Kegunaan pembukuan dan pelestarian digital

Pembukuan digital adalah proses yang dapat diterapkan oleh perusahaan-perusahaan di Italia sejak tahun 2004, dan dapat dikatakan, tanpa keraguan, bahwa setelah beberapa tahun, undang-undang tersebut menjadi lebih matang dan lebih jelas , menetapkan prosedur untuk digitalisasi. buku akuntansi sepanjang siklus hidup mereka. Memilih pembukuan digital menawarkan manfaat yang signifikan dalam hal efisiensi dan digitalisasi proses : mari kita lihat caranya.

Peraturan referensi yang akan diterapkan

Nilai fiskal dan sipil dari dokumen elektronik dan pemeliharaan dan pelestarian digitalnya telah dilegitimasi dan dikoordinasikan oleh norma utama , yang terdiri dari Kode Sipil, Kode Administrasi Digital (CAD – Keputusan Legislatif 7 Maret 2005, n. 82 smi ), dan Peraturan UE untuk perlindungan data pribadi “GDPR.” Selain itu, regulasi khusus dan referensi sektoral di bidang perpajakan juga tidak boleh dilupakan, seperti Permen 17 Juni 2014 yang telah diperjelas dengan keputusan dan tanggapan Ditjen Pajak.

Ada juga regulasi teknis, yang terdiri dari aturan teknis pelaksanaan CAD, yang disebut Pedoman AgID , yang mengatur pembentukan, pengelolaan, dan pelestarian dokumen elektronik dan harus dihormati. Selain itu, CAD menetapkan bahwa kewajiban untuk pelestarian dan pameran dokumen yang diramalkan oleh undang-undang saat ini dipahami untuk dipenuhi untuk semua tujuan hukum melalui dokumen elektronik, jika prosedur terkait sesuai dengan Pedoman.

Tapi apa manfaat digitalisasi?

Banyak perusahaan telah mengadopsi pembukuan dan pencatatan digital karena memberikan banyak manfaat, seperti yang diidentifikasi di bawah ini:

• pengurangan biaya dan waktu yang diperlukan untuk pemrosesan kertas , dari konsumsi kertas dan toner untuk printer dan mesin fotokopi hingga pengelolaan arsip kertas;
• proses operasional yang disederhanakan dan dioptimalkan dengan otomatisasi, penyederhanaan, dan pengurangan kesalahan manusia biasa dalam pengelolaan kertas, dan pengurangan risiko kehilangan aset dokumenter;
• keaslian asal dan keutuhan pembukuan , memastikan bahwa kepastian fiskal dan pembukuan tetap terjaga selama seluruh periode penyimpanan;
• dioptimalkan ketersediaan jarak jauh, pengambilan, ekstraksi, dan pameran dokumen baik untuk otoritas yang kompeten dan badan audit;
• peningkatan keamanan, transparansi, keandalan, dan akses bersama ke buku selama periode penyimpanan;
• pengaitan kepastian tanggal elektronik pada buku pembukuan yang dilakukan proses pengawetan, dengan pembubuhan cap waktu pada indeks paket pengarsipan;
• adopsi oleh perusahaan terhadap proses berbasis kelestarian lingkungan melalui digitalisasi dokumen;
• kemungkinan pendelegasian tugas Manajer Pelestarian perusahaan dan outsourcing kegiatan dan proses konservasi ke Penyedia Layanan Pelestarian khusus.

Fase pemeliharaan dan pelestarian, dua momen berbeda

Dinas Pendapatan, melalui Tanggapan terkait n. 236 tanggal 9 April 2021, telah mengeluarkan klarifikasi penting mengenai pemeliharaan dan pelestarian buku dan catatan, yang menyatakan bahwa kepatuhan terhadap ketentuan CAD adalah wajib dan, oleh karena itu, juga wajib untuk memastikan kepatuhan terhadap pelestarian digital dalam waktu tiga bulan . terhitung sejak batas waktu penyampaian SPT Tahunan secara telematika.

Klarifikasi Badan diperlukan untuk menjelaskan bahwa konsep dan pemenuhan pemeliharaan dan pelestarian tetap berbeda, meskipun ditempatkan dalam kesinambungan , juga mengingat amandemen baru-baru ini pada seni. 7, ayat 4-quarter, Keputusan-UU no. 357/1994 diperkenalkan oleh seni. 12 Oktober SK-UU no. 34/2019, yang mencakup semua pembukuan dan pembukuan keabsahan penyimpanan sistem elektronik atau mekanik tanpa kewajiban untuk mencetak, yang sudah berlaku untuk register PPN:

“[…] penyimpanan register akuntansi apa pun dengan sistem elektronik pada media apa pun, dalam hal apa pun, dianggap biasa jika tidak ada transkripsi di media kertas dalam ketentuan hukum, jika pada saat akses, inspeksi, atau audit yang sama diperbarui pada sistem elektronik tersebut di atas dan dicetak mengikuti permintaan yang dibuat oleh badan peradilan dan di hadapan mereka”.

