5 Hal yang harus Anda ketahui tentang Sistem Manajemen Pelatihan

Saat ini software pelatihan karyawan sudah menjadi kebutuhan bagi manajemen pelatihan karyawan di setiap perusahaan. Ini membantu untuk mengelola dan memantau kemajuan pelatihan karyawan, menetapkan tujuan dan sasaran pelatihan, dan membuat jadwal pelatihan sambil membuat proses lebih mudah untuk departemen SDM dan pelatihan.

Seiring pertumbuhan bisnis Anda, begitu pula kebutuhan untuk melatih karyawan baru dan tetap memperbarui kebijakan dan prosedur perusahaan yang sudah ada. Perangkat lunak pelatihan karyawan dapat menghemat waktu dan uang Anda dengan mengotomatiskan proses pelatihan ini. Sistem manajemen pelatihan juga dapat digunakan untuk membuat dan mengelola kuis dan ujian pelatihan bagi karyawan yang mengikuti pelatihan, sehingga sangat efektif dibandingkan dengan metode pelatihan lama.

Pergeseran baru-baru ini menuju perangkat lunak pelatihan online, yang menjadi semakin populer karena kemudahan dan aksesibilitasnya. Perangkat lunak pelatihan online dapat digunakan untuk memberikan pelatihan di mana saja, kapan saja, dan di perangkat apa pun. Selain itu, dapat disampaikan dalam berbagai format, termasuk video, audio, dan teks, yang meningkatkan interaktivitas dan efektivitasnya.

Apa itu Sistem Manajemen Pelatihan?

Sistem manajemen pelatihan (TMS) adalah aplikasi perangkat lunak yang membantu bisnis merencanakan, menyampaikan, dan melacak pelatihan karyawan. Ini dapat digunakan untuk mengelola pelatihan online dan offline dan dapat diintegrasikan dengan aplikasi bisnis lain seperti HRMS.

Perangkat lunak pelatihan karyawan modern membutuhkan pengaturan dan pemeliharaan yang lebih sedikit daripada sistem yang lebih lama. Ini telah menjadi sangat serbaguna dan karenanya, juga dapat digunakan untuk berbagai tugas seperti membuat jadwal pelatihan, menugaskan kursus kepada karyawan, melacak kemajuan pelatihan mereka, menghasilkan laporan pelatihan, dan banyak lagi.

Perangkat lunak manajemen pelatihan telah menjadi sangat canggih sehingga bahkan dapat menawarkan pelatihan tentang topik-topik khusus yang disesuaikan dengan kebutuhan setiap karyawan. Misalnya, di departemen layanan pelanggan, satu karyawan dapat dilatih untuk fonetik sementara yang lain dapat dilatih tentang pengetahuan produk pada saat yang sama.

Memilih sistem manajemen pelatihan yang tepat sangat penting untuk keberhasilan program Anda karena ini akan menjadi dasar untuk membangun pelatihan Anda. Oleh karena itu, Anda harus berhati-hati saat memilih sistem manajemen pelatihan karyawan untuk bisnis Anda. Karena ada berbagai perangkat lunak yang tersedia untuk pelatihan, Anda harus hati-hati memilih modul yang ingin Anda miliki dalam sistem yang digunakan untuk melatih karyawan Anda.

Apa manfaat dari Sistem Manajemen Pelatihan?

Ada beberapa manfaat menggunakan perangkat lunak pelatihan karyawan dibandingkan metode pelatihan karyawan lama. Dengan perubahan zaman dan digitalisasi yang cepat, sangat penting untuk mengadopsi metode baru ini untuk memastikan bahwa karyawan Anda tetap terampil dan mengikuti perkembangan terbaru di bidangnya.

Oleh karena itu, mari kita lihat lebih dekat manfaat sistem manajemen pelatihan karyawan:

• Basis Data Pengetahuan Pusat

Dengan sistem manajemen pelatihan, Anda dapat mengembangkan basis data pengetahuan pusat. Ini adalah gudang informasi dan sumber daya terkait pelatihan yang dapat digunakan oleh karyawan untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan mereka. Database ini dapat diakses oleh karyawan setiap saat dan dari lokasi manapun. Ini juga dapat membantu Anda melacak catatan dan kemajuan pelatihan karyawan. Sistem manajemen pelatihan juga dapat menghasilkan laporan yang dapat digunakan untuk mengevaluasi efektivitas program pelatihan.

