dengan lebih baik di lain waktu.

1. Tentukan Lingkup Proyek dan Timeline

Ini adalah langkah pertama selama tahap awal proyek. Di sinilah Anda menentukan apa yang ingin Anda capai. Tetapkan tujuan dan soroti poin yang tidak termasuk dalam ruang lingkup. Dianjurkan untuk menuliskan segala sesuatu yang penting dan dapat mengarah pada kesuksesan. Pikirkan dari perspektif yang luas untuk memvisualisasikan apa yang akan Anda jalankan.

Saat mengerjakan ruang lingkup, mulailah besar dan persempit fokus proyek Anda. Anda juga harus ingat untuk menentukan garis waktu proyek. Berapa banyak waktu yang akan Anda berikan untuk proyek tersebut dan kapan Anda mengharapkannya selesai? Ini adalah pertanyaan yang harus dijawab selama tahap awal.

Dengan demikian, Anda perlu memperkirakan waktu untuk setiap tugas dalam proyek. Perhatikan bahwa tenggat waktu proyek adalah tetap dan tidak boleh berubah. Terakhir, mempresentasikan ruang lingkup proyek kepada pemangku kepentingan untuk mendapatkan pendapat mereka.

2. Menyediakan Sumber Daya yang Dibutuhkan

Memastikan ada sumber daya untuk pelaksanaan proyek adalah tugas pemilik proyek. Dengan demikian, Anda harus memeriksa untuk mengetahui apakah sumber daya yang tersedia cukup. Mengevaluasi investasi, mesin, sumber daya manusia, dan peralatan yang diperlukan. Ini akan membantu Anda menyadari kemungkinan hambatan dalam implementasi.

Anda mungkin menyadari bahwa anggota tim membutuhkan laptop tambahan. Atau bahwa pemangku kepentingan membutuhkan jam tambahan di ruang konferensi. Bisa juga anggota tim mengalami masalah kesehatan. Anda harus tersedia untuk memberikan solusi yang masuk akal. Ingatlah bahwa adalah tanggung jawab Anda untuk mengelola kekurangannya.

Contohnya adalah ketika seseorang yang bekerja di sebagian besar proyek memiliki alasan tak terduga untuk mengambil cuti. Anda harus dapat menggantinya sebelum ketidakhadiran mereka mempengaruhi pelaksanaan proyek.

Pastikan untuk memeriksa bahwa anggota tim mendapatkan apa yang mereka butuhkan. Ini akan memastikan kemajuan proyek tanpa gangguan.

3. Latih Karyawan Baru

Saat Anda merekrut karyawan baru, akan ada peningkatan sementara dalam pekerjaan. Anda tidak akan dapat segera melepaskan tugas dan menyelesaikan proyek tepat waktu atau memiliki waktu luang yang Anda inginkan.

Itu karena meskipun mereka ahli yang terampil, mereka tidak akan langsung menyesuaikan diri dengan bisnis Anda. Itu karena mereka akan membutuhkan waktu untuk mempelajari seluk beluk bisnis. Mereka perlu memahami harapan Anda terhadap mereka. Kemudian mereka harus secara mental menyatukan teka-teki untuk mempelajari bagaimana potongan-potongan kecil itu sesuai dengan tujuan Anda.

Jadi, jangan berharap mereka akan mulai bekerja pada hari pertama. Jika karyawan Anda tidak berpengalaman, Anda bisa mendapatkan mereka untuk memperluas pengetahuan mereka. Anda dapat menggunakan pelatihan proyek Microsoft untuk pemula untuk membantu mereka mempelajari cara menangani proyek.

Pelatihan MS Project dirancang bagi mereka yang ingin memahami konsep manajemen proyek. Ini akan membantu mereka untuk mengatur dan membuat laporan dasar secara mandiri.

Kursus pelatihan Microsoft Project juga akan membantu mereka mempelajari cara merencanakan dan mengelola proyek. Di akhir pelatihan, mereka akan memiliki semua pengetahuan dasar tentang cara:

• Siapkan file
• Lacak kemajuan
• Bekerja dengan Tampilan
• Tetapkan sumber daya
• Buat bagan Gantt

4. Melacak Waktu yang Dihabiskan untuk Tugas

Menyimpan catatan akurat tentang waktu yang dihabiskan untuk tugas itu penting terutama jika Anda seorang pekerja lepas. Ini membantu Anda mengetahui tugas mana yang memakan waktu paling lama. Dengan begitu, Anda dapat menemukan area untuk perbaikan. Ini juga penting untuk penganggaran terutama jika Anda mengenakan biaya per jam.

Waktu pelacakan juga akan membantu mengalokasikan anggaran. Serta menentukan ruang lingkup proyek masa depan. Ingatlah bahwa waktu dapat dengan mudah berlalu ketika orang sedang bekerja. Untuk alasan itu, akan baik untuk mendapatkan alat manajemen proyek dengan kemampuan masuk dan keluar.

Itu juga dapat memiliki fitur untuk menunjukkan kepada Anda jam yang dihabiskan untuk mengerjakan suatu tugas. Ini akan sangat membantu dengan manajemen proyek.

5. Dapatkan Software Akuntansi

Melacak pengeluaran akan membantu Anda menguasai arus kas. Ini juga membantu Anda untuk mengkategorikan pengeluaran Anda, sehingga mendapatkan gambaran yang jelas tentang ke mana uang itu pergi.

Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak untuk mengunggah kwitansi pengeluaran dan mencatat informasi dari kwitansi yang dipindai. Ini memastikan bahwa Anda tidak menyimpan tanda terima kertas yang mudah hilang. Aplikasi akuntansi yang baik harus memiliki modul absen.

Ini akan membantu Anda dalam menagih klien berdasarkan waktu yang dihabiskan untuk proyek. Timesheets membantu dalam mengelola proyek dari waktu penganggaran. Ini juga membantu dalam menagih klien.

Ini akan memastikan Anda tidak menagih lebih atau kurang menagih klien. Setelah penyelesaian proyek, lembar waktu memungkinkan Anda untuk membandingkan jam kerja aktual dan anggaran awal. Ini membantu Anda dalam merencanakan waktu berikutnya dengan lebih akurat.

6. Tingkatkan Komunikasi Internal

Saat bekerja untuk mencapai tujuan bersama, tim Anda membutuhkan lingkungan untuk berkomunikasi. Tetapi menempatkan mereka di satu ruangan bukanlah cara terbaik untuk melakukan ini. Kami mengacu pada penguatan komunikasi menggunakan perangkat lunak online seperti Slack.

Ini akan memastikan bahwa tim Anda berkomunikasi secara real-time di mana pun mereka berada. Ini juga akan membantu menghemat waktu dan menghindari pemborosan waktu untuk rapat ad hoc.

Bawa Pulang Terakhir

Proyek memiliki tenggat waktu. Sayangnya, beberapa tantangan dapat muncul selama tahap perencanaan dan pelaksanaan. Tantangan-tantangan ini dapat menunda penyelesaian proyek atau membuat Anda menyerah pada proyek. Situasi ini mungkin tidak berada dalam kendali langsung Anda. Namun kami percaya bahwa tips di sini seperti komunikasi yang lebih baik, manajemen waktu, dan beberapa lainnya akan membantu Anda mengelola proyek dengan lebih baik di lain waktu. Bahkan jika Anda tidak terlibat langsung dalam sebuah proyek, sebagai pemilik, jika Anda terus memeriksa poin-poin ini, ini dapat membantu kesuksesan proyek dan pertumbuhan bisnis.