Perubahan-perubahan mengenai pembukuan, pembukuan persediaan, ayat-ayat pembantu yang harus mencatat harta kekayaan dan unsur-unsur pendapatan, ayat-ayat pembantu gudang dan daftar barang-barang yang dapat disusutkan , tidak mengubah peraturan-peraturan tentang pelestariannya , dengan ketentuan khusus. mengacu pada dokumen IT terkait perpajakan, sebagaimana diatur dalam Keputusan Menteri tanggal 17 Juni 2021.

Kesimpulan Badan Pendapatan menurut pendapatnya

Badan, menurut pendapatnya seperti yang dilaporkan dalam Tanggapan No. 236/2021, menjelaskan bahwa jika pembukuan dan catatan disimpan dalam format elektronik, untuk tujuan keteraturannya:

1. tidak harus dicetak sampai dengan bulan ketiga setelah batas waktu penyampaian SPT yang bersangkutan, kecuali jika diminta secara khusus oleh badan pengawas pada saat akses, pemeriksaan, atau pemeriksaan;
2. dengan batas waktu yang ditentukan (bulan ketiga setelah batas waktu penyampaian SPT) harus disimpan secara digital sesuai dengan Keputusan Menteri tersebut tanggal 17 Juni 2014, CAD sesuai dengan Keputusan Legislatif no. 82/2005 dan langkah-langkah pelaksanaan yang relevan, di mana Wajib Pajak ingin menyimpannya dalam format elektronik , atau harus diwujudkan (dicetak di atas kertas) di mana Wajib Pajak ingin mengadopsi penyimpanan kertas tradisional.

Mengalihdayakan proses pelestarian

Kami telah mengatakan bahwa undang-undang memungkinkan outsourcing kegiatan pembukuan digital ke Penyedia Layanan Pelestarian bersertifikat dan khusus, yang menjamin keamanan, keandalan, dan kualitas dalam pengiriman kegiatan pelestarian. Selain itu, pengelola pelestarian dari perusahaan pemilik dapat mendelegasikan semua atau sebagian tugas kepada pelestarian dan manajernya untuk Layanan Pelestarian, meskipun tanggung jawab hukum tetap pada pemilik arsip dan manajer pelestariannya. Tindakan pendelegasian harus menunjukkan referensi dan semua tugas yang disyaratkan oleh Pedoman AgID yang didelegasikan kepada Penyedia Pelestarian yang dipilih dan manajernya untuk Layanan Pelestarian, dengan pengecualian persiapan dan pemutakhiran Manual Pelestarian Pemilik, yang tetap merupakan tugas yang tidak dapat didelegasikan.

Tujuan dari layanan pelestarian khusus adalah untuk melestarikan persyaratan keaslian , integritas , keandalan , dan keterbacaan yang terkait dengan buku besar yang terkomputerisasi dari fase pemeliharaan hingga fase pelestarian, dan untuk memastikan akses, pengambilan kembali, dan pameran dokumen selama periode pelestarian.

Namun bagaimana proses operasional pembukuan dan preservasi digital bekerja?

Secara operasional, mudah: pembukuan digital dilakukan di software akuntansi. Kemudian, ada proses otomatis yang menghasilkan file buku besar dari perangkat lunak akuntansi perusahaan dalam format yang sesuai (misalnya, PDF/A atau PDF) dibagi berdasarkan tahun atau bulan, tergantung pada ukuran dan sifat jenis buku besar, dan dengan pembuatan file indeks yang berisi metadata kunci. Kemudian, prosedur menyediakan transfer telematika dari sistem perusahaan ke layanan pelestarian standar yang disediakan oleh agen outsourcing. Transfer atau penyimpanan file yang akan disimpan terjadi melalui dialog aplikasi aman secara langsung dengan konektor yang menghubungkan sistem manajemen akuntansi ke layanan penyimpanan.

Untuk melengkapi pembukuan elektronik, misalnya pada jurnal, dianjurkan untuk membubuhkan tanda tangan digital oleh pengusaha atau wakilnya sesuai dengan pasal 2215-bis KUHPerdata; tanda tangan digital dengan prosedur otomatis ini, misalnya, dapat juga dibubuhkan melalui kuasa oleh sistem Penyelenggara Pelestarian dengan sertifikat tanda tangan digital perwakilan perusahaan, secara cepat dan transparan, sebelum melanjutkan proses operasional pengarsipan elektronik yang sah. Dalam hal buku inventaris , tanda tangan digital tersebut di atas harus dibubuhkan dengan kekuatan kuasa dari kuasa hukumnya, sesuai dengan ketentuan pasal. 2217 KUH Perdata.

Proses operasional pelestarian sepenuhnya dikelola oleh Penyedia Pelestarian dan menyediakan pembuatan indeks pelestarian dalam batas waktu yang sah (dalam waktu tiga bulan dari batas waktu pengajuan pengembalian pajak) sesuai dengan standar interoperabilitas UNI SInCRO 11386:2020, pada yang dibubuhi tanda tangan digital penanggung jawab Jasa Pelestarian dan cap waktu (data sertifikasi).