• Standarisasi Metode Pelatihan

Sistem manajemen pelatihan karyawan dapat membantu Anda menstandardisasi proses pelatihan. Artinya, semua karyawan akan dilatih menggunakan metode dan materi yang sama. Standarisasi proses pelatihan dapat membantu meningkatkan kinerja karyawan dan memastikan kepatuhan pelatihan. Ini juga dapat membantu Anda menghemat waktu dan uang dengan mengurangi kebutuhan akan materi pelatihan dan instruktur.

• Proses Pelatihan yang Efisien

Mengotomatiskan proses pelatihan dengan perangkat lunak pelatihan karyawan dapat menghemat banyak waktu dan uang Anda. Perangkat lunak pelatihan online juga memudahkan untuk melacak catatan dan kemajuan pelatihan karyawan, sehingga menghilangkan kebutuhan untuk melacaknya secara manual. Semua penghematan ini menghasilkan pengalaman pelatihan yang lebih baik dan efisien bagi karyawan Anda.

• Peningkatan Kinerja Karyawan

Dengan memberikan pelatihan khusus kepada karyawan, mereka akan lebih siap untuk melakukan pekerjaan mereka. Perkembangan ini akan menghasilkan output yang lebih baik dan karenanya, tenaga kerja yang lebih efisien yang mengarah pada peningkatan pendapatan bagi perusahaan kami. Demikian pula, mereka juga akan menghargai perusahaan mereka yang meningkatkan keterampilan mereka, sehingga membantu pengembangan profesional mereka.

• Peningkatan Keterlibatan Karyawan

Perangkat lunak pelatihan karyawan dapat membantu meningkatkan keterlibatan karyawan dengan membuat proses pelatihan lebih menarik dan interaktif. Dengan bantuan media audio dan visual, pelatihan karyawan dapat diubah menjadi pengalaman permainan interaktif daripada metode pelatihan masa lalu berbasis presentasi dan dokumentasi yang monoton.

• Kepatuhan Pelatihan yang Lebih Baik

Sistem manajemen pelatihan dapat membantu memastikan bahwa karyawan mematuhi persyaratan pelatihan dengan memberi mereka pengingat dan melacak kemajuan pelatihan. Selain itu, kemajuan karyawan individu dapat dilacak secara efisien dengan dasbor pusat untuk memahami kemajuan mereka dan mengukur minat dan keterlibatan mereka dengan pelatihan.

• Mengurangi Biaya Pelatihan

Mengotomatiskan proses pelatihan dengan perangkat lunak pelatihan karyawan dapat membantu mengurangi biaya pelatihan dengan menghilangkan kebutuhan akan materi pelatihan dan instruktur. Ini juga dapat dilakukan secara online, sehingga memberikan fleksibilitas bagi karyawan untuk melakukannya dari jarak jauh sesuai kenyamanan mereka, yang juga membantu mengurangi biaya perjalanan bagi karyawan serta membebaskan sumber daya perusahaan untuk proses lainnya.

Sekarang kami memiliki perangkat lunak pelatihan karyawan yang kuat, berikut adalah 5 hal yang harus Anda ketahui tentang sistem manajemen pelatihan yang akan membantu Anda menyadari relevansinya untuk bisnis Anda:

1. Merencanakan dan memberikan pelatihan dengan lebih efektif

Sistem manajemen pelatihan dapat membantu Anda merencanakan pelatihan secara lebih efektif dengan memungkinkan Anda membuat kalender pelatihan, menjadwalkan sesi pelatihan, dan melacak kemajuan pelatihan. Ini juga dapat membantu Anda memberikan pelatihan secara lebih efektif dengan menyediakan materi dan sumber pelatihan, serta mengelola catatan pelatihan.

Perangkat lunak pelatihan karyawan juga membantu dalam memberikan pelatihan secara lebih efektif. Ini karena ia menawarkan platform e-learning yang dapat digunakan untuk menyampaikan konten pelatihan dan melacak kemajuan pelatihan. Jenis penyampaian pelatihan seperti itu sulit dilakukan tanpa adanya perangkat lunak manajemen pelatihan. Misalnya, studi terbaru oleh Dashe & Thomson mengungkapkan bahwa menggunakan sistem manajemen pelatihan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pelatihan karyawan sebesar 40%-60%, sehingga membuatnya sangat efisien dibandingkan dengan metode pelatihan lama.

2. Lacak kemajuan dan kinerja pelatihan

Sistem manajemen pelatihan dapat membantu Anda melacak kemajuan dan kinerja pelatihan dengan memungkinkan Anda membuat laporan pelatihan, melacak catatan pelatihan karyawan, dan memantau kinerja pelatihan. Ini juga dapat membantu Anda mengidentifikasi kesenjangan pelatihan dan area untuk perbaikan.

Ini juga memainkan peran penting dalam kinerja pelatihan dengan menyimpan catatan dan kemajuan pelatihan. Ini memungkinkan Anda untuk meninjau kemajuan dan kinerja pelatihan kapan saja. Selain itu, sistem manajemen pelatihan karyawan dapat membantu Anda mengidentifikasi kesenjangan pelatihan dan area untuk perbaikan.

3. Kelola pelatihan online dan offline

Sistem manajemen pelatihan dapat digunakan untuk mengelola pelatihan baik online maupun offline. Pelatihan online dapat disampaikan melalui sistem manajemen pelatihan itu sendiri, sedangkan pelatihan offline dapat dikelola menggunakan kalender pelatihan dan catatan pelatihan sistem manajemen pelatihan.

Studi juga menunjukkan bahwa pelatihan online lebih efektif daripada pelatihan offline, dengan 41,7% perusahaan yang disurvei melaporkan penghematan besar dalam biaya pelatihan dengan penambahan modul pembelajaran online. Selain itu, pelatihan online juga dapat diberikan dengan biaya yang lebih murah dibandingkan pelatihan offline. Dengan perangkat lunak pelatihan karyawan yang efisien, Anda akan dapat memberikan kedua jenis pelatihan tergantung pada keterampilan yang diajarkan dan mengelola keduanya secara efisien.

4. Integrasikan dengan aplikasi bisnis lainnya

Sistem manajemen pelatihan dapat diintegrasikan dengan aplikasi bisnis lain seperti sistem HRMS dan LMS. Integrasi tersebut membantu Anda mengelola catatan pelatihan karyawan dan kemajuan pelatihan secara lebih efektif. Mengintegrasikan dengan aplikasi umum juga membantu dalam kepatuhan pelatihan. Dengan mengintegrasikan dengan sistem HRIS, sistem manajemen pelatihan dapat memastikan bahwa karyawan mematuhi persyaratan pelatihan dengan memberikan mereka pengingat rutin dan melacak kemajuan pelatihan.

Misalnya, sistem manajemen pelatihan Anda dapat digabungkan dengan sistem manajemen kinerja karyawan untuk membuat solusi pelatihan dan pengembangan terpusat untuk organisasi Anda. Selain itu, sistem manajemen pelatihan dapat mengotomatiskan sebagian besar tugas administrasi pelatihan seperti pendaftaran, manajemen catatan pelatihan, pelaporan pelatihan, dll.

5. Meningkatkan pelatihan dan pengembangan karyawan

Karena pelatihan karyawan sangat penting untuk keberhasilan organisasi, sistem manajemen pelatihan dapat membantu memastikan bahwa karyawan Anda menerima pelatihan yang mereka butuhkan untuk berhasil dalam peran mereka. Sistem ini juga membantu meningkatkan pelatihan dan pengembangan karyawan Anda dengan menyediakan sumber daya pelatihan, melacak kemajuan pelatihan, dan memantau kinerja pelatihan. Ini juga dapat membantu Anda mengidentifikasi kesenjangan pelatihan dan area untuk perbaikan. Ini juga mengarah pada peningkatan keterlibatan karyawan karena karyawan dapat melihat bahwa organisasi secara serius melakukan pelatihan dan meningkatkan keterampilan mereka untuk kinerja dan pengembangan profesional yang lebih baik.

Kesimpulan

Secara keseluruhan, sistem manajemen pelatihan karyawan dapat membantu meningkatkan pelatihan dan pengembangan karyawan sekaligus menghemat waktu dan uang. Selain itu, ini dapat mengarah pada peningkatan keterlibatan karyawan, yang dapat berdampak positif bagi seluruh organisasi. Menerapkan perangkat lunak pelatihan online adalah cara yang efisien dan hemat biaya untuk mengelola pelatihan karyawan karena dapat membantu Anda melacak kemajuan pelatihan, mengidentifikasi kesenjangan pelatihan, dan meningkatkan keterlibatan karyawan.

Biodata Penulis:

John Paul Davis adalah penulis konten dengan Pocket HRMS, penyedia perangkat lunak HR berbasis cloud berbasis AI yang inovatif di India dengan lebih dari satu dekade pelanggan setia. Hasil karyanya biasanya mencerminkan teknologi terbaru dalam domain SDM.