Selama 10 tahun masa pelestarian (pasal 2220 KUHPerdata), dokumen-dokumen yang diawetkan dan indeks pelestariannya akan dapat dicari, dan tersedia untuk konsultasi, juga untuk keperluan pameran.

Bagaimana cara membayar bea materai?

Kami juga mengingatkan Anda bahwa jurnal dan buku inventaris dikenakan bea materai. Untuk mengadopsi modalitas yang tepat untuk pembayaran bea meterai untuk menjaga jurnal dan buku inventaris, Anda perlu membedakan apakah buku akuntansi tersebut di atas disimpan dengan sistem mekanis dan dibuat di atas kertas untuk tujuan pengawetan, atau jika disimpan dan diawetkan. digital sesuai dengan Pedoman AgID. Dalam hal pembukuan dan penyimpanan digital untuk keperluan pengenaan pajak, ketentuan pasal. 6 Permen 17 Juni 2014 harus diterapkan.

Bea materai harus dibayar dalam jumlah €16,00 , meningkat menjadi €32,00 untuk pedagang tunggal, kemitraan, koperasi, perusahaan asuransi bersama, konsorsium, badan, dan asosiasi, untuk setiap 2.500 pendaftaran atau fraksinya (di mana pendaftaran berarti peristiwa akuntansi tunggal), dalam waktu 120 hari dari akhir tahun fiskal dan secara eksklusif melalui sarana telematika, yaitu melalui model pembayaran F24 dengan kode pajak " 2501 " yang disebut "Bea materai pada buku, register, dan dokumen lain yang relevan untuk keperluan perpajakan – pasal 6 keputusan 17 Juni 2014”.

Resolusi no. 161/E tanggal 9 Juli 2007 mengklarifikasi bahwa untuk jurnal, satu peristiwa akuntansi diwakili oleh setiap transaksi ekonomi, dicatat dalam entri ganda, terlepas dari jumlah baris terperinci. Di sisi lain, untuk buku inventaris , peristiwa akuntansi tunggal mengacu pada pendaftaran yang berkaitan dengan masing-masing aset individu serta pendaftaran catatan penjelasan.

Ketentuan tentang pameran yang layak

Mengenai pameran catatan dan dokumen yang relevan untuk tujuan pajak, paragraf 2 seni. 5 Keputusan Menteri tersebut di atas mengatur bahwa dalam hal pemeriksaan, pengawasan, atau pemeriksaan, dokumen elektronik harus dapat dibaca dan, atas permintaan, tersedia di atas kertas atau media elektronik di tempat Wajib Pajak atau di tempat penyimpanan catatan. , sebagaimana dinyatakan oleh pihak sesuai dengan pasal. 35 ayat 2 huruf d) Keputusan PPN.

Paragraf 4.9 Pedoman AGID tentang “Mode Pameran” menetapkan bahwa, tanpa mengurangi kewajiban pada pameran dokumen yang diatur oleh peraturan yang berlaku, sistem pelestarian memungkinkan pihak yang berwenang mengakses langsung, bahkan dari jarak jauh, ke objek digital yang diawetkan. melalui produksi paket distribusi sesuai dengan metode yang dijelaskan dalam manual pengawetan.

Apakah mungkin untuk memulihkan masa lalu?

Ya, catatan sejarah dari tahun fiskal sebelumnya dapat diambil. Ini diatur oleh ketentuan seni. 4 Keputusan Menteri 17 Juni 2014. Untuk menghilangkan materi dokumen sejarah, dalam banyak kasus Anda dapat membuat salinan komputer analog asli hanya dengan mengekstrak salinan PDF/A atau PDF dokumen pembukuan yang benar dan akurat dari periode sebelumnya dari perangkat lunak akuntansi Anda, tanpa harus melalui proses yang mahal dan melelahkan. proses pemindaian massal.

Pemindaian tidak dapat dihindari apabila terdapat stempel atau stempel pada kertas dokumen asli yang mengharuskan Wajib Pajak untuk menghasilkan salinan gambar yang benar dan setia dengan cara memindai. Pada salinan komputer dan salinan gambar, pembuatan harus diselesaikan dengan membubuhkan tanda tangan digital pada file salinan tunggal, yang juga dapat dilakukan melalui proses tanda tangan otomatis besar -besaran yang didelegasikan kepada Konservator. Mengenai waktu pengembalian, sebaiknya dilakukan dengan masa pajak, secara teratur, untuk memfasilitasi pameran yang layak jika ada permintaan dari penguasa; tidak ada batas waktu legislatif untuk dematerialisasi dokumen sejarah, tetapi dokumen kertas asli tidak dapat dimusnahkan jika penyimpanan pengganti belum selesai.

Kesimpulan

Kesimpulannya, prosedur digitalisasi lengkap dalam fase pembukuan adalah proses operasional yang terbukti, dan salah satu yang sudah cukup luas di perusahaan Italia dan sangat dihargai oleh otoritas yang kompeten (administrasi keuangan, otoritas yudisial, badan kontrol, dll.) .